Что такое документы с грифом «Для служебного пользования»
Слайд 1
Документы с грифом «Для служебного пользования» - это документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, относящуюся к несекретной информации, касающуюся деятельности организации, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.
Общепринятым сокращением для обозначения документов, содержащих информацию ограниченного делопроизводства является аббревиатура - ДСП
При работе с документами с грифом «Для служебного пользования» необходимо опираться на следующие акты:
Слайд 2
- постановление Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 года № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти»;
- постановление Губернатора Хабаровского края от 27 января 2011 года № 5 «Об утверждении положения о порядке обращения с конфиденциальной информацией и мерах по обеспечению ее защиты и сохранности в Правительстве Хабаровского края».
Учет документов с грифом «Для служебного пользования»
При учете документов с грифом «Для служебного пользования» необходимо фиксировать не только данные о самом документе, включая количество его экземпляров и листов, поскольку утрата экземпляра или отдельных листов при безучетном их хранении зачастую приводит и к утечке информации, но и любое движение и местонахождение документа, что позволяет, помимо расширения справочно-поисковых данных о документе, обеспечивать персональную ответственность за его сохранность и качественно проводить проверки наличия документов с целью своевременного обнаружения их возможных утрат.
Слайд 3
Документы с грифом «Для служебного пользования», образующиеся в делопроизводстве организации, можно разделить на три группы:
1. поступившие (входящие);
2. исходящие;
3. внутренние документы (это документы, образующиеся в процессе повседневной деятельности организации и не покидающие ее пределов, например: акты, инструкции).
Прием и учет документов с грифом ДСП осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.
Слайд 4
Этапы прохождения входящей документации, содержащей информацию ограниченного распространения
прием корреспонденции;
регистрация документов с добавлением к регистрационному номеру документа отметки «ДСП»;
передача на резолюцию руководству (через реестр движения документа с грифом «ДСП»);
занесение резолюции руководства в учетные формы;
тиражирование (осуществляется только с письменного разрешения руководителя с проставлением отметки на оригинале тиражируемого документа и в учетных формах);
передача специалистам структурных подразделений организации (через реестр движения документа с грифом «ДСП»);
помещение исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел;
хранение документа до передачи в архив или на уничтожение.
Таким образом, движение обычной документации и документов с грифом ДСП практически одинаковое. Различие заключается в емкости фиксируемой информации о документе и его движении.
В «Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения» записано, что при небольшом объеме документов с грифом ДСП их учет разрешается вести совместно с обычными документами. Однако формы учета простых документов не отражают всех показателей, необходимых для учета документов с грифом ДСП, что создает условия для утраты документов. К тому же при совместном учете усложняется работа по регистрации, проведению проверок наличия, поиску, систематизации документов, содержащих информацию ограниченного распространения. Поэтому оптимальным вариантом является раздельный учет простых документов и документов с грифом ДСП.
На наш взгляд, для осуществления учета документов с грифом ДСП целесообразно вести 3 журнала (соответственно, для входящей, исходящей и внутренней документации раздельно) по следующим формам:
Слайд 5
Журнал учета входящих документов и изданий с грифом «Для служебного пользования».
Слайд 6
Журнал учета исходящих документов и изданий с грифом «Для служебного пользования».
Слайд 7
Журнал учета внутренних документов и изданий с грифом «Для служебного пользования».
В представленных формах журналов отражены наиболее важные реквизиты документа, позволяющие отследить всю «судьбу» документа начиная с момента его поступления или создания и до момента уничтожения или передачи на хранение в архив.
Помимо регистрации документов в журнале учета входящих документов, необходимо вести реестр движения документа.
Слайд 8
Реестр движения документа с грифом «Для служебного пользования»
Пересылка документов ограниченного распространения должна осуществляться только заказными почтовыми отправлениями, спецсвязью или фельдсвязью с пометкой на конверте «Для служебного пользования» или «ДСП»
ЖУРНАЛ
учета входящих документов и изданий
с грифом «Для служебного пользования»
Дата поступления и номер документа п/п
|
Дата и исходящий номер документа
|
Откуда поступил документ
|
Вид документа и краткое содержание
|
Количество листов/номер экземпляра
|
документа
|
приложения
|
всего
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
Окончание
Резолюция и/или кому направлен на исполнение
|
Отметка о взятии на контроль и срок исполнения
|
Дата и расписка
|
Индекс (номер) дела, куда подшит документ
|
Отметка об уничтожении или передачи в архив (номер и дата акта)
|
|
|
о получении
|
о возврате
|
|
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
|
|
|
|
|
|
ЖУРНАЛ
учета исходящих документов и изданий
с грифом «Для служебного пользования»
Дата регистрации и номер документа п/п
|
Наименование адресата (кому направлен документ)
|
Краткое содержание документа
|
Ф.И.О. исполнителя, должность
|
Количество листов/номер экземпляра
|
документа
|
приложения
|
всего
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
Окончание
Вид отправления (нарочно, фельдъегерской связью, заказным или ценным почтовыми отправлениями)
|
Дата отправления /передачи документа (роспись в получении/отправлении с указанием Ф.И.О. и должности)
|
Индекс (номер) дела, куда подшит документ
|
Отметка об уничтожении или передачи в архив (номер и дата акта)
|
примечание
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
|
|
|
|
|
|
ЖУРНАЛ
учета внутренних документов и изданий
с грифом «Для служебного пользования»
Дата регистрации и номер документа п/п
|
Реквизиты документа
|
Вид документа и его краткое содержание
|
Ф.И.О. исполнителя, должность
|
1
|
2
|
3
|
4
|
Окончание
Количество листов/номер экземпляра
|
Индекс (номер) дела, куда подшит документ
|
Отметка об уничтожении или передачи в архив (номер и дата акта)
|
примечание
|
документа
|
приложения
|
всего
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
РЕЕСТР
движения документа с грифом «Для служебного пользования»
№ п/п
|
ФИО
|
Дата и время получения
|
Подпись
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| |
