ДУХОВНОЕ СОБРАНИЕ БАХАИ
РОССИИ, АРМЕНИИ И ГРУЗИИ
107014, Москва, а/я 125,
|
SPIRIТUAL ASSEMBLY OF ТНЕ ВАНА'IS
ОF RUSSIA, GEORGIA AND ARMENIA
107014, Moscow, Р.О. Вох 125
|
Тел./tеl./факс / Fax (095) 120-2985
НАЦИОНАЛЬНЫЙ КОМИТЕТ ПО ИСТОРИИ И АРХИВАМ ВЕРЫ
31/03/93 ВСЕМ РК И МДС БАХАИ РОССИИ, АРМЕНИИ И ГРУЗИИ
Национальный Комитет предлагает вам рекомендуемый перечень номенклатуры дел Местных Духовных Собраний общины бахаи.
Как правило, номенклатура составляется на один год и по возможности должна сохранять преемственность для следующего состава МДС, чтобы не усложнять делопроизводство и архивный поиск документов.
Нужно помнить, что номенклатура дел должна быть увязана с журналами, входящей и исходящей документации (раздел или отдельный журнал "входящей корреспонденции" необходимо отделить от раздела "исходящей корреспонденции"; лучше иметь два журнала и папки (с делами), куда должны подшиваться в хронологическом порядке документы МДС.
Оформление титула папок:
Номенклатура дел МДС ………………………… общины бахаи на …….год (продлена на ..... год, на ..... год)
№ дела
|
Наименование дела
|
Ответственный за ведение дела
|
Срок хранения документа
|
01
|
Переписка с НДС
|
Секретарь МДС
|
Постоянно, через 5 лет передаются в архив НДС
|
02
|
Финансовая деятельность
|
Казначей МДС
|
Постоянно, через 5 лет передаются в архив НДС
|
03
|
План работы МДС и Протоколы
|
Секретарь МДС
|
Постоянно, через 5 лет передаются в архив НДС
|
04-р
|
Переписка МДС с организациями и гражданами России
|
Секретарь МДС
|
Постоянно, через 5 лет передаются в архив НДС
|
04-с
|
Переписка МДС с организациями и гражданами стран СНГ, кроме России
|
Секретарь МДС
|
Постоянно, через 5 лет передаются в архив НДС
|
04-и
|
Переписка МДС с организациями и гражданами иностранных государств, кроме стран СНГ
|
Секретарь МДС
|
Постоянно, через 5 лет передаются в архив НДС
|
05-мо
|
История бахаи (информация о МДС и местной общине)
|
Член МДС
|
Постоянно хранится в МДС
|
05-р
|
История бахаи в России (информация, публикации о Вере Бахаи в СНГ)
|
Член МДС
|
Срок хранения определяется МДС
|
05-с
|
История бахаи в СНГ (кроме России)
|
Член МДС
|
Срок хранения определяется МДС
|
05-мпр
|
История бахаи в мире (кроме России и СНГ)
|
Член МДС
|
Срок хранения определяется МДС
|
06
|
Бюллетени «Экспресс-Бахаи» и др. издания полученные от общин других городов
|
Член МДС
|
Срок хранения определяет МДС
|
07
|
Организационно-хозяйственные документы МДС
|
Казначей МДС
|
Постоянно с передачей в архив НДС
|
08
|
Документы о выборах МДС, делегатов на съезд НДС (кроме протоколов МДС о выборах)
|
Секретарь МДС
|
Постоянно с передачей в архив НДС
|
09
|
Материалы по распространению Веры и обучению
|
Член МДС
|
3 года
|
10
|
Переписка по комплектованию библиотеки МДС, включая материалы о мировых религиях
|
Член МДС
|
Срок хранения определяет МДС
|
11
|
Декларации о принятии Веры и заявления
|
Секретарь МДС
|
Постоянно хранятся в МДС
|
-----------------------------------------------------------------------------
2. Журнал регистрации Исходящей корреспонденции.
На обложке рекомендуется сделать надписи:
"Исходящая корреспонденция"
журнал начат ……….
завершен …………
Ответственные за ведение журнала:
с ........ 199… года ……………………………..
(фамилия, инициалы)
с ........ 199… года ……………………………..
(фамилия, инициалы)
с ........ 199… года ……………………………..
(фамилия, инициалы)
Под записи рекомендуется отводить полный разворот журнала.
N п/п
|
Дата документа
|
Регистрационный номер по номенклатуре дел
|
Кому отправляется документ (адрес)
|
Суть вопроса (какой входящий № исполняется)
|
Примечания
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
Пример заполнения
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
17
|
13.03.93
|
04-р-17
|
Казанскому МДС 420010, улица Ульяновых, 60
|
Запрос экспонатов для выставки в музее. На вх. 01-42 от 20.02.93
|
|
18
|
14.03.93
|
Протокол МДС 03-18
|
|
О подготовке к конференции «Молодежь-бахаи». По вх. 01-20 от 13.01.93
|
|
3. Журнал регистрации Входящей корреспонденции.
Надписи на обложке подобны тем, что на журнале "исходящая …"
N п/п
|
Дата поступления
|
Исх. № и дата поступившего
|
Адрес и должностное лицо отправителя
|
Суть вопроса
|
Кому направлено письмо
|
В каком деле хранить
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
Пример заполнения
42
|
20.02.93
|
01-70
12.02.93
|
420010, Казань, улица Ульяновых, 60, МДС, Барбара Нике
|
О выставке в музее – срок 15 марта 1993
|
Сергееву
|
01-42
|
4. Папки для хранения дел.
Желательно иметь скоросшиватели для дел, состоящих из писем (это переписка с НДС, финансовые документы, протоколы МДС, переписка с организациями и гражданами и т.п.). Для материалов типа брошюр, вырезок из газет, фотографий и т.д. желательно иметь закрывающуюся папку.
На папках (лицевая сторона обложки и торцевая часть) рекомендуется написать номер дела по номенклатуре, начало пользования ею и окончание, ответственное лицо за поддержание порядка в подшивке.
Надписи на папке и No дела должны совпадать с номенклатурой дел. На лицевой стороне обложки папки следует написать о сроке хранения.
Например:
ДЕЛО "04-Р"
начато: 1.01.93.
окончание: ........
|
"Переписка МДС с организациями и
гражданами России"
|
срок хранения - 5 лет
с передачей в архив НДС
|
ответственный - Федорова М.С.
(с 1.01.93.)
|
Необходимо помнить, что от порядка в делопроизводстве зависит не только затрата времени на поиск нужных документов, не только определение системы исполнения и контроля реализации намеченного силами общины (без профессиональных работников конфессии), но и полнота и достоверность информации об истории создания вашей общины, ее развития, ее трудностях и радостях, о бахаи, которые были у истоков великого дела Баха-Уллы в вашей местности.
От имени Комитета По Архивам и истории Веры,
Алексей Зыков.
PS. Региональное Духовное Собрание бахаи России, Армении и Грузии, одобрило данное руководство по ведению номенклатуры дел и рекомендует всем МДС и группам бахаи использовать предложения А.Зыкова.
Пусть не покажется вам эта работа сухой канцелярщиной – наша цель показать образец порядка во всем и помочь будущему историку Веры Бахаи.
Елена Грузкова,
Секретарь РДС |