КАК ОПРЕДЕЛИТЬ СРЕДНЕСПИСОЧНУЮ ЧИСЛЕННОСТЬ ДЛЯ ФОРМЫ РСВ-1 ПФР
Форма РСВ-1 ПФР и Порядок ее заполнения утверждены Постановлением Правления ПФР от 16.01.2014 N 2п.
На титульном листе формы РСВ-1 ПФР есть показатель "Среднесписочная численность". Правила его отражения установлены в п. 5.11 Порядка заполнения формы. В нем сказано, что в поле "Среднесписочная численность" указывается среднесписочная численность работников организации или среднесписочная численность физических лиц, которым индивидуальный предприниматель или физическое лицо, не признаваемое индивидуальным предпринимателем, производили выплаты и иные вознаграждения в рамках трудовых отношений.
Каких работников и как учитывать при определении значения "Среднесписочная численность"?
В чем возникли сложности у бухгалтеров
Порядок заполнения формы не поясняет:
- за какой период нужно определить среднесписочную численность;
- по каким правилам ее считать.
При подготовке отчета, например, за I квартал 2014 г. нужно рассчитать среднесписочную численность по состоянию на 31 марта за период с января по март текущего года.
При исчислении показателя следует воспользоваться правилами, установленными Росстатом для заполнения статистических форм.
Рассчитываем среднесписочную численность за I квартал
С 1 января 2014 г. при расчете среднесписочной численности работников нужно руководствоваться Указаниями по заполнению форм статистического наблюдения (далее - Указания), утвержденными Приказом Росстата от 28.10.2013 N 428.
Формула расчета среднесписочной численности за I квартал
Среднесписочная численность работников за один квартал определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы квартала и деления полученной суммы на 3 (п. 81.5 Указаний):
┌───────────────┐ ┌───────────────┐ ┌───────────────┐
│Среднесписочная│ │Среднесписочная│ │Среднесписочная│
┌───────────────┐ │ численность │ + │ численность │ + │ численность │
│ │ │ за январь │ │ за февраль │ │ за март │
│Среднесписочная│ └───────────────┘ └───────────────┘ └───────────────┘
│ численность │ = ---------------------------------------------------------
│ за I квартал │ 3
│ │
└───────────────┘
Пример 1. Расчет среднесписочной численности за полностью отработанный квартал
В ОАО "Гравитация" среднесписочная численность работников в январе 2014 г. составила 333 человека, в феврале - 345 человек, а в марте - 321 человек. Нужно определить среднесписочную численность работников компании за I квартал 2014 г.
Решение. Среднесписочная численность работников за I квартал равна 333 чел. [(333 чел. + 345 чел. + 321 чел.) : 3].
Формула расчета среднесписочной численности за месяц
Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца. То есть с 1-го по 30-е или 31-е число (для февраля - по 28-е или 29-е число). При расчете учитываются все праздничные (нерабочие) и выходные дни. Полученный результат нужно поделить на число календарных дней месяца (п. 78 Указаний) (см. формулу):
┌────────────┐ ┌─────────────┐ ┌────────────┐
│ Списочная │ │ Списочная │ │ Списочная │
│ численность│ + │ численность │ + ... + │ численность│
┌───────────────┐ │за 1-е число│ │ за 2-е число│ │за последнее│
│ │ │ месяца │ │ месяца │ │число месяца│
│Среднесписочная│ └────────────┘ └─────────────┘ └────────────┘
│ численность │ = -------------------------------------------------------
│ за месяц │ 31 (30, 29 или 28)
│ │
└───────────────┘
В примере 5 приведен расчет среднесписочной численности работников за месяц.
Численность работников списочного состава за выходной или праздничный (нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день.
Если подряд идут два или более выходных или праздничных (нерабочих) дня, численность работников списочного состава за каждый из этих дней принимается равной численности работников списочного состава за рабочий день, предшествовавший первому выходному.
Каких сотрудников и как нужно учитывать
Отправной точкой расчета среднесписочной численности является определение списочной численности работников за каждый календарный день месяца. При этом учитываются как фактически работающие, так и сотрудники, отсутствующие на работе по каким-либо причинам.
Сотрудники, учитываемые в списочной численности
целыми единицами
В списочную численность работников включаются наемные работники, работавшие по трудовому договору и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также работавшие собственники компании, получавшие зарплату.
В списочной численности наряду с работавшими сотрудниками учитываются, в частности, работники, находившиеся в командировке, в очередном оплачиваемом отпуске, в отпуске по беременности и родам, по уходу за ребенком, на больничном, в простое, под следствием до решения суда. Полный перечень учитываемых категорий определен в п. 79 Указаний.
Пример 2. Директор в отпуске за свой счет
В ОАО "Гравитация" числится только руководитель. Он находится в отпуске без сохранения заработной платы. Какова списочная численность работников компании?
Решение. Руководитель находится в трудовых отношениях с компанией. Несмотря на то что зарплата руководителю не начисляется, данного сотрудника нужно включить в списочную численность. Списочная численность будет равна 1.
Как считать в списочной численности обучающихся работников
Также целыми единицами в списочной численности нужно считать обучающихся работников, если они (пп. "и" - "м" п. 79 Указаний):
- были направлены компанией с отрывом от работы в образовательные учреждения для повышения квалификации или приобретения новой профессии с сохранением за ними среднего заработка;
- являются студентами и учащимися образовательных учреждений и работают во время производственной практики с зачислением на рабочие места (должности);
- находились в учебном отпуске с полным или частичным сохранением заработной платы;
- являются студентами и учащимися образовательных учреждений и находятся в учебном отпуске без сохранения зарплаты;
- поступают в образовательные учреждения и находятся в отпуске без сохранения зарплаты для сдачи вступительных экзаменов в соответствии с законодательством РФ.
Как учитывать внутренних совместителей
В списочной численности нужно учитывать как целую единицу сотрудника, который:
- оформлен в компании как внутренний совместитель;
- принят на две, полторы или менее одной ставки.
То есть работник, состоящий в списочном составе компании и выполняющий работы на условиях внутреннего совместительства, учитывается один раз по месту основной работы. Такой порядок установлен в п. 80 Указаний.
Каких сотрудников не нужно учитывать
в списочной численности
Не включаются в списочную численность лица, которые (п. 80 Указаний):
- приняты на работу по совместительству из других организаций (работники - внешние совместители);
- выполняют работу или оказывают услуги по гражданско-правовым договорам;
- привлечены для работы по специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы) и учитываются в среднесписочной численности работников;
- переведены на работу в другие организации, если за ними не сохраняется заработная плата, а также направлены на работу за границу;
- направлены компанией на обучение в образовательные учреждения с отрывом от работы и получают стипендию за ее счет;
- подали заявление об увольнении и прекратили работу до истечения срока предупреждения или прекратили работу без предупреждения работодателя (с первого дня неявки).
Также в списочную численность не нужно включать:
- собственников компании, не получавших зарплату;
- лиц, с которыми заключен ученический договор с выплатой в период ученичества только стипендии;
- членов кооператива, не заключивших трудовые договоры с компанией;
- адвокатов;
- военнослужащих, проходящих военную службу.
Пример 3. Все работники компании - внешние совместители
В ООО "Невесомость" все работники трудятся по совместительству, в том числе генеральный директор. Какова списочная численность работников?
Решение. Внешние совместители не учитываются в списочной численности работников, следовательно, этот показатель должен быть равен нулю.
Расчет среднесписочной численности
Численность работников списочного состава за каждый день соответствует данным табеля учета рабочего времени. По нему устанавливается численность работников, явившихся и не явившихся на работу.
Списочную численность работников следует уточнять на основании приказов о приеме, переводе работников на другую работу и прекращении трудового договора.
После расчета списочной численности можно определить среднесписочную численность, имея в виду некоторые особенности установления соответствия этих показателей. Остановимся на них подробнее.
Примечание. Если среднесписочная численность равна нулю
В компании трудятся только внешние совместители. На титульном листе формы РСВ-1 ПФР нужно указать среднесписочную численность, равную нулю. Тогда как показатель в строке 110 (начислено страховых взносов) расчета по форме РСВ-1 ПФР будет больше нуля. Программа проверки выдаст ошибку со статусом 10.
Это означает, что ситуация редкая, но возможная. Расчет может быть принят.
Такой вывод следует из п. 6 таблицы в разд. 1 Приложения N 1 к Порядку проверки формы РСВ-1 ПФР, утвержденному Распоряжением Правления ПФР от 04.03.2014 N 88р.
Учитываются в списочной, но не учитываются
в среднесписочной численности
Отдельные категории работников учитываются в списочной численности, но исключаются при расчете показателя среднесписочной численности (п. 81.1 Указаний), это:
- лица, находившиеся в отпусках по беременности и родам, а также в отпуске по уходу за ребенком;
- работники, направленные на обучение и находившиеся в дополнительном неоплачиваемом отпуске;
- поступающие в образовательные учреждения и находившиеся в отпуске без сохранения зарплаты для сдачи вступительных экзаменов в соответствии с законодательством РФ.
Нет в списочной, но есть в среднесписочной численности
Бывает, что компании привлекают лиц, не состоящих в списочном составе компании, для работы по специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы, например военнослужащих или лиц, отбывающих наказание в виде лишения свободы.
Такие лица не входят в списочный состав работников, но учитываются в среднесписочной численности как целые единицы по дням явок на работу.
Как учитывать работников с сокращенной продолжительностью
рабочего времени
Один человек - единица. В среднесписочной численности учитываются как целые единицы работники, которым в соответствии с законодательством РФ установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, а именно:
- в возрасте до 18 лет;
- занятые на работах с вредными и опасными условиями труда;
- женщины, использующие дополнительные перерывы в работе для кормления ребенка;
- женщины, работающие в сельской местности;
- работники - инвалиды I и II групп.
Один человек не соответствует целой единице. При определении среднесписочной численности учитываются пропорционально фактически отработанному времени сотрудники:
- работавшие неполное рабочее время в соответствии с трудовым договором или штатным расписанием;
- переведенные с письменного согласия на работу на неполное рабочее время.
За дни болезни, отпуска, неявок, приходящиеся на рабочие дни по календарю, в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню (п. 81.3 Указаний).
Покажем, как рассчитывать среднесписочную численность этой категории работников на примере.
Пример 4. Работники трудились неполное рабочее время
В марте 2014 г. пять работников ООО "Невесомость" были заняты на работе неполное рабочее время. По производственному календарю в марте 2014 г. 20 рабочих дней.
Две сотрудницы, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком и работающие в режиме неполного рабочего времени, отработали 20 рабочих дней по 6 часов в день. Три работника трудились по 4 часа в день, один - 20 рабочих дней, второй - 15 рабочих дней, а третий - 8 рабочих дней.
Нужно рассчитать списочную численность не полностью занятых работников в марте 2014 г., которая будет учтена при исчислении среднесписочной численности за I квартал.
Решение. Двух сотрудниц нужно учитывать за каждый рабочий день как 0,75 чел. (6 ч : 8 ч), а каждого из трех работников за каждый рабочий день как 0,5 чел. (4 ч : 8 ч).
Списочная численность не полностью занятых работников составила 2,58 чел. [(0,75 чел. x 20 раб. дн.) + (0,75 чел. x 20 раб. дн.) + (0,5 чел. x 20 раб. дн.) + (0,5 чел. x 15 раб. дн.) + (0,5 чел. x 8 раб. дн.)] : 20 раб. дн.
Эту численность не полностью занятых работников нужно учитывать при определении среднесписочной численности работников.
В Указаниях нет разъяснений, как округлять показатель среднесписочной численности. Логично предположить, что его дробную часть в любом случае нужно округлять в большую сторону до следующей целой единицы. Например, если среднесписочная численность сотрудников равна 2,32 человека, округляем до 3.
Пример 5. Расчет среднесписочной численности за отработанный месяц
На основании данных табл. 1 на с. 33 нужно рассчитать среднесписочную численность работников ОАО "Гравитация" в январе 2014 г., если известно, что в январе:
- одна работница взяла отпуск по беременности и родам с 20 января;
- одна сотрудница 10 января вышла на работу из отпуска по уходу за ребенком;
- одна работница находилась весь месяц в отпуске по уходу за ребенком;
- один сотрудник был в учебном отпуске без сохранения зарплаты с 13 по 31 января.
Таблица 1
Списочная численность работников
в январе 2014 года
Числа января 2014 г.
|
Списочная численность работников
|
Списочная численность работников
|
не подлежащих включению в среднесписочную численность
|
подлежащих включению в среднесписочную численность
|
1 <*>
|
2 <*>
|
3 <*>
|
4 <*>
|
1 <*>
|
333 <*>
|
2 <*>
|
331 <*>
|
2 <*>
|
333 <*>
|
2 <*>
|
331 <*>
|
3 <*>
|
333 <*>
|
2 <*>
|
331 <*>
|
4 <*>
|
333 <*>
|
2 <*>
|
331 <*>
|
5 <*>
|
333 <*>
|
2 <*>
|
331 <*>
|
6 <*>
|
333 <*>
|
2 <*>
|
331 <*>
|
7 <*>
|
333 <*>
|
2 <*>
|
331 <*>
|
8 <*>
|
333 <*>
|
2 <*>
|
331 <*>
|
9
|
335
|
1
|
334
|
10
|
336
|
1
|
335
|
11 <**>
|
336 <**>
|
1 <**>
|
335 <**>
|
12 <**>
|
336 <**>
|
1 <**>
|
335 <**>
|
13
|
335
|
2
|
333
|
14
|
335
|
2
|
333
|
15
|
335
|
2
|
333
|
16
|
337
|
2
|
335
|
17
|
337
|
2
|
335
|
18 <**>
|
337 <**>
|
2 <**>
|
335 <**>
|
19 <**>
|
337 <**>
|
2 <**>
|
335 <**>
|
20
|
336
|
3
|
333
|
21
|
336
|
3
|
333
|
22
|
335
|
3
|
332
|
23
|
335
|
3
|
332
|
24
|
336
|
3
|
333
|
25 <**>
|
336 <**>
|
3 <**>
|
333 <**>
|
26 <**>
|
336 <**>
|
3 <**>
|
333 <**>
|
27
|
337
|
3
|
334
|
28
|
338
|
3
|
335
|
29
|
338
|
3
|
335
|
30
|
338
|
3
|
335
|
31
|
338
|
3
|
335
|
Итого
|
10 329
|
--------------------------------
<*> Выделено зеленым цветом.
<**> Выделено оранжевым цветом.
Компания работает по графику пятидневной рабочей недели.
В таблице выделены цветом:
- зеленым - нерабочие праздничные дни в январе (ч. 1 ст. 112 ТК РФ);
- оранжевым - выходные дни при пятидневной рабочей неделе.
Нужно рассчитать среднесписочную численность работников за полностью отработанный месяц.
Решение. При расчете среднесписочной численности не будем учитывать работников, находившихся (графа 3 табл. 1):
- в отпуске по беременности и родам;
- по уходу за ребенком;
- в учебном отпуске без сохранения зарплаты.
Численность работников списочного состава в январе 2014 г. в ОАО "Гравитация", учитываемую при расчете показателя среднесписочной численности, определим в графе 4. Она равна 10 329 человек. В январе - 31 календарный день. Среднесписочная численность работников ОАО "Гравитация" за январь 2014 г. составила 333 чел. (10 329 чел. : 31 календ. дн.).
Количество отработанного времени и показатель
среднесписочной численности
Указания устанавливают особый порядок расчета показателей среднесписочной численности, если страхователь вел свою деятельность в отчетном периоде неполный месяц, квартал или неполный год.
В отчетном периоде страхователь отработал неполный месяц
При расчете среднесписочной численности нужно сложить численность списочного состава за все дни работы организации в отчетном месяце, включая выходные и праздничные (нерабочие) дни. Полученный результат следует поделить на общее число календарных дней в месяце независимо от количества фактически отработанных дней (п. 81.8 Указаний).
Пример 6. Расчет среднесписочной численности за не полностью отработанный месяц
Вновь созданная компания (ОАО "Андромеда") ведет деятельность с 20 января 2014 г. В компании нет сотрудников, не подлежащих включению в среднесписочную численность.
В табл. 2 оранжевым цветом выделены выходные дни при пятидневной рабочей неделе.
Таблица 2
Списочная численность работников
в январе 2014 года
Числа января 2014 г.
|
Списочная численность работников
|
Списочная численность работников
|
не подлежащих включению в среднесписочную численность
|
подлежащих включению в среднесписочную численность
|
20
|
336
|
-
|
336
|
21
|
336
|
-
|
336
|
22
|
335
|
-
|
335
|
23
|
335
|
-
|
335
|
24
|
336
|
-
|
336
|
25 <*>
|
336 <*>
|
- <*>
|
336 <*>
|
26 <*>
|
336 <*>
|
- <*>
|
336 <*>
|
27
|
337
|
-
|
337
|
28
|
338
|
-
|
338
|
29
|
338
|
-
|
338
|
30
|
338
|
-
|
338
|
31
|
338
|
-
|
338
|
Итого
|
4039
|
--------------------------------
<*> Выделено оранжевым цветом.
Нужно определить среднесписочную численность работников компании за январь 2014 г.
Решение. В январе 2014 г. численность работников списочного состава ОАО "Андромеда" равна 4039 человек. В январе 31 календарный день.
Среднесписочная численность работников за январь 2014 г. составила 130 чел. (4039 чел. : 31 календ. дн.).
В отчетном периоде страхователь работал неполный квартал
Если организация вела деятельность неполный квартал, например февраль и март 2014 г., среднесписочная численность работников определяется следующим образом. Сначала нужно суммировать среднесписочную численность работников за месяцы работы в отчетном квартале. И затем разделить полученную сумму на три, несмотря на то что страхователь фактически работал только два месяца (п. 81.9 Указаний).
Пример 7. Расчет среднесписочной численности за не полностью отработанный квартал
Вновь созданная компания (ООО "Невесомость") начала вести деятельность с 1 февраля 2014 г. Среднесписочная численность работников составила в феврале 498 человек, в марте - 512 человек. Нужно определить среднесписочную численность работников компании за I квартал 2014 г.
Решение. Чтобы определить среднесписочную численность работников за I квартал, суммируем численность работников в феврале и марте и делим на три. Она составила 337 человек [(498 чел. + 512 чел.) : 3].
Страхователь работал не полный отчетный год
Для того чтобы рассчитать показатель среднесписочной численности для отражения в расчете за полугодие, 9 месяцев и год, нужно сложить среднесписочную численность за 6, 9 или 12 месяцев и поделить на соответствующее количество месяцев в отчетном периоде - 6, 9 или 12 (п. 81.6 Указаний).
Если страхователь вел свою деятельность не все месяцы, нужно сложить показатели среднесписочной численности за все месяцы фактической работы и поделить на календарное (а не фактически отработанное) количество месяцев в отчетном периоде - 6, 9 или 12 (п. 81.10 Указаний).
|
![Решение. Среднесписочная численность работников за I квартал равна 333 чел. [(333 чел. + 345 чел. + 321 чел.) : 3] icon](/i/32.png)
![Решение. Среднесписочная численность работников за I квартал равна 333 чел. [(333 чел. + 345 чел. + 321 чел.) : 3] icon](/i/doc32.png)