3.1. Основные принципы бухгалтерского учета в системе 1С:Предприятие
Основным понятием в системе 1С:Предприятие является счет. Счет может быть валютным, содержать субсчета, иметь объекты аналитического учета и т. д. Все счета собраны в план счетов. План счетов - это средство, позволяющее настраивать бухгалтерский учет на требования конкретного предприятия. При настройке плана счетов в конфигурации определяются воз можности ведения бухгалтерского учета.
Для большей детализации получаемой информации используются суб счета. У субсчета, в свою очередь, может быть свой суб - субсчет и т. д. Длина счета и подчиненных ему субсчетов может быть различна и определяется на этапе конфигурирования системы.
При существовании вспомогательных счетов, не попадающих в баланс (забалансовые счета), применяется специальный признак, который ставится у бухгалтерского счета при задании его свойств. Забалансовые счета не должны корреспондировать с основными счетами, т. е. с теми, на основе которых фор мируются итоговые данные для баланса.
Система 1С: Предприятие позволяет вести валютный счет по несколь ким валютам. Эта возможность задается в конфигурации системы. Все исполь зуемые валюты задаются в справочнике валют. Конкретный счет является валютным, если ему задан соответствующий признак в плане счетов.
Для получения информации о наличии и движении средств предприятия не только по счетам, но и в более детальных разрезах предназначено ведение аналитического учета, которое задается в процессе конфигурирования системы. На этапе конфигурирования определяется набор доступных видов субконто. Под видом субконто понимается совокупность однотипных объектов аналити ческого учета.
По счету ведется и количественный учет, эта возможность задается в конфигурации системы. Для количественного счета накапливается итоговая информация в количественном (натуральном) выражении.
Для отражения данных о хозяйственной деятельности предприятия ис пользуются операции. Каждая операция содержит одну или несколько прово док, полностью отражающая в бухгалтерском учете соответствующую хозяйст венную операцию. Каждая из проводок может состоять из одной или несколь ких корреспонденции. Операция включает в себя не только проводки, но и не которую общую часть, характеризующую ее в целом - это содержание опера ции, ее общая сумма, дата, номер, а также другие реквизиты, определяемые конфигурацией.
Для ведения бухгалтерского учета нескольких предприятий в одной ин формационной базе используется разделитель учета, например «Фирма», который заносится в каждую проводку и позволяет получать все бухгалтерские ито ги по каждому такому значению отдельно. Это позволяет фактически получать несколько независимых балансов. Разделение учета определяется на этапе конфигурирования системы.
Комплексная конфигурация позволяет не только вести собственно бухгалтерский учет, но и предоставляет мощные средства для работы с первичными документами: пла тежными поручениями, счетами на оплату, накладными, доверенностями и т. д.
Для получения бухгалтерских итогов в системе используются стандарт ные, регламентированные, специализированные отчеты. Стандартные отчеты входят в состав типовой конфигурации, предназначены для использования практически в любых организациях и для любых разделов учета. Регламенти рованные отчеты предназначены для передачи различным контролирующим инстанциям. Специализированные отчеты создаются обычно в конкретной конфигурации непосредственно для данной организации.
Общие принципы работы системы
Начиная работать с системой, пользователь должен подготовить систему к формированию первичных документов и к ведению бухгалтерского учета. Возможности системы позволяют существенно изменить или полностью соз дать заново конфигурацию.
Большая часть информации, необходимой системе для работы с докумен тами и ведения учета, содержится в константах и справочниках, поэтому необ ходимо их заполнить.
Следующим шагом должна стать настройка бухгалтерских счетов - са мый ответственный этап подготовки системы к ведению учета. Состав счетов и настройка ведения учета по счетам может быть в дальнейшем изменена, но из менение настройки счетов часто является весьма сложным процессом, так как может потребовать корректировки уже введенных проводок для получения бо лее детальной информации, чем было определено сначала.
Далее идут настройки корректных проводок и типовых операций. Последними вводят входящие остатки на момент начала ведения учета в системе 1С: Предприятие.
Во всех режимах системы пользователь работает с формой, под которой понимается окно, содержащее различные элементы данных для просмотра или заполнения (реквизиты, списки), а также управляющие элементы (кнопки, за кладки).
Любая форма в системе содержит различные управляющие элементы: ре квизиты (поля ввода), кнопки, списки, поля со списками, флажки и закладки. Эти элементы внешне являются стандартными элементами управления Windows и одновременно отражают определенные типы данных системы и выполняют действия по управлению системой.
В системе предусмотрены сервисные возможности, такие как:
временная блокировка, предназначенная для того, чтобы пользователь мог отойти от компьютера, не выходя из системы, и при этом никто не мог бы выполнить каких-либо действий в его отсутствие с работающей системой;
установка параметров, предназначенных для настройки работы различных режимов программы для конкретного пользователя;
калькулятор;
календарь;
служебные окна (табло, окно сообщений), предназначенные для выдачи различной вспомогательной информации;
панели инструментов, представляющей собой окно с набором кнопок, на жатие на которые вызывает немедленное выполнение связанной с этой кнопкой команды.
План счетов бухгалтерского учета
Одной из стадий учетного процесса является систематизация, обобщение и группировка информации, полученной из первичных документов, а также ее отражение на счетах бухгалтерского учета. Перечень синтетических счетов, отражающих систематизированную группировку информации о различных сторонах деятельности хозяйствующего субъекта, называют планом счетов бухгалтерского учета. Его построение позволяет получить информацию для целей управления организацией, контроля в интересах собственников, органов государственной и исполнительной власти, других заинтересованных лиц.
В соответствии с порядком, установленным на территории Российской Федерации, хозяйствующие субъекты (кроме кредитных и бюджетных организаций) используют единый План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации. На его основе и построен предопределенный план счетов бухгалтерского учета, который лежит в основе системы 1С:Предприятие.
Компьютерный план счетов реализован при помощи объекта метаданных Планы счетов (рис.3.1.). Он представляет собой упорядоченный список записей, каждая из которых описывается набором характеристик (значений реквизитов):
признак режима, в котором введена запись;
код;
наименование;
подчинение;
тип счета;
вид счета;
использование в проводках;
признаки валютного и количественного учета;
ведение аналитического учета.
В режиме конфигурирования в план счетов системы введены те счета бухгалтерского учета первого и второго уровней, которые предусмотрены единым Планом счетов, а также субсчета, для которых в системе предусмотрены специальные алгоритмы обработки учитываемой на них информации. При необходимости пользователь имеет возможность добавить в план счетов собственные счета и субсчета в режиме работы с информационной базой.
Каждый счет и субсчет компьютерного плана счетов имеет номер (код), который формируется по шаблону ***.**.*. первые три позиции слева предназначены для номеров счетов первого порядка, две позиции после точки – для номеров счетов второго порядка (субсчетов), последняя позиция в шаблоне – для счетов третьего порядка. Балансовые и забалансовые счета компьютерного плана счетов системы 1С:Предприятие имеют те же номера, которые установлены единым Планом счетов. Нумерация счетов первого уровня имеет некоторые особенности – для того, чтобы субсчета располагались в порядке возрастания номеров, коды субсчетов с 1 по 9 начинаются с символа 0. например, открытый к счету 01»Основные средства» субсчет «Основные средства в организации» имеет номер 01.01.
Рисунок 3.1. Фрагмент компьютерного плана счетов бухгалтерского учета
В реквизите Наименование указывается полное наименование счета или субсчета, которое обычно совпадает с наименованием согласно единого Плана счетов бухгалтерского учета. Важную роль в настройке компьютерного плана счетов имеет реквизит Подчинение счету. Дело в том, что деление на счета и субсчета – это всего лишь наша интерпретация того, что мы видим, просматривая компьютерный план счетов на экране. На самом деле без дополнительной настройки система считает, что все записи плана счетов самостоятельны, независимы и равноценны. Использование реквизита Подчинение счету позволяет показать системе связь между счетом и открытыми к нему субсчетами.
Свойства объекта метаданных Планы счетов позволяет указывать в проводке как синтетический счет, так и открытый к нему субсчет. При этом, если счет имеет хотя бы один субсчет, в проводке указывается субсчет.
Для каждого счета (субсчета) компьютерного плана счетов задается его вид по отношению к балансу. Так как счет может быть определен как активный, пассивный или активно-пассивный, то в графе Вид счета помечается соответственно буквами А (активный), П (пассивный), А/П (активно-пассивный). Вид счета используется системой при анализе ввода начальных остатков. Например, если для активного счета 51 «Расчетные счета» ввести сумму начального остатка по кредиту счета, то в сформированном системой отчете «Оборотно-сальдовая ведомость» конечное сальдо счета 51 будет выделено красным цветом со знаком «минус». Для пользователя это служит сигналом проверки правильности оформления записей на счете.
Характеристика счета Забалансовый определяет принцип отражения учетной информации на счете или субсчете. По этому основанию все счета компьютерного плана счетов делятся на балансовые и забалансовые. Учет на балансовых счетах построен по принципу двойной записи, в соответствии с которым хозяйственная операция одновременно отражается по дебету одного счета (субсчета) и кредиту другого счета (субсчета). Например, при погашении задолженности поставщику формируется запись по дебету субсчета 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и кредиту счета 51 «Расчетные счета».
Учет же на забалансовых счетах ведется с помощью простой записи, без корреспонденции между счетами. Например, при получении давальческого сырья на переработку формируется простая запись по дебету забалансового счета 003.01 «Материалы на складе», а при передаче этого сырья в производство – запись по кредиту счета 003.01. В экранной форме забалансовые счета помечаются в группе реквизитов Учет по счету с помощью указателя Забалансовый. Если счет определен как забалансовый, то система не контролирует наличие корреспондирующего счета в проводке с его использованием.
По операциям, совершаемым в иностранной валюте, нормативными актами предусмотрено ведение учета одновременно в иностранной валюте и валюте Российской Федерации. Например, ведение учета в валюте предусмотрено по кредитам банков, выданным в иностранной валюте, расчетам с иностранными покупателями и поставщиками, если расчеты ведутся в валюте, отличной от валюты Российской Федерации, и т.д.
Информация по хозяйственным операциям в иностранной валюте в системе обобщается на отдельных субсчетах. Коды таких субсчетов начинаются с цифры 2, например 50.21 «Касса организации в валюте», 60.21 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в валюте)», 62.21 «Расчеты с покупателями и заказчиками (в валюте)» и т.д.
Для включения режима поддержки ведения валютного учета по конкретному счету (субсчету) в описании его свойств устанавливается указатель Валютный в группе реквизитов Учет по счету. Если счет (субсчет)определен как валютный, то система при вводе бухгалтерской записи с использованием этого счета запрашивает валютную сумму, а сумму в рублях рассчитывает как произведение валютной суммы на курс валюты на дату выполнения операции. Курсы используемых валют вносятся в справочник «Валюты» и регулярно обновляются пользователем через Интернет или вручную.
По отдельным видам имущества наряду с учетом в денежном выражении требуется вести натуральный учет. Такой учет предусмотрен, например, для материалов, товаров, готовой продукции и т.д. Для ведения количественного учета по конкретному счету (субсчету) в описании его свойств устанавливается указатель Количественный в группе реквизитов Учет по счету. Если по счету (субсчету) ведется количественный учет, то при вводе проводки с использованием этого счета система запрашивает количество и цену, а сумму проводки рассчитывает как произведение цены на количество.
Нормативными документами по бухгалтерскому учету может быть предусмотрено ведение на счете аналитического учета. Например, на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» учет необходимо вести по каждому подотчетному лицу, на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - по каждому дебитору и кредитору и т.д. При этом на некоторых счетах аналитический учет необходимо вести одновременно в нескольких разрезах. Например, на счете 10 «Материалы» аналитический учет необходимо вести по местам хранения материалов и по отдельным их наименованиям, на счете 43 «Готовая продукция» - по местам хранения и отдельным видам готовой продукции и т.д.
Как уже было сказано ранее, для обозначения аналитического учета используется понятие Виды субконто. Например, видами субконто являются контрагенты, виды платежей в бюджет (фонды), партии товарно-материальных ценностей и т.д. Каждому виду субконто соответствует множество конкретных объектов одного вида, которые образуют массив – справочник, перечисление или иной набор объектов аналитического учета. Так, виду субконто Работники организации соответствует справочник, включающий сведения о физических лицах, с которыми организация ведет расчеты по оплате труда; виду субконто Уровни бюджетов – перечисление, элементами которого являются наименования бюджетов для зачисления налогов; виду субконто Расчетные документы – различные виды расчетных документов (Платежное поручение исходящее, Поступление дополнительных расходов, Акт об оказании производственных услуг и т.д.).
Способы регистрации хозяйственных операций
Ведение учета в автоматизированной информационной системе подразумевает сплошную, непрерывную, документально обоснованную и взаимосвязанную регистрацию всех совершаемых в организации хозяйственных операций. Под сплошным отражением хозяйственной деятельности понимается обязательный учет всего имущества, всех видов обязательств, всех хозяйственных операций организации. Под документированием понимается оформление первичного учетного документа, фиксирующего факт совершения хозяйственной операции. Например, операции по кассе оформляются приходными и расходными ордерами, отгрузка товара – выпиской накладной и счета-фактуры.
Первичные документы, в том числе подготовленные в компьютерной бухгалтерии, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
наименование документа (формы);
коды формы;
дата составления;
содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личные подписи и расшифровки.
Оформляются первичные учетные документы по установленным формам. Если для регистрации хозяйственной операции не предусмотрена типовая форма, то обычно составляется бухгалтерская справка, например, при начислении процентов по кредиту банка, при зачете взаимных требований и т.д.
Взаимосвязанность отражения обусловлена зависимостью совершаемых фактов между собой. Например, после перечисления налогов уменьшится не только задолженность перед бюджетом, но и остаток денежных средств на расчетном счете. Взаимосвязанное отражение хозяйственной деятельности организации в бухгалтерском учете обеспечивается способом двойной записи в соответствии с Планом счетов. Двойная запись или проводка подразумевает, что сумма каждой хозяйственной операции записывается на счетах дважды – по дебету одного счета и кредиту другого.
В системе 1С:Предприятие реализована модель, согласно которой все записи на счетах бухгалтерского и налогового учета (то есть записи в регистрах бухгалтерии) формируются документами конфигурации. Но на практике возможны случаи, когда хозяйственные операции единичны или лишь изредка повторяются, например выдача работнику займа или увеличение уставного капитала. Для отражения таких операций в систему включен специальный документ «Операции», с помощью которого проводки могут быть введены вручную или по предварительно настроенному шаблону (рис 1.4.).
Ряд хозяйственных операций с точки зрения их отражения в регистрах учета имеют однотипный характер, то есть регистрируются одинаковым набором взаимосвязанных проводок. Например, создание резерва на оплату отпусков включает начисление сумм страховых взносов как части резерва, покупка иностранной валюты – комиссионные услуги банка и т.д. для регистрации подобных хозяйственных операций может быть использован механизм «типовая операция». В общем случае типовая операция представляет собой шаблон – сценарий формирования проводок для регистрации в бухгалтерском и налоговом учете какого-либо хозяйственного факта. Как и при ручном способе, регистрация хозяйственной операции с использованием шаблона проводок производится документом «Операция».
Рисунок 3.2. Окно заполнения документа «Операции»
Наиболее удобным способом регистрации учетной информации является регистрация с помощью документов. Режим использования настроечных документов позволяет автоматически генерировать проводки на основании информации, введенной в экранную форму документа. Например, при поступлении денежных средств в кассу необходимо выписать приходный кассовый ордер и отразить операцию на счетах бухгалтерского учета. При использовании компьютерного документа «Приходный кассовый ордер» в экранную форму заполняют те же реквизиты, что и при выписке ордера вручную, но проводки формируются автоматически (рис 3.3.).
Рисунок 3.3. Пример заполнения документа «Приходный кассовый ордер»
Документы системы 1С:Предприятие позволяют практически полностью автоматизировать большинство участков бухгалтерского учета. Они охватывают учет кассовых и банковских операций, материально-производственных запасов, расчетов и поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, продаж товаров, работ, услуг и т.д.
Документы системы 1С:Предприятие классифицируют по разным основаниям. По отношению к хозяйственной операции различают документы для отражения совершенных и совершаемых хозяйственных операций. К первым относятся документы, которые фиксируют уже совершенные хозяйственные операции, например, зачисление денежных средств на расчетный счет, потребление услуг сторонних организаций и т.д.
Ко вторым относятся компьютерные документы, предназначенные для отражения совершаемых хозяйственных операций. Такие документы, как правило, имеют печатную форму для вывода на бумажный носитель первичного документа установленного образца. Работают с таким документом в два этапа. Первый этап совпадает с началом совершения хозяйственной операции. Он включает заполнение экранной формы документа, вывод печатной формы на бумажный носитель и сохранение документа в информационной базе. На втором этапе документ вновь открывают, уточняют значения отдельных реквизитов, вновь сохраняют, но при этом проводят. В качестве примера можно привести документы Платежное поручение входящее, Реализация товаров и услуг и т.д.
По другому основанию различают документы, предусматривающие и не предусматривающие создание записей в регистрах бухгалтерии. К первым относятся документы, ввод которых не изменяет итогов на счетах и, как следствие, не изменяет состояние регистров бухгалтерии. В качестве примера можно привести документы Счет на оплату покупателю, Зарплата к выплате организации и т.д.
В модуль большинства документов системы включена процедура проведения. В общем случае проведением документа называется действие, которое отражает данные документа в тех или иных учетных механизмах. При проведении документа содержащаяся в нем информация учитывается в регистрах путем создания записей регистров. Применительно к бухгалтерскому и налоговому учету проведение документов подразумевает создание записей регистров бухгалтерии.
|
