Настоящий порядок регламентирует правила подготовки научно-практических конференций и семинаров в Мурманском государственном гуманитарном университете с участием профессорско-преподавательского состава и приглашенных специалистов,1 а также включает перечень и формы документации, необходимой для заполнения при организации конференции
В мае каждого года деканатами, кафедрами, научно-исследовательскими лабораториями в предоставляется заявка на проведение конференции (семинара) в научно-исследовательский сектор для включения в План научных конференций и семинаров будущего учебного года (форма 1). В соответствии с ней же, научно-исследовательский сектор включает в План изданий МГГУ следующего года программу и сборник материалов этой конференции (семинара).
За 4 месяца до предполагаемого начала работы конференции (семинара) деканат или кафедра, ответственные за проведение конференции (семинара), предоставляет в научно-исследовательский сектор служебную записку об издании проекта приказа о проведении конференции или семинара (форма 2).
На основании служебной записки научно-исследовательский сектор создает проект приказа ректора о проведении конференции (семинара) и после его подписания составляет и рассылает информационные письма.
Вся техническая работа по подготовке и проведению конференции (семинара) в соответствии с приказом осуществляется оргкомитетом и включает в себя:
составление проекта сметы конференции (семинара) (форма 3);
составление программы конференции (семинара) (форма 4) в соответствии с требованиями РИО (приложение 1);
рассылка приглашений участникам конференции (семинара) (форма 5);
составление служебных записок службам университета (формы 6,7,7а,8,9,10,11,13,14);
организация регистрации участников (форма 12)
ведение отчета о проведении конференции (семинара) (в свободной форме);
учет поступающих оргвзносов по присылаемым участниками конференции или семинара платежным поручениям (форма 15);
учреждение редколлегии, которая осуществляет составление и научное редактирование сборника материалов конференции (семинара);
оформление текста сборника в соответствии с требованиями РИО (Приложение № 1), согласование с научно-исследовательским сектором, передача сборника на бумажном и электронном носителях в РИО.
5. По окончании конференции, не позднее срока, установленного в приказе, оргкомитет конференции предоставляет в научно-исследовательский сектор следующие документы:
протоколы заседаний секций;
программа конференции (семинара);
отчет о проведении конференции;
список участников конференции (семинара), оплативших оргвзнос (форма 15), с указанием точного адреса и ФИО (полностью), по которому каждому автору будет выслан сборник материалов;
6. Рассылка сборников материалов конференции участникам, заплатившим оргвзнос, осуществляется научно-исследовательским сектором.
Перечень документов
по подготовке научно-практической конференции (семинара)
№
|
Название документа
|
Ответственный за составление
|
Срок
(от даты начала конференции)
|
|
Заявка в План научных конференций (семинаров) МГГУ (форма 1)
|
Деканат,
кафедра
|
Не позднее чем за 4 месяца
|
|
Письма о приглашении учреждений-соучредителей конференции (семинара) (форма 2)
|
Деканат,
кафедра
|
За 4 месяца
|
|
Служебная записка об издании проекта приказа о проведении конференции (семинара) (форма 2а)
|
Деканат,
кафедра
|
За 4 месяца
|
|
Приказ и План мероприятий по подготовке научной конференции (семинара) с указанием ответственных (форма 3в)
|
Научный отдел
|
За 3 месяца
|
|
Информационное письмо
о проведении конференции (семинара)
|
Научно-исследовательский сектор
|
За 3 месяца
|
|
Информационное сообщение на английском языке (для международных конференций, семинаров)
|
Отдел международного сотрудничества и связей с общественностью
|
За 3 месяца
|
|
Проект сметы (форма 3)
|
Оргкомитет, рабочая группа
|
За 1 месяц
|
|
Приглашения иностранным участникам конференции (семинара)
(для международных конференций, семинаров)
|
Отдел международного сотрудничества и связей с общественностью
|
За 1 месяц
|
|
Служебная записка об организации книжной выставки
(форма 6)
|
Оргкомитет, рабочая группа
|
За 1 месяц
|
|
Служебная записка о выделении актового зала (форма 7)
|
Оргкомитет, рабочая группа
|
За 1 месяц
|
|
Служебная записка о техническом сопровождении виртуального круглого стола (для виртуальных конференций,
семинаров) (форма 13) в электронном виде
|
Оргкомитет, рабочая группа
|
За 1 месяц
|
|
Служебная записка о бронировании
общежития МГПУ (форма 7а)
|
Оргкомитет, рабочая группа
|
За 1 месяц
|
|
Программа конференции (семинара) (форма 4)
|
Оргкомитет, рабочая группа
|
За 2 недели
|
|
Приглашения участникам конференции (семинара) (форма 5)
|
Оргкомитет, рабочая группа
|
За 2 недели
|
|
Служебная записка о приглашении СМИ (форма 14)
|
Оргкомитет, рабочая группа
|
За 2 недели
|
|
Служебная записка о выделении
аудиторного фонда (форма 8)
|
Оргкомитет, рабочая группа
|
За 2 недели
|
|
Служебная записка о поселении
иногородних участников в общежитие (форма 9)
|
Оргкомитет, рабочая группа
|
За 7 дней
|
|
Служебная записка о потребностях в
услугах автотранспорта (форма 10)
|
Оргкомитет, рабочая группа
|
За 5 дней
|
|
Служебная записка о контрольно-пропускном режиме (форма 11)
|
Оргкомитет, рабочая группа
|
За 5 дней
|
|
Информационное сообщение на сайт МГГУ
о проведении конференции (семинара)
|
Научно-исследовательский сектор
|
За 5 дней
|
|
Служебная записка о предоставлении технических средств выступления для докладчиков (пленарное заседание) и обслуживания к ним (форма 13) в электронном виде
|
Оргкомитет, рабочая группа
|
За 5 дней
|
|
Организация регистрации участников (форма 12)
|
Оргкомитет, рабочая группа
|
В день начала
|
|
Служебная записка о предоставлении технических средств выступления для докладчиков (секции) и обслуживания к ним (форма 13) в электронном виде
|
Оргкомитет, рабочая группа
|
В день начала
|
|
Информационное сообщение-отчет о проведении конференции (семинара) с фотографиями на сайт МГГУ
|
Оргкомитет, рабочая группа
|
Через 1 день после завершения
|
|
Отчет о проведении конференции (семинара)
|
Оргкомитет, рабочая группа
|
Через 10 дней
после завершения
|
|
Служебная записка об учете оргвзносов с платежными поручениями, списки участников (форма 15)
|
Оргкомитет, рабочая группа
|
Через 10 дней
после завершения
|
|
Сборник материалов
|
Редколлегия
|
Через 2 месяца после завершения
|
Форма 1
Заявка деканата (кафедры)______________________в План научных
конференций и семинаров МГГУ на 20_ /20__учебный год
Тема
конференции,
семинара
|
Сроки
проведения
|
Статус и вид
конференции, семинара 2
|
Ответственный организатор (структурное подразделение)
|
Предполагаемое количество
участников
|
всего
|
иногородних
|
Из-за рубежа
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Декан (зав. кафедрой, руководитель
научно-исследовательской лаборатории)
|
(подпись)
|
Форма 2
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Мурманский государственный
гуманитарный университет»
(ФГБОУ ВПО «МГГУ»)
Капитана Егорова ул., д.15, г. Мурманск, 183720
Тел. (8 152) 21 38 01 Факс: (8 152) 45 27 52
Е-mail: mshu@mshu.edu.ru
ОГРН 1025100833768, ИНН/КПП 5191501710/519001001
____________________ № __________________
на № _____________ от ___________________
|
Название учреждения
Адрес
Тел. /Факс:
e-mail:
|
Уважаемый Иван Иванович!
Мурманский государственный гуманитарный университет приглашает
_______________________выступить соучредителем в организации и проведении
(наименование учреждения)
________________________конференции (семинара) _________________________________.
(статус конференции (семинара)) (название конференции (семинара))
Координатором, отвечающим за организацию указанной конференции (семинара) в МГГУ, назначен(а) ________________________ , тел.:____________.
(ученая степень, должность, ФИО)
Проректор по НИР П.В. Федоров
Форма 2а
Проректору по НИР
Федорову П. В.
Зав. кафедрой
ФИО
Служебная записка
В соответствии с Планом научных конференций и семинаров прошу составить проект приказа о проведении научно-практической конференции (семинара).
1. Тема
2. Статус конференции (семинара)3
2. Точные сроки проведения
3. Состав оргкомитета (звание, должность)
4. Председатель
5. Заместитель председателя
6. Руководитель рабочей группы
7. Предполагаемые источники финансирования (грант, спонсорские средства, оргвзнос, внебюджетные средства МГГУ, без финансирования)
8. Соучредители конференции, семинара (при наличии официального письма)
9. Основные научные направления работы конференции (семинара)
10. Выделение актового зала (балетного зала)
11. Выделение автотранспорта для участников конференции (семинара)
12. Предполагамое место издания материалов (РИО МГГУ или др.)
13. Требования к материалам (статьи, тезисы, объем)
14. Ключевые даты:
- заявки на участие в конференции (семинаре) принимаются до4 _____ 20__г.
- тексты статей конференции (семинара) принимаются до _____ 20__г.
- перечисление оргвзноса до _____ 20__г.
15. Электронный адрес и контактная информация (телефон и др.) оргкомитета.
Декан (зав. кафедрой, руководитель
научно-исследовательской лаборатории)
|
(подпись)
|
Форма 3
Проект сметы5 научно-практической конференции (семинара)
«__________________________________________»
(« »_______________________20__г.)
Наименование
|
Количество
|
Цена за единицу, руб.
|
Сумма, руб.
|
Приобретение грамот
|
|
|
|
Приобретение призов (сувенир из камня)
|
|
|
|
Организация кофе-брейк (20 чел.):
Чай, кофе, сахар
Одноразовая посуда
|
|
|
|
Итого:
|
|
|
|
Руководитель рабочей группы
|
(Подпись)
Дата
| |
