Руководство
по созданию номенклатуры
Номенклатура дел.
Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел организаций с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», введен в действие постановлением Госсстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28))
Номенклатура дел – один из основных документов, который должен быть разработан в фирме. В нем содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, где и в течение какого времени они должны храниться.
В номенклатуре дел содержатся заголовки дел (папок) ВСЕХ ДОКУМЕНТОВ, с которыми работает фирма (входящих, исходящих, внутренних). Обычно номенклатура дел составляется в качестве единого документа для всей фирмы. При этом она включает в себя номенклатуры отдельных подразделений. Например, канцелярии, секретариата, финансового отдела, административного отдела.
Содержание номенклатуры дел оформляется в виде таблицы.
Создание номенклатуры дел
Для того, чтобы создать номенклатуру дел, необходимо:
Войдите в настройки системы (ссылка находится в левом нижнем углу страницы)
В разделе Редактирование справочников и структур данных пройдите по ссылке «Структура моей организации»
Создайте папку, для этого нажмите на «Добавить подгруппу» (красный плюсик),
В новом окне введите название (в нашем случае «Номенклатура_дел_1») и сохраните.
Теперь рядом с названием созданной номенклатуры дел вы увидите иконки, отображающие возможные действия, которые можете совершить касательно данной номенклатуры.
Данные отображают следующее: «Создать подгруппу», «Редактировать», «Удалить», «Назначить пользователей», «Упорядочить пользователей», «Просмотреть номенклатуру» (прописано в том порядке, в котором изображены иконки).
Для создания номенклатуры нажмите на последнюю иконку  ,
В появившемся меню нажмите «создать шаблон номенклатуры», для создания вида номера документа.
Введите название шаблона номенклатуры, далее выберете форму отображения будущих номенклатур дел путем выбора определенных гиперссылок.
Рассмотрим следующий вид номенклатур.
Нажмите «индекс дела» - будущее название номенклатуры дела (на пример ВХ)
Нажмите «константа» - для введения символа.
Нажмите «порядковый номер» - для дальнейшего присвоения автоматического порядкового номера.
Нажмите «константа» - для введения символа.
Нажмите «текущий год» - для автоматического проставления текущего года.
Выбрать из выпадающего списка ответственного лица (Сотрудник организации за чьей подписью уходят документы или на кого ведется роспись документов из сторонних организаций).
Нажмите кнопку сохранить для применения изменения в системе.
При показанном на картинке шаблоне номенклатура примет следующий вид:
«ВХ-12345/2014»
В появившемся шаблоне нажать кнопку «добавить дело»
Далее необходимо заполнить следующие данные номенклатуры:
Ввести наименование индекса дела.
Ввести название дела.
Выбрать в каком блоке будет применим данный индекс.
Выбрать делопроизводителей кто будет регистрировать данную номенклатуру дел
Нажать кнопку сохранить для применения изменений
Номенклатура дел в данном шаблоне создана, и выглядит следующим образом.
Если требуется, то возможно редактирование номенклатуры или добавление нового шаблона для применения нового вида номенклатуры дел.
|
