Основные понятия Microsoft Access
База данных (БД) – это совокупность сведений, относящихся к определенной теме или задаче.
Реляционные БД – базы данных с табличной формой организации информации. Реляционная БД состоит из одной или нескольких взаимосвязанных двумерных таблиц.
СУБД (Система Управления Базами Данных) – программное обеспечение для работы с базами данных. Большинство современных СУБД предназначено для работы с реляционными базами данных.
Данные – это все, что вы хотите сохранить и к чему намерены обращаться неоднократно. В Microsoft Access данными могут быть тексты, числа, даты и картинки. Если, например, вы продаете книги, то можете хранить их названия, изображения обложек, координаты авторов, количество пачек на складе, цены на них, даты продаж.
Запись – строка таблицы. Одна запись содержит информацию об отдельном объекте, описываемом в БД.
Поле – столбец таблицы. Поле содержит определенное свойство объекта. Каждое поля имеет имя. Внутри имени поля нельзя использовать пробелы. Для связки между словами можно ставить знак подчеркивания.
Первичный (главный) ключ БД – это поле или группа полей, с помощью которых можно однозначно идентифицировать запись. Значение первичного ключа не должно повторяться у разных записей.
Тип поля определяет множество значений, которые может принимать данное поле в различных записях. В реляционных базах данных используется четыре основных типа полей: числовой, символьный, дата, логический. Логический тип соответствует полю, которое может принимать всего два значения: «да» – «нет» или «истина» – «ложь».
Таблица базы данных – это совокупность сведений, относящихся к определенной теме или категории объектов.
Лабораторная работа № 1 Создание таблиц
Цель работы:
получить понятие о шаблонах в MS-ACCESS;
изучить структуру объекта MS-ACCESS «таблица»;
научиться задавать полям различные типы данных;
получить понятие о реляционных базах и плюсах предоставляемых ими.
Введение
СУБД MS ACCESS имеет следующую структуру:
таблицы – для постоянного хранения данных;
запросы – для вызова данных из таблиц по определенному шаблону и их дальнейшей обработки;
формы – для удобного ввода и просмотра данных;
отчеты – для удобного вывода заданной информации на печать;
макросы – для задания свойств открываемых объектов и настройки порядка их работы;
модули – для упрощения вызова, ранее созданных функций.
Таблицы состоят из полей и записей. Полями называются столбцы, а строки – записями. Внести запись в таблицу означает заполнить данными какую-нибудь строку. Чтобы создать таблицу, необходимо определить ее поля, типы данных этих полей и иногда некоторые дополнительные свойства этих полей. Не все данные занимают в компьютере одинаковое место. Для их компактного хранения необходимо четко определить, что это: текст или число, дата или логический символ. В базах данных под каждый тип данных резервируется некоторое пространство, и если известно наперед, что оно не будет использовано до конца, его необходимо уменьшить. Как это сделать, вы увидите по ходу выполнения данной работы.
Задание № 1
Формирование таблиц
Порядок выполнения работы
Запустите программу MS ACCESS.
В появившемся диалоговом окне установите флажок напротив опции «новая база данных» и подтвердите операцию.
В следующем диалоговом окне вы должны выбрать папку для базы данных и задать ее имя, например, Европа.
На экране появится окно с шестью вкладками, это и есть ваша база данных (она пока пустая) (рис. 1).
Перейдите на вкладку «таблицы».
Щелкнете мышью по кнопке «создать».
В появившемся диалоговом окне выберите режим создания (конструктор) и подтвердите данную операцию.
Рис. 1
В столбец «имя поля» заносят имена столбцов будущей таблицы (при этом нельзя использовать некоторые символы, в том числе точки и запятые). В столбце «тип данных» выбирают (используя кнопку вызова списка) тип данных. А то, что заносится в столбец «описание», затем появляется в виде комментариев в строке состояния (для проверки в одной из строк этого столбца напишите фразу: база данных студент ... группа...) (рис. 2).
Рис. 2
Появившееся окно заполняют следующим образом:
Название поля
|
Тип данных
|
Код страны
|
Счетчик
|
Страна
|
Текстовый
|
Столица
|
Текстовый
|
Население
|
Числовой
|
Религия
|
Текстовый
|
Строй
|
Текстовый
|
После ввода полей и типов данных желательно задать ключевое поле. Так как значения в ключевом поле должны быть уникальными, т.е. не повторяющимися, то в этом качестве следует выбрать поле код страны.
Для этого необходимо щелкнуть правой клавишей мыши по заданному полю и в появившемся меню, выполнить команду ключевое поле.
Закройте окно конструктора и при запросе о сохранении задайте имя Страны Европы.
Откройте таблицу для заполнения данными (рис. 3). (Заметьте, что поле с типом данных счетчик будет заполняться самостоятельно.)
Для примера заполните ее следующими данными.
Код страны
|
Страна
|
Столица
|
Население
|
Религия
|
Строй
|
1
|
Дания
|
Копенгаген
|
5130000
|
Протестантизм
|
Монархия
|
2
|
Франция
|
Париж
|
55860000
|
Католицизм
|
Республика
|
3
|
Румыния
|
Бухарест
|
23014000
|
Православие
|
Республика
|
4
|
Монако
|
Монако
|
282000
|
Католицизм
|
Княжество
|
5
|
Германия
|
Бонн
|
77370000
|
Протестантизм
|
Республика
|
 Рис. 3
Посчитайте максимальное количество символов в каждом из полей с текстовыми данными и, на всякий случай, прибавьте к значениям 5.
Откройте таблицу в режиме конструктора.
По очереди переводя текстовый курсор в каждое из текстовых полей, задайте в окне свойств поля его размер (значения из пункта 10).
Просмотрите, какие еще настройки можно задавать текстовым полям.
Просмотрите, какие настройки можно задавать другим полям.
Закройте таблицу с сохранением.
Сохраните эту базу данных на дискете для следующей лабораторной работы. В отличие от ранее изученных программ для этого необходимо закрыть ACCESS и скопировать файл базы одним из средств Windows.
Задание № 2
Разделение данных на две таблицы
Порядок выполнения работы
1. Откройте базу данных Европа
2. Создайте таблицу Религия с полями:
Название поля
|
Тип данных
|
Код_религии
|
Счетчик
|
Религия
|
Текстовый
|
3. Поле Код_религии сделайте ключевым
4. Создайте таблицу Строй с полями:
Название поля
|
Тип данных
|
Код_строя
|
Счетчик
|
Строй
|
Текстовый
|
5. Поле Код_строя сделайте ключевым.
6. Заполните эти таблицы (таким образом, напротив каждой религии и каждого строя будет стоять его код).
7. Откройте таблицу Страны Европы и замените названия в полях Строй и Религия на соответствующие им коды в ранее созданных таблицах (для автоматизации попробуйте использовать команду замены из меню правка).
8. Откройте таблицу Страны Европы в режиме конструктора.
9. Для полей Строй и Религия измените тип данных на числовой тип.
10. Одновременно установите им размер поля Длинное целое (так как связываемые поля, как правило, должны иметь одинаковый тип данных).
Задание № 3
Установка связи между двумя таблицами
Порядок выполнения работы
Выполните команду Схема данных из меню Сервис.
В диалоговом окне добавления таблиц добавьте в схему все три таблицы.
На поле Код_религии таблицы Религия нажмите левую клавишу мыши и, удерживая ее, перетащите на поле Религия таблицы Страны Европы (рис. 4).
Рис. 4
В появившемся диалоговом окне необходимо установить нужную связь: флажок напротив опции обеспечение целостности данных означает, что перед тем как занести данные в подчиненную таблицу, программа будет проверять их на соответствие главной. (Таблица Страны Европы является подчиненной для таблиц Религия и Строй.) Флажок напротив опции каскадное обновление связанных полей означает, что изменения в главной таблице автоматически будут влиять на подчиненную таблицу. Флажок напротив опции каскадное удаление связанных полей означает, что поля, удаленные в главной таблице, будут удалены и в подчиненной.
Установите все эти флажки.
Аналогичную операцию проделайте с таблицами Страны Европы и Строй (Если связь не устанавливается, еще раз проверьте типы данных связываемых полей.)
Закройте схему с сохранением.
Сохраните базу данных на дискету.
Контрольные вопросы
Что называется базой данных?
Чем поле отличается от записи?
Какие основные функции СУБД и что это такое?
Какие структуры ACCESS вы знаете?
Для чего служит структура «таблица»?
Для чего данным задаются различные типы?
Что можно настроить в свойствах поля таблицы?
Для чего данные разбивают на несколько таблиц?
Лабораторная работа № 2
Создание запросов на выборку
|
