Инструкция по работе с документами об образовании государственного образца в государственном образовательном учреждении
Скачать 273.76 Kb.
|
| Приложение 1 к приказу от «___»__________ 2010 г. №____________ УТВЕРЖДАЮ Ректор ГОУ ВПО «Тюменский государственный университет» ______________Г.Н. Чеботарев ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ ОБ ОБРАЗОВАНИИ ГОСУДАРСТВЕННОГО ОБРАЗЦА В ГОСУДАРСТВЕННОМ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
1.1. Инструкция по работе с документами об образовании государственного образца в государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Тюменский государственный университет» (далее – Инструкция) регламентирует единые требования по получению, хранению и выдаче документов об образовании строгой отчетности. 1.2. Инструкция разработана в соответствии с Законом РФ от 10.07.1992 № 3266-I «Об образовании», Федеральным законом от 22.08.1996 № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании», приказом Министерства образования и науки от 10.03.2005 № 65 «Об утверждении инструкции о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов», приказом Минобразования России от 13.05.2002 № 1725 «Об утверждении условий освоения основных образовательных программ высшего профессионального образования в сокращенные сроки», постановлением Госкомвуза РФ от 30.11.1994 № 9 «Об утверждении образцов государственных документов о высшем профессиональном образовании», приказом Госкомвуза РФ от 19 апреля 1996 г. № 708 «Об утверждении инструкции о порядке заполнения государственных документов о повышении квалификации и профессиональной переподготовке специалистов». 1.3. К документам государственного образца строгой отчетности относятся бланки документов: - о высшем профессиональном образовании; - о повышении квалификации и профессиональной переподготовке; - о дополнительном (к высшему) образовании; - о среднем (полном) общем образовании. 1.4. Заявка на обеспечение бланками документов об образовании государственного образца составляется должностным лицом Учебно-методического управления (далее – Управление) государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Тюменский государственный университет» (далее – Университет или вуз) на основе заявок: - Управления на получение бланков документов государственного образца о высшем профессиональном образовании; - Института дополнительного профессионального образования (далее – ИДПО) на получение бланков документов государственного образца о дополнительном (к высшему) образовании, о повышении квалификации и профессиональной переподготовке; - гимназии Университета на получение бланков документов государственного образца о среднем (полном) общем образовании. 1.5. Заявка на обеспечение бланками документов об образовании государственного образца составляется в соответствии с данными статистических форм ВПО-1, ОШ-1, 1-ПК, подписывается ректором Университета, скрепляется гербовой печатью вуза и передается в Министерство образования и науки РФ. Министерство образования и науки РФ проверяет заявку на обеспечение бланками документов об образовании государственного образца, утверждает и передает в ФГУП «Гознак» для изготовления бланков документов об образовании государственного образца. После поступления в Университет бланков документов об образовании государственного образца из ФГУП «Гознак», они передаются Управлением лицам, ответственным в структурных подразделениях Университета за получение, оформление и хранение бланков документов об образовании государственного образца в соответствии с представленными заявками на обеспечение бланками документов об образовании государственного образца (п. 1.4. настоящей Инструкции). 2. УЧЕТ, ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ И ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ ОБ ОБРАЗОВАНИИ ГОСУДАРСТВЕННОГО ОБРАЗЦА 2.1. Бланки документов об образовании государственного образца, реестры учета их поступления хранятся как документы строгой отчетности. 2.2. Передача полученных структурными подразделениями бланков документов об образовании государственного образца в другие вузы или структурные подразделения не допускается. 2.3. В структурных подразделениях Университета бланки документов об образовании государственного образца помещаются в индивидуальный сейф (металлический шкаф). Сейф закрывается и опечатывается, ключ кладется в тубус, который опломбируется и сдается охране. Помещение, где находятся сейфы, должно быть охраняемым, оборудованным двойными металлическими дверями и средствами тревожной сигнализации, а также иными необходимыми элементами защиты от несанкционированного проникновения. 2.4. Документы об образовании государственного образца выдаются лично владельцу на основании документа, удостоверяющего личность (паспорт или водительское удостоверение), или другому лицу в соответствии с заверенной в установленном порядке (нотариусом) доверенностью, которая хранится в личном деле выпускника. Если документ выдан по доверенности, то в журнале выдачи документа в графе «Подпись» пишется «по доверенности» и ставится подпись лица, получившего документ. Доверенность вкладывается в личное дело выпускника (слушателя) для хранения. 2.5. Для регистрации документов государственного образца, приложений к ним как в базовом вузе, так и в его филиалах ведутся специальные книги (журналы выдачи), в которые заносятся следующие данные: а) серия и номер бланка документа об образовании государственного образца; б) порядковый регистрационный номер; в) дата выдачи документов об образовании государственного образца; г) фамилия, имя и отчество лица, получившего документ (запись делается в двух строках: в первой – фамилия, во второй – имя и отчество лица); д) наименование образовательной программы; е) наименование присвоенной степени или квалификации (при выдаче диплома специалиста, бакалавра, магистра); ж) дата и номер протокола государственной аттестационной комиссии (при выдаче диплома специалиста, бакалавра, магистра); з) дата и номер приказа об отчислении; и) подпись руководителя; к) подпись лица, получившего документ об образовании государственного образца. 2.6. Последующая запись делается через строку от предыдущей. Все графы должны быть заполнены. 2.7. Журналы регистрации выдачи документов об образовании государственного образца прошнуровываются, пронумеровываются, скрепляются гербовой печатью Университета и хранятся как документы строгой отчетности. 2.8. Копии выданных документов об образовании государственного образца в одном экземпляре хранятся в личном деле выпускника (слушателя) в архиве Университета. 2.9. Общий контроль за правильным оформлением, выдачей и хранением документов государственного образца осуществляют: - о высшем профессиональном образовании – работники Управления Университета; - о повышении квалификации и профессиональной переподготовки – работники ИДПО и Управления Университета; - о дополнительном (к высшему) образовании – работники Управления Университета; - о среднем (полном) общем образовании – работники гимназия Университета. 2.10. Контроль за хранением и выдачей документов об образовании государственного образца в структурных подразделениях Университета возлагается на директоров институтов (деканов факультетов), руководителей филиалов, директора центра лингвистического образования, директора Гимназии. 2.11. Ответственность за получение, хранение и своевременное оформление документов об образовании государственного образца возлагается на работников структурных подразделений Университета, являющихся материально ответственными лицами, назначаемых приказом ректора Университета на текущий календарный год (далее – ответственное лицо). 2.12. В соответствии с пунктом 3 приказа ректора от 20.05.2009 № 24 руководители структурных подразделений Университета должны обеспечивать ответственных лиц автотранспортным средством для доставки документов об образовании государственного образца в структурные подразделения Университета. 3. ДОКУМЕНТЫ ГОСУДАРСТВЕННОГО ОБРАЗЦА О ВЫСШЕМ ПРОФЕССИОНАЛЬНОМ ОБРАЗОВАНИИ 3.1. Общие требования 3.1.1. К документам государственного образца о высшем профессиональном образовании относятся диплом бакалавра, диплом специалиста с высшим профессиональным образованием, диплом магистра и приложения к ним; диплом о неполном высшем профессиональном образовании с приложением к нему; академическая справка. Образцы документов государственного образца о высшем профессиональном образовании утверждены постановлением Госкомвуза РФ от 30.11.1994 № 9 «Об утверждении образцов государственных документов о высшем профессиональном образовании». 3.1.2. Выдача документов государственного образца о высшем профессиональном образовании выпускнику осуществляется при условии: - отсутствия у выпускника финансовой задолженности; - сдачи обходного листа работнику структурного подразделения Университета; - наличия документа о нострификации (в случае, если документ об образовании, на основании которого данное лицо было зачислено в вуз был получен за рубежом). 3.2.Диплом о высшем профессиональном образовании 3.2.1. Диплом о высшем профессиональном образовании (далее – Диплом) выдается выпускнику Университета, прошедшему итоговую государственную аттестацию. Основанием выдачи Диплома является решение государственной аттестационной комиссии (далее – ГАК). 3.2.2. Для получения бланков Дипломов и приложений к ним ответственное лицо представляет в Управление Университета: - книгу протоколов заседаний ГАК по защите выпускных квалификационных работ (далее - ВКР); - представление на получение бланков документов об образовании государственного образца; - модуль сбора данных о Дипломах (на электронном носителе); - проект приказа о выпуске. 3.2.3. Протокол ГАК по защите ВКР составляется на каждого выпускника с указанием номера и даты проведения защиты ВКР; фамилии, имени и отчества выпускника, научного руководителя, его звания, должности; наименования темы ВКР. В протокол ГАК вносится оценка по защите ВКР, записываются заданные вопросы, особые мнения. В протоколе ГАК указывается присвоенная квалификация (присужденная степень), а также, какой Диплом (с отличием или без отличия) выдается выпускнику. Протоколы ГАК подписываются председателем ГАК и членами ГАК, участвовавшими в заседании и назначенными приказом ректора Университета. Книги протоколов ГАК по защите ВКР должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью института (факультета) до начала заседаний ГАК по защите ВКР. Книги протоколов ГАК хранятся как документы строгой отчетности в структурных подразделениях Университета в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Если книга протоколов ГАК по защите ВКР закончилась, то на основании передаточного акта она передается на хранение в архив Университета. 3.2.4. Представление на получение бланков документов государственного образца о высшем профессиональном образовании (Приложение 1), подписанное руководителем структурного подразделения Университета, должно содержать: - наименование структурного подразделения, образовательной программы, формы обучения: очной, очно-заочной, заочной (при очно-заочной и заочной форме обучения указываются сроки - полная или сокращенная образовательная программа); - сроки проведения ГАК и общие номера протоколов заседаний по защите ВКР; - информацию о количестве бланков Дипломов, необходимых для заполнения; - Ф.И.О. (полностью в дательном падеже) выпускников, прошедших все итоговые испытания, с указанием даты защиты ВКР и номер протокола ГАК по каждому выпускнику. - отметку Управления договорных отношений об оплате за обучение (при условии обучения студента на договорной основе). 3.2.5. Модуль сбора данных о Дипломах заполняется ответственными лицами строго по прилагаемой Управлением форме (Приложение 2). Должностное лицо Управления в модуль сбора данных о Дипломах напротив каждой фамилии выпускника проставляет серию и номер Диплома, а также его регистрационный номер в соответствии с журналом регистрации выданных Дипломов по соответствующей образовательной программе и форме обучения. Бумажный вариант модуля составляется в 2-х экземплярах, один из которых остается в Управлении, второй - передается ответственному лицу структурного подразделения Университета. 3.2.6. По выпускникам, переведенным из филиалов Университета в базовый вуз, в отделе по работе с контингентом Управления или в Управлении филиалов проводится сверка фамилий выпускников, указанных в представлении на получение бланков документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, с контингентом обучающихся на выпускном курсе и с данными протоколов ГАК по защите ВКР, о чем делается отметка на представлении. 3.2.7. Количество бланков Дипломов выдается в соответствии с количеством, указанным в модуле и представлении на получение бланков документов государственного образца о высшем профессиональном образовании. Выдача бланков Дипломов проходит в специально оборудованном помещении, без присутствия посторонних лиц. Ответственное лицо пересчитывает количество выданных бланков Дипломов, сверяет их номера и серии с модулем, ставит подпись на каждой странице бумажного варианта модуля сбора данных о Дипломах. На последней странице модуля сбора данных о Дипломах ответственное лицо фиксирует количество полученных им бланков Дипломов с твердой обложкой, приложений к ним, продолжений приложений, расписывается, делает расшифровку своей подписи и ставит дату. 3.2.8. Бланки Дипломов необходимо заполнять в день их получения ответственными лицами. Заполнение бланков Дипломов осуществляется строго в соответствии с модулем сбора данных о Дипломах и с приказом Министерства образования и науки от 10.03.2005 № 65 «Об утверждении инструкции о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов». 3.2.9. Заполненные Дипломы, приложения к ним, продолжения приложений проходят в Управлении или в Управлении филиалов Университета повторную сверку с приказом о выпуске на соответствие фамилии, имени, отчества выпускника. Дипломы подписываются ректором и скрепляются гербовой печатью Универстета. Копии Дипломов, приложений к ним и продолжений приложений вкладываются в личные дела выпускников. 3.2.10. Диплом вместе с приложением к нему подлежит выдаче не позднее 10 дней после даты подписания приказа об отчислении выпускника. Не выданные выпускникам Дипломы передаются на хранение в Управление на основании передаточного акта (Приложение 3). 3.3. Академическая справка 3.3.1. Академическая справка выдается: - лицам, отчисленным с первого или второго курса; - студентам – по их письменному заявлению. 3.3.2. Академическая справка не выдается студентам, отчисленным до окончания первого семестра и/или не аттестованным ни по одной дисциплине при промежуточной аттестации. 3.3.3. Получение бланка академической справки ответственным лицом осуществляется при представлении выписки из приказа (копии приказа) об отчислении студента или письменного заявления студента. 3.3.4. Выдача бланка академической справки регистрируется должностным лицом Управления в книге выдачи академических справок и отражается в модуле данных об академических справках. Бумажный вариант модуля составляется в 2-х экземплярах. Один из них остается в Управлении, на котором ответственное лицо расписывается за получение бланков академической справки, второй - передается ответственному лицу. 3.3.5. Ответственное лицо оформляет академическую справку в течение двух дней в соответствии с приказом Министерства образования и науки от 10.03.2005 № 65 «Об утверждении инструкции о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов, утвержденной». Академическая справка, подписанная руководителем структурного подразделении Университета и ответственным лицом, возвращается в отдел по работе с контингентом Управления. 3.3.6. Должностное лицо отдела по работе с контингентом Управления: - направляет академическую справку на подпись ректора (проректора); - ставит гербовую печать на академическую справку; - делает копию академической справки, которую передает в структурное подразделения Университета, для вложения её в личное дело студента; 3.3.7. Для филиала Университета бланки академических справок выдаются в Управлении ответственному лицу на основании представления, подписанного руководителем филиала Университета. Ответственное лицо в книге выдачи академических справок регистрирует серии и номера академических справок, порядковые регистрационные номера и указывает какому филиалу Университета будут выданы бланки академических справок. Оформляет модуль академических справок. Бумажный вариант модуля составляется в 2-х экземплярах. Один из них остается в Управлении, на котором ответственное лицо расписывается о получении бланков академических справок, второй - передается ответственному лицу филиала Университета. Оформленные академические справки регистрируются ответственным лицом в филиале Университета в книге выдачи академических справок, порядковые регистрационные номера заполняются в соответствии с номерами, указанными в модуле. Оформленные академические справки подписываются ответственным лицом и руководителем филиала Университета, после чего академические справки отправляются в Управление филиалов. Ответственное лицо Управления филиалов: -проводит сверку ФИО, указанной в академической справке, с контингентом студентов Филиалов; - направляет академическую справку на подпись ректора (проректора); - ставит гербовую печать; - подписанную и оформленную академическую справку отправляет в филиал для выдачи ее студенту. Ответственное лицо делает копию академической справки для вложения её в личное дело студента. Книги регистрации академических справок, испорченные бланки академических справок один раз в три месяца направляются в Университет для списания академических справок, выданных в филиалах вуза. Испорченные бланки академических справок в обязательном порядке возвращаются в Университет в отдел по работе с контингентом на основании передаточного акта (Приложение 4). На основании представления руководителя филиала взамен испорченных бланков академических справок выдаются чистые бланки. 3.3.8. Выдача академических справок студентам производится в соответствии с общими требованиями, указанными в п. 2.4. настоящей Инструкции. В случае невозможности получения академической справки лично или по доверенности академическая справка (как правило, для студентов Института дистанционного образования) на основании письменного заявления студента может быть отправлена ему должностным лицом Управления заказным письмом с уведомлением. Списание академической справки производится на основании почтового уведомления о получении студентом академической справки. |
Похожие:
 | Гбоу спо «Самарский энергетический колледж» в соответствии с Федеральным законом от 29 декабря 2012 г. N 273-фз "Об образовании в... | | Гбоу спо «Самарский энергетический колледж» в соответствии с Федеральным законом от 29 декабря 2012 г. N 273-фз "Об образовании в... |
| Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования | | Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования |
| Окуд), Сборником методических материалов по организации работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях (Чебоксары,... | | В целях установления единого порядка делопроизводства и совершенствования работы с документами в мади |
| Справка установленного образца об обучении в образовательном учреждении студентов по фгос впо (далее – справка) выдается | | Справка установленного образца об обучении в образовательном учреждении студентов по фгос впо (далее – справка) выдается |
| Работа), обучающихся по программам подготовки бакалавров и специалистов в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении... | | «Нижегородская академия Министерства внутренних дел Российской Федерации» (далее – Академия) |