МЕТОДИКА ЗАПОЛНЕНИЯ ПРОТОКОЛА СОВЕЩАНИЯ
Протокол совещания должен состоять из следующих разделов:
«Вводная часть»;
«Участники»;
«Вопросы»;
«Решили»;
«Лист согласования».
«Вводная часть»
Во вводной части протокола совещания указываются наименование организации, наименование вида документа, дата и место проведения совещания, а также повестка совещания.
Наименование организации всегда указывается вместе с организационно-правовой формой и должно соответствовать официально установленному наименованию. При этом организационно-правовая форма должна быть написана не в виде аббревиатуры, а в расшифрованном виде.
Пример:
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«ТАТНЕФТЬ»
Имени В.Д. Шашина
После наименования организации указывается информация об утверждении документа. Информация указывается в правой части документа. Информация включает должность лица, утверждающего документ, его ФИО, а также дату утверждения документа. Должностное лицо, утверждающее документ, ставит подпись напротив своей фамилии.
Пример:
УТВЕРЖДАЮ
Начальник ДИТ
____________ Н.Е. Гатауллин
«11» февраля 2013 г.
После информации об утверждении документа указывается наименование вида документа и повестка совещания в соответствии с названием проекта, зафиксированным в Приказе о запуске проекта.
Пример:
ПРОТОКОЛ
совещания по вопросам разработки информационной системы управления персоналом открытого акционерного общества «Татнефть»
После наименования повестки совещания следует указать дату и место проведения совещания. Датой совещания является день его проведения. Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола совещания включает даты его начала и окончания. После фиксации даты начала и окончания совещания необходимо указать место проведения совещания.
Пример:
10 февраля 2013 г.
Альметьевск
«Участники»
В разделе «Участники» перечисляются должности, инициалы и фамилии должностных лиц организации, которые участвовали в обсуждении и принятии решений на совещании. Фамилии участников совещания должны располагаться в алфавитном порядке.
Пример:
Участники:
Заместитель Начальника отдела кадров - И.В. Атюнькина
Специалист Отдела кадров - Т.С. Волкова
Системный администратор - Е.В. Капралов
Помощник специалиста Отдела кадров - А.М. Чернова
«ВОПРОСЫ»
В разделе «Вопросы» указываются вопросы, требующие обсуждения участниками совещания. Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения. Текст в данном разделе должен отражать суть обсуждаемых вопросов.
Все проблемные вопросы проекта, указанные в аналитическом отчете о ходе проекта, должны быть обсуждены на совещании и внесены в протокол совещания по проблемным вопросам проекта.
Пример:
ВОПРОСЫ:
Возможный сдвиг сроков окончания проекта.
Нехватка исполнителей для тестирования информационной системы.
«РЕШИЛИ»
Текст раздела «Решили» состоит из отдельных пунктов, соответствующих вопросам повестки совещания. Пункты нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня. В каждом пункте должно быть указано решение по соответствующему вопросу повестки. Также указываются лица, за которыми фиксируется ответственность за реализацию решений, и сроки исполнения решений.
Пример:
РЕШИЛИ:
1.1 Изменить программу обучения персонала по работе с информационной системой.
Отв.: Т.С. Волкова Срок – 11.02.2013
1.2 Скорректировать План-график проекта.
Отв.: Т.С. Волкова Срок – 11.02.2013
2.1 Подготовить предложения по распределению ответственности между участниками проектной команды.
Отв.: И.В. Атюнькина Срок – 14.02.2013
2.2 Скорректировать Устав проекта.
Отв.: И.В. Атюнькина Срок – 14.02.2013
После раздела «Решили» указывается ФИО секретаря, ведущего протокол. После формирования и согласования протокола совещания секретарю необходимо поставить свою подпись.
Пример:
Протокол вел __________ А.М. Чернова
«Лист согласования»
Раздел «Лист согласования» необходимо начинать с нового листа. В данном разделе указываются должности участников совещания, имеющих полномочия на принятие решений по проекту, их инициалы и фамилии. По итогам совещания указанные участники совещания должны поставить подпись напротив своих ФИО.
Пример:
Лист согласования
к протоколу совещания по вопросам разработки информационной системы управления персоналом открытого акционерного общества «Татнефть»
Должность
|
Подпись
|
И.О. Фамилия
|
Заместитель Начальника отдела кадров
|
______________
|
И.В. Атюнькина
|
Специалист Отдела кадров
|
______________
|
Т.С. Волкова
|
Системный администратор
|
______________
|
Е.В. Капралов
| |
