"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2011, N 12
ОФОРМЛЯЕМ КОМАНДИРОВКУ
Командировки - неизбежная часть рабочего процесса многих организаций. Причем заняты в нем не только непосредственно командируемый сотрудник, но и кадровая служба. Правильное оформление всех необходимых документов может вызвать немало трудностей. Разберемся, какие документы и в каких случаях необходимо оформить при командировке и как правильно это сделать.
Основная работа по подготовке документов ложится на кадровую службу. Но прежде чем перейти к оформлению документов, надо ответить на ряд вопросов. Что считать командировкой? Кого можно направлять в командировку, а кого - нельзя? Какова максимальная продолжительность командировки и др.? Но обо всем по порядку.
Что такое командировка?
Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Местом постоянной работы можно считать подразделение, в котором работает сотрудник. Если работник обособленного подразделения (филиала), которое находится в другой местности, едет в головной офис (или наоборот), это тоже следует считать командировкой.
Работа некоторых сотрудников (водители, экспедиторы, курьеры) постоянно протекает в пути или носит разъездной характер. Поездки таких работников командировками не считаются. Однако это вовсе не означает, что им можно не возмещать расходы, связанные со служебными поездками. Напротив, ст. 168.1 ТК РФ устанавливает, что таким работникам возмещаются:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Перечень работ, профессий, должностей таких работников устанавливают коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Кого отправить в командировку?
В командировку можно направить только работника, с которым заключен трудовой договор. Такой вывод следует из определения служебной командировки.
К сведению. На практике в командировку отправляют и сотрудников, работающих по гражданско-правовому договору, и даже лиц, которые не состоят с компаниями в официальных отношениях (например, сотрудников "дружественной" организации или работающих неофициально). В таком случае документы на поездку не оформляются. Однако компенсировать командируемому его затраты и при этом учесть их в расходах компании все же можно. Для этого, во-первых, условия о компенсации должны быть документально подтверждены и непосредственно связаны с выполненными работами (оказанными услугами).
Это важное, но далеко не единственное ограничение. В ТК РФ перечислены лица, которых нельзя отправить в командировку ни при каких обстоятельствах. К ним относятся:
- беременные женщины (ст. 259 ТК РФ);
- сотрудники, работающие по ученическому договору, если командировка не связана с их ученичеством (ст. 203 ТК РФ);
- несовершеннолетние работники (ст. 268 ТК РФ). Исключением являются творческие работники СМИ, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков, а также спортсмены)
Кроме того, трудовое законодательство установило категории работников, направить которых в командировку можно лишь с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено медицинскими рекомендациями и они письменно уведомлены о праве отказаться от командировки (ст. 259 ТК РФ). К ним относятся:
- женщины, имеющие ребенка до трех лет;
- матери (отцы), воспитывающие без супруга (супруги) ребенка до пяти лет;
- работники, имеющие детей-инвалидов;
- работники, которые ухаживают за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением.
Срок командировки
В соответствии с п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749) продолжительность пребывания в командировке определяет работодатель. При этом он должен учитывать объем, сложность и другие особенности служебного поручения.
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки.
Ни минимальный, ни максимальный сроки служебной командировки не установлены. Поэтому она может продолжаться от одного дня до месяца и даже более.
Оформление командировки
При направлении в командировку нужно оформить:
- служебное задание (форма N Т-10а);
- приказ о направлении сотрудника в командировку (по форме N Т-9 или Т-9а);
- командировочное удостоверение (форма N Т-10).
Эти документы утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
Служебное задание, как правило, оформляет непосредственный руководитель командируемого. В нем указываются:
- информация о работнике (фамилия, имя, отчество, структурное подразделение и должность);
- место командировки (государство, город и название компании);
- срок командировки (в т.ч. даты начала и окончания командировки);
- наименование организации, которая оплачивает расходы работника во время командировки;
- основание для командирования.
На документе должны стоять подписи сразу трех лиц: руководителя структурного подразделения, руководителя организации, командируемого работника. Забегая вперед, скажем, что по возвращении из командировки на том же бланке служебного задания составляется краткий отчет о выполнении задания. Делает это, как правило, сам сотрудник, а руководитель структурного подразделения утверждает отчет.
Рассмотрим заполнение формы N Т-10а на примере.
Пример. ЗАО "Актив" (г. Брянск) в декабре 2011 г. направило менеджера отдела продаж Кошелеву Ю.А. в служебную командировку для проведения переговоров и заключения договора о продаже партии готовой продукции ООО "Пассив" (г. Москва). Срок командировки - 5 рабочих дней.
Во время командировки Кошелева Ю.А. подписала с ООО "Пассив" договор N 111-КП/2011. Служебное задание о направлении будет заполнено следующим образом (см. ниже).
Унифицированная форма N Т-10а
┌───────┐
│ Код │
├───────┤
Форма по ОКУД │0301025│
ЗАО "Актив" ├───────┤
------------------------------------------------ по ОКПО │ │
наименование организации └───────┘
┌─────────┬───────────┐
│ Номер │ Дата │
│документа│составления│
├─────────┼───────────┤
│ 105 │ 01.12.2011│
СЛУЖЕБНОЕ ЗАДАНИЕ └─────────┴───────────┘
для направления в командировку и отчет о его выполнении
┌───────────────┐
│Табельный номер│
├───────────────┤
Кошелева Юлия Алексеевна │ 123 │
---------------------------------------------------------------└───────────────┘
фамилия, имя, отчество
Структурное
подразделе-
ние
|
Должность
(специаль-
ность, про-
фессия)
|
Командировка
|
Основа-
ние
|
место назначения
|
дата
|
срок (кален-
дарные дни)
|
органи-
зация -
пла-
тельщик
|
страна,
город
|
органи-
зация
|
начала
|
окончания
|
все-
го
|
не счи-
тая
времени
нахож-
дения в
пути
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
Отдел продаж
|
менеджер
|
Россия,
|
ООО
|
05.12.2011
|
09.12.2011
|
5
|
5
|
ЗАО
|
План
|
|
|
Москва
|
"Пассив"
|
|
|
|
|
"Актив"
|
работы
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
отдела
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
продаж
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Содержание задания (цель)
|
Краткий отчет о выполнении задания
|
11
|
12
|
Проведение переговоров и заключение
|
Заключен договор купли-продажи с ООО
|
договора купли-продажи с ООО "Пассив"
|
"Пассив" от 08.12.2011 N 111-КП/2011
|
|
|
Руководитель начальник
структурного отдела продаж Уткина М.Ю. Уткина Кошелева
подразделения ------------- ------- ----------- Работник ---------
должность личная расшифорвка личная
подпись подписи подпись
задание
Заключение о выполнении задания -----------
выполнено
-------------------------------------------
генеральный Руководитель начальник
Руководитель директор Зимина Н.Б. Зимина структурного отдела продаж Уткина М.Ю. Уткина
организации ------------ ------- ------------- подразделения ------------- ------- -----------
должность личная расшифровка должность личная расшифровка
подпись подписи подпись подписи
12 декабря 11
"--" ------------ 20-- г.
Заполненное служебное задание (разумеется, без информации о выполнении задания) передается в кадровую службу, и кадровик проверяет правильность заполнения документа.
Служебное задание необходимо хранить в архиве не менее пяти лет, а при долгосрочных служебных командировках - 10 лет (п. 669 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).
К сведению. Понятие "долгосрочная командировка" ни в одном нормативном акте не закреплено.
Вместе с тем если работник отправляется в командировку на срок более месяца, то налоговая инспекция может поставить вопрос об образовании по месту командирования стационарного рабочего места (ст. 11 НК РФ). Для определения долгосрочности командировки можно также обратиться к Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62. Пункт 4 документа устанавливает, что срок командировки не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Несмотря на то что эта норма уже не действует (противоречит п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки), ее все же можно использовать для определения длительности командировки.
Таким образом, долгосрочной точно следует считать командировку продолжительностью более 40 дней. Для подстраховки в течение 10 лет лучше хранить задание на командировку, срок которой превышает месяц.
На основе служебного задания кадровая служба готовит приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку.
Для приказа (распоряжения) о направлении в командировку предусмотрены две формы: N Т-9 и N Т-9а. Первую используют при командировании одного работника, вторую - при командировании нескольких.
В документе следует отразить:
- информацию о сотруднике (фамилию, имя, отчество, профессию (должность));
- название структурного подразделения, где он работает;
- цель, время и место командировки;
- источник оплаты командировочных расходов (за счет фирмы, направившей сотрудника в командировку, или за счет принимающей стороны).
Подписывает приказ руководитель фирмы. Командируемые сотрудники должны ознакомиться с документом и расписаться в нем.
Приказ оформляют в одном экземпляре. Его, так же как и служебное задание, хранят не менее пяти лет.
Вернемся к нашему примеру и на основании его данных приведем заполненную форму N Т-9.
Унифицированная форма N Т-9
┌───────┐
│ Код │
├───────┤
Форма по ОКУД │0301022│
ЗАО "Актив" ├───────┤
------------------------------------------------ по ОКПО │ │
наименование организации └───────┘
┌─────────┬───────────┐
│ Номер │ Дата │
│документа│составления│
├─────────┼───────────┤
│ 105 │ 02.12.2011│
ПРИКАЗ └─────────┴───────────┘
(распоряжение)
о направлении работника в командировку
Направить в командировку:
┌───────────────┐
│Табельный номер│
├───────────────┤
Кошелеву Юлию Алексеевну │ 123 │
-------------------------------------------------└───────────────┘
фамилия, имя, отчество
отдел продаж
------------------------------------------------------------------
структурное подразделение
менеджер
------------------------------------------------------------------
должность (специальность, профессия)
Россия, Москва, ООО "Пассив"
------------------------------------------------------------------
место назначения (страна, город, организация)
──────────────────────────────────────────────────────────────────
──────────────────────────────────────────────────────────────────
┌─────────────┐
сроком на │ пять │ календарных дней
└─────────────┘
05 декабря 11 09 декабря 11
с "--" ---------- 20-- г. по "--" ----------- 20-- г.
проведения переговоров и заключения договора купли-продажи
с целью ----------------------------------------------------------
с ООО "Пассив"
------------------------------------------------------------------
ЗАО "Актив"
Командировка за счет средств -------------------------------------
указать источник финансирования
Основание (документ,
служебное задание от 01.12.2011 N 105
номер, дата): ----------------------------------------------------
служебное задание, другое основание (указать)
__________________________________________________________________
генеральный
директор Зимина Н.Б. Зимина
Руководитель организации ----------- ------- ---------------------
должность личная расшифровка подписи
подпись
С приказом (распоряжением) Кошелева 02 декабря 11
работник ознакомлен ----------------- "--" --------- 20-- г.
личная подпись
Помимо приказа (распоряжения) о направлении в командировку, кадровая служба должна оформить командировочное удостоверение (форма N Т-10). Этот документ выписывается в одном экземпляре и удостоверяет время пребывания в командировке. В нем фиксируются и заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью время прибытия в пункт назначения и время убытия из него. На основании командировочного удостоверения бухгалтерия выплачивает работнику суточные.
Вернемся к нашему примеру и на основании содержащихся в нем данных приведем заполненную форму N Т-10.
Унифицированная форма N Т-10
┌───────┐
│ Код │
├───────┤
Форма по ОКУД │0301024│
ЗАО "Актив" ├───────┤
------------------------------------------------ по ОКПО │ │
наименование организации └───────┘
┌─────────┬───────────┐
│ Номер │ Дата │
│документа│составления│
├─────────┼───────────┤
КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ │ 105 │ 02.12.2011│
└─────────┴───────────┘
┌───────────────┐
│Табельный номер│
├───────────────┤
Работник Кошелева Юлия Алексеевна │ 123 │
----------------------------------------└───────────────┘
фамилия, имя, отчество
отдела продаж
------------------------------------------------------------------
структурного подразделения
менеджер
------------------------------------------------------------------
должность (специальность, профессия)
Россия, Москва, ООО "Пассив"
командируется в --------------------------------------------------
место назначения (страна, город, организация)
__________________________________________________________________
проведения переговоров и заключения договора купли-продажи с
для --------------------------------------------------------------
цель командировки
ООО "Пассив"
------------------------------------------------------------------
пять
на -------- календарных дней (не считая времени нахождения в пути)
05 декабря 11 09 декабря 11
с "--" ------------- 20-- г. по "--" ---------- 20-- г.
Действительно по предъявлении паспорта или заменяющего его
паспорта 6104 N 225989
документа --------------------------------------------------------
наименование, номер
генеральный
директор Зимина Н.Б. Зимина
Руководитель ----------------- ------------- ---------------------
должность личная расшифровка подписи
подпись
Если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из компаний, в которые он командирован (п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).
К сведению. Командировочное удостоверение не оформляется в следующих случаях:
- если сотрудник отправляется в загранкомандировку. В такой ситуации срок пребывания работника в командировке можно установить по отметкам в загранпаспорте. Исключение составляют командировки в те страны СНГ, при пересечении границ которых такие отметки не делаются (п. 15 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки);
- если работник должен вернуться из командировки в место постоянной работы в тот же день (п. 2 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР").
Хранятся командировочные удостоверения в течение пяти лет после возвращения из командировки, а при командировании в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности - в течение 75 лет (п. 668 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения).
Журналы учета
Всех работников, которых компания отправляет в командировки, необходимо регистрировать в специальном журнале. Он утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н "Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы". Вернемся к условиям примера и заполним журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (журнал выбытия).
ЖУРНАЛ
учета работников, выбывающих в служебные командировки
из командирующей организации
ЗАО "Актив"
-----------------------------------------------------------
(наименование организации)
N
п/п
|
Фамилия, имя и
отчество
командированного
работника
|
Дата и номер
командировочного
удостоверения
|
Место командирования
|
наименование
организации
|
пункт
назначения
|
1
|
Кошелева Юлия
|
02.12.2011 N 105
|
ООО "Пассив"
|
Москва
|
|
Алексеевна
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Отдельный журнал нужно завести для регистрации работников, которые прибыли в командировку из других организаций. Его форма приведена в том же Приказе Минздравсоцразвития России. В журнале прибытия содержится следующая информация:
- фамилия, имя и отчество работника, прибывшего в организацию, в которую он командирован;
- наименование организации, выдавшей командировочное удостоверение;
- дата прибытия и дата выбытия.
Как правило, журналы выбытия и прибытия ведет конкретный работник кадровой службы. Такого сотрудника назначает работодатель (или уполномоченное им лицо) своим приказом (распоряжением). Тот же работник должен отвечать и за внесение отметок в командировочные удостоверения (п. 5 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы).
Хранят журналы в течение пяти лет со дня их оформления.
Р.Авалян
Главный редактор журнала
"Юридический справочник руководителя"
Подписано в печать
18.11.2011 |
