ТИПОВОЙ АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
предоставления муниципальной услуги «Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации»
I. Общие положения
1. Наименование муниципальной услуги: «Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации» (далее – муниципальная услуга).
2. Наименование органа местного самоуправления, предоставляющего муниципальную услугу, и его структурного подразделения, ответственного за предоставление муниципальной услуги.
2.1. Муниципальную услугу предоставляет ________________________ наименование администрация муниципального района, городского округа Ленинградской области _________________________________________________________________________________________________ (далее - Администрация).
2.2. Структурным подразделением, ответственными за предоставление муниципальной услуги, является ____________________________________
наименование архивного отдела (сектора) Администрации
(далее – Архивный отдел).
3. Информация о месте нахождения и графике работы Архивного отдела.
Место нахождения Архивного отдела его почтовый адрес:______________________________________________________________
Режим работы: __________________________________________________
Приёмные дни:___________________________________________________
4. Адрес электронной почты Архивного отдела: ________________
5. Адрес портала государственных и муниципальных услуг (функций) Ленинградской области: http://www.gu.lenobl.ru.
6. Адрес официального сайта Администрации: ______________________________________________________
7. Муниципальная услуга может быть предоставлена при обращении в государственное бюджетное учреждение Ленинградской области «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» (далее - ГБУ ЛО «МФЦ»).
Адреса и график работы ГБУ ЛО «МФЦ» и филиалов ГБУ ЛО «МФЦ» указан в Приложении № 4.
Приём документов в МФЦ, необходимых для предоставления государственных (муниципальных) услуг, осуществляется в филиалах ГБУ ЛО «МФЦ» в соответствии с Приложением № 4.
8. Порядок получения заявителями информации по вопросам предоставления муниципальной услуги.
8.1. Информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе ее предоставления, заявитель получает:
- по телефону;
- почтовой связью;
- по электронной почте;
- при личном обращении;
- на официальном сайте Администрации муниципального образования;
- на портале государственных и муниципальных услуг (функций) Ленинградской области;
- при обращении в ГБУ ЛО «МФЦ».
8.2. При ответах на телефонные звонки работник, должностное лицо Архивного отдела, подробно в вежливой форме информируют заявителя. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании Архивного отдела. Время консультирования по телефону не должно превышать 10 минут. В случае если работник, должностное лицо Архивного отдела не может самостоятельно ответить на поставленные вопросы, заявителю сообщается номер телефона, по которому можно получить необходимую информацию.
8.3. Почтовой связью ответ направляется в адрес заявителя в течение 5 рабочих дней со дня регистрации запроса в Архивном отделе. По электронной почте ответ направляется в адрес заявителя в течение 5 рабочих дней со дня регистрации запроса в Архивном отделе.
8.4. Приём заявителей в Архивном отделе осуществляется:
- начальником Архивного отдела (заведующим Архивным отделом);
- специалистами Архивного отдела.
Время консультирования при личном обращении не должно превышать 30 минут.
8.5. Информация о местонахождении, контактных телефонах, адресе электронной почты, режиме работы Архивного отдела предоставляется:
- по телефонам ______________в Администрации, _____________в Архивном отделе Администрации а также размещается:
- в разделе Архивного отдела на официальном сайте Администрации;
- на портале государственных и муниципальных услуг (функций) Ленинградской области в разделе "Каталог услуг", подразделе "______________________" и в разделе "Каталог организаций", подразделе "Муниципальные";
- на информационных стендах по месту нахождения Архивного отдела;
- в филиалах ГБУ ЛО «МФЦ».
8.6. Формы запросов и образцы их заполнения размещаются:
- в электронном виде в разделе Архивного отдела на официальном сайте Администрации Ленинградской области, на портале государственных и муниципальных услуг (функций) Ленинградской области;
- на бумажных носителях, на информационных стендах по месту нахождения Архивного отдела;
- в филиалах ГБУ ЛО «МФЦ».
8.7. Оперативная информация об изменении порядка предоставления муниципальной услуги предоставляется по телефонам в Архивном отделе и Администрации и размещается:
- в разделе Архивного отдела на официальном сайте Администрации муниципального образования;
- на информационных стендах по месту нахождения Архивного отдела;
- в филиалах ГБУ ЛО «МФЦ».
8.8. Информационный стенд в Архивном отделе размещается ____________________________________________________.
9. В качестве заявителей на предоставление муниципальной услуги выступают:
- граждане Российской Федерации;
- граждане иностранных государств;
- лица без гражданства;
- организации.
Заявителями также могут быть физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации выступать от имени заявителей, перечисленных в настоящем пункте.
II. Стандарт предоставления муниципальной услуги
10. Наименование муниципальной услуги: «Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации».
11. Наименование органа местного самоуправления, предоставляющего муниципальную услугу, и его структурного подразделения, ответственного за предоставление муниципальной услуги.
Муниципальную услугу предоставляет Администрация. Структурным подразделением, ответственным за предоставление муниципальной услуги является Архивный отдел Администрации.
12. Результатом предоставления муниципальной услуги является:
- архивная справка;
- архивная выписка;
- архивная копия;
- справка о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения;
- письмо в адрес заявителя с объяснением причин отказа в предоставлении муниципальной услуги либо об отсутствии запрашиваемых сведений.
13. Срок предоставления муниципальной услуги составляет 30 дней со дня регистрации запроса в Архивном отделе.
14. В исключительных случаях начальник Архивного отдела (заведующий Архивным отделом) либо иное уполномоченное на это лицо продлевает срок рассмотрения запроса не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
15. Срок рассмотрения и направления поступивших в Архивный отдел запросов по принадлежности составляет 5 рабочих дней со дня их регистрации.
16. Отправка почтовой связью в адрес заявителя документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, указанных в пункте 12 Административного регламента предоставления муниципальной услуги «Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации» (далее – Административный регламент), осуществляется в 30-дневный срок с момента регистрации запроса в Архивном отделе.
17. Срок выдачи документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, указанных в пункте 12 Административного регламента, в случае личного обращения заявителя за ответом также не должен превышать 18 дней с момента регистрации запроса в Архивном отделе.
19. Правовыми основаниями для предоставления муниципальной услуги являются:
- Конституция Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 26 января 2009 года, № 4, ст. 445);
- Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 25 октября 2004 года, № 43, ст. 4169);
- Федеральный закон от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 8 мая 2006 года, № 19, ст. 2060);
- Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 31 июля 2006 года, № 31, ч. 1, ст. 3448);
- Федеральный закон от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2 августа 2010 года, № 31, ст. 4179);
- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 14 мая 2007 года, № 20);
- _____________________________________________________________
наименование правового акта органа муниципального образования об утверждении положения об Архивном отделе.
20. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:
20.1. Письменный запрос на русском языке в адрес Архивного отдела, в том числе переданный по электронной почте, или заявление, составленное заявителем лично (далее - запрос).
Форма запроса физического лица для получения архивной справки приведена в приложении 1 к Административному регламенту.
Юридические лица направляют запрос на русском языке, оформленный на официальном бланке организации и подписанный руководителем (заместителем руководителя) юридического лица. Форма запроса юридического лица приведен в приложении 2 к Административному регламенту.
В запросе указываются следующие сведения:
- наименование организации, в которую направляется письменный запрос;
- для граждан - фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя или лица, на которое запрашивается документ (с указанием смены фамилии);
- адрес заявителя (почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации запроса);
- номер контактного телефона заявителя или его доверенного лица;
- для какой цели требуется документ;
- дата составления запроса;
для получения архивной информации:
- об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебного заведения;
- о стаже работы (службы), размере заработной платы - название, ведомственная подчиненность и адрес организации, название структурного подразделения, в котором работал заявитель, время работы (службы), профессия, должность;
- о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность;
- об усыновлении - год, место усыновления, фамилия, имя, отчество усыновителя;
Запрос подписывается заявителем лично, за исключением обращений по электронной почте.
20.2. Для истребования архивной информации о третьих лицах, содержащей сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, до истечения срока 75 лет со дня создания указанных документов дополнительно представляется письменное разрешение (доверенность) гражданина и документ, удостоверяющий личность заявителя.
20.2.1. Документом, удостоверяющим личность заявителя, является:
- для граждан Российской Федерации - паспорт гражданина Российской Федерации (в случае утраты паспорта может быть предъявлено временное удостоверение личности по форме N 2П), удостоверение личности или военный билет военнослужащего;
- для иностранных граждан - паспорт иностранного гражданина;
- для лица без гражданства - документ, выданный иностранным государством и признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность лица без гражданства, вид на жительство лица без гражданства, разрешение на временное проживание.
21. Приём документов от заявителей осуществляется следующими способами:
- почтовой связью;
- по электронной почте;
- при личном обращении.
22. Порядок представления документов заявителями:
- почтовой связью запрос направляется заявителем в адрес Архивного отдела;
- по электронной почте запрос направляется на электронный адрес Архивного отдела в сети Интернет;
- при личном обращении в Архивный отдел запрос составляется заявителем и передается ответственному работнику Архивного отдела в комнате приёма посетителей в соответствии с графиком приёмных дней.
23. При предоставлении муниципальной услуги Архивный отдел обязан принять для рассмотрения документы заявителя, отказ в приёме документов не допускается.
При подаче документов на личном приёме заявителю устно разъясняются основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
24. Основаниями для отказа в предоставлении услуги, в том числе исполнения запроса, переданного по электронной почте, являются:
- отсутствие в запросе фамилии, имени, отчества (последнее при наличии), почтового адреса заявителя;
- неподдающийся прочтению текст, в том числе текст на иностранном языке;
- отсутствие у заявителя полномочий на получение сведений о личной и семейной тайне третьих лиц, их частной жизни, а также сведений, создающих угрозу для их безопасности, если со дня создания архивных документов, содержащих такие сведения, не прошло 75 лет.
В случае если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с разъяснением причин отказа.
25. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.
26. Срок ожидания в очереди при подаче запроса и в очереди на получение документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги в Архивном отделе, не должен превышать 15 минут; при получении результата – не более 15 минут.
27. Запрос, поступивший в Архивный отдел, регистрируется в день поступления.
28. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к местам ожидания, к местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам.
28.1. Места ожидания в очереди на предоставление или получение документов должны быть оборудованы стульями или кресельными секциями.
28.2. Места для заполнения необходимых документов оборудуются стульями, столами и обеспечиваются формами запросов, письменными принадлежностями.
28.3. Места предоставления муниципальной услуги оборудуются противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.
28.4. На стендах в местах предоставления муниципальной услуги размещаются следующие информационные материалы:
- сведения о режиме работы, номерах телефонов и электронной почты Архивного отдела;
- перечень необходимых для получения муниципальной услуги документов;
- формы для составления запроса;
- информация о сроках предоставления муниципальной услуги;
- порядок обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц и работников Архивного отдела;
- основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
29. Показатели доступности и качества муниципальной услуги:
29.1. Доля случаев предоставления муниципальной услуги в установленные сроки.
Показатель определяется по формуле:
D ЗАП ср. = ЗАП ср. / ЗАП общ. x 100 процентов,
где:
ЗАП общ. - общее количество запросов, исполненных в течение года;
ЗАП ср. - количество запросов, исполненных в течение года в установленные сроки;
D ЗАП ср. - доля запросов, исполненных в установленные сроки.
Целевое значение показателя - 100%.
29.2. Доля обоснованных жалоб к общему количеству заявлений о получении муниципальной услуги.
Показатель определяется по формуле:
DЖ об. = Ж об. / ЗАП общ. x 100 процентов,
где:
ЗАП общ. - общее количество запросов, исполненных в течение года;
Ж об. - количество обоснованных жалоб на предоставление муниципальной услуги, поступивших в течение года;
DЖ об. - доля обоснованных жалоб.
Целевое значение показателя - 0%.
29.3. Возможность получения муниципальной услуги в ГБУ ЛО «МФЦ» в соответствии с соглашением, заключенном между ГБУ ЛО «МФЦ» и Администрацией (далее – соглашение о взаимодействии), с момента вступления в силу соглашения о взаимодействии.
30. Особенности предоставления муниципальной услуги в ГБУ ЛО «МФЦ».
30.1. Предоставление муниципальной услуги в ГБУ ЛО «МФЦ» осуществляется после вступления в силу соглашения о взаимодействии между ГБУ ЛО «МФЦ» и Администрацией.
30.2. ГБУ ЛО «МФЦ» осуществляет:
- взаимодействие с государственными органами, организациями, участвующими в предоставлении государственных услуг, предусматривающих выдачу архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;
- взаимодействие с органами местного самоуправления Ленинградской области, участвующими в предоставлении муниципальных услуг, предусматривающих выдачу архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;
- информирование граждан и организаций по вопросам предоставления муниципальных услуг;
- приём и выдачу документов, необходимых для предоставления муниципальных услуг либо являющихся результатом предоставления муниципальных услуг;
- обработку персональных данных, связанных с предоставлением муниципальных услуг.
30.2. В случае подачи документов для получения услуги посредством ГБУ ЛО «МФЦ» специалист ГБУ ЛО «МФЦ», осуществляющий приём документов, представленных для получения услуги, выполняет следующие действия:
- определяет предмет обращения;
- проводит проверку полномочий лица, подающего документы;
- проводит проверку правильности заполнения запроса и соответствия представленных документов требованиям, указанным в пункте 20 Административного регламента;
- осуществляет сканирование представленных документов, формирует электронное дело, все документы которого связываются единым уникальным идентификационным кодом, позволяющим установить принадлежность документов конкретному заявителю и виду обращения за муниципальной услугой;
- заверяет электронное дело своей электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП);
- направляет копии документов и реестр документов в государственное казённое учреждение «Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге» (далее – государственный архив):
а) в электронном виде (в составе пакетов электронных дел) в течение 1 рабочего дня со дня обращения заявителя в многофункциональный центр (далее – МФЦ);
б) на бумажных носителях (в случае необходимости обязательного предоставления оригиналов документов) – в течение 3 рабочих дней со дня обращения заявителя в ГБУ ЛО «МФЦ», посредством курьерской связи, с составлением описи передаваемых документов, с указанием даты, количества листов, фамилии, должности и подписанные уполномоченным специалистом ГБУ ЛО «МФЦ».
- государственный архив в течение 2 рабочих дней информирует по электронным каналам связи МФЦ о наличии или отсутствии документов для исполнения запроса в рамках предоставления государственной услуги;
- в случае наличия документов в государственном архиве дальнейшее взаимодействие осуществляется между МФЦ и государственным архивом;
- в случае если при отсутствии документов в государственном архиве, последний располагает информацией о месте их хранении в действующей организации на территории Ленинградской области, то государственный архив направляет имеющуюся у него информацию об адресе и контактных телефонах о данной организации в МФЦ для передачи заявителю;
- в случае отсутствия документов в государственном архиве для предоставления услуги и наличия информации о хранении документов в муниципальном архиве, копии документов и реестр документов в течение 2 рабочих дней направляется государственным архивом по электронным каналам связи в соответствующий Архивный отдел по принадлежности.
30.3. По окончании приёма документов специалист ГБУ ЛО «МФЦ» выдает заявителю расписку в приёме документов.
30.4. При указании заявителем места получения ответа (результата предоставления услуги) посредством ГБУ ЛО «МФЦ» работник Архивного отдела, ответственный за подготовку ответа по результатам рассмотрения представленных заявителем документов, направляет документы, являющиеся результатом предоставления муниципальной услуги, указанные в пункте 12 Административного регламента, в ГБУ ЛО «МФЦ» для их последующей передачи заявителю:
- в электронном виде в течение не более 15 рабочих дня со дня принятия решения о предоставлении (отказе в предоставлении) заявителю услуги;
- на бумажном носителе - в срок не более 10 дней со дня принятия решения о предоставлении (отказе в предоставлении) заявителю услуги.
Специалист ГБУ ЛО «МФЦ», ответственный за выдачу документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, указанных в пункте 12 Административного регламента и полученных от Архивного отдела, в день их получения сообщает заявителю о принятом решении по телефону (с записью даты и времени телефонного звонка), а также о возможности получения документов в ГБУ ЛО «МФЦ», если иное не предусмотрено в разделе II Административного регламента.
III. Информация об услугах, являющихся необходимыми
и обязательными для предоставления муниципальной услуги
31. Необходимой и обязательной услугой при истребовании архивной информации о третьих лицах, предусмотренной пунктом 20.2 Административного регламента, является нотариальное удостоверение подлинности подписи на письменном разрешении (доверенности) гражданина на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности.
32. Необходимую и обязательную услугу оказывают нотариальные органы. Список нотариусов Ленинградской области, а также контактная информация размещена в сети Интернет, на официальном сайте Нотариальной палаты Ленинградской области по адресу: http://www.nplo.ru/.
IV. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования к порядку
их выполнения, в том числе особенности выполнения
административных процедур в электронной форме
33. Административные процедуры Архивного отдела по предоставлению муниципальной услуги:
- регистрация запросов и передача их на исполнение;
- анализ тематики поступивших запросов;
- направление запросов по принадлежности;
- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов, и подготовка ответов заявителям с момента завершения проведения анализа тематики поступивших запросов;
- направление и выдача ответов заявителям.
34. Блок-схема последовательности административных процедур приведена в приложении 3 к Административному регламенту.
Регистрация запросов и передача их на исполнение
35. Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление запроса в адрес Архивного отдела, в том числе по электронной почте, или запроса, составленного заявителем лично в Архивном отделе.
36. Должностным лицом в Архивном отделе, ответственным за исполнение административной процедуры, является начальник Архивного отдела (заведующий Архивным отделом).
37. Запрос, переданный по электронной почте, распечатывается на бумажном носителе, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
38. В случае если заявитель обращается лично в Архивный отдел ему разъясняется порядок предоставления услуги и предлагается заполнить запрос в соответствии с установленной формой. Затем заявитель информируется о сроках выдачи ответа.
39. В случае принятия решения об отказе в предоставлении услуги заявителю разъясняются причины отказа. Критерием принятия решения об отказе в предоставлении услуги является отсутствие у заявителя полномочий на получение сведений о личной и семейной тайне третьих лиц, их частной жизни, а также сведений, создающих угрозу для их безопасности, если со дня создания архивных документов, содержащих такие сведения, не прошло 75 лет.
40. Запрос регистрируется работником Архивного отдела, уполномоченным осуществлять приём и регистрацию почтовой корреспонденции.
41. Срок выполнения административной процедуры составляет 2 рабочих дня.
42. Результатом выполнения административной процедуры является присвоение входящего номера и даты поступления запроса в Архивный отдел и передача его на исполнение в работнику, ответственному за исполнение запросов.
Анализ тематики поступивших запросов
43. Основанием для начала выполнения административной процедуры является факт передачи запроса на исполнение работнику Архивного отдела, ответственному за исполнение запросов.
44. Должностным лицом Архивного отдела, ответственным за исполнение административной процедуры, является начальник Архивного отдела (заведующий Архивным отделом).
45. Работник Архивного отдела, ответственный за исполнение запросов, осуществляют анализ тематики поступившего запроса с помощью справочно-поисковых средств.
46. Срок проведения анализа тематики поступившего запроса с момента поступления его в Архивный отдел составляет не более 3 рабочих дней.
47. Результатом выполнения административной процедуры является принятие работником Архивного отдела, ответственным за исполнение запроса, решения:
- о возможности исполнения запроса;
- о направлении запроса по принадлежности;
- об отказе в предоставлении муниципальной услуги;
- о невозможности исполнения запроса и подготовки в адрес заявителя письма об отсутствии запрашиваемых сведений;
- о подготовке справки о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения.
Критерием принятия решения о возможности исполнения запроса является наличие на хранении в Архивном отделе архивных документов, необходимых для исполнения запроса.
Критерием принятия решения о направлении запроса по принадлежности является наличие архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на хранении в государственных или в муниципальных архивах, органах или организациях.
Критериями принятия решения об отказе в предоставлении муниципальной услуги является наличие оснований, указанных в абзацах 2-4 пункта 24 Административного регламента.
Критерием принятия решения о невозможности исполнения запроса и подготовки в адрес заявителя письма об отсутствии запрашиваемых сведений является отсутствие в Архивном отделе на хранении архивных документов, а также отсутствие информации об их местонахождении.
Критерием принятия решения о подготовке справки о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, является наличие актов о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, о неисправимых повреждениях архивных документов.
Направление запросов по принадлежности
48. Основанием для начала выполнения административной процедуры является решение о направлении запроса по принадлежности.
49. Должностным лицом Архивного отдела, ответственным за исполнение административной процедуры, является начальник Архивного отдела (заведующий Архивным отделом).
50. По итогам анализа тематики поступивших непосредственно в Архивный отдел при личном обращении или почтовой связью запросов работник Архивного отдела готовит сопроводительное письмо о направлении запроса в государственные и муниципальные архивы, органы и организации по принадлежности при наличии у них документов для исполнения запросов.
51. Одновременно с подготовкой сопроводительного письма о направлении запроса в другие архивы, органы и организации работник Архивного отдела готовит уведомление или уведомляет устно (при личном обращении в Архивный отдел) заявителя о направлении запроса по принадлежности.
52. Срок исполнения административной процедуры составляет 5 рабочих дней со дня регистрации запроса.
53. Результатом административной процедуры является регистрация письма Архивного отдела о направлении запроса по принадлежности, уведомления в адрес заявителя и отправка запроса с сопроводительным письмом Архивного отдела в архивы, органы и организации по принадлежности, уведомления - в адрес заявителя.
Поиск архивных документов, необходимых для исполнения
запросов, и подготовка ответов заявителям
54. Основанием для начала выполнения административной процедуры является решение работника Архивного отдела о возможности исполнения запроса.
55. Должностным лицом, ответственным за исполнение административной процедуры, является начальник Архивного отдела (заведующий Архивным отделом).
56. Поиск архивных документов осуществляется работниками Архивного отдела с помощью справочно-поисковых средств.
57. После выявления необходимых архивных документов на их основе ответственным работником Архивного отдела составляется архивная справка, архивная выписка или готовятся архивные копии.
58. Оформление архивной справки, архивной выписки, архивной копии осуществляется с соблюдением следующих требований.
58.1. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью Архивного отдела.
Архивные справки подписываются начальником Архивного отдела (заведующим Архивным отделом), исполнителем и заверяются печатью органа местного самоуправления.
При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
58.2. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Соответствие содержания выданных по запросам архивных выписок содержанию подлинных документов удостоверяется подписью начальника Архивного отдела (заведующего Архивным отделом) или уполномоченного должностного лица и печатью органа местного самоуправления.
58.3. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются, и на месте скрепления заверяются печатью Архивного отдела и подписью руководителя Архивного отдела.
59. Результатом выполнения административной процедуры является подготовка архивной справки, архивной выписки, архивной копии либо письма в адрес заявителя об отсутствии запрашиваемых сведений, справки о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения.
Направление и выдача ответов заявителям
60. Основанием для начала выполнения административной процедуры является завершение подготовки документов, являющихся результатами предоставления муниципальной услуги, указанных в пункте 12 Административного регламента.
61. Должностным лицом, ответственным за исполнение административной процедуры в Архивном отделе, является начальник Архивного отдела (заведующий Архивным отделом).
62. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, справка о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, письменный ответ об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений высылаются почтовой связью: в адрес заявителя – в случае личного обращения заявителя в Архивный отдел; или в случае личного обращения выдаются заявителю на руки.
63. Срок отправки ответов заявителям по почте составляет не более 3 рабочих дней с момента завершения подготовки архивной справки, архивной копии, архивной выписки, справки о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, письменного ответа об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений.
64. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, справка о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, письменный ответ об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений в случае личного обращения заявителя в Архивный отдел выдаются ему под расписку при предъявлении документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу - при предъявлении письменного разрешения гражданина (доверенности). Получатель расписывается в журнале выдачи архивных справок, указывая дату получения.
65. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и заявитель проинформирован о результатах рассмотрения. Письмо в адрес заявителя с объяснением причин отказа либо об отсутствии запрашиваемых сведений на запрос, поступивший по электронной почте, направляется по электронной почте.
66. Результатами выполнения административной процедуры являются:
- регистрация и отправка почтовой связью в адрес заявителя архивной справки, архивной выписки, архивной копии или письма с объяснением причин отказа либо об отсутствии запрашиваемых сведений, или справки о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения;
- регистрация и выдача заявителю под расписку при личном обращении архивной справки, архивной выписки или архивной копии, письма с объяснением причин отказа либо об отсутствии запрашиваемых сведений или справки о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения.
V. Формы контроля за исполнением
Административного регламента
67. Начальник Архивного отдела (заведующий Архивным отделом) осуществляет текущий контроль соблюдения последовательности действий, определённых административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений.
Текущий контроль осуществляется путём проведения проверок соблюдения работниками Архивного отдела настоящего Административного регламента.
68. Администрация осуществляет контроль полноты и качества предоставления муниципальной услуги Архивным отделом.
Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок с целью выявления и устранения нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Архивного отдела.
69. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми (проводиться по конкретному обращению заявителя). О проведении проверки издаётся распоряжение Администрации.
70. В случае выявления нарушений прав заявителей при принятии решений, при совершении действий (бездействии) руководителем Архивного отдела и работниками Архивного отдела, они несут ответственность в соответствии с законодательством.
71. Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций.
Контроль со стороны граждан, их объединений и организаций осуществляется посредством направления предложений и замечаний в Администрацию и Архивный отдел по почте, в том числе электронной. Предложения и замечания также высказываются на личном приёме у руководителя архивного отдела.
72. Контроль соблюдения специалистами ГБУ ЛО «МФЦ» последовательности действий, определённых административными процедурами, осуществляется директором ГБУ ЛО «МФЦ».
VI. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
и действий (бездействия) органа, предоставляющего
муниципальную услугу, а также должностных лиц,
муниципальных служащих
73. Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия), принятых (осуществляемых) Архивным отделом, должностными лицами Архивного отдела, в ходе предоставления муниципальной услуги. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не исключает возможности обжалования решений и действий (бездействия), принятых (осуществляемых) в ходе предоставления муниципальной услуги, в судебном порядке. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не является для заявителя обязательным.
74.Заявитель может обратиться с жалобой в следующих случаях:
1) нарушение срока регистрации заявления о предоставлении муниципальной услуги;
2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ленинградской области для предоставления муниципальной услуги;
4) отказ в приёме документов у заявителя, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ленинградской области, для предоставления муниципальной услуги;
5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ленинградской области;
6) затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ленинградской области;
7) отказ в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
75. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются решение, действие (бездействие) Архивного отдела, должностных лиц Архивного отдела, ответственных за предоставление муниципальной услуги.
76. Жалоба подаётся в Архивный отдел, Администрацию.
77. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является подача заявителем жалобы в соответствии с требованиями части 5 статьи 11.2 Федерального закона от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».
78. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для составления и обоснования жалобы, при условии, что это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц, и если указанные информация и документы не содержат сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну.
79. Жалоба подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Архивного отдела, должностного лица Архивного отдела в приёме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
Жалоба на решение, принятое начальником Архивного отдела (заведующим Архивным отделом), рассматривается в течение 15 дней со дня ее регистрации.
80. Исчерпывающий перечень случаев, в которых ответ на жалобу не даётся.
80.1. Случаев, при которых ответ на жалобу не даётся законодательством не предусмотрено.
81. По результатам рассмотрения жалобы орган (организация), предоставляющий муниципальную услугу, принимает одно из следующих решений:
1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом (организацией), предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ленинградской области, а также в иных формах;
2) отказывает в удовлетворении жалобы.
Приложение 1
Адресат:____________________________________
___________________________________
(наименование Архивного отдела,
куда направляется запрос,
почтовый адрес)
Заявитель ___________________________________
(фамилия, имя, отчество)
Адрес заявителя: ____________________________
Контактный телефон: _________________________
ЗАПРОС
___________________________________________________________________________
запрашиваемый документ или информация
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Документ необходим для представления в ____________________________________
___________________________________________________________________________
(указать орган, организацию, куда будет передан документ или копия
документа)
Сведения о заявителе в случае, если он является доверенным лицом
Представитель физического лица по доверенности: ___________________________
___________________________________________________________________________
Доверенность: _____________________________________________________________
(кем и когда выдана)
Отметить необходимое
Документ прошу выдать на руки
Документ прошу выслать по почте <*>
Дата составления Подпись заявителя
Образец заявления
Приложение 2
Адресат ___________________________________
(наименование Архивного отдела,
куда направляется запрос,
почтовый адрес)
ЗАПРОС
Запрашиваемый документ или информация _____________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Содержание запрашиваемого документа (о чем?) ______________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Сведения о доверенном лице юридического лица
Доверенность: _____________________________________________________________
(кем и когда выдана)
Отметить необходимое
Документ прошу выдать на руки
Документ прошу выслать по почте
Руководитель юридического лица Подпись Расшифровка подписи
Образец заявления
Составляется на бланке юридического лица
Приложение 3
Блок-схема
последовательности действий
предоставления муниципальнойуслуги «Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации»
Поступление запроса в Архивный отдел
(Из МФЦ, на личном приёме, по электронным каналам связи, почтовой связью)
|
|
|
Регистрация запроса и передача его на исполнение
|
|
|
Анализ тематики запроса
|
|
|
|
Подготовка заявителю письма с объяснением причин отказа в предоставлении муниципальной услуги либо об отсутствии запрашиваемых сведений
|
|
Подготовка архивной справки, архивной копии, архивной выписки по документам архива
|
|
Направление запроса на исполнение государственные, муниципальные архивы, органы и организации по принадлежности
|
 
|
|
Выдача или отправка ответа
(выдача ответа на личном приёме, отправка ответа почтовой связью или направление ответа в МФЦ для выдачи заявителю)
|
|
|
Завершение предоставления муниципальной услуги
|
Приложение 4
Почтовые адреса, график работы, справочные телефоны
филиалов ГБУ ЛО «МФЦ» и ГБУ ЛО «МФЦ»
|
№
п/п
|
Наименование МФЦ
|
Почтовый адрес
|
График работы
|
Адрес электронной почты
|
Телефон
|
1.
|
Филиал ГБУ ЛО «МФЦ» «Всеволожский»
|
188681, Россия, Ленинградская область, д. Новосаратовка, Центр, д. 8
|
С 9.00 до 21.00, ежедневно,
без перерыва
|
mfcvsev@gmail.com
|
456-18-88
|
2.
|
Филиал ГБУ ЛО «МФЦ» «Приозерский»
|
188761, Россия, Ленинградская область, г. Приозерск, ул. Калинина, д. 51
|
С 9.00 до 21.00, ежедневно,
без перерыва
|
|
|
3.
|
Филиал ГБУ JIO «МФЦ» «Тосненский»
|
187002, Россия, Ленинградская область, ул. Советская, д. 9 В
|
С 9.00 до 21.00, ежедневно,
без перерыва
|
|
|
4.
|
ГБУ ЛО «МФЦ»
|
188641, Россия, Ленинградская область, Всеволожский район, дер. Новосаратовка- центр, д.8. Почтовый адрес: 191311, Россия, Санкт-Петербург, ул. Смольного, д.3, литер А.
|
пн-чт –
с 9.00 до 18.00,
пт. –
с 9.00 до 17.00, перерыв с
13.00 до 13.48, выходные дни -
сб, вс.
|
mfc-info@lenreg.ru.
|
577-47-30
| |
