Правила оформления документов 5 Общие требования 5
Скачать 95.05 Kb.
|
Фрагмент Инструкции по делопроизводству Содержание 1. Термины и определения 3 2. Общие положения 4 3. Правила оформления документов 5 3.1. Общие требования 5 3.2. Правила оформления реквизитов служебных документов 5 3.2.1. Дата документа 6 3.2.2. Регистрационный номер документа 6 3.2.3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа 6 3.2.4. Место составления или издания документа 7 3.2.5. Гриф ограничения доступа к документу 7 3.2.6. Адресат 7 3.2.7. Гриф утверждения документа 8 3.2.8. Резолюция 8 3.2.9. Наименование вида документа 9 3.2.10. Заголовок к тексту 9 3.2.11. Отметка о контроле 9 3.2.12. Текст документа 10 3.2.13. Отметка о наличии Приложений 12 3.2.14. Подпись 12 3.2.15. Виза и гриф согласования документа 13 3.2.16. Печать 14 3.2.17. Отметка о заверении копии 14 3.2.18. Отметка об исполнителе 14 3.2.19. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело 15 3.2.20. Отметка о поступлении документа 15 3.3. Внесение изменений и дополнений. 15 4. Составление и оформление основных документов Общества. 15 4.1. Основные виды документов Общества 15 4.1.1. Организационные документы. 15 4.1.2. Распорядительные документы. 15 4.1.3. Документы по учету кадров. 15 4.1.4. Нормативные документы. 16 4.1.5. Информационно-справочные документы. 16 4.1.6. Финансово - бухгалтерская документация. 16 4.1.7. Договорная документация. 16 4.2. Порядок подготовки и оформления документов 16 4.2.1. Приказ, Распоряжение 16 4.2.2. Положение, Правила, Инструкция 18 4.2.3. Протокол 18 4.2.4. Служебные письма 19 5. Организация документооборота в Обществе 20 5.1. Порядок обработки и регистрации входящих документов 20 5.2. Порядок подготовки и регистрации исходящих документов 20 5.3. Порядок обработки и регистрации внутренних документов 22 5.4. Порядок передачи документов внутри Общества 22 5.5. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи 22 6. Контроль исполнения документов 23 6.1. Общие требования 23 6.2. Сроки исполнения документов 23 7. Систематизация дел 24 7.1. Формирование дел 24 7.2. Составление Номенклатуры дел 25 8. Хранение документов 27 8.1. Оперативное хранение документов 27 8.2. Подготовка документов к передаче в архив 27 ПРИЛОЖЕНИЯ Приложение №1. Образец общего бланка Общества 28 Приложение №2. Образец бланка письма Общества 29 Приложение №3. Образец служебного письма Общества 30 Приложение №4. Образцы журналов регистрации 31 Приложение №5. Образец оформления Приказа 32 Приложение №6. Образец оформления Распоряжения 33 Приложение №7. Образец оформления Протокола 34 Приложение №8. Образец оформления Служебной записки 35 Приложение №9. Образец оформления Листа согласования 36 Приложение №10. Образец оформления Акта 37
Общество – Открытое акционерное общество «ХХХ». Подразделение – структурное подразделение Общества. Инструкция - Инструкция по делопроизводству в ОАО «ХХХ». Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. Документационное обеспечение управления (ДОУ) – процесс производства, передачи и переработки документированной информации, необходимой для управления Обществом. Делопроизводство – деятельность, охватывающая составление документов и организацию работы с ними. Документооборот – движение документов в Обществе с момента их создания или получения до отправки или передачи на хранение. Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности Общества. Входящий документ – документ, поступающий в Общество от корреспондента. Внутренний документ – документ, созданный Обществом, предназначенный для внутреннего использования и не выходящий за его пределы. Исходящий документ – документ, созданный в Обществе и отправленный адресату. Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Подлинник документа – первый или единичный экземпляр официального документа. Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки. Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа. Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа. Дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Обществе, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в Обществе независимо от способов создания или обработки документов. Инструкция разработана в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003г. № 65-ст и ГОСТ Р 6.30-2003 (Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов), с учетом специфики деятельности Общества. Правила ведения делопроизводства, предусмотренные настоящей Инструкцией, распространяются на документы открытого характера. Организация работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа, регулируется специальными документами, утверждаемыми Генеральным директором Общества. Делопроизводство в Обществе организуется на основе централизации, осуществляется Секретариатом, который устанавливает единый порядок работы с документами с учетом требований настоящей Инструкции и сложившейся практики. Организационно-методическое руководство и контроль состояния делопроизводства в Обществе осуществляет Секретариат. Секретариат дает указания по вопросам ведения делопроизводства, обязательные для исполнения всеми подразделениями Общества. При увольнении, перемещении, уходе работника в отпуск, отъезде в командировку и в других случаях отсутствия работника, все неисполненные им документы должны быть переданы по указанию непосредственного руководителя другим работникам с соответствующей пометкой в журналах учета документов. В случае увольнения руководителя подразделения, дела должны быть переданы по Акту (Приложение №10) другому должностному лицу, исполняющему обязанности уволившегося работника, или принятому на эту должность, либо в Секретариат. При применении вычислительной техники соблюдаются основные правила (оформления и регистрации) работы с документами. Работники Общества обязаны знать и выполнять все требования настоящей Инструкции. Все вновь принятые на работу работники должны быть ознакомлены руководителями подразделений с установленным порядком работы с документами и Инструкцией по делопроизводству под роспись. Руководители подразделений, а также другие должностные лица Общества несут персональную ответственность за соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами в подразделениях Общества. Передача служебных документов и их копий третьим лицам, а также публикация их в печати допускается только с разрешения Генерального директора Общества или уполномоченных им лиц.
Документы составляются на основании указаний Генерального директора Общества, руководителей подразделений, по инициативе работников подразделений и в ответ на поступившие документы от других организаций и граждан. Проект документа должен быть конкретным, логически последовательным, по возможности кратким, излагаться просто и ясно, соответствовать действующему законодательству. Ответственность за содержание, правильную подготовку и оформление служебных документов возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документ. 3.1. Общие требования Все служебные документы оформляются только на бланках установленного образца (Приложения №1 и №2), за исключением случаев, оговоренных в данной Инструкции и законодательстве РФ. При оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих юридическую силу документа, способствующих оперативному исполнению и последующему использованию документа. 3.2.Правила оформления реквизитов служебных документов Оформление документов производится в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. При оформлении документов используются следующие реквизиты: - дата документа; - регистрационный номер документа; - ссылка на регистрационный номер и дату документа; - место составления или издания документа; - гриф ограничения доступа к документу; - адресат; - гриф утверждения документа; - резолюция; - наименование вида документа; - заголовок к тексту; - отметка о контроле; - текст документа; - отметка о наличии приложений; - подпись; - виза и гриф согласования документа; - печать; - отметка о заверении копии; - отметка об исполнителе; - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; - отметка о поступлении документа в организацию. 3.2.1. Дата документа Датой документа является дата его подписания или утверждения, для Протокола – дата заседания (принятия решения), для Акта – дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дата документа проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. Допускается заранее машинописным способом указать месяц и год подписания или утверждения документа. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 5 января 2001 г. следует оформлять 05.01.2001. Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца. При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 01 марта 2004 г. Дата указывается в специально отведенном месте бланка, если документ готовится на бланке. Если документ оформлен не на бланке, его дата проставляется ниже текста рядом с подписью. Дата утверждения или согласования документа указывается в соответствующем грифе. Все отметки на документе, связанные с его прохождением, датируются и подписываются. 3.2.2. Регистрационный номер документа Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера в деле. Например: вх. № 117, где вх. - означает входящий документ, 117 - порядковый номер в деле. 3.2.3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа Данный реквизит включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Размещается в левом верхнем углу, под исходящим номером документа. 3.2.4. Место составления или издания документа Данный реквизит обязательно указывают на следующих документах: Приказ, Распоряжение. 3.2.5. Гриф ограничения доступа к документу Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек на первом листе документа выше реквизита "адресат" или грифа утверждения. Грифы ограничения бывают: КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА, ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ (ДСП). Ниже грифа ограничения может ставиться номер экземпляра документа, например: "Экз. № 3". Степень ограничения доступа к документу устанавливается исполнителем документа. 3.2.6. Адресат Данный реквизит состоит из частей, располагающихся в следующем порядке: - наименование организации; - наименование подразделения; - должность получателя; - инициалы и фамилия должностного лица; - почтовый адрес. Каждая часть реквизита печатается с новой строки строчными буквами (кроме заглавных). Точка в конце частей реквизитов не ставится. Реквизит "адресат" печатается в правом верхнем углу документа. Наименование организации и ее подразделения указывают в именительном падеже. |
Похожие:
 | Общие правила оформления документов в общеобразовательных учреждениях | | Выбор и обоснование схем преобразователей кода, и знакосинтезирующих индикаторов |
| «угту-упи» стп 1-96 «Общие требования и правила оформления дипломных и курсовых проектов (работ)» и модифицированы с учетом требований... |  | Требования к участникам закупки и необходимый перечень документов для участия в закупке. Порядок оформления заявки |
| Требования к участникам закупки и необходимый перечень документов для участия в закупке. Порядок оформления заявки | | Настоящий стандарт устанавливает общие требования и правила оформления учебных и выпускных квалификационных работ (именуемых далее... |
| Увд оценивает уровень подготовки студента к использованию в дальнейшей самостоятельной деятельности результатов автоматизированного... | | Гост р 12-2011 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Сокращение слов и... |
| Сост.: В. Н. Маскайкин, В. П. Ковшов, В. Н. Масляев, Н. Н. Логинова.– Саранск: Изд-во Мордов ун-та. – 40 с | | Правила оформления истории болезни по дисциплине инфекционные болезни, детские инфекции |