Правила приёма образцов проб в лабораторию.
1.1. Прием образцов проб и выдачи результатов исследований осуществляется:
пищевой продукции
биологического материала:
с понедельника по четверг – с 8 часов до 16 часов;
в пятницу – с 8 часов до 15 часов 45 минут;
После указанного времени прием образцов для исследования производится только по согласованию с директором МВЛ, заместителем директора, руководителем ИЛ «Дальневосточная».
В выходные и праздничные дни приём образцов проб с 09 часов до 18.00 часов вечера осуществляет дежурный ветврач по МВЛ, назначенный приказом директора.
1.2. Отбор, упаковку и доставку в лабораторию биологического и патологического материала для исследований осуществляют заказчики в герметичных контейнерах, биксах или сумках-холодильниках с сопроводительными документами, оформленных согласно правилам ветеринарного законодательства и по рекомендуемым нами формам. (Приложение № Б - Д). Правила упаковки ПБА регламентируются действующими нормативными документами по порядку учёта, хранения, передачи и транспортирования микроорганизмов. Заказчик отдаёт сопроводительные документы на биоматериал врачу на приёме для регистрации. Врач на приёме звонит в соответствующий отдел, от которого должен прийти сотрудник, чтобы забрать биоматериал. Биоматериал поступает в отделы лаборатории через передаточные окна.
Также, в рамках реализации государственного задания, сотрудники лаборатории, один из которых ветврач, принимают и доставляют в лабораторию биоматериал с целью диагностики инфекционных заболеваний животных и птиц, отобранный на территории субъектов РФ - Приморский край, Хабаровский край, ЕАО, Амурская область. Материал принимают с сопроводительными документами на вет. станциях, вет. участках, вет. лабораториях (где есть условия для хранения отобранного биоматериала) и транспортируют в герметичных контейнерах, биксах или сумках-холодильниках.
1.3. Отбор проб продукции производится специалистами заказчика исследований, в соответствии с действующей нормативной документацией. Также, доставку в лабораторию образцов проб пищевой продукции осуществляет экспедитор по договору с ФГБУ «Приморская МВЛ» со всех складов временного хранения (СВХ), где осуществляется временное хранение пищевых продуктов, которые пересекли государственную границу Российской Федерации и подлежат прохождению таможенных процедур, каждый день, начиная с 9 часов до 17 часов. Экспедитор принимает образцы у государственных инспекторов, сверяет образцы по стикерам и составляет их опись под роспись. Затем складывает образцы в контейнеры, которые транспортирует в рефрижераторе с холодильной установкой, в которой поддерживается температура минус 16 - 18ºС. Каждый месяц машина подвергается дез. обработке с отметкой в санитарной книжке экспедитора. После сбора проб на СВХ, экспедитор доставляет образцы в лабораторию вместе с описью, документами и складывает их в специально отведенные для этих целей морозильные камеры. На следующий день, с утра дальнейшую работу с образцами ведет врач на приёме.
1.4. Прием проб пищевой продукции и кормов, а также выдачу всех результатов исследований ведет врач на приёме - специалист отдела паразитологии, патоморфологии и приема материала. Врач на приёме проверяет соответствие предоставленного материала сопроводительным документам. Проверяет соответствие требований по минимальному объему образца (взвешивание), правильность оформления сопроводительных документов и заявки (Приложение А-Е) В случае несоответствия веса или количества доставленных проб, ветврач на приёме делает пометку об этом в журналах регистрации и документах (акте отбора проб/сопроводительной) с личной подписью. В случае обнаружения непригодности образцов ветврач на приёме составляет, с участием представителя Заказчика или без него, акт возврата образцов (Приложение Ж) в двух экземплярах. Один экземпляр вместе с возвращаемыми образцами передает госинспектору, который осуществлял отбор образцов, второй, оставляет себе.
Все поступившие образцы регистрируются в программе «Веста», которая является главным документом при регистрации и «журнале регистрации поступивших для проведения исследований образцов проб пищевой продукции и кормов», «журнале регистрации поступившего материала» и «журнале регистрации мониторинговых исследований», где проставляется их регистрационный номер. Запись ведётся порядковым номером. В «журнале регистрации поступивших для проведения исследований образцов проб пищевой продукции и кормов» отмечается дата поступления в лабораторию, наименование заявителя, номер акта отбора и дата отбора проб, вид поступающей продукции, количество образцов, номер выпускаемого протокола (результата исследований), в какой отдел направлен образец, роспись заявителя и дата выдачи результатов. В «Журнале регистрации поступившего материала» и «Журнале регистрации мониторинговых исследований», отмечается дата поступления образца в лабораторию; с/з или ч/с; район, наименование хозяйства, Ф.И.О. владельца; отметка бухгалтерии; наименование поступления материала на исследования; отдел (в который направляется образец); № экспертизы; дата выдачи результата; отметка об отправлении; роспись в получении. Каждой пробе присваивается свой шифр, который также вносится в журнал и одновременно вписывается в акт отбора проб или сопроводительную в левый верхний угол, с указанием номеров или названием отделов и датой доставки проб в лабораторию.
В течение 30 минут с момента регистрации проб и шифрования проб, ветврач на приёме сообщает по телефону в соответствующие отделы лаборатории о поступившем материале, при необходимости вызывает для консультации по просьбе заказчика специалистов соответствующих отделов.
В отделы, в которые наиболее часто поступают образцы проб для проведения полного исследования, рядом с шифром проставляется № отдела, куда направляется проба.
Номера отделов:
02 – отдел ветеринарно-санитарной экспертизы
03 – радиологический отдел
04 – токсико-биохимический и микологический отдел
07 – отдел паразитологии, патоморфологии и приёма материала
Остальные отделы прописываются полностью.
На каждый образец, врач на приёме наклеивает номер шифра и передаёт пробы в контейнерах в отделы для дальнейшего проведения исследований, с рабочим заданием, в котором указаны нормируемые показатели (Приложение З). В случае отключения электричества в лаборатории, врач на приёме к каждому образцу прикладывает от руки написанное задание для каждого отдела с наименованием определяемых показателей. Образцы биоматериала направляются в отделы в биксах, с копией сопроводительного письма.
1.5. В случае отсутствия какой-либо информации в сопроводительной или акте отбора, врач на приёме связывается с инспектором (вет. врачом), фамилия которого указана в документах, по телефону указанному в документах для выяснения недостающей информации. Если в документах ошибочно указаны данные по образцу, врач на приёме сообщает инспектору (ветврачу) о необходимости замены сопроводительной или акта отбора, либо допускаются исправления проставленные инспектором (вет. врачом) с его личной подписью.
В случае отсутствия сопроводительных документов у владельца образца, врач на приёме предоставляет ему форму сопроводительной и помогает с заполнением всех необходимых для проведения исследований граф (см. пункт 1.2., 1.3.).
Правила заполнения актов отбора проб пищевой продукции
В акте отбора проб или сопроводительном документе, в обязательном порядке должна быть указана следующая информация:
наименование заказчика;
наименование производителя продукции;
сведения об отобранной пробе;
дата и время отбора;
дата (время – при необходимости) доставки;
дата выработки (производства) продукции;
цель отбора;
местонахождение точки отбора с четкой идентификацией;
объем (масса) отобранной пробы;
размер партии;
основание для направления продукции на исследование;
количество отобранных проб;
определяемые показатели;
меры, гарантирующие неизменность свойств и состава пробы (вид консервации (при наличии);
результат осмотра;
сведения о сопроводительных документах (ветеринарное свидетельство, ветеринарная справка, удостоверение качества безопасности, товарно-транспортная накладная, ветеринарный сертификат (для продукции импортного производства), сертификат соответствия, гигиенический сертификат)
должности, фамилии и подписи лиц, отбирающих пробу, и лиц, присутствующих при отборе (при их наличии).
Правила заполнения сопроводительной документации к инфекционному материалу, поступающему на лабораторные исследования.
При отборе биологического (патологического) материала должен быть сопроводительный документ (Приложение - Б, В, Д, Е, Ж), в котором обязательны к заполнению все указанные поля и графы:
- Реквизиты заказчика;
- Наименование лаборатории, в которую направляется материал;
- Адрес лаборатории;
- Количество проб;
- Вид животных, от которых взят материал;
- Владелец животных, наименование хозяйства, населенного пункта, района;
- Вид исследования;
- Показатели испытаний (вид заболевания и т.д.);
- Указание благополучия (не благополучия) хозяйства;
- Дата вакцинации, наименование вакцины;
- Первичное или повторное исследование;
- Дата и результат первичного исследования (в случае, если проводится повторно);
- Дата взятия материала;
- Список животных, от которых взята кровь на исследование;
- Подпись и Ф.И.О. уполномоченного лица - отбирающего, направляющего и доставляющего материал.
В случае исследования павшего животного должны быть заполнены следующие графы (Приложение В):
- Наименование патологического материала;
- Вид и возраст животного;
- Название хозяйства, фермы, отделения, фамилия владельца животного;
- Дата заболевания животного;
- Дата падежа;
- Клиническая картина;
- Данные патологоанатомического вскрытия;
- Дата вакцинации, наименование вакцины;
- Указание благополучия (не благополучия) хозяйства;
- Предположительный диагноз;
- Дата отправки материала;
- Подпись и Ф.И.О. уполномоченного лица - отбирающего, направляющего и доставляющего материал.
Все виды сопроводительных документов к образцам, поступающим в лабораторию на исследования, представлены в приложениях к настоящей инструкции.
1.6. Бухгалтер на приёме совместно с юристом заключает договора с Заказчиками на оказание платных услуг. На основании заявки, акта отбора и сопроводительной бухгалтер оформляет счет на оплату испытаний, согласовывая виды испытаний у врача на приёме. В приёмной производится расчет стоимости услуг, оформляются счета, которые выдаются заказчику лично, по факсу или по электронному адресу. После выполнения исследований отделами, врач на приёме осуществляет выдачу клиентам протоколов (Приложение К) и результатов испытаний (Приложение Л).
1.7. Врач на приёме выдаёт результаты Заказчику (юридическим лицам – по доверенности), только после уточнения у бухгалтера на приёме об отсутствии долга у данного Заказчика.
1.8. Возврат Заказчику контрольных образцов пищевых продуктов осуществляется по его требованию, зафиксированному в Заявке на испытания (Приложение Е), с оформлением Акта возврата образцов (Приложение Ж) по окончании проведения исследований. Возврат производится только в том случае, если контрольные образцы не подвергались воздействию в процессе испытания и не изменили своего первоначального состояния.
1.9. В случае отказа Заказчиком оплачивать исследования за доставленные образцы, лаборатория принимает их на ответственное хранение сроком 2 месяца, о чем письменно уведомляется Заказчик. По истечении данного срока, при не поступлении на счет лаборатории денежных средств за проводимые исследования, составляется акт на списание (уничтожение) образцов и отправляется заказчику (Приложение И).
2. ПОРЯДОК ПРИСУТСТВИЯ ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ ЗАКАЗЧИКА ПРИ ИСПЫТАНИЯХ СОБСТВЕННЫХ ОБРАЗЦОВ ПИЩЕВЫХ ПРОДУКТОВ.
2.1. Представители Заказчика испытаний могут присутствовать при проведении исследований собственных образцов пищевых продуктов, за исключением ПЦР-диагностики и при работе с микроорганизмами 2 – 4 групп патогенности.
2.2. О желании присутствовать при исследовании собственных образцов, Заказчик сообщает в заявлении на имя директора МВЛ в произвольной форме. В этом заявлении излагаются причины, по которым необходимо присутствие его представителей, количество представителей (не более двух человек), наименование должности, фамилии, имени и отчества.
2.3. Врач на приёме принимает это заявление, сообщает руководителю ИЛ, получает его визу на заявлении с указанием возможной даты и времени проведения исследований с участием представителей Заказчика.
2.4. При получении согласия Заказчика на присутствие в определенную дату и время, это решение руководитель ИЛ доводит до сведения заведующего отделом, который будет проводить данные исследования. Заказчику сообщается, что его представители должны прибыть за 30 минут до начала исследований.
2.5 Заведующий отделом, который будет проводить исследования в присутствии представителя Заказчика, должен подготовить место для проведения исследований таким образом, чтобы посторонним лицам не были доступны сведения о проводимых и проведенных исследований по заявкам других Заказчиков.
2.6. По прибытии представителей Заказчика проводится их регистрация в журнале посетителей (находится у охранника), им оформляется пропуск, выдаются необходимые средства индивидуальной защиты.
2.7. Заведующий отделом, который будет проводить исследования, или его представитель сопровождают представителей Заказчика в свой отдел. Непосредственно в отделе заведующий проводит инструктаж по охране труда с регистрацией в Журнале проведения инструктажей по ТБ своего отдела.
2.8. По окончании проведения исследований представители Заказчика могут задать интересующие их вопросы заведующему отделом и руководителю ИЛ, в их кабинете. Затем в сопровождении одного из них направляются в приемную, сдают СИЗ и пропуск, и покидают территорию МВЛ.
2.9. Затем руководитель ИЛ отчитывается перед директором МВЛ о посещении лаборатории представителями Заказчика. |
