Скачать 136 Kb.
|
Религиозная организация Духовное мусульманское образовательное учреждение медресе «Хусаиния» Духовного управления мусульман Оренбургской области (Оренбургский муфтият) Утверждаю Директор ДМОУ Медресе Хусаиния» _______________А.А. Шарипов «____»___________200_____ ИНСТРУКЦИЯ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Оренбург 2009 I. Общие положения 1. Настоящая инструкция: 1.1. Разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области трудового права, Уставом религиозной организации Духовное мусульманское образовательное учреждение Медресе «Хусаиния» ДУМ Оренбургской области (далее Медресе) и нормативными актами в области организации делопроизводства. 1.2. Составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами и направлена на четкую и оперативную организацию всей деятельности кадровой службы Медресе. 1.3. Предназначена для решения задач по ведению правильного и единого кадрового делопроизводства внутри Медресе для обеспечения своевременного учета движения кадрового состава. 1.4. Устанавливает технологию работы с документами по личному составу и регламентирует правила создания, оформления, утверждения, прохождения и хранения кадровых документов внутри Медресе. 1.5. Ответственность за ведение кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил работы, сроков оформления и сохранность кадровых документов возлагаются на заместителя директора по учебной работе. II. Порядок оформления приема на работу 2.1. Прием на работу оформляется следующим комплексом документов: -трудовой договор - документ, устанавливающий трудовые отношения между работодателем и работником и определяющий условия трудовых отношений между ними; -приказ о приеме - распорядительный документ, на основании которого вносятся записи в трудовую книжку работника; -трудовая книжка - основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника; -личная карточка - учетный документ, содержащий сведения анкетно-биографического характера; -личное дело - совокупность документов, содержащих сведения биографического характера о работнике, а также сведения о его профессиональном опыте. Личное дело формируется в течение всего периода работы сотрудника и дополняется документами, отражающими его трудовую деятельность в данной организации. 2.2. Кроме перечисленных документов лицо, поступающее на работу, пишет заявление о приеме и заполняет анкету установленной формы. 2.3. Перечень необходимых регистрационных форм: - книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; - журнал учета трудовых договоров; - журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении; - журнал ознакомления с Правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами организации. 2.4. Лицо, поступающее на работу, предъявляет сотруднику кадровой службы Медресе следующие документы: -паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; -трудовую книжку (за исключением, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства); -страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; -документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу); -документ об образовании (при поступлении на работу, требующую специальных знаний и подготовки); -две фотографии размером 3 х 4 см; -справку с прежнего места работы о сдаче в Пенсионный фонд сведений по форме СЗВК. 2.5. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется в Медресе в установленном законодательством порядке. Порядок и сроки оформления документов 2.6. Сотрудник кадровой службы начинает оформление приема работника на работу с заключения трудового договора. 2.7. Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах. Один экземпляр передается работнику под расписку, другой хранится работодателем в кадровой службе до передачи на хранение в архив. 2.8. Со стороны работодателя трудовой договор подписывается директором Медресе. 2.9. Трудовой договор оформляется в срок не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе. 2.10. После подписания сторонами трудовой договор подлежит обязательной регистрации в журнале учета трудовых договоров. 2.11. Трудовой договор является основанием для издания приказа о приеме работника на работу. После составления, подписания и регистрации трудового договора, сотрудник кадровой службы составляет приказ о приеме на работу. 2.12. Приказ о приеме на работу оформляется по унифицированной форме Т-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1. 2.13. Приказ о приеме согласовывается с непосредственным руководителем работника. 2.14. Приказ о приеме на работу подписывается директором Медресе 2.15. Приказ о приеме обязательно регистрируется в журнале регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении работников. 2.16.На основании приказа о приеме на работу вносятся записи в трудовую книжку работника. 2.17 Работникам, поступающим на работу впервые, заводятся трудовые книжки нового образца, утвержденного постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225. Остальным сотрудникам записи заносятся в прежние трудовые книжки. 2.18 Сотрудник отдела кадров вносит сведения о владельце и реквизитах трудовой книжки в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также расписывается в получении на хранение трудовой книжки работника. 2.19 Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. 2.20 Трудовые книжки хранятся в кадровой службе в сейфе или запираемом шкафу. 2.21 С каждой вносимой в трудовую книжку записью сотрудник отдела кадров обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке. 2.22 Личная карточка оформляется по унифицированной форме Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (Приложение 5). 2.23 Личная карточка заполняется и подписывается работником кадровой службы в одном экземпляре и подписывается работником, принятым на работу. 2.24 Личные карточки хранятся в кадровой службе в сейфе или запираемом шкафу. 2.25 После документального оформления приема работника на работу оформляется его личное дело. 2.26 В состав документов личного дела работника входят следующие документы: - внутренняя опись документов дела; - заявление работника о приеме на работу; - копия приказа о приеме на работу; - копии документов об образовании. 2.27 В дальнейшем в личное дело в хронологической последовательности подшиваются документы: заявления работника (в том числе о переносе очередного отпуска), копии документов, подтверждающих получение дополнительного образования, а также копии приказов о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях работника. 2.28 Личные дела содержат информацию о персональных данных работника и хранятся в кадровой службе как документы строгой отчетности. Личные дела работников хранятся 75 лет, руководителей Медресе - постоянно. 2.29 Заканчивается документирование процедуры приема на работу ознакомлением работника с его должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами. 2.29.1 Ознакомление с должностной инструкцией работник подтверждает своей подписью непосредственно на экземпляре должностной инструкции. 2.29.2 Ознакомление с Правилами внутреннего трудового распорядка и расписываясь в Журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами. III. Порядок оформления увольнения с работы 3.1. Увольнение с работы оформляется следующим комплексом документов: - заявление работника, составленное от руки, с резолюцией руководителя; - обходной лист; - приказ об увольнении; - трудовая книжка; - личная карточка; - личное дело. 3.1.1. Заявление составляется не всегда, а в зависимости от обстоятельств, послуживших причиной для прекращения трудовых отношений. 3.2. Перечень необходимых регистрационных форм: - книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; - журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении. 3.3. Порядок и сроки оформления документов 3.3.1. При увольнении работника в связи с истечением срока действия трудового договора (ст. 79 ТК РФ) работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения. Форма уведомления приводится в разделе "Приложения" настоящей инструкции (Приложение 8). 3.3.2. При увольнении работника по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ) необходимо оформить соглашение о расторжении трудового договора по этому основанию. Образец типового соглашения о расторжении трудового договора приводится в разделе "Приложения" настоящей инструкции (Приложение 9). 3.3.3. Сотрудник кадровой службы начинает оформление увольнения работника с работы с составления приказа. 3.3.4. Приказ об увольнении составляется по унифицированной форме №Т-8, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 (Приложение 10). 3.3.5 Все приказы об увольнении согласовываются с непосредственным руководителем работника. Приказ об увольнении по инициативе работодателя дополнительно согласовывается и визируется сотрудником кадровой службы Медресе. Приказ об увольнении материально-ответственного лица дополнительно согласовывается и визируется бухгалтером Медресе. На подпись директору Медресе передается приказ с визами указанных должностных лиц. 3.3.6. На основании приказа об увольнении с работы в день увольнения работника соответствующие записи вносятся в его трудовую книжку. 3.3.7 Внесенная в трудовую книжку запись об увольнении заверяется подписью директора Медресе и печатью организации. 3.3.8. При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в Медресе, дополнительно заверяются подписью самого работника. 3.3.9 Перед выдачей трудовой книжки сотрудник кадровой службы проверяет наличие подписей должностных лиц в обходном листе. 3.3.10 Трудовая книжка выдается работнику на руки строго в день увольнения. 3.3.11 При получении своей трудовой книжки сотрудник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. 3.4. Сведения об увольнении работника заносятся сотрудником кадровой службы в его личную карточку. 3.4.1. Работник в день увольнения расписывается в своей личной карточке. 3.5. В личное дело работника подшивается копия приказа об увольнении и обходной лист. 3.6. По письменному заявлению работника сотрудник кадровой службы выдает ему заверенные копии документов, связанных с работой, - копии приказов, справки о заработной плате, а также справку о сдаче сведений в Пенсионный фонд по форме СЗВК. IV. Порядок оформления отпусков 4.1. Отпуска оформляются следующим комплексом документов: - заявление, составленное от руки; - график отпусков; - извещение о начале отпуска; - личная карточка работника; - табель учета рабочего времени; - приказ о предоставлении отпуска. 4.2. Перечень необходимых регистрационных форм: - журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков. 4.3 Порядок и сроки оформления документов 4.3.1 Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком отпусков. График отпусков утверждается директором Медресе ежегодно в срок не позднее чем за две недели до наступления календарного года. 4.3.2. График отпусков оформляется по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. 4.3.3. На основании графика отпусков работник должен быть извещен о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. 4.3.4. Форма извещения о начале отпуска разрабатывается кадровой службой и утверждается директором Медресе. Форма извещения приводится в разделе "Приложения" настоящей инструкции. 4.3.5 На основании графика отпусков оформляется приказ о предоставлении отпуска работнику. 4.3.6. Приказ о предоставлении отпуска составляется по унифицированной форме №Т-6, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1. 4.4. Сведения о предоставлении отпуска работнику заносятся сотрудником кадровой службы в его личную карточку. 4.5 На основании приказа о предоставлении отпуска заполняется табель учета рабочего времени. V. Порядок ведения табеля учета рабочего времени 5.1. Табель учета рабочего времени оформляется по форме N Т-13 с использованием условных обозначений формы №Т-12, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1. 5.2. Отметки в табель о причинах неявок на работу и об особенностях режима рабочего времени производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (приказов на отпуск, листка нетрудоспособности и др.). 5.3. Табель учета рабочего времени ведется в Медресе сотрудником кадровой службы. Для правильного заполнения и своевременной сдачи табеля учета рабочего времени в бухгалтерию работники обязаны своевременно информировать кадровую службу о днях отсутствия на рабочем месте. 5.4. Для своевременного оформления табеля сотрудники обязаны представлять в отдел кадров больничные листы в первый рабочий день выхода на работу. 5.5 Сотрудник кадровой службы обязан своевременно (в последний день каждого месяца) сдавать табель учета рабочего времени в бухгалтерию. 5.6 Табель составляется в одном экземпляре. Заполненный табель передается в бухгалтерию для расчета зарплаты. VI. Порядок оформления командировок 6.1. Командировка работника оформляется следующим комплексом документов: - служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении; - приказ о направлении работника в командировку; - командировочное удостоверение; - авансовый отчет. 6.2. Перечень необходимых регистрационных форм: - Журнал регистрации приказов о направлении работников в командировку; - Журнал учета выдачи командировочных удостоверений. 6.3. Сотрудник кадровой службы начинает оформление командировки с оформления служебного задания. 6.3.1. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении оформляются по унифицированной форме Т-10а, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1. 6.3.2. Служебное задание подписывает директор Медресе. 6.3.3. На основании служебного задания сотрудник кадровой службы составляет приказ о направлении работника в командировку. 6.3.4. Приказ о направлении работника в командировку оформляется по унифицированной форме Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1. 6.3.5. Приказ о направлении работника в командировку подписывается директором Медресе. 6.3.6. Приказ о направлении работника в командировку регистрируется в журнале регистрации соответствующих приказов. 6.3.7. С подписанного и зарегистрированного приказа сотрудник кадровой службы снимает копию и передает ее для информирования и оперативной работы в бухгалтерию Медресе. 6.3.8. Оригиналы приказов формируются сотрудником кадровой службы в дела и хранятся в кадровой службе организации до момента их передачи в архив. 6.4. На основании приказа о направлении работника в командировку сотрудник кадровой службы составляет командировочное удостоверение для работника. 6.4.1. Командировочное удостоверение оформляется по унифицированной форме Т-10, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1. 6.4.2. Сотрудник кадровой службы регистрирует выдачу командировочного удостоверения в соответствующем регистрационном журнале. 6.4.3. По возвращении из командировки работник представляет командировочное удостоверение сотруднику кадровой службы для передачи в бухгалтерию Медресе. 6.5. Работник, получивший наличные деньги авансом под отчет, обязан не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки составить и предъявить в бухгалтерию авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расходы (проездные билеты, счета за проживание и питание). VII. Порядок оформления поощрения 7.1. Поощрение работника оформляется следующим комплексом документов: - представление о поощрении; - приказ о поощрении работника; - трудовая книжка; - личная карточка. 7.2. Перечень необходимых регистрационных форм: - Журнал регистрации приказов о поощрении работников; 7.3. Сотрудник кадровой службы начинает оформление поощрения работника с приказа о поощрении. Приказ составляется на основании представления непосредственного руководителя работника. 7.4. Приказ о поощрении работника составляется по унифицированной форме Т-11, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1. Порядок согласования и подписания приказа о поощрении аналогичен порядку работы с другими кадровыми приказами (о приеме, увольнении, направлении в командировку) и определен в соответствующих разделах инструкции. 7.5. Приказ о поощрении работника регистрируется в журнале регистрации соответствующих приказов. 7.5.1 Форма регистрационного Журнала приказов о поощрении работников приводится в разделе "Приложения" настоящей инструкции. 7.6. На основании приказа о поощрении работника вносятся записи в трудовую книжку работника. 7.7. Сведения о поощрении работника заносятся в его личную карточку. VIII. Порядок оформления дисциплинарного взыскания 8.1 Дисциплинарное взыскание работнику оформляется следующим комплексом документов: - докладная записка; - объяснительная записка; - акт об отказе предоставить объяснения; - приказ о применении дисциплинарного взыскания; - акт об отказе ознакомиться с приказом. 8.2. Перечень необходимых регистрационных форм: - Журнал регистрации приказов о дисциплинарных взысканиях работникам. 8.3. Сотрудник кадровой службы начинает оформление дисциплинарного взыскания работника с приказа о применении дисциплинарного взыскания. Приказ составляется на основании докладной записки непосредственного руководителя работника и резолюции директора Медресе. 8.4 До составления приказа от работника обязательно должно быть истребовано объяснение. В случае непредставления работником объяснений составляется акт об отказе представить объяснения. 8.5. Приказ о применении дисциплинарного взыскания составляется в свободной форме. Порядок согласования и подписания приказа о дисциплинарном взыскании аналогичен порядку работы с другими кадровыми приказами и определен в соответствующих разделах инструкции. 8.5.1. Приказ о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания. 8.5.2. В случае, если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом под расписку, то составляется соответствующий акт. 8.5.3. Приказ о дисциплинарном взыскании работника регистрируется в журнале регистрации соответствующих приказов. IX. Заключительные положения. 9.1. Настоящая инструкция вводится в действие приказом директора Медресе и обязательна для всех работников Медресе. 9.2. При возникновении необходимости в настоящую Инструкцию могут быть внесены изменения и дополнения. |
Целью проверки являлись проверка ведения кадрового учета и делопроизводства на соответствие действующему законодательству о труде,... | Информирование всех сотрудников компании о правилах взаимодействия с отделом персонала в рамках кадрового делопроизводства | ||
Эта специфика определяется сферой деятельности организации, организационной структурой и численностью сотрудников организации и особенностями... | Инструкция по кадровому делопроизводству в зао «Альфа» (далее – Инструкция) регламентирует организацию единого порядка кадрового... | ||
Форма заполняется руководителем и/или сотрудником кадровой службы или специалистом, компетентным в вопросах управления персоналом... | Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим... | ||
Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим... | Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим... | ||
Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим... | Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим... |
Поиск Главная страница   Заполнение бланков   Бланки   Договоры   Документы    |