4. Сортировка и группировка записей в отчете.
В отличие от макета формы макет отчета может содержать дополнительные разделы, связанные с группировкой данных. Каждая группа содержит заголовок и примечание, располагающиеся в области данных:
Заголовок группы – область, содержащая имя группы и другие сведения, применимые к группе целиком, и печатающаяся в начале каждой группы;
Примечание группы – область, содержащая результаты групповых вычислений и печатающаяся в конце каждой группы.
В отчете можно создать до 10 уровней группировки записей. Если записи группируются по нескольким полям или выражениям, то формируется несколько уровней группировки. По первому полю или выражению создается первый и самый приоритетный уровень группировки, по второму – следующий уровень и т.д.
Задание 8.4.2
Открыть в режиме конструктора отчет, созданный с помощью мастера отчетов и содержащий данные из таблиц ЗАКАЗЫ и ВЫПОЛНЕНИЕ. Проанализировать макет отчета.
Для выполнения сортировки и группировки записей в отчете надо воспользоваться кнопкой Сортировка и группировка на панели инструментов "Конструктор отчетов" .
При этом в первой строке столбца Поле/выражение (Рис. 115) задается имя поля или вводится выражение, определяющее первый (основной) уровень сортировки, во второй строке определяется второй уровень сортировки и т.д.
Каждое поле или выражение столбца Поле/выражение имеет набор свойств, определяющих параметры группировки. Чтобы создать уровень группировки и определить другие свойства группы, надо задать значение "Да" по крайней мере для одного из свойств Заголовок группы или Примечание группы.
Рис.115 Панель Сортировки и группировки
Свойствами группы являются следующие:
Заголовок группы –указывает наличие заголовка группы, определяемого полем или выражением;
Примечание группы – указывает наличие области примечаний группы, определяемой полем или выражением;
Группировка – определяет способ группировки значений, который зависит от типа данных поля, по которому проводится группировка. (При группировке по выражению выводится полный список значений данного свойства);
Интервал – определяет любой допустимый интервал значений поля или выражения, по которому проводится группировка (зависит от типа данных);
Не разрывать – задает или отменяет обязательную печать группы на одной странице.
Задание 8.4.3
Проанализировать свойства каждой группы отчета.
Изменение порядка сортировки и группировки в отчете выполняется путем перемещения мышью строки (Рис.115), соответствующей полю или выражению, по которому производится сортировка или группировка, в новое положение. Если перемещаемые группы имеют заголовки или примечания, то на новую позицию будут перемещены заголовки, области примечаний и все созданные в них элементы управления. Однако, при этом может оказаться необходимым уточнение положения элементов управления в областях заголовка и примечаний.
Задание 8.4.4
Изменить порядок группировки данных в отчете и просмотреть результаты в режиме предварительного просмотра.
Включение дополнительного поля или выражения, по которому предполагается проводить сортировку или группировку, выполняется путем выделения строки, в которую требуется вставить новое поле или выражение, и нажатия клавиши Insert. В появившейся новой строке необходимо ввести соответствующее значение в столбец Поле/выражение.
Удаление поля или выражения, по которому производится сортировка или группировка, выполняется путем выделения соответствующей строки и нажатия клавиши Del.
Задание 8.7
Создать с помощью мастера отчет в один столбец для таблицы ПРЕДПРИЯТИЯ, включив все поля этой таблицы и обеспечив сортировку по полю ШИФР ПРЕДПРИЯТИЯ.
В режиме конструктора отчетов обеспечить группировку записей по городам, значения поля ГОРОД при этом не должны повторяться.
При необходимости переместите элементы управления.
Рис.116 Группировка по полю ГОРОД
и сортировка по полю ШИФР ПРЕДПРИЯТИЯ.
5. Вычисление итоговых значений.
Отчет может содержать поля с итоговыми значениями, вычисляемыми по группам или по всем записям. Для расчета итогового значения по группе записей надо добавить поле, вычисляющее итог, в заголовок группы или в примечание группы. Для расчета итогового значения по всем записям отчета надо добавить поле, вычисляющее итог, в заголовок отчета или в примечание отчета.
Итоговые значения в отчет позволяет включать мастер отчетов, который на одном из шагов по формированию отчета по кнопке Итоги позволяет указать функции, которые будут применены к числовым полям для получения итоговых значений.
Задание 8.8
С помощью мастера отчетов создать отчет для всех полей таблицы ЗАКАЗЫ, выполнив группировку по полю НАИМЕНОВАНИЕ и обеспечив вывод суммарной стоимости и среднего объема заказов по каждой группе.
Перейти в режим конструктора отчетов и ознакомиться со структурой макета отчета.
Изменить текст надписей полей итоговых полей.
MS Access позволяет создавать в отчете суммы с накоплением значений, которые могут быть двух типов. В одном случае сумма накапливается внутри каждой группы и сбрасывается до нуля при переходе к новой группе записей. В другом случае сумма вычисляется по всему отчету (Рис.117).
Рис.117 Итоговые значения.
Для расчета суммы с накоплением по каждой группе записей надо добавить в заголовок группы или в примечание группы поле, соответствующее полю таблицы, или вычисляемое поле и задать для него в качестве значения свойства Сумма с накоплением значение "Для группы".
Для расчета суммы с накоплением по всему отчету значением свойства Сумма с накоплением должно быть значение "Для всего".
Если для свойства Сумма с накоплением задано значение "Для всего", то общее итоговое значение можно повторить в примечании отчета. Для этого в примечании отчета надо создать поле и задать в качестве значения его свойства Данные и имя поля, в котором вычисляется сумма с накоплением.
Для расчета суммы с накоплением, которая увеличивается для каждой записи, надо добавить поле, соответствующее полю таблицы, или вычисляемое поле не в заголовок или примечание группы, а в область данных.
Задание 8.8.1
Обеспечить в отчете с группировкой заказов по их наименованиям подсчет суммы с накоплением для каждой группы и для всего отчета значения стоимости.
Создать в примечании отчета поле, выводящее итоговое значение суммы с накоплением для всего отчета.
MS Access позволяет в отчете подсчитывать относительные значения.
Для того чтобы рассчитать долю каждого элемента относительно суммарного значения по группе или относительно общей суммы, надо поместить поле с итоговым значением в область данных. Для того чтобы рассчитать долю суммы по группе относительно общей суммы, надо поместить поле с итоговым значением в заголовок группы или в примечание группы.
Если отчет включает несколько уровней группировки, то поле с итоговым значением надо поместить в заголовок или примечание группы того уровня, для которого требуется вычислить относительное значение.
Для задания самого значения в поле надо ввести в ячейку свойства Данные выражение, в котором значение элемента управления или промежуточное итоговое значение делится на общее итоговое значение.
Задание 8.8.2
Обеспечить в отчете с группировкой заказов по их наименованиям подсчет процента стоимости заказов в каждой группе по отношению к общей стоимости заказов.
6. Создание сложных отчетов.
Для самостоятельного создания отчета, базирующегося на данных нескольких таблиц (запросов), надо создать сначала запрос, содержащий все необходимые поля, а затем уже формировать на его основе отчет. Мастер отчетов формирует такой запрос автоматически. Инструкция SQL, соответствующая этому запросу, является значением свойства Источник записей отчета.
Задание 8.5.1
Определить сформированную мастером отчетов инструкцию SQL для отчета, содержащего данные из таблиц ЗАКАЗЫ и ВЫПОЛНЕНИЕ.
Сложные отчеты, включающие данные из нескольких таблиц, могут содержать подчиненные отчеты. Подчиненным отчетом называют отчет, вставленный в другой отчет. При комбинировании отчетов один из отчетов является главным. Главный отчет может быть как присоединенным, так и свободным, т.е. не базирующимся на таблице, запросе или инструкции SQL.
Свободный главный отчет может служить контейнером нескольких не связанных между собой отчетов, которые требуется объединить.
Присоединенный главный отчет связывается с таблицей, запросом или инструкцией SQL. Это необходимо в тех случаях, когда в главный отчет требуется вставить подчиненные отчеты, в которых выводятся данные, связанные с данными в главном отчете.
В главном отчете могут также содержаться данные, являющиеся общими для двух или нескольких подчиненных отчетов. В этом случае области данных выводятся в подчиненных отчетах.
Подчиненные отчеты создаются двумя способами: путем создания подчиненного отчета в существующем отчете с помощью инструмента Подчиненная форма/отчет на панели инструментов "Панель элементов" или путем добавления существующего отчета в другой существующий отчет путем переноса в макет главного отчета существующий отчет из окна БД. В последнем случае добавляемый отчет становится подчиненным.
Создание подчиненных отчетов аналогично созданию подчиненных форм. Связь между главным и подчиненным отчетами отражается в значениях свойств подчиненного отчета Объект-источник, Основные поля, Подчиненные поля.
Задание 8.9
Создать с помощью мастера отчет, включающий все поля таблицы ВЫПОЛНЕНИЕ. В качестве подчиненного отчета включить созданный ранее отчет для таблицы ПРЕДПРИЯТИЯ.
|
