 
Отчет об обследовании требований
по автоматизации бизнес-процесса
«Заявки на закупку товаро-материальных ценностей»
Составлено для ФГУП «Атомфлот»
Дата: 26.12.2013г. Версия 5 от 03.07.2014г.
Оглавление
1.Подразделения предприятия, участвующие в процессе формирования потребностей и проведения закупок товаро - материальных ценностей 3
2.Цели автоматизации 3
3.Функциональные требования к разработке дополнительных функциональных возможностей 1С:УПП 5
4.Перечень настроек конфигурации 1С:УПП 9
5.Задачи на будущее развитие системы по работе с заявками подразделений 28
6.Интеграция со смежными системами 29
7.План график дальнейших работ на создание автоматизированной системы по работе с заявками подразделений на закупку ТМЦ 30
Приложение 1. Заявка подразделения 31
Приложение 2. Консолидированная заявка 33
Приложение 3. Техническое задание на поставку 35
Приложение 4. Заявка на проведение процедуры закупки 41
Подразделения предприятия, участвующие в процессе формирования потребностей и проведения закупок товаро - материальных ценностей
Подразделения предприятия, включая суда флота и столовую Предприятия - место возникновения потребностей в приобретении товаро-материальных ценностей (далее ТМЦ).
ФЦО – финансовый центр ответственности, выполняет согласование потребностей.
ОМТС - Отдел материально-технического обеспечения – место проверки целесообразности заявленных потребностей, необходимости проведения закупки (учет складских остатков), подготовки консолидированной заявки на основании заявок подразделений, технического задания, проекта договора, расчета начальной (максимальной) цены (далее НМЦ), заключение договора с поставщиком.
Финансово-экономическое управление – место согласования заявки подразделений в закупке ТМЦ с точки зрения бюджетов по ФЦО по статьям.
ОО и СЗ (Отдел по организации и сопровождению закупок) – место подготовки документации на проведение процедуры закупки (на основании документов поступивших от подразделений предприятия); организация и сопровождение процедур по закупке ТРУ (товаров / работ / услуг).
Цели автоматизации
Унификация наименований потребностей
На текущий момент суда подают заявки на приобретение ТМЦ посредством различных программных средств:
в информационной базе 1С:УПП (документы «Внутренний заказ»),
в таблицах MS Excel,
в файлах MS Word;
в автоматизированной системе (далее АС) «ТРИМ» - ведутся заявки судов флота по потребностям в ТМЦ, для проведения судоремонтных работ. Ведется не по всей номенклатуре закупок (не ведется по продуктам питания).
В результате, наименование одной и той же потребности не унифицировано, может быть различным в заявках разных подразделений.
Унификация наименований набора характеристик
Одним из основных недостатков ведения деятельности по формированию заявки является то, что подразделения не указывают необходимый для составления Технического Задания набор характеристик потребности, требуются значительные затраты времени на уточнение данных. В контексте данной задачи характеристики – это функциональные и качественные требования к ТМЦ, например:
Размеры;
Термоустойчивость;
Толщина;
Объем;
Предназначение;
и т.п.
Унификация единиц измерений
На текущий момент информация по количеству ТМЦ разными подразделениями может подаваться в разных единицах измерения. Например, одна и та же продукция может быть заявлена одним подразделением в количестве штук, а другим – в количестве килограмм.
Обратная связь
В настоящее время подразделения, формирующие заявки, не располагают оперативной информацией о том, какие позиции в заявке согласованны для организации закупки (вошли в консолидированную заявку), какие есть в складских остатках, а какие отклонены. Необходимо обеспечить оперативное получение специалистами на местах информации о статусе позиций по созданным ими заявкам.
Как развитие Системы, планируется разработка программных средств формирования Web-отчетов по заявкам на закупку (со статусами заявок – подготовлен, согласован, отклонен). В первую очередь работ разработка Web-отчетов не включена.
Недостатки существующей системы работы с заявками на закупку ТМЦ приводят к значительным временным затратам специалистов предприятия на проверку наличия требуемых ТМЦ на складах предприятия, составление Технического задания (в т.ч. уточнение потребности подразделений, выяснение характеристик ТМЦ).
|
