КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ
Документом, удостоверяющим фактическое время пребывания командированного лица в служебной поездке, является командировочное удостоверение. Причем значимость этого документа определяется тем, что у организации оно выступает документальным подтверждением командировочных расходов фирмы, а у работника служит основанием для возмещения ему расходов, связанных с деловой поездкой.
Вместе с тем, признать командировочное удостоверение документальным подтверждением командировочных расходов организации можно только в том случае, если оно отвечает всем требованиям первичного учетного документа.
Напомним, что основной нормативный документ бухгалтерского законодательства - Федеральный закон от 21.11.1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) допускает использование первичных учетных документов двух видов, а именно:
- составленных по унифицированным формам первичной учетной документации, разработанным и утвержденным Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Минфином Российской Федерации и Минэкономики Российской Федерации;
- составленных по формам, разработанным организацией самостоятельно.
Причем, если существует унифицированная форма первичного документа, то организация обязана применять именно типовую форму документа, утвержденную в законодательном порядке. Самостоятельно разработанные формы документов могут использоваться в качестве первичных бухгалтерских документов лишь при одновременном выполнении двух условий - унифицированной формы документа не существует, и в самостоятельно разработанной форме присутствуют все реквизиты первичного документа, относимые пунктом 2 статьи 9 Закона N 129-ФЗ в состав обязательных, а именно:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
Унифицированная форма командировочного удостоверения N Т-10 утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановлением N 1). Причем, в силу пункта 2 Постановления N 1 ее применение является обязательным для всех российских организаций любых форм собственности, за исключением бюджетных учреждений.
Нужно сказать, что Указания по применению и заполнению формы N Т-10 содержат немного информации о применении командировочного удостоверения. Отмечено лишь то, что оно является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них)).
В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.
Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма N Т-9).
В то же время более широко тема применения командировочного удостоверения раскрыта в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 г. N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (далее - Постановление N 749).
Постановление N 749 также рассматривает командировочное удостоверение в качестве документа, подтверждающего срок пребывания работника в командировке, однако при этом из пункта 7 Постановления N 749 вытекает, что его оформление не всегда является обязательным.
Так, в соответствии с пунктом 15 Постановления N 749 направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств (далее - СНГ), с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.
Таким образом, оформление командировочного удостоверения является обязательным только в отношении:
- российских командировок;
- командировок в страны СНГ, межправительственные соглашения с которыми не предусматривают при (въезде) выезде проставления соответствующих отметок о пересечении государственной границы. В этом случае даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с российской территории и на ее территорию определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформляемом в общем порядке. На это прямо указано в пункте 19 Постановления N 749.
При деловых поездках в страны дальнего зарубежья командировочное удостоверение не оформляется. Время фактического нахождения командированного лица в заграничной командировке определяется по отметкам в его заграничном паспорте, свидетельствующим о пересечении им государственной границы Российской Федерации. По возвращении из командировки командированному сотруднику следует приложить к авансовому отчету ксерокопию страниц паспорта с отметками о пересечении границы. Такого же мнения придерживаются и фискальные органы, на что указывает Письмо УФНС Российской Федерации по городу Москве от 08.08.2008 г. N 28-11/074505.
Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.
При этом уточнено, что фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи. Аналогичные разъяснения на этот счет дают и московские налоговики, на что указывает Письмо УФНС Российской Федерации по городу Москве от 07.07.2008 г. N 20-12/064123.1.
Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них в командировочном удостоверении необходимо сделать соответствующую отметку о прибытии и убытии.
Так как командировочное удостоверение является первичным учетным документом, то необходимо очень внимательно подходить к его заполнению, ведь отсутствие любого обязательного реквизита первичного документа, в том числе подписей и печатей уполномоченных лиц, может сделать его недействительным, а, следовательно, под сомнение могут быть поставлены и сами командировочные расходы компании.
Имейте в виду, что с таким подходом к заполнению любой "первички" соглашается большинство судов, на что указывает, например, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27.08.2009 г. N Ф04-4977/2009(12934-А03-14) по делу N А03-8213/2007.
Из формы N Т-10 следует, что в командировочном удостоверении указывают:
- наименование командирующей организации;
- номер и дату выдачи командировочного удостоверения;
- фамилию и инициалы командируемого работника;
- табельный номер сотрудника (если имеется, если нет, то строка прочеркивается);
- структурное подразделение, в котором трудится командируемый сотрудник;
- профессию (должность) командируемого работника;
- место назначения;
- цель командировки;
- количество календарных дней командировки.
Обратите внимание!
Заполняя строку "место назначения" нужно указать не просто наименование организации, куда направляется работник, но также страну и город, в котором она расположена. Эти данные указываются в данной строке через запятую.
Кроме того нужно иметь в виду, что в командировочном удостоверении указывается не общий срок командировки, который включает в себя еще и время нахождения в пути, а количество календарных дней нахождения в месте командирования.
Имейте в виду, что указанные в удостоверении личные данные командированного работника и пункт его назначения должны совпадать с данными проездных документов. Помимо этого, наименование организации, указанное на лицевой стороне удостоверения, должно совпадать с ее наименованием в графе отметок принимающей стороны на обороте удостоверения.
Подписывается командировочное удостоверение работодателем. Если речь идет о небольшой компании, то, как правило, его подписывает руководитель фирмы. В организациях, имеющих разветвленную структуру, право подписи командировочных удостоверений обычно возлагается на руководителя отдела кадров (кадровой службы).
Отметим, что унифицированная форма N Т-10 содержит прямое указание на расшифровку подписи лица, подписавшего командировочное удостоверение.
Причем производить расшифровку подписи следует таким образом: вначале проставляются инициалы и только потом указывается фамилия лица, подписавшего документ, например, А. И. Иванов. Таковы требования ГОСТа Р 6.30-2003, введенного в действие Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 г. N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации".
Покажем на примере порядок заполнения командировочного удостоверения.
Оформим его на имя коммерческого директора (Орлова С.Н.) омской организации ООО "С", командируемого в организацию ООО "В" (г. Новосибирск) с 1 по 3 февраля 2010 г. для заключения договора поставки.
Все начальные сведения заполняет начальник отдела кадров организации ООО "С", направляющей Орлова С.Н. в командировку, а отметки о прибытии и выбытии из Новосибирска делает организация ООО "В", в которую командирован сотрудник.
Унифицированная форма N Т-10
Утверждена Постановлением
Госкомстата Российской Федерации
от 5 января 2004 года N 1
|
|
|
Коды
|
|
Форма по ОКУД
|
0301024
|
ООО "С"
|
по ОКПО
|
|
наименование организации
|
|
|
|
Номер
документа
|
Дата
составления
|
КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ
|
5
|
29.01.10
|
|
|
|
|
|
|
|
Табельный номер
|
Работник
|
Орлов Сергей Николаевич
|
х
|
|
фамилия, имя, отчество
|
Коммерческого отдела организации ООО "С"
|
|
структурного подразделения
|
Коммерческий директор
|
|
должность (специальность, профессия)
|
командируется в
|
РФ, г. Новосибирск, организация ООО "В"
|
|
место назначения (страна, город, организация)
|
|
|
для
|
заключения договора поставки материалов
|
|
цель командировки
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
на
|
2 (два)
|
календарных дней (не считая времени нахождения в пути)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
с
|
"01" _февраля_ 20 10 года
|
по "03" __февраля__ 20 10 года
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Действительно по предъявлении паспорта или заменяющего его документа
|
Паспорт 52 07 504466, выданный ОУФМС России по Омской области в ЦАО г.Омска 25.05.2007 года
|
|
|
|
|
|
наименование, серия, номер
|
Руководитель организации
|
Начальник отдела кадров
|
|
Корнеева
|
|
В.А. Корнеева
|
|
|
должность
|
|
личная подпись
|
|
расшифровка подписи
|
Оборотная сторона формы N Т-10
Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:
Выбыл из
|
Омска
|
|
|
Прибыл в
|
Новосибирск
|
|
"01 "
|
февраля
|
20 10
|
|
года
|
|
|
|
"02 "
|
февраля
|
20 10
|
|
года
|
Начальник ОК ООО "С"
|
|
Корнеева
|
|
|
Директор ООО "В"
|
|
Ерофеев
|
должность
|
|
личная подпись
|
|
|
должность
|
|
личная подпись
|
В.А. Корнеева
|
|
|
А.К. Ерофеев
|
расшифровка подписи
|
|
|
расшифровка подписи
|
М.П.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
М.П.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Выбыл из
|
Новосибирска
|
|
|
Прибыл в
|
Омск
|
|
"03"
|
февраля
|
20 10
|
|
года
|
|
|
|
"03"
|
февраля
|
20 10
|
|
года
|
Директор ООО "В"
|
|
Ерофеев
|
|
|
Начальник ОК ООО "С"
|
|
Корнеева
|
должность
|
|
личная подпись
|
|
|
должность
|
|
личная подпись
|
А.К. Ерофеев
|
|
|
В.А. Корнеева
|
|
|
расшифровка подписи
|
|
|
расшифровка подписи
|
М.П.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
М.П.
|
|
|
|
|
|
|
Обращаем Ваше внимание на то, что в Постановлении N 749 ничего не сказано о том, что при однодневных командировках командировочное удостоверение можно не выписывать. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР", нормами которой до вступления в силу Постановления N 749 руководствовались организации при направлении работников в командировки, такую возможность содержала.
Так как Постановление N 749 такой оговорки не содержит, следовательно, даже при однодневной командировке работника оформление командировочного удостоверения является обязательным!
Веремеенко В.В. |
