Приложение №1 к Положению о требованиях, предъявляемых к финансовой отчетности Грантополучателя. Перечень финансовых (первичных) отчетных документов, предоставляемых Грантополучателем по окончании каждого этапа.
№
|
Статья расходов
|
Необходимые документы
|
1
|
Материальные запасы
(канцелярские материалы, бумага, картридж)
|
Договор, товарная накладная, акт, счет, счет-фактура, распоряжение (Приложение №1.1), акт на списание материалов (Приложение №1.4) или требование-накладная.
При наличном расчете: авансовый отчет (только для сотрудников, состоящих в штате организации), отчет по приобретенным и использованным запасам (для исполнителей, действующих по договору гражданско-правового характера – подряда) и заявление о возмещении со ссылкой на пункт договора между Грантополучателем и Исполнителем (Приложение №1.5 и Приложение №1.6), расходный ордер, кассовый чек, товарный чек.
При безналичном расчете: платежное поручение об оплате
В договоре гражданско-правового характера с Исполнителем в пункте, регулирующем права и обязанности сторон, должен содержаться подпункт о возмещении Заказчиком Исполнителю расходов, вязанных с выполнением работ по настоящему Договору при предоставлении Исполнителем подтверждающих документов и отчета.
|
2
|
Командировочные расходы сотрудника, выполняющего работы по проекту и состоящего в штате организации
|
Приказ, командировочное удостоверение, служебное задание, авансовый отчет, билеты, посадочные талоны, распоряжение о возмещении транспортных расходов, приказ об утверждении размера суточных, документы подтверждающие покупку билетов и оплату проживания в гостинице (счет, платежное поручение, товарная накладная, счет-фактура, расходный ордер, чек ККТ; слипы (чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник), подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате электронного билета; другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности).
ВАЖНО: командировочные расходы возмещаются только штатным сотрудникам
|
3
|
Транспортные расходы, понесенные подрядной организацией
|
Договоры, задания, акт с указанием подробного содержания хозяйственной операции, счет - фактура, счет, платежное поручение, распоряжение, путевые листы, приказ о нормах расходования топлива, свидетельства транспортного средства (СТС), отчет о проделанных поездках
|
4
|
Транспортные расходы исполнителей, не состоящих в штате организации
|
В договоре гражданско-правового характера с Исполнителем в пункте, регулирующем права и обязанности сторон, должен содержаться подпункт о возмещении Заказчиком Исполнителю транспортных расходов, расходов на проживание при предоставлении Исполнителем подтверждающих документов и отчета о проделанных поездках.
Билеты, посадочные талоны, заявление о возмещении транспортных расходов со ссылкой на пункт договора между Грантополучателем и Исполнителем (Приложение №1.7), платежное поручение о перечислении возмещения, расходный ордер (при наличном расчете), отчет о проделанных поездках с подробным описанием (Приложение №1.8), документы, подтверждающие покупку билетов и оплату проживания в гостинице (См. п. 2 Таблицы).
ВНИМАНИЕ! Предупреждаем, что налоговая инспекция может признать возмещение транспортных расходов по договору гражданско-правового характера, как доход, полученный в натуральном виде, с которого должен быть удержан и уплачен в бюджет НДФЛ.
|
5
|
Заработная плата/Оплата вознаграждений
|
Договоры, задания, акты, расчетная ведомость, таблица расчета налогов и страховых взносов (Приложение №1.2), платежные поручение по перечисленным налогам и страховым взносам.
Если оплата работ в рамках договора гранта выплачивается штатному сотруднику в качестве фиксированной выплаты (помимо основного оклада), оформляется дополнительное соглашение (Приложение №1.10) к трудовому договору, в котором подробно описывает наименование работ (техническое задание), сроки реализации, размер и форма оплаты. По окончанию выполнения работ оформляется приказ руководителя организации о поощрении работника (Приложение №1.11).
При наличном расчете: расчетная ведомость (Унифицированная форма №Т-51 от 05.01.2004г), платежная ведомость; приходный и расходные ордера
При безналичном расчете: расчетная ведомость, платежное поручение, заявление с реквизитами Исполнителя, на которые будут перечисляться деньги или указание в договоре условия о перечислении вознаграждения на расчетный счет исполнителя (с указанием полных реквизитов).
|
6
|
Страховые взносы во внебюджетные фонды / НДФЛ
|
При перечислении страховых взносов в бюджет необходимо руководствоваться п.7 ст. 15 Федерального закона 212-ФЗ от 24.07.2009 г.: сумма страховых взносов, подлежащая перечислению в соответствующие государственные внебюджетные фонды, определяется в полных рублях. Сумма страховых взносов менее 50 копеек отбрасывается, а сумма 50 копеек и более округляется до полного рубля. А при исчислении НДФЛ необходимо руководствоваться п. 4 ст. 225 НК: сумма налога определяется в полных рублях. Сумма налога менее 50 копеек отбрасывается, а 50 копеек и более округляются до полного рубля.
Необходимо учитывать тот момент, что округление НДФЛ осуществляется индивидуально по каждому сотруднику, а страховых взносов – в целом по организации.
При составлении платежных поручений на перечисление денежных средств по страховым взносам, НДФЛ во внебюджетные фонды и налоговую инспекцию соответственно, необходимо указывать верные КБК, действующие с 01 января 2012 г. (поле 104), и верные статусы составителя (поле 101).
Статусы составителя:
- 00 - Не выбран
- 01 - Налогоплательщик (плательщик сборов) - юридическое лицо
- 02 - Налоговый агент
- 03 - Сборщик налогов и сборов
- 04 - Налоговый орган
- 05 - Служба судебных приставов
- 06 - Участник внешнеэкономической деятельности
- 07 - Таможенный орган
- 08 - Плательщик иных обязательных платежей
- 09 - Налогоплательщик (плательщик сборов) – ИП
- 10 - Частный нотариус
- 11 – Адвокат
- 12 - Глава КВХ
- 13 - Иное физическое лицо
- 14 - Налогоплательщик, производящий выплаты физическим лицам
- 15 - Кредитная организация
В случае обнаружения ошибок в данных полях платежного поручения Грантодатель оставляет за собой право запросить у Грантополучателя документы, подтверждающие поступление денежных средств по назначению.
|
7
|
Банковские расходы
|
Мемориальный ордер, платежное требование
|
8
|
Выполнение работ в рамках проекта подрядчиками
|
Договор, акт, счет, счет-фактура, платежное поручение, распоряжение (Распоряжение предоставляется с целью подтверждения материальных расходов, расходов по аренде помещения, услуг связи).
|
Статьи расходов, оплачиваемые из привлеченных средств.
|
9
|
Услуги связи
|
Договор, акт, счет, счет-фактура, платежное поручение, распоряжение
|
10
|
Производство печатной продукции
|
Договор, задание, акт, счет, счет-фактура, платежное поручение, распоряжение
|
11
|
Проведение семинаров, круглых столов, пресс-конференций
|
Договор, задание, акт, счет, счет-фактура, платежное поручение, распоряжение, отчет о проделанной работе, программа проведения мероприятия
|
Примечания и особые положения:
1. С целью подтверждения расходов в рамках проекта, предоставляются выписки банка, подтверждающие списание денежных средств с расчетного счета Грантополучателя.
2. В случае возникновения вопросов по определенным статьям расходов финансового отчета и по предоставленным финансовым отчетным документам Грантодатель оставляет за собой право запросить дополнительные документы, являющиеся необходимыми для подтверждения конкретного вида расходов.
3. При начислении заработной платы из средств гранта в дополнительном соглашении к трудовому договору расписывается размер заработной платы помесячно, и оплата производится в месяце следующем за отчетным периодом. Если же оплата за осуществление работ в рамках грантового договора осуществляется в качестве премии (надбавки) к заработной плате, то оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору (либо приказ по организации о премировании), где прописывается, что данная надбавка выплачивается за выполнение работ в рамках Договора гранта. Составляется задание с перечнем работ на период их выполнения. По окончании выполнения работ оформляется Приказ руководителя о поощрении работников. Начисление премии (надбавки) производится в том месяце, в котором создан Приказ.
|
