 Содержание:
1. С 1 июля начнут действовать электронные больничные: новый порядок для всех.
2. Как вести журнал регистрации больничных листов.
1. С 1 июля начнут действовать электронные больничные: новый порядок для всех.
Как будет работать система?
С 1 июля электронные больничные будут действовать наравне с привычными бумажными бюллетенями. Выдавать их смогут все клиники, у которых есть электронная подпись.
Теперь процедура получения человеком больничного выглядит следующим образом:
Пациент, обращается в медицинское учреждение за квалифицированной помощью.
Как только врач закрывает больничный, информация об этом поступает в отделение ФСС и по месту работы пациента. И пациенту выдают номер электронного документа вместо бумажного бланка с записанными на нем данными.
Этот номер сотрудник сообщает работодателю, у которого есть доступ к электронной системе. Работодатель видит в базе название медучреждения, номер и дату выдачи листа, дни болезни, ФИО. Подделать такой больничный практически невозможно, так как он идет по защищенным каналам связи и подписывается цифровой подписью медучреждения и врача.
Схема работы электронных больничных.
Чтобы работать с электронными листками, организации потребуется личный кабинет на cabinets.fss.ru. Здесь бухгалтер увидит больничный сотрудника и заполнит свою часть листка. Пока кабинет работает в тестовом режиме. Но в ФСС сообщили, что кабинет отладят к июню.
Компания вправе не открывать личный кабинет и не подключаться к электронному обмену больничными. Работники такой организации смогут получить только бумажные листки.
Если клиника и работодатель участвуют в электронном обмене, сотрудник сможет решить, какой брать бюллетень — бумажный или электронный.
Напомним, в 2016 году в рамках пилотного проекта электронные больничные выдавали в поликлиниках Москвы, Астраханской и Белгородской областей, Республики Татарстан. Эксперимент прошел успешно.
В чем преимущества и недостатки перехода на новую систему документооборота?
Преимущества перехода:
Одно из главных преимуществ – ощутимая экономия бюджетных средств. По расчетам Министерства труда, только в период с 2017 по 2020 гг. переход на электронную систему позволит сэкономить 42 млн. рублей и даже более.
У медицинских работников, избавленных от лишней бумажной волокиты, появится больше времени и сил на работу с пациентами и их проблемами.
Количество допускаемых при заполнении бумаг ошибок снизится. А исправления проще будет внести в электронном варианте.
Существенно упростится жизнь и пациентов медицинских учреждений. Они, имея доступ к информации о выданных на свое имя больничных листках, в любой момент времени в личном кабинете на официальном сайте ФСС смогут отслеживать данные о положенных им пособиях.
У Фонда соцстраха появится возможность анализировать данные о заболеваемости в целом по стране. Сотрудникам будут доступны актуальные статистические данные, на основании которых можно будет делать прогнозы относительно грядущих финансовых затрат на здравоохранение.
Электронный больничный удобнее и для компании, чем бумажный.
Его проще заполнять, так как не нужно следить за цветом чернил, размером букв, расположением печати.
Фонд не снимет расходы по больничному, потому что он выцвел и стал нечитаемым.
Кроме того, бухгалтеры избавятся от необходимости вычислять подделки.
Недостатки перехода:
Возможная неготовность кадров к радикальным переменам в работе. Для перехода на новую систему электронного больничного листа, каждый врач должен иметь возможность проставлять на бланках собственную подпись в цифровом варианте. Кроме того, немаловажный фактор – уровень компьютерной грамотности старшего поколения специалистов.
Необходимо не только наладить систему в каждом учреждении, но и следить за ее работоспособностью. Для этого, возможно, понадобится проводить обучение сотрудников на местах.
Немаловажный аспект – обеспечение безопасности при работе с личными данными больных.
Признаки поддельного больничного.
Электронный больничный подделать практически невозможно, ведь он подписывается цифровой подписью. Поэтому с переходом на новый порядок подделок станет меньше.
Перечислим признаки подделки больничного на бумаге:
Бумага, на которой печатаются липовые листы, не плотная, в то время как настоящий больничный бланк выполнен из бумаги по плотности, идентичной денежным купюрам.
Цвет поддельного бланка более насыщенный, иногда даже ярко-зеленый.
У подделки водяные знаки четко прорисованы и видны невооруженным глазом. У оригинала же они практически не видны и просматриваются в том случае, если документ поднести к свету.
На настоящем больничном бланке номер документа выполнен с помощью технологии тиснения. Достаточно провести по нему рукой, чтобы почувствовать неровный рельеф. Мошенники не придают этому значения и просто пропечатывают на поддельных больничных листах номер с помощью компьютера и принтера.
Подделку можно распознать по качеству печати, нередко в таких документах слова плохо пропечатаны или слишком ярко выражены и размазаны.
Возможно, что медицинское учреждение (больница, поликлиника, медцентр), выдавшее больничный лист, не существует. Как и не существует врача, подпись которого стоит в больничном листе. Эту информацию можно проверить в территориальном отделении ФСС.
2. Как вести журнал регистрации больничных листов.
Сразу обращаем Ваше внимание на то, что наличие журнала регистрации больничных листов и его ведение не относятся к обязанностям нанимателя. То есть его может вообще не быть на вполне законных основаниях. Журнал регистрации больничных листов может вестись различным способом:
в электронном формате;
в бумажной форме.
Законодательством процедура заполнения рассматриваемого документа не регламентируется, но работодателю необходимо будет обозначить в нем наиболее важную информацию, содержащуюся в больничном листе.
Стандартная схема журнала регистрации больничных листов выглядит следующим образом:
На титульном листе – полное наименование организации, осуществляющей прием и оплату листов нетрудоспособности.
Название документа «Журнал регистрации листов нетрудоспособности».
Обозначается период, в течение которого осуществлялось ведение журнала.
Прописывается регистрационный номер страхователя.
Таблица, содержащая следующие данные:
порядковый номер документа;
фамилия, имя и отчество;
серия больничного листа;
причина оформления (заболевание, отпуск по беременности или нечто другое);
период болезни;
продолжительность болезни;
число дней болезни;
стаж и величина пособия;
сумма пособия (за счет работодателя/Фонда социальной помощи/всего).
В нижней части документа обязательно должна присутствовать подпись главного бухгалтера или же иного ответственного лица. Также обозначаются фамилия, имя, отчество и должность.
|
|
Комментарии
|
1
|
Преимущества организаций, которые ведут журнал.
|
Практика показывает, что компании, которые работают с журналом учета больничных листов, имеют определенные выгоды. Среди них:
проще мониторить количество дней болезни, которые оплачивает компания (первые трое суток недомогания);
смотреть за сроком сдачи сотрудником больничного листка (максимальный срок – полгода после больничного);
проще найти какой-либо листок, если он понадобился специалистам ФСС.
Нередко случается, что сотрудник заболел во время отпуска. Это значит, что такой отдых должен быть соразмерно пролонгирован на соответствующее количество дней недомогания по листку. В этом и поможет журнал учета больничных листов.
|
2
|
Сроки хранения журнала.
|
Отдельный вопрос – в течение какого периода предприятию нельзя расставаться с журналом регистрации больничных листов.
При условии, что компания работает с данным регистром, беречь его придется в течение 5 (пяти) лет.
Как ни странно, этот срок устанавливает приказ Минкультуры 2010-го года № 558.
|
3
|
Ответственность за неведение журнала учета больничных листов.
|
Что касается санкций за неведение журнала учета больничных листов, то здесь всё очевидно. Действует общеправовой принцип: если нет обязанности, то нет и ответственности.
Поэтому претензии сотрудников ФСС по поводу его отсутствия будут абсолютно беспочвенны и нелегитимны.
|
Стандартной утвержденной государством формы данного регистра нет. Поэтому каждая компания, подстраиваясь под свои особенности, может сделать собственный вариант журнала учета больничных листов.
ОБРАЗЕЦ ЖУРНАЛ УЧЕТА БОЛЬНИЧНЫХ ЛИСТОВ:
Журнал учета больничных листов за период с 01.09.2016 по 01.03.2017
Регистрационный номер страхователя: 88-221-43134
№
|
Ф.И.О.
|
Серия, б/л
|
Основание выдачи
|
Кол-во дней
|
Стаж, лет
|
Величина пособия
|
Величина пособия, руб.
|
От компании
|
От ФСС
|
Всего
|
1
|
Меркурий Петр Федорович
|
ВВ2223445
|
Уход за матерью
|
12.04 – 17 04
|
19
|
100%
|
1 300
|
3 550
|
4 850
|
2
|
Палатный Дмитрий Сергеевич
|
ГГ5694712
|
Болезнь
|
10.02 – 20.02
|
7.5
|
100%
|
-
|
80 000
|
80 000
|
…
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Всего
|
Х
|
Х
|
Х
|
Х
|
Х
|
Х
|
1 300
|
83 550
|
80 850
|
Журнал регистрации больничных листов позволяет избежать необходимости делать копию каждого документа по отдельности, что существенно уменьшает бумажную работу в бухгалтерии и отделе кадров.
Кроме того, именно составление реестра рассматриваемого типа позволяет избежать допущения большого количества самых разных типичных ошибок при расчете компенсации за временную нетрудоспособность. |
