Отчет о проведенной проверке Иркутского огнику «Институт законодательства и правовой информации имени М. М. Сперанского» г. Иркутск 12 сентября 2014 года

ОТЧЕТ

о проведенной проверке Иркутского ОГНИКУ «Институт законодательства и правовой информации имени М.М. Сперанского»

г. Иркутск 12 сентября 2014 года
В соответствии с распоряжением аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области от 5 июня 2014 года № 237-ар «О проведении проверок» комиссией в составе:

Косцова Т.К. -	заместитель начальника управления - начальник отдела кадровой работы управления Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области по государственной гражданской службе, кадрам и государственным наградам, председатель комиссии;
члены комиссии: Борисова О.Г. -	главный советник отдела кадровой работы управления Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области по государственной гражданской службе, кадрам и государственным наградам;
Быкова Ю.С. -	начальник отдела оплаты труда, государственных гарантий и охраны труда управления Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области по государственной гражданской службе, кадрам и государственным наградам;
Выштыкайлова А.А. -	заместитель начальника главного правового управления Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области;
Степанова А.А. -	заместитель начальника отдела кадровой работы управления Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области по государственной гражданской службе, кадрам и государственным наградам

была проведена кадровая проверка в соответствии с предметом, утвержденным распоряжением аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области от 7 августа 2014 года № 351-ар.

В ходе проверки было установлено следующее.
Общие вопросы
В соответствии с положением об отделе кадровую работу в Иркутском областном государственном научно-исследовательском казенном учреждении «Институт законодательства и правовой информации имени М.М. Сперанского» (далее – Институт) осуществляет общий отдел, внутри которого данная работа входит в обязанности главного специалиста К.

К. соответствует квалификационным требованиям, предъявляемым к данной должности – имеет высшее юридическое образование и необходимый стаж работы по специальности.
Наличие должностных инструкций работников, проверка соответствия их положений законодательству
Трудовой договор является основным юридическим документом, регулирующим трудовые отношения между работодателем и работником. Существенным условием трудового договора является трудовая функция работника, его должностные обязанности (статья 57 Трудового кодекса Российской Федерации). Современным трудовым законодательством не предусмотрена обязательность составления должностной инструкции, предметом которой является также трудовая функция работника, круг его должностных обязанностей, пределы ответственности, квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. Однако, запрета на существование должностной инструкции как самостоятельного документа законодательство не содержит, требований к ее оформлению также не установлено, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить.

Вместе с тем, если работодатель принимает решение о разработке и использовании должностных инструкций (соответствующее дело предусмотрено номенклатурой Института), то их содержание должно соответствовать трудовому законодательству, а их требования выполняться.

В ходе проверки установлены ряд нарушений.

Например, на должность ведущего научного сотрудника отдела социального и финансового права может быть назначено лицо, имеющее высшее юридическое образование, ученую степень кандидата наук, доктора наук в области права, стаж работы по специальности 3 года, практически аналогичные требования на должность ведущего научного сотрудника отдела законопроектных исследований,

Приказом Института от 8 апреля 2008 года № ОК-15кп Х. переведен с одной из вышеуказанных должностей на другую. Вместе с тем, ученая степень кандидата юридических наук была присвоена Х. только в 2012 году. Таким образом, указанное лицо дважды было назначено на должности с нарушением требований, установленных должностной инструкцией. Несмотря на это, Х. успешно прошел аттестацию с заключением: «соответствует занимаемой должности».

Необходимо также отметить, что в должностной инструкции начальника общего отдела (на который в соответствии с положением об отделе возложена функция по организации кадровой работы в Институте) отсутствует обязанность по организации кадровой работы в Институте, а в должностной инструкции ведущего специалиста общего отдела отсутствует норма об исполнении обязанностей главного специалиста в части осуществления кадровой работы на период его отсутствия, которую она исполняет на практике.

Следует отметить, что работники ознакамливаются не с оригиналами должностных инструкций, которые хранятся в соответствующем деле, а с их копиями, которые приобщаются к личному делу работника. В связи с этим, проверить факт ознакомления всех работников с должностными инструкциями не представилось возможным.

В связи с тем, что номенклатура дел Института не соответствует действующему законодательству, срок хранения дела «Должностные инструкции» установлен «постоянно», в то время как их срок хранения «3 года после замены новыми».
Соблюдение порядка оформления, учета, хранения и выдачи при увольнении трудовых книжек работников
Комиссией были выборочно проверены трудовые книжки 4 работников.

В трудовой книжке В. отсутствует запись об изменении образования (пункт 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225).

В трудовой книжке П. дата приема на работу и назначения на должность не совпадает с датой, указанной в приказе о приеме на работу.

В трудовой книжке К. реквизиты правового акта, указанного в качестве основания для внесения записи в трудовую книжку, не совпадают с реквизитами приказа о приеме на работу.

По трудовой книжке Х. замечаний нет.

В нарушение пункта 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225, приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в нее не пронумерованы, не заверены подписью руководителя Института и не скреплены сургучной печатью, либо опломбированы.

В журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней на момент проверки отсутствовали сведения о трудовой книжке Ц. (дата приема на работу – 26 августа 2013 года).
Соблюдение порядка формирования и ведения личных дел работников
В Институте на всех работников ведутся личные дела. Замечаний по оформлению нет.
Соблюдение порядка оформления и ведения личных карточек работников (форма Т-2)
На всех работников Института оформлены личные карточки формы
 Т-2 (далее – личные карточки), утвержденной Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление Госкомстата России). Однако, они заполняются в электронном виде, в них вносятся изменения путем удаления старой записи и ввода новой. В связи с этим в графе «дата составления» проставляется дата последнего изменения. Личная карточка должна составляться в момент приема на работу и отражать все изменения в соответствующих данных работника. Работник должен быть ознакомлен с ней сразу после приема на работу, т.е. он должен подтвердить правильность внесения персональных данных о нем в личную карточку.

При изменении учетных данных работника Института практикуется замена личной карточки на новую, что является нарушением указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России, в соответствии с которыми прежние сведения в личной карточке зачеркиваются одной чертой и записываются новые данные (сверху или рядом с соответствующей графой), которые заверяются подписью работника кадровой службы.

В связи с этим данные в личных карточках не соответствуют действительности. Так, при вступлении в брак и изменении фамилии А. была заведена новая личная карточка с новой фамилией, а остальные данные так и не были исправлены – семейное положение, члены семьи, паспортные данные, не отражено рождение ребенка, несмотря на то, что ей предоставлены отпуска по беременности и родам и по уходу за ребенком.

Кроме того выявлены следующие нарушения заполнения личных карточек:

- не во всех карточках указано официальное наименование организации;

- отражены не все переводы на другую работу;

- графа «Характер работы», как правило, не заполняется, графа «Вид работы» заполняется неверно, (например: в личной карточке Г. указано: характер работы – работающая по совместительству, вид работы – основная, по совместительству);

- сведения об образовании внесены неточно, либо не внесены.

Также в нарушение пункта 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225, владельцы трудовых книжек не знакомятся под роспись с записями в личной карточке, которые должны повторять записи, внесенные в трудовые книжки.

В личной карточке П. отсутствует запись об использовании отпуска в 2014 году.

Личная карточка Т-2 на К. не заполнена (в наличии только сведения об использовании отпусков).

Личная карточка на Х. составлена 22 августа 2012 года (дата приема на работу – 20 февраля 2012 года).

В карточке отсутствуют сведения о перемещении работника и изменении должностного оклада.
Проверка наличия утвержденного графика отпусков работников, обеспечение его соблюдения
График отпусков Института составлен по форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России. Срок утверждения графика, установленный статьей 123 Трудового Кодекса Российской Федерации - не позднее чем за две недели до наступления календарного года, соблюден. График утвержден 16 декабря 2013 года. Следует отметить, что график отпусков утверждается путем проставления соответствующей визы директора Института и издание отдельного приказа не требуется (приказ от 13 декабря 2013 года № 124к «Об утверждении графика отпусков»).

Фактическое предоставление и перенесение отпусков в графике отпусков, в соответствии с утвержденной формой, не ведется, поэтому проверить его соблюдение не представилось возможным. При выборочной сверке приказов о предоставлении работникам ежегодных оплачиваемых отпусков с графиком отпусков нарушений в соблюдении графика отпусков не выявлено.

Также проверкой установлено, что 12 работников Института из 30 не были ознакомлены с графиком отпусков. При этом о времени начала отпуска работники не извещаются и с приказами о предоставлении отпуска знакомятся не все работники.
Соблюдение порядка учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником
Учет использования рабочего времени производится с использованием формы 0504421, утвержденной приказом Минфина России от 15 декабря 2010 года № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и методических указаний по их применению» (далее – приказ Минфина России).

Выборочная проверка соответствия данных в табеле учета использования рабочего времени с документами по учету труда и его оплаты не выявила нарушений в ведении учета рабочего времени.
Наличие правил внутреннего трудового распорядка
Трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка (статья 189 Трудового кодекса Российской Федерации), которые представляют собой локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя, в том числе сроки выплаты заработной платы.

Правила внутреннего трудового распорядка в Институте утверждены приказом директора Института от 15 августа 2014 года № 13ПН, замечаний к содержанию документа не имеется.
Соблюдение правил оформления документов, связанных с приемом на работу ( в том числе порядка заключения трудовых договоров с работниками)
Трудовые договоры с работниками Института в соответствии с законодательством заключаются в письменном виде, в 2-х экземплярах.

Комиссией были проверены трудовые договоры 3 работников.

Во всех проверенных трудовых договорах в нарушение статьи 57 Трудового кодекса Российской Федерации отсутствует указание на место работы, а также не проставляется дата подписания договора сторонами.

Трудовой договор с В. был оформлен 28 декабря 2005 года, в то время как дата назначения на должность в соответствии с приказом - 17 октября 2005 года. Данный факт является грубым нарушением трудового законодательства.

В трудовом договоре П. отсутствует дата назначения на должность, указано, что трудовой договор вступает в силу с момента подписания, но дата подписания не проставлена.

По трудовому договору К.. замечаний нет, кроме общих замечаний об отсутствии указания на место работы и даты подписания трудового договора сторонами.

По общему правилу трудового законодательства, с приказами (распоряжениями) работодателя работник должен быть ознакомлен под роспись.

В ходе выборочной проверки установлено, что в Институте имеются отдельные случаи отсутствия письменных доказательств ознакомления работников с приказами (распоряжениями) работодателя (приказы от 1 июля 2013 года № 60к, от 2 апреля 2013 года № 22к).

Проверка штатного расписания на соответствие утвержденной предельной штатной численности работников, а также наименований должностей работников федеральным правовым актам
Штатное расписание Института, действующее на момент проверки, введено в действие с 1 сентября 2014 года приказом от 8 сентября 2014 года № 15ПН.

Штатная численность, установленная штатным расписанием, составляет 37 единиц, что соответствует установленной распоряжением Правительства Иркутской области от 24 мая 2011 года № 166-рп «О создании Иркутского областного государственного научно-исследовательского казенного учреждения «Институт законодательства и правовой информации имени М.М. Сперанского» предельной штатной численности работников Института.

Наименование должностей работников Института, установленные штатным расписанием, соответствует наименованиям должностей, установленных приказами Минздравсоцразвития России от 3 июля 2008 года № 305н «Об утверждении профессиональных квалификационных групп должностей работников сферы научных исследований и разработок», от
29 мая 2008 года № 247н «Об утверждении профессиональных квалификационных групп общеотраслевых должностей руководителей, специалистов и служащих».
Наличие номенклатуры дел
В соответствии с пунктом 3.4.6 основных правил работы архивов организации, одобренных Решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. На настоящий момент приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558 утвержден перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. В Институте на момент проверки действует номенклатура дел Института на 2009 год, статьи и сроки хранения не соответствуют действующему законодательству. На оформленных делах не проставлены индексы дел и наименования.
Наличие ведения воинского учета работников
В ходе проверки организации ведения воинского учета в Институте проверено наличие и правильность заполнения основных документов по воинскому учету.

В соответствии с законодательством в Институте имеются руководящие, нормативные, методические документы по вопросам воинского учета, однако требуется их обновление, т.к. некоторые документы содержат устаревшую редакцию.

Приказ «Об организации воинского учета граждан, пребывающих в запасе» составлен по форме, но не указан руководитель отдела, либо директор Института, ответственный за ведение воинского учета в целом, также не внесены изменения в приказ по наименованию должности работника, ответственного за ведение воинского учета.

План работы по ведению воинского учета на 2014 год составлен по форме, согласован с начальником отдела военного комиссариата по Октябрьскому и Правобережному административным округам г. Иркутска.

Журнал проверок осуществления воинского учета граждан, пребывающих в запасе, ведется с 2012 года, но не оформлен в соответствии с законодательством – не пронумерован, не прошнурован, не опечатан.

Картотека с карточками формы Т-2 на граждан, пребывающих в запасе, ведется в установленном порядке. Раздел II личных карточек формы Т-2 заполняется в соответствии с законодательством, имеются соответствующие отметки о сверке с отделами военных комиссариатов г. Иркутска, а также с иногородними отделами военных комиссариатов.
Соблюдение требований охраны труда
В соответствии с действующим законодательствам в сфере охраны труда в Институте должны быть разработаны локальные акты, регламентирующие мероприятия по охране труда:

- положение об охране труда в организации;

- приказ о назначении ответственного лица в организации (при отсутствии инженера по охране труда);

- инструкции по охране труда;

- журналы регистрации проведения инструктажей по охране труда;

- программы проведения различного вида инструктажей по охране труда.

Приказом Института от 17 декабря 2005 года № 11 ПН утверждены правила по охране труда Института.

Организация работы в сфере охраны труда в Институте, в том числе проведение вводных инструктажей, входит в должностные обязанности заведующего общим отделом.

В нарушение части 2.1.2. постановления Минтруда России от 13 января 2003 года № 1/29 «Об утверждении порядка обучения по охране труда и проверки знаний требованиям охраны труда работников организаций» приказ директора Института о возложении соответствующих обязанностей на данного сотрудника не издан.

В соответствии с действующим законодательством в Институте разработаны инструкции по охране труда, с которыми работники ознакомлены под роспись.

Все принимаемые на работу лица проходят в установленном порядке вводный инструктаж по охране труда. Проведение вводного инструктажа регистрируется в соответствующем журнале проведения инструктажа.

Программа вводного инструктажа для работников Института разработана и утверждена директором Института.

В нарушение части 2.3.2. и 3.4 постановления Минтруда России от 13 января 2003 года № 1/29 «Об утверждении порядка обучения по охране труда и проверки знаний требованиям охраны труда работников организаций» в Институте обучение по охране труда не прошел директор Института (удостоверение о прохождении обучения предъявлено на заместителя директора Института и на заведующего общим отделом), не осуществляется проверка знаний требованиям охраны труда, не создана комиссия по проверке знаний требованиям охраны труда.

Статьей 212 Трудового кодекса Российской Федерации установлено, что работодатель обязан обеспечить проведение специальной оценки условий труда в соответствии с Федеральным законом от 28 декабря 2013 года № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда».

Специальная оценка условий труда в Институте в 2014 году не проводилась.

Следует отметить, что в соответствии со статьей 5.27. Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

С 1 января 2015 года в соответствии со статьей 5.27.1. Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации нарушение работодателем установленного порядка проведения специальной оценки условий труда на рабочих местах или ее не проведение влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на юридических лиц от шестидесяти тысяч до восьмидесяти тысяч рублей.