Отчет специально отформатированные данные, организованные в соответствии с заданным описанием. Отчет придает данным наглядную форму и предназначен для вывода данных на печать

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ База данных - совокупность собранной информации, хранящейся в виде таблиц и связанной друг с другом. База данных обеспечивает не только хранение, но и быстрый и удобный доступ к информации. При работе в Access создается специальный файл базы данных, в котором хранится не только вся информация, но и формы для ее ввода и редактирования, часто используемые запросы, отчеты, макросы и модули для специальной обработки. Таблица - хранящаяся информация в базе данных в Access. Каждый столбец таблицы, называемый полем, соответствует типу хранимых сведений, а каждая строка таблицы - записи сведений. Связи позволяют соединить между собой данные из различ­ных таблиц через общее поле данных таким образом, что обеспечивается целостность данных при изменении значений в свя­зующих полях (например, удаление записи в одной таблице приведет к удалению записей в связанных таблицах). Ключ (ключевое поле) - специальное поле, однозначно характеризующее каждую запись таблицы. При помощи ключа Access различает и упорядочивает записи таблицы. В качестве первичного ключа могут использоваться обычные поля таблицы, исключающие одинаковые записи. Формы - специальные бланки с полями, позволяющие в заданном виде отобразить имеющуюся в таблицах информацию и предназначенные для ввода и корректировки информации в таблицах. Запрос - критерий выбора из базы данных интересующей пользователя информации. Запрос может быть обращен сразу к нескольким таблицам. Результат запроса называют выборкой. Отчет - специально отформатированные данные, организованные в соответствии с заданным описанием. Отчет придает данным наглядную форму и предназначен для вывода данных на печать. Макросы - последовательность специальных директив, записанных с помощью макрокоманд и предназначенных для авто­матизации отдельных действий без применения языка программирования. Если возможности макросов не позволяют выпол­нить какие-либо сложные действия (например, сложные вычисления в отчете), то в Access используется специальный язык программирования Visual Basic. Процедуры, написанные на Visual Basic, запоминаются в модуле. Ход выполнения практических работ. Приступайте к выполнению работы только после внимательного ознакомления с теоретической частью. Прочитайте все пункты текущего задания. Во время выполнения практической работы пользуйтесь справочной системой Access. Выполнение практических работ будет проводиться на при­мере создания программы по регистрации клиентов, прожи­вающих в гостинице. Постановка задачи Создать программу, позволяющую вести регистрацию клиен­тов, проживающих в гостинице. Гостиница имеет сеть фирм-по­ставщиков. Программа должна позволять получать следующую информацию: о количестве свободных мест в гостинице на любой заданный промежуток времени; о денежной сумме, на которую фирмы-поставщики поставили клиентов в гостиницу; о виде и стоимости дополнительных услуг, которыми пользовался клиент. Кроме того, программа должна позволять составлять отчеты: о клиентах, заехавших за день в гостиницу и выручке, полученной от них; об оплате дополнительных услуг, которыми пользовался клиент. Практическая работа №1 Планирование и создание базы данных. Создание таблиц. Установка связей между таблицами Вся работа с базами данных основывается на работе с таблицами. Сначала, как правило, создается пустая база данных, а затем последовательно изготовляются все необходимые таблицы. На основе информации, хранящейся в таблице, строятся формы, запросы и отчеты. Поэтому перед тем как приступить к созданию баз данных, надо ответить на следующие вопросы: какие данные необходимо хранить и как их организовать наилучшим образом? Ответ на этот вопрос определит, какие таблицы потребуются для работы; какие действия с входными данными будут производиться в процессе выполнения задачи. Это определит, какие понадобятся формы; какую информацию нужно получить из хранимых в таблицах данных и в каком виде она должна быть представлена. Ответы на эти вопросы определят организацию необходимых запросов и виды отчетов. При составлении таблиц, необходимо исходить из нескольких простых принципов: Каждая таблица должна содержать какую-то тему (например, «Оформление клиентов» или «Информация о сотрудниках»). Надо стараться не использовать в таблице больше одной темы. Справочная информация должна быть размещена в отдельных таблицах. Необходимо избегать повторения информации в разных таблицах (тогда при замене данных это нужно будет сделать только в одной таблице). 4. Там, где возможно, надо использовать коды, это поможет связать таблицы между собой и избежать ошибок при печати данных. Каждому полю таблицы должен соответствовать определенный тип данных, чтобы программа Access знала, как обращаться с ее содержанием. В Access определены следующие типы данных: Текстовый. Простой, обычно набранный текст, который включает числа, буквы и символы. Это поле может содержать до 255 символов; Числовой. Простое, обычное число; Поле MEMO. Обычный текст, который может содержать до 64 тыс. символов; Дата/время. Дата или время; Денежный. Число, имеющее денежный формат; Счетчик. В этом поле автоматически добавляется к каждой записи номер по порядку; Логический. В этом поле может находиться одно из двух значений: Да или Нет; Поле объекта OLE. Через это поле осуществляется связь с другой базой данных или с другим файлом; Гиперссылка. Ссылка на World Wide Web; Мастер подстановок. Позволяет создать список, из которого можно выбрать значения для каждой записи. Каждому типу поля соответствуют свои параметры форматирования, которые можно устанавливать по своему усмотрению. Наиболее важными параметрами форматирования яв­ляются: Размер поля. Максимальное количество символов, которое пользователь может ввести в данное поле; Формат поля. Спускающийся список форматов, которые могут быть применены к данному "типу поля; Число десятичных знаков. Определяется число разрядов справа от десятичного разделителя; Индексированное поле. Поле, предназначенное для ускорения операции поиска и сортировки. При определении размеров поля следует иметь в виду, что небольшие поля быстрее обрабатываются и требуют меньшего объема памяти. Задание 1 Создать новую базу данных, предназначенную для ведения учета клиентов в гостинице. Порядок работы Запустите Access. В диалоговом окне Access (рис. 2) установите мышь на пункте Новая база данных и дважды щелкните мышью. Появится диалоговое окно Файл новой базы данных. В поле ввода Имя файла введите название новой базы данных Но1е1_имя_, где _имя_ - уникальное имя вашей работы. В окне Папка выберите имя папки, в которой должна быть база данных. Нажмите кнопку Создать. Следует иметь в виду, что Access автоматически сохраняет базу данных, если ей было дано название. Затем при вводе любых изменений Access либо автоматически их сохраняет, либо не дает закрыть объект, пока не получит подтверждение на сохранение. Для того чтобы закрыть базу данных, необходимо в окне базы данных нажать кнопку Закрыть (х) либо выполнить команду Файл - Закрыть. При загрузке своей базы данных необходимо в Access выполнить команду Файл - Открыть и в появившемся окне выбрать имя своей базы данных. Загруженная база данных будет иметь вид, приведенный на рис. 3. Задание 2 На основании вышеизложенных принципов определить структуру таблиц, поля и типы данных, а также размеры полей, которые необходимы для решения задания 1. Примечание. После определения структуры таблиц сравнить полученные результаты с таблицами, приведенными на рис. 4-8. Рис.3 Задание 3 Создать в Access таблицу Фирмы-поставщики, используя Мастер таблиц. Порядок работы В окне базы данных щелкните мышью вкладку Таблицы, а затем щелкните Создать. В появившемся окне Новая таблица выберите пункт Мастер таблиц. При этом должно появиться окно Создание таблиц. 3. В списке Образцы таблиц выберите таблицу Поставщики. 4.Из списка Образцы полей выберите поля, названия которых приведены на рис.5, используя кнопку . Когда выбор полей будет закончен, нажмите кнопку Далее, чтобы продолжить составление таблицы. Задайте имя таблицы - Фирмы-поставщики. При появлении вопроса о способе определения ключа, щелкните Самостоятельное определение ключа пользователем. В качестве ключевого поля выберите поле Название поставщика (если появится вопрос о связях, его надо пропустить). Нажмите кнопку Готово. Нажмите кнопку (х) Закрыть. Следует отметить, что при всем своем удобстве, мастера не всегда дают такой свободы действий, как при выполнении тех же задач «с нуля». Поэтому в Access существует режим конструктора таблицы. Задание 4 Используя режим конструктора таблицы, создать таблицы, перечисленные на рис. 3. Порядок работы В окне базы данных щелкните вкладку Таблица, а затем Создать. В появившемся окне Новая таблица выберите пункт меню Конструктор и нажмите кнопку ОК. При этом откроется окно конструктора таблицы. Введите имя первого поля в первой пустой строке Имя поля и нажмите клавишу Tab, чтобы перейти к столбцу Тип данных. Примечание. При написании имен полей желательно использовать короткие, легко запоминающиеся поля, которые не должны содержать символов «.», «!», «[», «]». Откройте спускающийся список Тип данных и выберите в нем тип поля. Столбец Описание не является обязательным, поэтому его можно не заполнять. При необходимости перейдите в секцию Свойства, отображающую свойства выбранного типа поля, и внесите необходимые изменения. После того как все поля таблицы внесены, нажмите кнопку (х) Закрыть. В появившемся запросе на сохранение выберите кнопку Да. После этого появится диалоговое окно Сохранение. В поле ввода Имя таблицы укажите имя таблицы и нажмите ОК. Примечание. При выходе из режима конструктора появится сообщение о том, что не было назначено ключевое поле. Оно может быть назначено автоматически либо установлено самим пользователем. Для этого выделите то поле, которое будет использоваться в качестве ключевого, и выберите пункт меню Правка - Ключевое поле (кнопка ) Слева от имени поля появится символ ключа. Чтобы в дальнейшем правильно расставить связи, ключевые поля должны быть расставлены так, как показано в таблицах на рис. 4-8. Рис.4 Рис.5 Рис.6 Рис.7 Рис.8 Понятие о связях между таблицами При создании форм, запросов, отчетов приходится пользоваться данными из нескольких таблиц. Для корректной работы программы необходимо организовать связи между полями таб­лиц, содержащих общую информацию. Связи между таблицами очень важны, поскольку они указывают, как находить и размещать информацию из полей двух или более таблиц. Чаще всего связываются поле одной из таб­лиц, содержащее первичный ключ, с совпадающим полем другой таблицы. Существует четыре типа связей: одии-ко-многим, многие-ко-многим, один-к-одному, многие-к-одпому. Наиболее важным является первый тип, который позволяет связать одну запись в таблице с несколькими записями в другой таблице. Наличие связей позволяет регулировать условия взаимодействия между таблицами, которые обеспечивают целостность данных. Целостность данных - это набор правил, которые защищают информацию от случайных изменений или удалений, Например, наличие связи между ключевым полем НазваниеПоставщики таблицы Фирмы-поставщики и полем ФирмыПо-ставщдки таблицы Регистрация клиентов позволит при регистрации клиента избежать ошибок при вводе названия фирмы-поставщика. Задание 5 Создайте связи между таблицами типа один-ко-мпогим: Фирмы-поставщики и Регистрация клиентов по полю ФирмыПоставщики; Стоимость дополнительных услуг и Регистрация дополнительных услуг по полю ВидУслуг; Регистрация клиентов и Регистрация дополнительных услуг по полю НомерРегистКарточки; Информация о номерах и Регистрация клиентов по полю ТипНомера. Примечание. Для правильного функционирования связей необходимо, чтобы поля, по которым устанавливают­ся связи в первичной (родительской) таблице, были ключевыми. Порядок работы Щелкните команду Сервис - Схема данных. Откроется окно Схема данных, которое позволит создать связи между таблицами. Если окно базы данных открывается впервые, то появится диалоговое окно Добавление таблицы. Выберите все таблицы, для которых будут устанавливаться связи. Щелкните на кнопке Закрыть. При этом появится окно Схема данных (рис. 9). Для установки первой связи щелкните на поле Название-Поставщика таблицы Фирмы Поставщики. Переместите его в поле ФирмыПоставщики таблицы Регистрация клиентов. При этом откроется диалоговое окно Связи (рис. 10). Включите поддержку Обеспечение целостности данных и щелкните на кнопке Создать. Связь между таблицами будет отображена в виде линии с более толстыми окончаниями с символами «1» и «∞». 8. Аналогичным образом установите связи между остальными таблицами. Результат сверьте со Схемой данных (рис. 9). Рис.9 Рис.10

Похожие:

	Отчет 4013 Отчет предназначен для вывода на печать авиабилетов из путевок,, заведенных в пк мастер-Тур		Отчет предназначен для вывода списка туристов, пользующихся услугой Авиаперелет Отчет запускается из формы Печать отчетов из экранов Работа менеджеров, Проведение туров, Турпутевка
	Отчет 4001 sp 2 Профиль «Счет подтверждение с детализацией стоимости услуг» Отчет предназначен для вывода информации по путевке. Выводятся данные о туристах и услугах, которыми они пользуются		Отчет 4001 lb std профиль «Лист бронирования (Стандарт)» Отчет предназначен для вывода всей информации по путевке. Выводятся данные о туристах и услугах, которыми они пользуются
	Отчет 4001 sp 3 Профиль «Счет подтверждение с информацией по оплаченному счету» Отчет предназначен для вывода информации по путевке. Выводятся данные о туристах и услугах, которыми они пользуются		Отчет 4001 lb 3 Профиль «Лист бронирования с указанием места в транспорте» Отчет предназначен для вывода всей информации по путевке. Выводятся данные о туристах и услугах, которыми они пользуются
	Отчет Краткое описание Отчет предназначен для вывода информации по... Отчет предназначен для вывода информации по приходам и расходам в кассе за заданный период		Отчет Краткое описание Отчет предназначен для вывода информации о... Работа с отчетом происходит в экранах туристического блока Работа менеджеров и Проведение туров, Путевка. Отчет формируется по ширине...
	Отчет предназначен для вывода информации по путевке. На один лист... Отчет формируется по выбранной путевке в экранах «Работа менеджеров», «Путевка», «Проведение туров»		Отчет предназначен для вывода информации по путевке. На один лист... Отчет формируется по выбранной путевке в экранах «Работа менеджеров», «Путевка», «Проведение туров»