Инструкция по делопроизводству вмо ломоносовское в городе Москве общие положения

Скачать 332.32 Kb.

Название	Инструкция по делопроизводству вмо ломоносовское в городе Москве общие положения
страница	1/4
Тип	Инструкция

filling-form.ru > Бланки > Инструкция

1 2 3 4

Инструкция по делопроизводству ВМО Ломоносовское в городе Москве

1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

1.1. Настоящая инструкция устанавливает единый и обязательный для всех работников муниципалитета ВМО Ломоносовское в     г. Москве порядок ведения делопроизводства в муниципалитете ВМО Ломоносовское в г. Москве (далее - муниципалитет).

1.2. Инструкция определяет основные правила и порядок подготовки, оформления, контроля исполнения и организации работы с документами во всех структурных подразделениях муниципалитета

1.3. Инструкция разработана в соответствии с задачами, возложенными на муниципалитет Положением о муниципалитете, утвержденным муниципальным Собранием ВМО Ломоносовское в г. Москве от 14.09.2004 г. № 7/5 с учетом Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-рапорядительной документации», принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта России    № 65-ст от 03.03.2003 г, Законом города Москвы «Об обращениях граждан», нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России,

1.4. Правила, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех сотрудников муниципалитета.

1.5. Руководители структурных подразделений несут ответственность за организацию и состояние делопроизводства в подразделениях, а также за соблюдение установленных правил и порядок работы с документами.

1.6. Ответственный работник муниципалитета обеспечивает организацию делопроизводства в соответствии с Инструкцией, знакомит всех сотрудников муниципалитета с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.7. При уходе сотрудника, ответственного за делопроизводство, в отпуск, отъезде в командировку, перемещении по должности или увольнении все имеющиеся у него документы и дела передаются по указанию руководителя другому сотруднику.
1.8. Настоящей инструкцией устанавливается смешанная система организации и ведения делопроизводства, сочетающая в себе принципы централизации и децентрализации при работе с документами.
1.9. Централизованно (через специалиста по организационным вопросам) осуществляется:

- организационное и методическое руководство постановкой делопроизводства в муниципалитете;
- экспедиционная работа и регистрация входящих и исходящих документов;
- передача структурным подразделениям муниципалитета поступающих и внутренних документов;
- контроль за прохождением и исполнением документов, анализ корреспонденции;
- хранение документов в архиве муниципалитета.

1.10. Децентрализовано в структурных подразделениях муниципалитета выполняются следующие операции с документами:

- подготовка, оформление и исполнение входящих, исходящих и внутренних документов;
- согласование подготовленных документов;
- представление информации по документам и снятие их с контроля;
- хранение и исполнение документов, находящихся в текущей работе.

2. ПРИЕМ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ, РЕГИСТРАЦИЯ, ПРОХОЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ.

2.1. Прием корреспонденции.

2.1.1. Прием корреспонденции осуществляется специалистом по организационным вопросам под расписку о получении с указанием даты и времени приема. При необходимости на копиях принятых документов проставляется штамп с датой получения.
   Корреспонденция поступает через почтовое отделение, отдел писем префектуры ЮЗАО города Москвы, электронной почтой, доставляется нарочным.
   При необходимости поступающая корреспонденция подвергается предварительному техническому осмотру.
2.1.2. При приеме поступающей корреспонденции производится ее вскрытие и проверяется правильность ее адресования, оформления и доставки, целостность упаковки и наличие вложений.
   Ошибочно доставляемая почтой корреспонденция возвращается в почтовое отделение.
При вскрытии конвертов со служебными документами проверяется наличие документов, указанных в них приложений, наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.).
   Служебные документы возвращаются отправителю в случае обнаружения ошибочного направления, неполного комплекта, отсутствия необходимых реквизитов с указанием причин возврата.
   Подлинники обращений граждан, адресованные в другие организации, ошибочно направленные в муниципалитет, направляются специалистом по организационным вопросам в организации, указанные в обращениях.
   Конверты от поступивших документов уничтожаются за исключением случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и получения документа, а также при получении личных, доплатных документов или документов по судебным делам.
2.1.3. Конверты, бандероли с пометкой «лично» не вскрываются и учитываются по реквизитам, имеющимся на конверте, после чего направляются адресату.
2.1.4. Поступившая корреспонденция подлежит регистрации, за исключением:
-книг, газет, журналов и других периодических изданий;
-статистических сборников, документов и форм статистической отчетности;
-рекламных проспектов; программ и повесток дня заседаний, совещаний, конференций;
-поздравительных писем, телеграмм, открыток, пригласительных билетов;
-счетов, квитанций, накладных, смет.
2.1.5. На документах, поступивших до 16 часов, проставляется штамп с указанием даты текущего рабочего дня, после 16 часов – штамп с указанием даты следующего рабочего дня.
   В первую очередь обрабатываются документы с пометкой «Срочно», «весьма срочно», «вручить немедленно», телеграммы, петиции граждан с законодательной инициативой, факсограммы. Доставка их осуществляется во внеочередном порядке.
2.1.6. Доставка документов сотрудникам муниципалитета структурных подразделений осуществляется под расписку в реестрах передачи или разносных книгах (с указанием даты, времени получения документа и фамилии расписавшегося).

2.2. Регистрация служебных документов и их прохождение.

2.2.1. Регистрации подлежат входящие и исходящие служебные документы (кроме перечисленных в п. 2.1.4.), оформленные на бланке или имеющие оттиск печати организации, направившей документ, а также адресат, дату, номер и подпись должностного лица.
   Регистрация служебных документов производится специалистом по организационным вопросам.
   Ответы, поступившие на документы, направляются по месту их регистрации.
Каждый документ подлежит только однократной регистрации.
2.2.2. При регистрации входящих и исходящих служебных документов им присваиваются регистрационные номера с указанием даты регистрации.
   Регистрационный номер документа состоит из индексов структурных подразделений муниципалитета, индекса дела по номенклатуре дел, порядкового номера и последних цифр текущего года. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга дефисом, последние цифры текущего года отделяются от регистрационного номера наклонной чертой.
Исходящему номеру, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.
2.2.3. Регистрация входящих и исходящих служебных документов осуществляется специалистом по организационным вопросам.
   При регистрации служебного документа в электронную регистрационную карточку вводятся следующие реквизиты: вид документа (в соответствии с заголовком дел по номенклатуре), номер документа и дата, фамилия и должность лица, подписавшего документ, краткое содержание документа, количество листов, фамилия исполнителя; указывается, кому документ адресован и кому направлен, фиксируется последующая переписка, связанная с данным документом.
   На входящих служебных документах регистрационный номер и дата проставляются в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа подлинника документа.
На исходящих служебных документах регистрационный номер и дата проставляются в левом верхнем углу под наименованием организации на специально отведенном на бланке месте.
2.2.4. Если документ поступил из одной и той же организации или от должностного лица по одному и тому же вопросу, то он считается повторным.
   При получении повторных документов заполняются новые электронные регистрационные карточки. Повторность отражается в регистрационном номере после последней цифры текущего года через дефис цифровым обозначением.
2.2.5. Документы после регистрации направляются руководителю муниципалитета или его заместителю. Резолюция руководителя или его заместителя оформляются на специальном бланке установленного образца, либо могут быть оформлены на самих документах.
   В резолюции указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым дается поручение, содержание поручения, при необходимости - срок исполнения, проставляется подпись и дата.
Дополнительно (знак «+») могут быть указаны фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации и по их усмотрению для участия в решении вопроса.
   На резолюции, оформленной на бланке установленного образца, проставляется регистрационный номер, идентичный регистрационному номеру документа, подлежащего исполнению в соответствии с поручением. Бланк резолюции скрепляется с документом.
2.2.6. Копии служебных документов с резолюцией руководителя муниципалитета направляются должностным лицам, указанным в резолюции, подлинники хранятся у специалиста по организационным вопросам. Регистрационный номер и дата поступления документа должны быть указаны на всех копиях документа.
2.2.7. Работа с обращениями организаций, поступающими по электронной почте на официальный сайт муниципалитета, осуществляются в установленном порядке.

2.3. Работа с документами.

2.3.1. Муниципальный служащий, ответственный за ведение делопроизводства обеспечивает получение, учет и представление поступающих в адрес муниципалитета, по поручению руководителя организуют направление документов для исполнения, контролируют исполнение документа.
2.3.2. При работе с документами необходимо руководствоваться следующими требованиями:

муниципальные служащие несут ответственность за сохранность находящихся у них документов, При утрате документов руководитель муниципалитета на основании объяснительной записки муниципального служащего, за которым числится утраченный документ, составляет соответствующий акт;
сведения, содержащиеся в документах, могут быть использованы только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у муниципального служащего;
не разрешается вносить в подлинники документов какие-либо исправления, делать на них пометки;
передача документов или их копий муниципальным служащим других структурных подразделений осуществляется с разрешения руководителя муниципалитета;
передача документов или копий во внешние организации может производится только с разрешения руководителя муниципалитета;
при уходе в отпуск или выезде в командировку (кроме краткосрочных) муниципальный служащий, получивший документы для работы, должен отчитаться по всем находящимся у него документам, а при переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности обязан сдать все числящиеся за ним документы лицу, определенному руководителем муниципалитета.

2.3.3. Документы учитываются по присвоенным номерам. Служебная переписка, возникающая в процессе исполнения данных документов, подлежит обязательной регистрации.
   При поступлении документов непосредственно муниципальным служащим они должны быть переданы специалисту по организационным вопросам для учета и направления на регистрацию.
2.3.4. Входящие служебные документы рассматриваются в срок до одного месяца со дня регистрации, если в резолюции должностного лица не указан другой срок.
   Исполнитель документа готовит, оформляет, согласовывает и представляет на подпись должностному лицу проект ответа.
   Подготовленный письменный ответ на документ передается специалисту по организационным вопросам с двумя копиями, одна из которых, завизированная исполнителем, хранится у специалиста по организационным вопросам, а другая – направляется исполнителю с указанием на ней регистрационного номера и даты.
   Подлинник входящего документа, зарегистрированный специалистом по организационным вопросам, должен быть возвращен ему.

2.4. Учет и регистрация внутренних служебных документов.

2.4.1. Внутренние служебные документы оформляются в соответствии с разделом 3 настоящей Инструкции.
Внутренние документы оформляются, как правило, без использования бланков на стандартных листах бумаги(приложение 1 к Инструкции).
2.4.2. Внутренние документы регистрируются у специалиста по организационным вопросам, в соответствии с номенклатурой.
Регистрация внутренних документов осуществляется в соответствии с требованиями п.2.2.3. и 2.2.4. настоящей инструкции.
2.4.3. Внутренние документы передаются специалисту по организационным вопросам самостоятельно.
2.4.4. Последующая работа с внутренними документами проводится в соответствии с общим порядком работы с поступившими служебными документами.

2.5.Работа с письменными обращениями граждан.

2.5.1. Работа с письменными обращениями граждан ведется в муниципалитете в соответствии с федеральным законодательством и законодательством города Москвы.
2.5.2. Письменные обращения граждан, поступившие в муниципалитет, направляются для регистрации специалисту по организационным вопросам.
На обращении проставляется регистрационный номер и дата его поступления в правом верхнем углу первого листа.
   Регистрационный номер обращения состоит из индексов структурных подразделений, индекса дела по номенклатуре дел, порядкового номера и последних цифр текущего года. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга дефисом, последние цифры текущего года отделяются от регистрационного номера наклонной чертой.
   Регистрация копий обращений граждан, адресованных в другие организации, производится в соответствии с реквизитами, указанными на конверте.
   Работа с копиями письменных обращений граждан осуществляется в соответствии с требованиями п.п. 2.5.5., 2.5.6., 2.5.7.
   Конверты, в которых поступили обращения, сохраняются и прикладываются к письмам.
Переписка, возникающая в процессе исполнения обращений гражданина, направляется по месту регистрации обращения.
   Каждый документ подлежит только однократной регистрации.
   Письменные обращения граждан, полученные непосредственно сотрудниками, регистрируются в соответствии с номенклатурой дел.
2.5.3. При регистрации повторных письменных обращений граждан им присваивается новый регистрационный номер.
2.5.4. Документы после регистрации направляются сотрудникам.
2.5.5. Резолюция руководителя муниципалитета или его заместителей оформляются на бланках установленного образца.
   В отдельных случаях резолюции могут быть оформлены на самих документах.
   В резолюции указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым дается поручение, содержание поручения, при необходимости срок исполнения, подпись и дату.
   На резолюциях, оформленных на бланках установленного образца, проставляются регистрационные номера, идентичные регистрационному номеру документа, по исполнению которого дано поручение.
   Бланк резолюции скрепляется с документом.
2.5.6. Подлинники письменных обращений граждан, поступивших в адрес муниципалитета направляются руководителю муниципалитета.
   Передача обращений граждан или их копий другим лицам может производится только с разрешения руководителя муниципалитета.
2.5.7. После завершения работы над письменными обращениями граждан в письменной или устной форме (по согласованию) сообщается о решениях, принятых по их обращениям.
   В случае отклонения обращения обязательно указываются мотивы отклонения, и разъясняется порядок обжалования.
   Решение о завершении работы над обращением гражданина принимается должностным лицом, давшим поручение, на основании письменного подтверждения исполнения поручения.
   Все документы, прошедшие регистрацию у специалиста по организационным вопросам, возвращаются ему в подлиннике.
2.5.8. Работа с обращениями граждан, поступающими по электронной почте на официальном сайте муниципалитета, осуществляется в установленном порядке.

1 2 3 4

	Инструкция по делопроизводству Общие положения Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством		Уважаемые жители! Для постановки на учет граждан, желающих принять ребенка на воспитание в семью необходим следующий пакет документов, который предоставляется...
	Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной... Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее – Инструкция) разработана в целях установления...		Об утверждении порядка обращения с отходами строительства, сноса,... Законом города Москвы от 30 ноября 2005 г. №68 «Об отходах производства и потребления в городе Москве» и постановлением Правительства...
	Инструкция по делопроизводству в участковой избирательной комиссии Общие положения Инструкция по делопроизводству в участковой избирательной комиссии (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами,...		Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области Общие положения Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства...
	Совет депутатов поселения краснопахорское в городе москве решение от 22. 07. 2014г. №1/64 Российской Федерации», со статьей 1 Закона города Москвы от 06 ноября 2002 года №56 «Об организации местного самоуправления в городе...		Общие положения «Основные принципы, правила и процедуры внешней проверки годовых отчетов об исполнении бюджетов внутригородских муниципальных образований...
	Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации I. Общие положения «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»...		Законом г. Москвы от 06. 11. 2002 n 56 "Об организации местного самоуправления в городе Москве" Председателю конкурсной комиссии на замещение должности Руководителя муниципалитета внутригородского муниципального образования Черемушки...

Инструкция по делопроизводству вмо ломоносовское в городе Москве общие положения

Похожие: