                  Порядок оформления на работу международных специалистов
Настоящий документ представляет собой один из возможных вариантов процедуры оформления на работу международных специалистов. Под международными специалистами в данном проекте понимаются сотрудники зарубежных университетов, организаций и компаний, а также другие специалисты высокой квалификации, имеющие как иностранное, так и российское гражданство, привлекаемые в российские высшие учебные заведения и научные организации с международного рынка труда.
Порядок оформления российских граждан отличается от порядка оформления иностранных граждан, поэтому настоящий документ разбит на два основных раздела: «Порядок оформления граждан РФ» и «Порядок оформления иностранных граждан». Для удобства восприятия краткое описание основных шагов при оформлении международных специалистов на работу в университет сведены в таблицы, кроме этого даются краткие пояснения по каждому шагу, списки необходимых документов и схемы взаимодействия при заключении трудовых договоров.
Порядок оформления граждан РФ
Шаг
|
Содержание
|
Примерные сроки, рабочие дни
|
1
|
Служба международного рекрутмента после приёма международным специалистом оферты направляет ему приветственное письмо (Welcome letter)
|
-
|
2
|
В случае необходимости координатор (сотрудник, ответственный за приём) связывается с международным специалистом для получения недостающей информации и документов, просит заполнить специальную форму (Pre-arrival form)
|
2-3
|
3
|
Координатор готовит (запрашивает у международного специалиста) документы, необходимые для оформления проекта договора о приёме на работу
|
4-5
|
4
|
Координатор (сотрудник, ответственный за приём), согласовав со Службой международного рекрутмента, оформляет служебную записку о приёме на работу международного специалиста. Координатор информирует международного специалиста о дальнейших действиях
|
5-10
|
5
|
Трудовой договор согласуется с руководителем принимающего подразделения, Управлением персонала и международным специалистом
|
5-10
|
6
|
Осуществляется оформление трудового договора
|
1-2
|
Шаг. В welcome-letter необходимо указать основные контакты, например:
Служба рекрутмента, Управление персонала – по условиям трудового договора.
Декан (заведующий кафедрой, ментор) – по условиям осуществления научно-педагогической деятельности в принимающем подразделении.
Координатор – по вопросам оформления документов для приема и приезда.
Служба поддержки международных специалистов – по вопросам профессиональной и социально-бытовой поддержки.
Шаг. Даже в случае наличия информации, приводимой ниже в Pre-arrival form, желательно перед приездом международного специалиста уточнить её.
№
|
Вопросы
|
Ответы на вопросы
|
1
|
First name *
|
|
2
|
Middle name(s)
|
|
3
|
Last name *
|
|
4
|
Name transcription *
You would help us transcribe your names with Cyrillic characters correctly, if you provide us with the transcription in Latin letters or English Phonetic Alphabet. If you had a Russian visa in the past, please give the transcription of your name in Cyrillic characters from the previous visa. You may use translit.net for Cyrillic characters.
|
|
5
|
Date of birth (dd/mm/yy) *
|
|
6
|
Citizenship *
|
|
7
|
Date of your arrival to Moscow (approximate date when not known) *
|
|
8
|
Country and city where you will apply for Russian visa *
|
|
9
|
City of your (and your family’s) departure *
|
|
10
|
City (or cities) you will transport your luggage from *
|
|
11
|
Do you speak Russian? *
|
I don’t speak Russian
Beginner
Intermediate
Advanced
Mother tongue
|
12
|
Do you need lodging at the host university guesthouse? *
|
Yes
No
|
13
|
E-mail address *
|
|
14
|
Phone number *
|
|
15
|
Postal Address *
Please make sure that you can receive documents sent to the provided postal address and we can reach you at the given e-mail address and phone number
|
|
Шаг. Координатор осуществляет подготовку пакета документов, необходимых для оформления проекта договора о приёме на работу, в случае необходимости запрашивает у международного специалиста недостающие документы. Список документов, необходимых для оформления трудового договора с международным сотрудником:
- копия паспорта международного сотрудника;
- копия диплома PhD или (до получения оригинала диплома) соответствующее
письмо от представителя университета об успешной защите докторской диссертации
с указанием даты получения диплома;
- перевод диплома PhD на английский или русский язык;
- копия документа об образовании;
- перевод документа об образовании на английский или русский язык;
- резюме с указанием контактных данных, включающее адрес места жительства;
- список публикаций на языке оригинала;
- копия предложения о работе (offer letter).
4 Шаг. Координатор готовит служебную записку на имя первого проректора за подписью
руководителя принимающего подразделения и отправляет ее по существующей в университете системе обеспечения документооборота на согласование.
Возможный список визирующих лиц:
- руководитель Службы международного рекрутмента;
- руководитель Службы поддержки международных специалистов;
- руководитель структуры, обеспечивающей эксплуатацию жилого фонда
университета;
- начальник финансового управления/бухгалтерии;
- специалист Управления персонала по работе с международными специалистами.
В список визирования могут быть включены и другие лица, в зависимости от существующей системы оформления на работу в конкретном университете.
5 Шаг. На основании согласованной служебной записки и приложенных документов сотрудники Управления персонала составляют проект трудового договора. Для подготовки проекта трудового договора из существующих образцов трудовых договоров выбирается подходящий, в соответствии с информацией, указываемой в служебной записке о приеме международного сотрудника. Условное обозначение образца трудового договора может указываться в колонтитуле подготовленного трудового договора. Проект отправляется на согласование координатору принимающего подразделения, копии могут отправляться другим заинтересованным лицам. После согласования с руководителем принимающего подразделения координатор отправляет проект трудового договора по электронной почте международному сотруднику.
6 Шаг. Далее взаимодействие при оформлении трудового договора может осуществляться, например, по следующей схеме:
МС согласен со всеми условиями договора
|
|
У МС есть вопросы или комментарии
|
ПП информирует об этом УП
|
|
по условиям и финансовым вопросам
|
|
по трактовкам текста договора
|
УП подписывает 2 экземпляра ТД у первого проректора. Подписанные экземпляры хранятся в УП до подписания их МС.
|
|
|
МС подписывает ТД и проходит процедуры трудоустройства в удобное время в рамках ориентационной сессии для новых МС.
|
|
отвечает ПП, СМР
|
|
отвечает УП (ПП передает вопросы и комментарии в УП)
|
|
|
МС согласен со всеми условиями договора
|
Порядок оформления иностранных граждан
Шаг
|
Содержание
|
Примерный срок, рабочие дни
|
1
|
Служба международного рекрутмента после приёма международным специалистом оферты направляет ему приветственное письмо (Welcome letter)
|
-
|
2
|
В случае необходимости координатор (сотрудник, ответственный за приём) связывается с международным специалистом для получения недостающей информации и документов, просит заполнить специальную форму (Pre-arrival form)
|
2-3
|
3
|
Координатор готовит (запрашивает у международного специалиста) документы необходимые для оформления проекта договора о приёме на работу, оформления разрешения на работу высококвалифицированному сспециалисту, приглашений на визу международному специалисту и членам его семьи
|
5-7
|
4
|
Координатор (сотрудник, ответственный за приём), согласовав со Службой международного рекрутмента, оформляет служебную записку о приёме на работу международного специалиста. Координатор информирует международного специалиста о дальнейших действиях
|
5-10
|
5
|
Трудовой договор согласуется с руководителем принимающего подразделения, Управлением персонала и международным специалистом
|
5-10
|
6
|
При оформлении на работу международного сотрудника как ВКС, он высылает три копии подписанного договора (при необходимости и другие документы, например, апостилированные и нотариально заверенные переводы свидетельства о браке международного сотрудника, свидетельства о рождении детей). При оформлении на работу иностранного гражданина, прибывающего в РФ по визе «научно-технические связи» или «преподавание» этот шаг выполняется по предыдущей схеме
|
5-7
|
7
|
При оформлении международного специалиста как ВКС, координатор передаёт пакет документов для оформления разрешения на работу ВКС специалисту Управления персонала, который передаёт его в региональное Управление ФМС, копии этих документов передаются также специалисту Международной службы приёма иностранных специалистов для оформления приглашения на визу ВКС через УФМС
|
5
|
8
|
УФМС оформляет разрешение на работу ВКС и приглашение на визу ВКС
|
15
|
9
|
По готовности приглашения на визу специалист Международной службы приёма иностранных специалистов отправляет скан приглашения международному специалисту, координатор отправляет международному специалисту оригинал приглашения экспресс-почтой (при необходимости вместе с приглашением отправляются и другие документы, например, гарантийное письмо для консульства)
|
5
|
10
|
Международный специалист оформляет визу в консульском учреждении РФ в стране проживания/нахождения
|
Сроки оформления визы устанавливаются конкретными консульскими учреждениями
|
11
|
Международный специалист получает визу и приезжает в университет, лично (с сопровождающим координатором) получает в УФМС разрешение на работу ВКС и приходит в Управление персонала со всеми необходимыми документами для оформления на работу
|
-
|
1 Шаг. В welcome-letter необходимо указать основные контакты, например:
Служба рекрутмента, Управление персонала – по условиям трудового договора
Декан (заведующий кафедрой, ментор) – по условиям осуществления научно-педагогической деятельности в принимающем подразделении
Координатор – по вопросам оформления документов для приема и приезда
Служба поддержки международных специалистов – по вопросам профессиональной и социально-бытовой поддержки
Шаг. Содержание Pre-arrival form такое же, как в предыдущем разделе.
Шаг. Координатор осуществляет подготовку пакета документов, необходимых для оформления проекта договора о приёме на работу, в случае необходимости запрашивает у международного специалиста недостающие документы.
Список документов, необходимых для оформления трудового договора с международным сотрудником:
- копия паспорта международного специалиста (срок действия – не менее 3 лет с момента подачи документов);
- перевод паспорта на русский язык,
- копия диплома PhD или (до получения оригинала диплома) соответствующее письмо от представителя университета об успешной защите докторской диссертации с указанием даты получения диплома;
- перевод диплома PhD на английский или русский язык;
- копия документа об образовании,
- перевод документа об образовании на английский или русский язык;
- резюме с указанием контактных данных, включающее адрес места жительства за пределами РФ;
- список публикаций на языке оригинала;
- копия предложения о работе.
Шаг. Координатор готовит служебную записку на имя первого проректора за подписью руководителя принимающего подразделения и отправляет ее по существующей в университете системе обеспечения документооборота на согласование.
Возможный список визирующих лиц:
- руководитель Службы международного рекрутмента;
- руководитель Службы поддержки международных специалистов;
- руководитель структуры, обеспечивающей эксплуатацию жилого фонда
университета;
- начальник финансового управления/бухгалтерии;
- специалист Управления персонала по работе с международными специалистами.
В список визирования могут быть включены и другие лица, в зависимости от существующей системы оформления на работу в конкретном университете.
Следует иметь в виду следующее:
- международный сотрудник сможет въехать в РФ не ранее начала cрока трудового договора. Приглашение и разрешение на работу ВКС не могут быть оформлены с даты, предшествующей началу трудового договора. Таким образом, если международный сотрудник хочет въехать в РФ, например, до 1 сентября, дату предполагаемого въезда нужно указывать в служебной записке о приеме и проверять ее правильность в готовом трудовом договоре;
- срок трудового договора не может превышать трёх лет.
Шаг. На основании согласованной служебной записки и приложенных документов сотрудники Управления персонала составляют проект трудового договора. Для подготовки проекта трудового договора из существующих образцов трудовых договоров выбирается подходящий, в соответствии с информацией, указываемой в служебной записке о приеме международного сотрудника. Условное обозначение образца трудового договора может указываться в колонтитуле подготовленного трудового договора. Проект отправляется на согласование координатору принимающего подразделения, копии могут отправляться другим заинтересованным лицам. После согласования с руководителем принимающего подразделения координатор отправляет проект трудового договора по электронной почте международному сотруднику.
Далее взаимодействие при оформлении трудового договора может осуществляться по следующей схеме:
МС согласен со всеми условиями договора
|
|
У МС есть вопросы или комментарии
|
|
|
|
|
|
Координатор информирует об этом УП
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Координатор просит МС распечатать три экземпляра ТД на бумаге формата А4, подписать их и отправить экспресс почтой по указанному адресу в УП
|
|
по условиям и финансовым вопросам
|
|
по трактовкам текста договора
|
УП передает 3 подписанных экземпляра ТД на подпись курирующему руководителю.
|
|
отвечает координатор
|
|
отвечает УП (координатор передает вопросы и комментарии в УП)
|
После подписания ТД обеими сторонами один экземпляр остается в УП, второй экземпляр УП использует для формления РНР ВКС, и третий экземпляр передают МС, который по приезду приходит для оформления на работу со всеми необходимыми документами.
|
|
МС согласен со всеми условиями договора
|
6 Шаг. Координатор уведомляет международного специалиста о необходимости подписывать трудовой договор.
Следует иметь в виду, что:
- трудовой договор должен быть распечатан в трёх экземплярах на бумаге формата А4 (не letter);
- подписан в двух местах на последней странице, т.е. всего 6 подписей;
- отправлен экспресс почтой DHL или FedEx, а не скорой национальной почтой.
7 Шаг. Список документов для оформления приглашения на визу и разрешения на работу ВКС:
- ходатайство о привлечении высококвалифицированного специалиста иностранного гражданина: форма ходатайства утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.2010 № 487
Ходатайство на работника и всех членов семьи заполняет координатор на русском языке, проверяет специалист Управления персонала;
- один экземпляр оригинала трудового договора, подписанного двумя сторонами,
- цветная фотография 3х4 в формате «фото на документ» в электронном виде;
- квитанция об оплате госпошлины на изготовление разрешения на работу;
- квитанция об оплате госпошлины на изготовление приглашения на въезд (при необходимости оформления данного документа, т.е. если предварительно не оформлялась однократная рабочая виза).
8 Шаг. УФМС назначает приёмный день для университета. Например – пятница, подача документов с 10.30 до 11.00, забор готового разрешения на работу ВКС – с 16:00 до 16:30.
9 Шаг. Для отправки приглашения международному специалисту можно воспользоваться услугами компаний DHL, FedEx, Аликомм.
10 Шаг. Международный специалист самостоятельно узнает условия оформления рабочей визы в РФ в консульстве страны, где он подает заявление на получение визы. Следует иметь в виду что, как правило, для получения рабочей визы требуется сдать анализы на ВИЧ для всех членов семьи, включая детей, даже новорожденных.
11 Шаг. Международный сотрудник должен лично получить разрешение на работу ВКС в УФМС на следующий день после приезда. Полученную карту нужно сфотографировать с обеих сторон и выслать на e-mail специалисту Управления персонала. Приказ о приеме международного сотрудника на работу Управление персонала может подготовить только на основании данных разрешения на работу ВКС.
Следует иметь в виду, что трудовой договор вступает в силу со дня выполнения следующих условий:
- международный специалист въехал в РФ по рабочей визе, выданной на основании приглашения, инициированного университетом, в котором будет работать международный специалист;
- международный специалист получил разрешение на работу ВКС.
В кратчайшие сроки после приезда международному специалисту необходимо встать на миграционный учет, направив копии паспорта, въездной визы и штампов о пересечении границы в паспортно-визовую службу университета. Подтверждение о регистрации обычно можно забрать через 3-5.
Список принятых сокращений:
ВКС – высококвалифицированный специалист;
МС – международный специалист,
НПР – научно-педагогические работники
ПП – принимающее подразделение;
РНР – разрешение на работу;
СЗ – служебная записка;
СМР – Служба международного рекрутмента
СПМС – Служба поддержки международных специалистов
ТД – трудовой договор;
УП – Управление персонала;
ФМС – Федеральная миграционная служба РФ
|
