Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования
Скачать 1.93 Mb.
|
ПРИЛОЖЕНИЕ УТВЕРЖДЕНА постановлением администрации муниципального образования Темрюкский район от 30.03.2010 № 500 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУадминистрации муниципального образования Темрюкский район 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Деятельность администрации муниципального образования Темрюкский район обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией органа власти, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между структурными подразделениями администрации и организациями. 1.2. Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования Темрюкский район (далее - Инструкция) является нормативным документом, регламентирующим организацию делопроизводства и рационального документооборота в администрации муниципального образования Темрюкский район. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело (сдачи на хранение в архив) образует документооборот администрации. Правильная его организация влияет на повышение четкости и оперативности работы управленческого аппарата, своевременность принятия решений по различным вопросам жизнедеятельности муниципального образования. Правила работы с документами ограниченного распространения устанавливаются специальными инструкциями. 1.3. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, требованиями к оформлению документов ГОСТа, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, законами Краснодарского края, а также на основании постановлений главы администрации (губернатора) Краснодарского края. 1.4. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль за выполнением, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Применяемые автоматизированные (компьютерные) технологии обработки документированной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. Правила работы в системах автоматизированной обработки документации излагаются в руководствах по использованию этих систем. 1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации муниципального образования Темрюкский район (далее – администрация) осуществляются управлением делами, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления. 1.6. Переписка между структурными подразделениями администрации по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается. 1.7. Не допускается работа с документами администрации вне служебных помещений. 1.8. Служебная информация, содержащаяся в документах, не подлежит разглашению (распространению). Сведения, содержащиеся в служебных документах, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего с документами. 1.9. Выдача копий правовых актов осуществляется ответственным сотрудником общего отдела с разрешения начальника общего отдела управления делами администрации. 1.10. Руководители структурных подразделений администрации несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность документов. 1.11. При утрате документов руководитель структурного подразделения администрации назначает служебное расследование, о результатах которого информирует заместителя главы муниципального образования Темрюкский район. 1.12. При увольнении или переходе на другую работу сотрудник должен передать числящиеся за ним документы своему руководителю или по его поручению другому сотруднику. 1.13. Вновь принятые сотрудники, деятельность которых связана со служебными документами, в обязательном порядке должны быть ознакомлены руководителем структурного подразделения администрации с настоящей Инструкцией. 2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ 2.1. Служебные документы, как правило, должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных в установленном порядке (приложения № 1, 2). Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги форматом А4 без специального бланка. Порядок изготовления, учета и использования специальных бланков администрации изложен в подразделе 5.1 раздела 5 настоящей Инструкции. 2.2. Каждому виду документа должен соответствовать перечень обязательных реквизитов. Состав и требования к оформлению реквизитов определяются унифицированной системой организационно-распорядительной документации, введенной в действие постановлением Госстандарта России. Состав реквизитов документов и схемы их расположения приведены в приложениях № 1 - 3 к настоящей Инструкции. 2.3. Наименование органа (должностного лица) – автора служебного документа - указывается на бланках документов. 2.4. Наименование вида документа, как правило, указывается на бланках служебных документов (кроме отдельных видов служебных писем). При отсутствии его на бланке данный реквизит печатается прописными буквами согласно схеме расположения реквизитов. 2.5. Датой служебного документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Служебные документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. 2.6. Дату служебного документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 28 июня 2010 года следует оформлять следующим образом: 28.06.2010. Словесно-цифровой способ оформления даты (28 июня 2010 года) применяется при ссылке на правовые акты и документы вышестоящих организаций. 2.7. В служебных документах (доверенностях, гарантийных письмах и т.д.), содержащих сведения финансового характера, в договорах, соглашениях предпочтительным является словесно-цифровой способ оформления дат: 8 ноября 2010 года. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и выполнением, должны датироваться и подписываться. 2.8. Регистрационный номер отправляемого документа состоит из утвержденного электронного индекса структурного подразделения администрации, порядкового номера отправляемого документа, двузначного цифрового изображения года и порядкового номера дела по номенклатуре (03 – 327/10 – 05). 2.9. Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Длина строки, входящей в наименование адресата, не должна превышать 9-10 см и ограничивается верхней и правой границами текстового поля. Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления организациям, не входящим в структуру органов исполнительной власти Краснодарского края и в органы местного самоуправления муниципального образования Темрюкский район. 2.10. Адресат указывается на отправляемых документах (письмах). Наименование организации (структурного подразделения) указывают в именительном падеже, должность лица и его фамилию указывают в дательном падеже. При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Например:
или
2.11. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например: Бояджан О.В. Верхняя ул., д.4, кв. 1, ст-ца Старотитаровская, Темрюкский район, Краснодарский край, 353532 2.12. Если письмо отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно. Например: Руководителям структурных подразделений администрации муниципального образования Темрюкский район 2.13. Письмо не должно содержать более четырех адресатов. При этом каждый экземпляр письма должен быть подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишется. При направлении письма более чем в четыре адреса составляется реестр адресатов для рассылки документа и на каждом документе печатается только один адрес. В этом случае допускается направлять адресатам копии документов. 2.14. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. При этом соблюдается следующий порядок написания адреса: наименование адресата (наименование организации); название улицы, номер дома, номер офиса или квартиры; название населенного пункта, области, края, автономного округа (области), республики; название страны (для международных отправлений); почтовый индекс. Например: Государственное унитарное предприятие Краснодарского края «Краснодаркраймедтехника» Красноармейская ул., 60, г. Краснодар, 350000 2.15. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа. Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например: УТВЕРЖДАЮ Глава муниципального образования Темрюкский район (подпись) (инициалы, фамилия) дата 2.16. При необходимости документ может утверждаться постановлением, распоряжением администрации муниципального образования Темрюкский район, приказом руководителя (структурного подразделения администрации с правом юридического лица), протоколом. При этом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например: УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации муниципального образования Темрюкский район от 04.03.2010 № 345 или УТВЕРЖДЕН приказом начальника управления образованием от 23.12.2007 № 8 Реквизиты «Гриф утверждения», «Гриф одобрения», слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» со ссылкой на номер и дату документа располагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются без кавычек. 2.17. Слово УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДАЮ, ОДОБРЕНО, СОГЛАСОВА-НО, ПРИЛОЖЕНИЕ) печатается прописными буквами и отделяется от последующих строк реквизита одинарным межстрочным интервалом. Остальные строки многострочного реквизита печатаются строчными буквами через один одинарный межстрочный интервал, за исключением личной подписи, инициалов и фамилии, которые рекомендуется располагать через два межстрочных интервала от предыдущей строки реквизита. Допускается центрирование данного реквизита относительно самой длинной строки. При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне. 2.18. Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа. В случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, составляется лист согласования. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, инициалы, фамилию и дату согласования. Например: СОГЛАСОВАНО Заместитель главы муниципального образования Темрюкский район (подпись) (инициалы, фамилия) дата Если согласование осуществляют письмом, протоколом или другим документом, гриф согласования оформляют следующим образом: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания экспертной комиссии администрации муниципального образования Темрюкский район от 19.12.2009 № 6 Согласование документа может оформляться не только грифом, но и визой согласования. Виза включает в себя должность визирующего документ, подпись, инициалы, фамилию, дату визирования. Например: Начальник управления экономики и прогнозирования (подпись) (инициалы, фамилия) дата При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Начальник Замечания прилагаются правового управления (подпись) (инициалы, фамилия) дата Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. 2.19. Заголовок (наименование) составляется в основном ко всем документам (кроме телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, напечатанных на листах бумаги формата А5). Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один одинарный межстрочный интервал. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Он формулируется с помощью отглагольных существительных в предложном падеже. Например: О направлении... Об отмене... О состоянии... Заголовок к тексту документа отделяется от реквизита бланка двумя, тремя одинарными межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля через один одинарный межстрочный интервал с прописной буквы. Заголовок в кавычки не заключается, точка в конце заголовка не ставится. 2.20. Текст отделяется от заголовка двумя-тремя одинарными межстрочными интервалами. Текст документа может оформляться в виде связного текста, таблицы, анкеты или соединения этих структур. Текст документа должен обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. 2.21. Для языка служебного документа характерны: лаконичность; точность формулировок, однозначность и единообразие терминов; применение общепринятых (стандартных) словосочетаний; использование прямого порядка слов в предложении; замена местоимений существительными; употребление в распорядительных документах глаголов неопределенной формы: «поручить», «утвердить», «рекомендовать», «предложить» и т. д.; единообразие в написании имен, географических названий, наименований должностей, учреждений; строгий лексический отбор. Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для служебных документов, соответствующих общей тенденции стандартизации делового языка. 2.22. При направлении документа в адрес конкретного должностного лица необходимо начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов «уважаемый» или «уважаемая». Например: Уважаемый Михаил Юрьевич! Допускается также обращение с использованием слов «господин», «госпожа». При этом указывается только фамилия того, к кому обращаются. Например: Уважаемый господин Савельев! или Господин Савельев! 2.23. При подготовке текстов служебных документов применяется текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше (далее - Word 6.0) с использованием шрифтов Times New Roman № 14. Для оформления табличных материалов разрешается использовать шрифт № 12 через один одинарный межстрочный интервал (в исключительных случаях - через два интервала). Для печатания служебных документов используются стандартные листы бумаги формата А4 или А5. Верхняя и нижняя границы текстового поля документа должны составлять 20 мм, левая граница - 30 мм, правая - 10 мм (приложение № 4). Первая строка абзаца начинается на расстоянии 15 мм от левой границы текстового поля. В конце текста письма, перед подписью, возможно употребление слов «С уважением». Эти слова пишутся с прописной буквы с абзаца от левой границы текстового поля документа. Знаки препинания после них не ставятся. 2.24. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну часть. Например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления - просьбу без пояснения, справки, докладные записки - оценку фактов, выводы. 2.25. При необходимости ссылки в тексте отрабатываемого документа на документы других организаций или ранее изданные, их реквизиты указывают в следующей последовательности: наименование документа, наименование организации- автора документа, дату, регистрационный номер, заголовок. 2.26. При наличии в тексте ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой с закрывающей круглой скобкой. Текст сноски печатается через один одинарный интервал в конце каждой страницы или после текста в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце сноски ставится точка. 2.27. При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. Образец приведен в приложении № 5 к настоящей Инструкции. 2.28. В правовых актах, а также документах, адресованных руководителям организаций, текст излагают от первого лица единственного числа. Например: «постановляю», «приказываю», «прошу», «предлагаю». Текст протокола излагают от первого лица множественного числа. Например: «слушали», «выступили», «постановили». В положениях, инструкциях, а также актах, справках используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа. Например: отдел осуществляет функции комиссия установила В письмах используют формы изложения от первого лица множественного числа, например: «Направляем на рассмотрение»; от первого лица единственного числа, например: «Прошу выделить»; от третьего лица единственного числа, например: «Архивный отдел считает необходимым». Тексты документов могут оформляться в виде таблиц. Графы и строки таблиц должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и, начиная со второй страницы, печатаются только номера этих граф. 2.29. Даты и календарные сроки в текстах правовых актов администрации муниципального образования Темрюкский район, актов, служебных писем, приказов, протоколов заседаний (совещаний) и документов, содержащих сведения финансового характера, рекомендуется оформлять словесно-цифровым способом: 13 мая 2011 года; в мае 2011 года; в первом полугодии 2010 года; в первом квартале 2010 года; но: за 11 месяцев 2010 года, в 2004 году, бюджет на 2011 год, с 1999 по 2001 год, в 2010-2012годах. Цифровой способ написания дат используется при визировании, написании резолюции, проставлении отметок о прохождении и выполнении документа, передаче телефонограмм, оформлении заказов на размножение документов и в иных случаях. При этом дата проставляется: день месяца и месяц - двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 09.08.2004. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ. 2.30. Если начальное порядковое числительное в названии праздников и знаменательных дат написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта 1 Мая. Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетании типа: восьмой раунд переговоров, второе полугодие. Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд 90-е годы в 20-х числах апреля. 2.31. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: инвалид II группы специалист I категории. Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, следует писать цифрами и словами. При этом словесное выражение суммы заключается в скобки и склоняется. Например: «Оплатить расходы в сумме 29578 (двадцати девяти тысяч пятисот семидесяти восьми) рублей». Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 36,7 процента 28,5 метра. 2.32. При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова «штук», «человек»: 10 автомобилей 50 рабочих. Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся: 150-летие 3-дневный 18-летие двухнедельный. 2.33. Знаки номера, параграфа, процентов, градуса ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм. Недопустимо использовать в тексте знаки номера, процентов и т.п. без цифр. Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процентов, градуса пишутся буквами: 50% пятьдесят процентов. Знаки №, % и т.п. при нескольких числах (то есть когда они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз, до или после ряда цифр: 30-40% № 5-7. 2.34. В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта Новый год День экономиста День российской печати. Исключения: День Победы Рождество Христово 2.35. Мужские фамилии на твердую или мягкую согласную, мужские и женские фамилии на неударную –а, -я, мужские и женские славянские фамилии на ударную –а, -я склоняются: Коломиец-Коломийца; Гринь-Гриня; Кравчук – Кравчука (Олега) Дей-Дея; Неруда-Неруды; Петрарка-Петрарки; Головня-Головни; Лобода-Лободы Женские фамилии на твердую или мягкую согласную, неславянские фамилии на ударную -а, -я не склоняются: Кравчук Ирины, Дюма, Золя 2.36. В правовых актах, при написании служебных писем следует избегать употребления сокращенных слов. Подпись является обязательным реквизитом документа. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями. Служебные документы, направляемые в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти Краснодарского края подписываются главой муниципального образования Темрюкский район или его заместителями. 2.37. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное — если документ оформлен не на бланке, сокращенное — если на бланке; при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись, инициалы, фамилия. Например: Заместитель главы муниципального образования Темрюкский район (подпись) (инициалы, фамилия) или на бланке финансового управления администрации муниципального образования Темрюкский район Начальник управления (подпись) (инициалы, фамилия) Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через один одинарный межстрочный интервал. Инициалы и фамилия располагаются на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией пробел не ставится. 2.38. При подписании документа несколькими лицами разных должностей их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например: |
Похожие:
 | В целях упорядочения деятельности администрации муниципального образования «Толонский наслег» и в целях повышения эффективности и... |  | Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую... |
| Администрации муниципального образования «Тункинский район» Республики Бурятия (далее – Инструкция) устанавливает требования к документированию... | | Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области, Уставом Новохоперского муниципального района, Регламентом... |
| Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации... | | Признать утратившим силу Постановление Администрации мо «Канинский сельсовет» нао от 07. 04. 2010 №8 «Об утверждении инструкции по... |
| Воронежской области от 11. 11. 2013 416-у «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных... | | «Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р... |
| «Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р... | | Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |