Руководство по качеству 38 2 Документированные процедуры 39

1.Назначение и область применения 3

2.Нормативные ссылки 3

3.Термины, определения и сокращения 4

4.Общие положения 5

4.1.Структура и формы документации 5

4.2.Ответственность при работе с документацией 6

4.3.Идентификация документации 7

5.Общие требования к оформлению документации 8

5.1.Оформление бланков 8

5.2.Оформление реквизитов документов 9

5.3.Оформление документации первого, второго и базового уровня 27

5.4.Оформление колонтитулов 31

5.5. Оформление изменений 31

5.5.1. Изменения документации второго уровня 31

5.5.2. Изменения РК 32

5.5.3. Изменения ТР 33

5.5.4. Изменения регламента БП 34

6.Управления отдельными видами документов 34

6.1.Управление документами первого уровня 34

6.1.1. Политика в области качества и политики по направлениям деятельности 34

6.1.2.Политика в области качества проведения НИР и оказания услуг в области инженерных расчетов 36

6.1.3.Цели в области качества 36

6.1.4.Плановая документация 37

6.2.Управление документами второго уровня 38

6.2.1. Руководство по качеству 38

6.2.2. Документированные процедуры 39

6.2.3. Карта процесса 40

6.2.4. Положение о структурном подразделении 42

6.2.5. Положение о коллегиальном (или совещательном) органе 45

6.2.6. Положение о видах деятельности 46

6.2.7. Должностная инструкция 48

6.2.8. Инструкция 48

6.2.9. Регламент 49

6.2.10. Регламент бизнес-процесса 51

6.2.11. Технологический регламент работы в информационных системах 52

6.2.12. Порядок. Правила 54

6.2.13. Номенклатура дел 56

6.3.Управление документацией третьего и четвертого уровня 56

6.3.1. Общие положения 56

6.3.2. Особенности управления некоторыми видами документов третьего и четвертого уровня 56

6.4.Управление документацией базового уровня 64

6.4.1. Управление базовыми документами внешнего происхождения 64

6.4.2. Управление Уставом 64

6.4.3. Коллективный договор 64

6.4.4. Штатное расписание 64

6.4.5. Управление распорядительными документами 64

7.Организация документооборота 69

7.1. Общие требования 69

7.2. Средства доставки и отправки документов 69

7.3. Организация работы с входящей корреспонденцией 69

7.3.1. Первичная обработка. Регистрация поступающих документов 69

7.3.2. Регистрация и учет поступающих документов 71

7.4. Организация работы с исходящими документами 73

7.5.1. Организация документооборота первого и второго уровня документации 74

7.5.2. Организация документооборота третьего и четвертого уровня документации 75

7.5.3. Организация документооборота базового уровня документации 75

8.Формирование документального фонда университета, систематизация документов, их учет и обеспечение сохранности 76

8.1.Составление Номенклатуры дел 76

8.2.Формирование дел 80

8.3. Оформление дел 82

8.4. Оперативное хранение дел, обеспечение сохранности, 85

учета и доступа к документам университета 85

9.Передача документов на хранение в архив 88

9.1. Экспертиза ценности документов 88

9.2. Составление и оформление описей дел 91

9.3. Порядок передачи дел в архив 92

Приложение А 95

Бланк письма 95

Приложение Б 96

Бланк приказа 96

Приложение В 97

Бланк распоряжения 97

Приложение Г 98

Бланк решения Ученого совета 98

Приложение Д 99

Форма бланка структурного подразделения 99

Приложение Е 100

Форма бланка резолюции 100

Приложение Ж 101

Примерный перечень утверждаемых документов 101

Приложение Й 102

Шаблон титульного листа документа, утверждаемого решением Ученого совета 102

Приложение К 104

Шаблон титульного листа документа, утверждаемого приказом ректора 104

Приложение Л 105

Шаблон титульного листа документа, утверждаемого руководителем 105

структурного подразделения 105

Приложение М 107

Форма спецификации процесса 107

Схема оформления делового письма 111

Приложение П 112

Образец гарантийного письма 112

Приложение Р 113

Бланк письма на английском языке 113

Приложение С 114

Образец оформления полного протокола 114

Образец оформления краткого протокола 115

Приложение Т 116

Образец оформления выписки из протокола 116

Образец оформления акта с угловым расположением реквизитов 117

Образец оформления акта с продольным расположением реквизитов 118

Приложение Ф 119

Перечень групп нерегистрируемых документов 119

Приложение Х 120

Основные реквизиты регистрационно-контрольной карточки (РКК) и правила их заполнения 120

Приложение Ц 121

Форма Листа ознакомления персонала 121

Приложение Ш 123

Форма сводной номенклатуры дел университета 123

Приложение Щ 125

Форма листа-заверителя дела 125

Приложение Э 126

Форма внутренней описи документов дела 126

Приложение Ю 127

Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда 127

Приложение Я 129

Форма карты-заместителя дела 129

Приложение 1 130

Форма акта о выдаче дел во временное пользование 130

Приложение 2 132

Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения 132

Приложение 3 133

Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения 133

Приложение 4 134

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу 134

Приложение 5 135

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению 135

Приложение 6 137

Форма титульного листа описи электронных документов постоянного хранения 137

Приложение 7 139

Форма акта приема-передачи документов в архив 139

Приложение 8 140