Уважаемые коллеги!
Настоящий информационно-методический бюллетень подготовлен Гвоздевой О.Н. – главным правовым инспектором труда Новосибирской областной организации профсоюза работников народного образования и науки РФ в связи с изменением нормативного правового регулирования оформления и ведения трудовых книжек и подсчета страхового стажа при назначении пенсионного обеспечения.
В соответствии со статьями 62, 66 Трудового кодекса Российской Федерации, Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" и Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" работодатель обязан вести трудовые книжки в установленном порядке.
Сборник содержит ссылки указанные постановления, извлечения из федеральных законов, а также иные акты, содержащие нормы трудового права по вопросам, связанным с регулированием оформления трудовых книжек.
Считаем, что материалы сборника будут полезны в практической деятельности по защите социально-трудовых прав работников образования, в том числе при проведении тематических проверок соблюдения трудового законодательства по этим вопросам.
Председатель
областной организации С.Г. Сутягина
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ).
Так, согласно в п.11 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления страховых пенсий утвержденных Постановлением Правительства РФ от 2 октября 2014 г. № 1015 (далее – Правила подсчета страхового стажа для установления страховых пенсий), документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка установленного образца (далее - трудовая книжка). При отсутствии трудовой книжки, а также в случае если в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.
Аналогичные нормы приведены в п. 8 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденных Приказом Минздравсоцразвития РФ от 06.02.2007 № 91.
Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.
Трудовые книжки работников, оформленные в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, которые действовали на территории Республики Крым и территории города федерального значения Севастополя до дня принятия в Российскую Федерацию Республики Крым и образования в составе Российской Федерации новых субъектов - Республики Крым и города федерального значения Севастополя, замене не подлежат и ведутся в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, содержащими нормы трудового права.
По желанию работника работодатель оформляет ему новую трудовую книжку образца, установленного в соответствии с требованиями федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содержащих нормы трудового права (ст.2 Федерального закона от 14 октября 2014 г. N 299-ФЗ "Об особенностях применения отдельных положений федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содержащих нормы трудового права, в связи с принятием в Российскую Федерацию Республики Крым и образованием в составе Российской Федерации новых субъектов - Республики Крым и города федерального значения Севастополя").
1.1. Кто обязан вести трудовые книжки
Работодатели, включая организации различных форм собственности и индивидуальных предпринимателей (за исключением работодателей – физических лиц), обязаны вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, если работа в этой организации является для работника основной.
Индивидуальные предприниматели приравнены к работодателям и обязаны вести трудовые книжки на работников с 6 октября 2006 г.
(с момента вступления в силу Федерального закона от 30.06.2006
№ 90-ФЗ).
Работодатель – физическое лицо, не зарегистрированный в качестве индивидуального предпринимателя, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим период работы у такого работодателя, является трудовой договор, заключенный в письменной форме (ст. 309 ТК РФ).
Кроме того, с целью учета стажа работы у Работодателя - физического лица необходимо соблюсти порядок оформления прекращения трудового договора. Так, при прекращении трудового договора с работником Работодатель - физическое лицо обязан в уведомительном порядке зарегистрировать факт прекращения указанного договора в органе местного самоуправления, в котором был зарегистрирован этот трудовой договор (как правило, в отделе труда Администрации района).
Исключение имеется и для дистанционных работников. Так, по соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка дистанционному работнику может не оформляться.
1.2. Бланки трудовой книжки
Форма трудовой книжки и вкладыша в нее, а также Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила ведения трудовых книжек) утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».
Данная форма трудовой книжки оформляется на работников, поступающих на работу впервые, начиная с 1 января 2004 г.
Согласно п. 2 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, «имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену не подлежат». Следовательно, трудовые книжки образцов 1938 и 1973 годов, предъявляемые при трудоустройстве, имеют такую же юридическую силу, как и трудовые книжки образца 2003 года.
Образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша
в трудовую книжку утверждены приказом Минфина России
от 22.12.2003 № 117н.
Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков – Объединением «ГОЗНАК» Министерства финансов Российской Федерации (далее – Изготовитель).
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.
Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями (далее – распространители), отвечающими требованиям, установленным Изготовителем.
Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании договора, заключенного с Изготовителем или распространителем.
Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется службами доставки защищенной полиграфической продукции, либо работодателем со склада Изготовителя или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством Российской Федерации.
При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, когда в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов и в нее вшивается вкладыш, а также неправильного заполнения или порчи трудовой книжки не по вине работника.
В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 47, 48 Правил ведения трудовых книжек).
1.3. Какие сведения вносятся в трудовую книжку
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе (подробнее см. раздел 2).
По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (ст. 66 ТК РФ).
Сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка дистанционному работнику может не оформляться при условии заключения соответствующего соглашения сторон трудового договора о дистанционной работе. В этих случаях основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного работника является экземпляр трудового договора о дистанционной работе. При отсутствии указанного соглашения дистанционный работник предоставляет работодателю трудовую книжку лично или направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 312.2 ТК РФ, введена с 19.04.2013 г. Федеральным законом от 05.04.2013 № 60-ФЗ).
Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
|
О сведениях, вносимых в трудовую книжку при оформлении ее дубликата, см. раздел 3.
1.4. Вкладыш в трудовую книжку
В случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
|
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.
2. ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила ведения трудовых книжек) утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».
Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 утверждены:
– Инструкция по заполнению трудовых книжек (далее – Инструкция);
– форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
– форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
2.1. Общие требования к оформлению записей в трудовой книжке
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 10 Правил ведения трудовых книжек).
Записи в трудовой книжке, учитываемые при подсчете страхового стажа, должны быть оформлены в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день их внесения в трудовую книжку.
|
Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона (п. 14 Правил ведения трудовых книжек).
Запись о работе, внесенная в трудовую книжку (дубликат трудовой книжки) на основании решения комиссии по установлению стажа, образуемой и действующей в соответствии с порядком, определяемым Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации, рассматривается наравне с записью, подтвержденной документами (п. 42 Правил подсчета страхового стажа).
Суммарная запись о периодах работы, внесенная в трудовую книжку на основании документов, является подтверждением в отношении периодов работы:
после 14 декабря 1962 г., если в трудовую книжку внесены конкретные записи о том, в какой организации, в какое время и на каких должностях работало застрахованное лицо до поступления в организацию, выдавшую трудовую книжку;
до 14 декабря 1962 г. независимо от того, содержатся ли в трудовой книжке указанные сведения.
Если помимо трудовой книжки представляются отдельные документы о работе за период до заполнения трудовой книжки, к которому относится суммарная запись, то весь страховой стаж, записанный общим итогом, должен быть подтвержден документами или в установленных случаях свидетельскими показаниями. Если в трудовой книжке не содержатся сведения о видах трудовой деятельности, которые должны были вноситься отдельной строкой, то периоды такой деятельности, подтвержденные дополнительным документом, принимаются наряду с суммарной записью (п. 43 Правил подсчета страхового стажа для установления трудовых пенсий).
Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными) (п. 1.1 Инструкции).
Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г. в трудовой книжке делается запись: «05.09.2003».
Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.
Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер (п. 11 Правил ведения трудовых книжек).
Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п.
С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке Т-2, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (п. 12 Правил).
|
Унифицированная форма личной карточки (форма № Т-2) утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. При использовании данной формы следует учитывать, что с 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно ч. 4 ст. 9 данного Закона формы первичных учетных документов, применяемых организацией (за исключением организаций государственного сектора), должен утверждать руководитель организации. При этом в указанном законе отсутствует требование о необходимости составления документов по унифицированным формам. Согласно разъяснению, приведенному в письме Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1, с 1 января 2013 г. негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно. В частности, это относится к личной карточке работника. При этом Роструд напоминает, что первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
О порядке внесения изменений в трудовую книжку и исправления неправильных записей см. раздел 3.
2.2. Заполняем сведения о работнике
(титульный лист)
При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства.
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.
В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ).
Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Правил ведения трудовых книжек).
| |
