Регламент взаимодействия служб по ведению учета кпэ в рамках годового цикла оценки кпэ. 12


Скачать 187.5 Kb.
НазваниеРегламент взаимодействия служб по ведению учета кпэ в рамках годового цикла оценки кпэ. 12
ТипРегламент
filling-form.ru > Договоры > Регламент





СОДЕРЖАНИЕ



1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 3

2.ТЕРМИНЫ, ПРИМЕНЯЕМЫЕ В ПОЛОЖЕНИИ 3

3.ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ВЕДЕНИЯ УЧЕТА 3

4.ОСНОВНЫЕ СПРАВОЧНИКИ УЧЕТНОЙ СИСТЕМЫ 4

5.УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРОЙ ГРУППЫ КОМПАНИИ 5

6.УПРАВЛЕНИЕ БИБЛИОТЕКОЙ ПОКАЗАТЕЛЕЙ 6

7.КАРТОЧКА СТРУКТУРНОЙ ЕДИНИЦЫ 7

8.ЗАПОЛНЕНИЕ ПЛАНОВЫХ ЗНАЧЕНИЙ ПОКАЗАТЕЛЕЙ 8

9.ЗАПОЛНЕНИЕ ФАКТИЧЕСКИХ ЗНАЧЕНИЙ ПОКАЗАТЕЛЕЙ 9

10. ФОРМИРОВАНИЕ ОТЧЕТОВ 10

ПРИЛОЖЕНИЕ 1. 12

РЕГЛАМЕНТ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ СЛУЖБ ПО ВЕДЕНИЮ УЧЕТА КПЭ В РАМКАХ ГОДОВОГО ЦИКЛА ОЦЕНКИ КПЭ. 12

ПРИЛОЖЕНИЕ 2. 13

ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ДАННЫХ В 1С KPI’s 13

ПРИЛОЖЕНИЕ 3. 14

ОПРОСЫ ДЛЯ ОЦЕНКИ КПЭ. 14


  1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ


    1. Настоящий Регламент создан для описания принципов администрирования Системы Ключевых Показателей Эффективности (далее КПЭ), процедур согласования и учета КПЭ, принятых в группе компаний ХХХ, именуемой далее по тексту ГК.




    1. Регламент является составной частью Положения о премировании.


  1. ТЕРМИНЫ, ПРИМЕНЯЕМЫЕ В ПОЛОЖЕНИИ





    1. КПЭ - финансовая или нефинансовая система оценки, которая помогает организации определить достижение стратегических и тактических целей и позволяет производить контроль деловой активности сотрудников, актива и Группы компаний в целом.




    1. Формулой Расчета КПЭ называется алгоритм определения уровня выполнения КПЭ при заданных плановом и фактическом значении КПЭ.




    1. Грейдом называется группа должностей, роли которых равноценны для деятельности Группы компаний.




    1. Структурная Единица – составная часть организационной структуры Группы компаний отражающая позицию с предопределенным функционалом.




    1. Подразделение – структурная часть Группы компании, с относящимися к ней работниками, имеющая отличную от других частей профессионально-функциональную направленность, бюджет и конкретные специфические цели. Под подразделением может подразумеваться департамент, отдел, группа.




    1. Учетная система – программный комплекс на базе 1С8 УПП, специально подготовленная для администрирования системы КПЭ в разрезе сотрудников и подразделений Группы Компаний.


  1. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ВЕДЕНИЯ УЧЕТА





    1. Учет КПЭ и грейдов ведется в разрезе структурных единиц, объединенных в древовидную организационную структуру группы компаний по управленческому принципу. Структурные единицы могут быть заняты в течение определенного периода времени сотрудником, либо оставаться незанятыми (запланированная вакансия).




    1. Учет КПЭ ведется в разрезе Сценариев планирования (F0, F1, F2, F3). При этом в рамках одного года состав КПЭ по структурной единице, формулы их расчета и заданные плановые значения показателей при добавлении нового Сценария планирования наследуются в него из предыдущего сценария автоматически.




    1. При расчете денежного выражения степени выполнения КПЭ по структурной единице используются плановые данные переменной части вознаграждения сотрудника, занимающего эту позицию на дату проведения расчета, соответствующие выбранному Сценарию планирования (по умолчанию - текущий).


  1. ОСНОВНЫЕ СПРАВОЧНИКИ УЧЕТНОЙ СИСТЕМЫ





    1. Учетная система содержит следующие ключевые справочники:




      1. Справочник «Измерения BSC».


Служит для настройки измерений системы BSC.

Корректируется администратором системы при необходимости.


      1. Справочник «Показатели»


Является библиотекой используемых в Группе компаний КПЭ.

Включает описание показателя, формулу по умолчанию для расчета его выполнения и настройки, необходимые для корректного вычисления значений показателя.



      1. Справочник «Диапазоны грейдов»



Служит для настройки используемых в Группе компаний грейдов.

Включает номер грейда, дату начала действия реквизита, диапазон суммарной оценки факторов, соответствующий данному грейду.



      1. Справочник «Факторы оценки»




Является справочником используемых для определения грейда сотрудника характеристик его работы.



      1. Справочник «Периоды сценариев планирования»




Является таблицей настройки сценариев планирования, в разрезе, которых в учетной системе планируются плановые суммы ФОТ и определяются КПЭ.

  1. УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРОЙ ГРУППЫ КОМПАНИИ





    1. Управление организационной структурой ГК в учетной системе осуществляется в разделе «Структура компании».





    1. Организационная структура представлена в виде дерева структурных единиц, отражающего подчиненность и принципы каскадирования КПЭ.

Вложить табл.из системы


    1. Внесение изменений в организационную структуру как:




      • добавление новых структурных единиц

      • изменение подчиненности

      • изменение признака «Актуальности» структурной единицы

осуществляется путем редактирования соответствующих полей карточки «Структурной единицы» (см. раздел 7)
вложить табл.из 1С8


    1. Обязательными для заполнения полями при создании новой структурной единицы или изменении существующей являются:

      • Наименование структурной единицы

      • Подчиненность

      • Признак «Актуальности»


  1. УПРАВЛЕНИЕ БИБЛИОТЕКОЙ ПОКАЗАТЕЛЕЙ





    1. Библиотека показателей является единой для всей Группы компаний.




    1. Показатель имеет следующие ключевые атрибуты:

      • Наименование

      • Вид показателя: качественный (значения по периодам оценки не накапливаются) или суммируемый (значения по периодам оценки складываются)

      • Измерение в системе BSC

      • Вес показателя по умолчанию (может редактироваться)

      • Формула по умолчанию для расчета, записанная на специальном языке программирования

      • Комментарий к формуле расчета, как правило, описывающий логику оценки степени достижения КПЭ

      • Связь с показателем, от которого рассчитывается степень выполнения




    1. Показатели могут быть зависимыми от клиентов или подчиненных структурных единиц. В этом случае итоговое значение Показателя является суммой значений Показателя по всем клиентам и структурным единицам, привязанным к данному показателю. Данная настройка осуществляется в Карточке структурной единицы (см. п.7.6)




    1. Для каждого показателя указывается источник получения плановых и фактических данных: импорт или экспертная оценка руководителя.




    1. Формула расчета степени достижения КПЭ может быть переопределена на уровне структурной единицы без изменения источника и логики получения плановых и фактических данных (см. п. 7.5)


  1. КАРТОЧКА СТРУКТУРНОЙ ЕДИНИЦЫ





    1. Карточка Структурной единицы предназначена для:

      • добавления структурных единиц

      • изменение подчиненности структурных единиц

      • изменение признака «Актуальности» структурных единиц

      • указания физического лица, занимающего структурную единицу

      • определения грейда, соответствующего структурной единице

      • указания состава КПЭ

      • ввода плановых значений КПЭ (см. раздел ниже)

      • ввода фактических значений КПЭ (см. раздел 9)

      • оценки степени достижения КПЭ в текущем периоде сотрудником и

соответствующего денежного выражения мотивационной составляющей ФОТ

      • печати формы бонусного соглашения для данной структурной единицы (см. раздел 10)



    1. При создании новой структурной единицы или изменении существующей обязательно указываются:

      • наименование структурной единицы (должность)

      • подчиненность

      • признак «Актуальности»

      • значения компенсируемых факторов для определения грейда структурной единицы



    1. При указании физического лица, занимающего данную структурную единицу, из справочника физических лиц подставляются так же значения:




  • подразделения

  • юридического лица

  • ФОТ.


Вставить табл.из 1С


    1. Для определения грейда, соответствующего структурной единице, необходимо на закладке «Грейды» указать оценки факторов. Выбор грейда происходит автоматически путем соотнесения суммарного балла со справочником «Диапазоны грейдов» (см. п.4.1.3).

Вставить табл.из 1С


    1. Состав КПЭ выбирается из справочника Показателей (см. раздел 6).

После добавления КПЭ вес, формула расчета степени его выполнения и комментарий к ней могут быть при необходимости изменены непосредственно в карточке структурной единицы.
Таблица по ФОТ
При этом изменения вступят в силу с даты их внесения в учетную систему и будут отражены в текущем Сценарии планирования и последующих (в предыдущих сценариях учтены не будут).


    1. Сумма весов КПЭ по структурной единице должна составлять 100%. Для контроля отсутствия в учетной системе структурных единиц без КПЭ или сумма весов КПЭ по которым меньше 100% служит отчет о несоответствиях (см. п.10.3).




    1. В состав КПЭ для структурной единицы могут быть включены КПЭ, расчет плановых и фактических значений которых зависит от значений этих показателей у клиентов, с которыми эта структурная единица взаимодействует, либо от значений этих показателей у подчиненных структурных единиц.


В этом случае требуется настройка зависимости показателей.

Вставка таблицы из 1С



    1. Выбором Сценария планирования можно проводить анализ динамики достижения КПЭ.


  1. ЗАПОЛНЕНИЕ ПЛАНОВЫХ ЗНАЧЕНИЙ ПОКАЗАТЕЛЕЙ





    1. Плановые значения Показателей в зависимости от источника данных (см. п. 6.4) заносятся в систему путем:

  • импорта данных с возможностью последующей корректировки

  • импорта данных без возможности ручной корректировки

  • ручного ввода




    1. Импорт данных осуществляется из источника, прописанного в карточке Показателя по логике, специфической для каждого конкретного КПЭ. Импорт данных осуществляется администратором системы по запросу финансового директора.




    1. Ручная корректировка импортированных данных (ввод ручной части планового значения) возможна только в случае зависимых показателей (пример, ввод суммы New Business для показателя Turnover, зависящего от определенного набора клиентов).



    1. В случае если для Показателя не прописан источник данных, ручное заполнение плановых значений производится в Карточке структурной единицы. Ручной ввод плановых данных может осуществить любой вышестоящий руководитель структурной единицы, финансовый директор или менеджер по персоналу. Сценарий планирования при этом должен быть указан текущий.


таблица


    1. Для зависимых показателей учетная система не позволяет ввести плановое значение меньшее, чем сумма плановых значений по этому показателю по всем подчиненным структурным единицам.




    1. Для контроля отсутствия в учетной системе структурных единиц плановых значений служит отчет о несоответствиях (см. п.10.3).




    1. Заполненные плановые данные по всем структурным единицам защищаются от дальнейших изменений операцией фиксации плановых значений показателей.


Таблица из системы
  1. ЗАПОЛНЕНИЕ ФАКТИЧЕСКИХ ЗНАЧЕНИЙ ПОКАЗАТЕЛЕЙ




    1. Фактические значения Показателей в зависимости от источника данных (см. п. 6.4) заносятся в систему путем:

  • импорта данных

  • ручного ввода




    1. Импорт данных осуществляется из источника, прописанного в карточке Показателя по логике, специфической для каждого конкретного КПЭ. Импорт данных осуществляется администратором системы в соответствии с согласованной частотой обновления.




    1. Ручная корректировка импортированных данных невозможна.



    1. В случае если для Показателя не прописан источник данных, заполнение фактических значений производится в Карточке структурной единицы. Сценарий планирования при этом должен быть указан текущий.



    1. Также для удобства заполнения руководителем полей, требующей ручной оценки применяется специальная обработка «Ввод результатов экспертной оценки».




    1. Для контроля отсутствия в учетной системе структурных единиц без фактических значений служит отчет «Даты последнего изменения факта» (см. п. 10.6).



    1. Для возможности анализа динамики достижения КПЭ и фиксации промежуточных результатов осуществляются ежемесячные снимки фактического достижения КПЭ.



  1. ФОРМИРОВАНИЕ ОТЧЕТОВ





    1. Форма бонусного соглашения





    1. Отчет «Распределение показателя по подчиненным структурным единицам»

Вставить таблицу № N из системы


    1. Отчет о несоответствиях



    1. Перекрестное сравнение должностей





    1. Сводный отчет по компенсируемым факторам




    1. Даты последнего изменения факта











ПРИЛОЖЕНИЕ 1.

РЕГЛАМЕНТ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ СЛУЖБ ПО ВЕДЕНИЮ УЧЕТА КПЭ В РАМКАХ ГОДОВОГО ЦИКЛА ОЦЕНКИ КПЭ.




ДЕЙСТВИЕ

ОТВЕТСТВЕННЫЙ

СРОК

ДОКУМЕНТ

Определение целей и КПЭ Группы компаний

Топ-менеджмент

До 25.09 предыдущего года

Стратегическая карта целей

Открытие сценария планирования

ФЭС

С 25.09 предыдущего года

Письмо от руководителя ФЭС

Формирование карточек КПЭ активов, защита бюджета F0

Руководители активов

Ноябрь предыдущего года

Отчетная презентация

Корректировка финансовых целей

Финансовый директор

До 01.02

Письмо руководителям активов

Корректировка нефинансовых целей

Главный управляющий директор

До 01.02

Письмо руководителям активов

Ввод плановых значений КПЭ на основании скорректированных целей:

- по финансовым показателям,

- по нефинансовым показателям.



- ФЭС

- Руководители активов

До 10.02



Внесение данных в 1С КПЭ

Каскадирование целей, определение КПЭ сотрудников

Руководители активов/ подразделений,

HR

До 15.02

Внесение данных в 1С КПЭ

Проверка корректности данных и фиксация плановых значений, формирование бонусных соглашений с сотрудниками

HR

До 20.02


Бонусные соглашения

Подписание бонусных соглашений с сотрудниками:

- 1-5 грейда,

- 6-9 грейда.



- HR

- Руководители сотрудников

До 1.03



Бонусные соглашения

Сбор данных о выполнении КПЭ:

- проведение опроса по кросс-функциональному взаимодействию,
- проведение опроса удовлетворенности клиентов


- HR,

- Руководители активов


1-31.10 для фронт-офис, 1-31.12 – для бэк-офис,

До 1.10


Результаты опроса


Ввод данных по фактам достижения КПЭ:

- по финансовым показателям,

- по нефинансовым показателям.



- ФЭС

- Руководители активов/ подразделений



Ежемесячно

Ежеквартально




Внесение данных в 1С КПЭ

Формирование отчетных слайдов к Советам Директоров

ИТ

Ежеквартально


Отчетные слайды в установленном формате

Подведение итогов достижения КПЭ, фиксация фактических значений и формирование бонусных соглашений

HR

До 31.12

Бонусные соглашения










ПРИЛОЖЕНИЕ 2.

ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ДАННЫХ В 1С KPI’s






Действие

Ответственные

Сроки

Документ

1

Руководитель Актива предоставляет в HR департамент информацию по принадлежности клиентов к группам (за каких клиентов отвечает каждый GAD и MGH).

Руководитель Актива

за 2 недели до начала отчетов-совещаний

Мейл в HR департамент

2

Ответственный сотрудник HR департамента обеспечивает привязку клиентов к медиа-группам

 HR департамент

за 2 недели до начала отчета

БД 1С

3

Ответственный сотрудник ФЭС предоставляет в Департамент по работе с персоналом файл в установленном формате с финансовыми показателями.

ФЭС

За 5 рабочих дней до начала отчета

Файл с показателями от ФЭС

4

Ответственный сотрудник HR вносит данные в карточку Актива по финансовым КПЭ

HR

за 4 рабочих дня до начала отчета

Карточка Актива в БД 1С раздел KPI

5

Руководитель на основании данных по план/факт КПЭ Актива каскадирует показатели на группы, вносит план/факт по группе в 1С

Руководитель Актива, HR

за 3 рабочих дня до начала отчетов

Карточки сотрудников Актива

7

ИТ Департамент готовит отчетные бордовые слайды

IT

К началу отчетов

Отчетные слайды, согласованные с руководителем Актива

8

Руководитель Актива контролирует корректность информации в отчетных слайдах

Руководитель Актива

До начала отчетов

Отчетные слайды

ПРИЛОЖЕНИЕ 3.

ОПРОСЫ ДЛЯ ОЦЕНКИ КПЭ.



1. Опрос по кросс-функциональному взаимодействию.
Для измерения КПЭ «Индекс удовлетворенности кросс-функциональным взаимодействием» компаний ежегодно проводится опрос по кросс-функциональному взаимодействию:

  • с 1 по 31 октября для подразделений фронт-офиса,

  • с 1 по 31 декабря для подразделений бэк-офиса.

Опрос проводится через корпоративный портал Интранет на анонимной основе. Опрос проводит Департамент по работе с персоналом при поддержке Департамента информационных технологий. Каждый актив получает итоговую оценку, которая является показателем степени выполнения КПЭ «Индекс удовлетворенности кросс-функциональным взаимодействием» руководителя структурного подразделения.

2. Опрос «Управление клиентскими отношениями»
Опрос проводится для измерения качества услуг, предоставляемых клиентам активами. Используются опросы двух типов:

- стандартный – опросник, разработанный с целью оценки данного КПЭ,

- индивидуальный – является неотъемлемой частью клиентского договора.

Форма опросника высылается клиенту сотрудником, ответственным за работу с данным клиентом (в копию письма сотрудник ставит руководителя структурного подразделения). Клиент возвращает заполненную форму, после чего ответственный сотрудник проводит беседу с клиентом с целью сбора дополнительной информации и прояснении степени удовлетворенности клиента услугой.

Департамент по работе с персоналом анализирует оценки клиентов и вносит результаты оценки в карточки сотрудников.

Проводится опрос на ежегодной основе (в сентябре месяце). Заполненные клиентами формы руководители структурных подразделений пересылают в HR не позднее ноября отчетного года.



| Страница из 7


Похожие:

Регламент взаимодействия служб по ведению учета кпэ в рамках годового цикла оценки кпэ. 12 iconРегламент взаимодействия с подрядными организациями в области промышленной,...
Данный регламент определяет порядок оценки, информирования и контроля деятельности подрядных организаций при

Регламент взаимодействия служб по ведению учета кпэ в рамках годового цикла оценки кпэ. 12 iconРешение инцидентов; получение консультации
Ростовской области (далее – Регламент) определяет способы коммуникаций, зоны ответственности, требования и порядок действий Участников...

Регламент взаимодействия служб по ведению учета кпэ в рамках годового цикла оценки кпэ. 12 iconРегламент взаимодействия при использовании технологии
№5. Порядок осуществления Агентом операций, в т ч в рамках Системы contact. 13

Регламент взаимодействия служб по ведению учета кпэ в рамках годового цикла оценки кпэ. 12 iconРегламент взаимодействия при использовании технологии
№5. Порядок осуществления Агентом операций, в т ч в рамках Системы contact. 15

Регламент взаимодействия служб по ведению учета кпэ в рамках годового цикла оценки кпэ. 12 iconРегламент взаимодействия при использовании технологии
№5. Порядок осуществления Агентом операций, в т ч в рамках Системы contact. 15

Регламент взаимодействия служб по ведению учета кпэ в рамках годового цикла оценки кпэ. 12 iconЛекция №11. Бухгалтерский баланс коммерческого банка. Начало и завершение...
Основой бухгалтерской службы коммерческого банка является составление баланса. Со вступительного баланса на начало каждого цикла...

Регламент взаимодействия служб по ведению учета кпэ в рамках годового цикла оценки кпэ. 12 iconУчебно-тематический план и программа повышения квалификации
Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения при агентской схеме договорных отношений в рамках реализации инвестиционных...

Регламент взаимодействия служб по ведению учета кпэ в рамках годового цикла оценки кпэ. 12 icon«18» ноября 2016 г. Программа повышения квалификации работников кадровых служб
Целью реализации программы является: качественное изменение профессиональных компетенций работников кадровых служб, необходимых для...

Регламент взаимодействия служб по ведению учета кпэ в рамках годового цикла оценки кпэ. 12 iconМетодические рекомендации по ведению учета в системе бэст4-Магазин. Введение
Основное достоинство бэст4-Магазин состоит в том, что он обеспечивает оперативный количественно-суммовой учет, тесно переплетающийся...

Регламент взаимодействия служб по ведению учета кпэ в рамках годового цикла оценки кпэ. 12 iconРегламент Регламент взаимодействия клиентов с ао «Банк Акцепт»
Регламент взаимодействия клиентов с ао «Банк Акцепт» при осуществлении операций, подлежащих валютному контролю (далее – Регламент)...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск