Инструкция об организации кадрового делопроизводства


НазваниеИнструкция об организации кадрового делопроизводства
ТипИнструкция
filling-form.ru > Договоры > Инструкция
Религиозная организация

Духовное мусульманское образовательное учреждение

медресе «Хусаиния»

Духовного управления мусульман Оренбургской области

(Оренбургский муфтият)


Утверждаю

Директор ДМОУ

Медресе Хусаиния»

_______________А.А. Шарипов

«____»___________200_____


ИНСТРУКЦИЯ

ОБ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Оренбург 2009

I. Общие положения

1. Настоящая инструкция:

1.1. Разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области трудового права, Уставом религиозной организации Духовное мусульманское образовательное учреждение Медресе «Хусаиния» ДУМ Оренбургской области (далее Медресе) и нормативными актами в области организации делопроизводства.

1.2. Составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами и направлена на четкую и оперативную организацию всей деятельности кадровой службы Медресе.

1.3. Предназначена для решения задач по ведению правильного и единого кадрового делопроизводства внутри Медресе для обеспечения своевременного учета движения кадрового состава.

1.4. Устанавливает технологию работы с документами по личному составу и регламентирует правила создания, оформления, утверждения, прохождения и хранения кадровых документов внутри Медресе.

1.5. Ответственность за ведение кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил работы, сроков оформления и сохранность кадровых документов возлагаются на заместителя директора по учебной работе.
II. Порядок оформления приема на работу

2.1. Прием на работу оформляется следующим комплексом документов:

-трудовой договор - документ, устанавливающий трудовые отношения между работодателем и работником и определяющий условия трудовых отношений между ними;

-приказ о приеме - распорядительный документ, на основании которого вносятся записи в трудовую книжку работника;

-трудовая книжка - основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника;

-личная карточка - учетный документ, содержащий сведения анкетно-биографического характера;

-личное дело - совокупность документов, содержащих сведения биографического характера о работнике, а также сведения о его профессиональном опыте. Личное дело формируется в течение всего периода работы сотрудника и дополняется документами, отражающими его трудовую деятельность в данной организации.

2.2. Кроме перечисленных документов лицо, поступающее на работу, пишет заявление о приеме и заполняет анкету установленной формы.

2.3. Перечень необходимых регистрационных форм:

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

- журнал учета трудовых договоров;

- журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении;

- журнал ознакомления с Правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами организации.

2.4. Лицо, поступающее на работу, предъявляет сотруднику кадровой службы Медресе следующие документы:

-паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

-трудовую книжку (за исключением, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства);

-страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

-документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

-документ об образовании (при поступлении на работу, требующую специальных знаний и подготовки);

-две фотографии размером 3 х 4 см;

-справку с прежнего места работы о сдаче в Пенсионный фонд сведений по форме СЗВК.

2.5. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется в Медресе в установленном законодательством порядке.
Порядок и сроки оформления документов

2.6. Сотрудник кадровой службы начинает оформление приема работника на работу с заключения трудового договора.

2.7. Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах. Один экземпляр передается работнику под расписку, другой хранится работодателем в кадровой службе до передачи на хранение в архив.

2.8. Со стороны работодателя трудовой договор подписывается директором Медресе.

2.9. Трудовой договор оформляется в срок не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе.

2.10. После подписания сторонами трудовой договор подлежит обязательной регистрации в журнале учета трудовых договоров.

2.11. Трудовой договор является основанием для издания приказа о приеме работника на работу. После составления, подписания и регистрации трудового договора, сотрудник кадровой службы составляет приказ о приеме на работу.

2.12. Приказ о приеме на работу оформляется по унифицированной форме Т-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1.

2.13. Приказ о приеме согласовывается с непосредственным руководителем работника.

2.14. Приказ о приеме на работу подписывается директором Медресе

2.15. Приказ о приеме обязательно регистрируется в журнале регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении работников.

2.16.На основании приказа о приеме на работу вносятся записи в трудовую книжку работника.

2.17 Работникам, поступающим на работу впервые, заводятся трудовые книжки нового образца, утвержденного постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225. Остальным сотрудникам записи заносятся в прежние трудовые книжки.

2.18 Сотрудник отдела кадров вносит сведения о владельце и реквизитах трудовой книжки в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также расписывается в получении на хранение трудовой книжки работника.

2.19 Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

2.20 Трудовые книжки хранятся в кадровой службе в сейфе или запираемом шкафу.

2.21 С каждой вносимой в трудовую книжку записью сотрудник отдела кадров обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке.

2.22 Личная карточка оформляется по унифицированной форме Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.

№ 1 (Приложение 5).

2.23 Личная карточка заполняется и подписывается работником кадровой службы в одном экземпляре и подписывается работником, принятым на работу.

2.24 Личные карточки хранятся в кадровой службе в сейфе или запираемом шкафу.

2.25 После документального оформления приема работника на работу оформляется его личное дело.

2.26 В состав документов личного дела работника входят следующие документы:

- внутренняя опись документов дела;

- заявление работника о приеме на работу;

- копия приказа о приеме на работу;

- копии документов об образовании.

2.27 В дальнейшем в личное дело в хронологической последовательности подшиваются документы: заявления работника (в том числе о переносе очередного отпуска), копии документов, подтверждающих получение дополнительного образования, а также копии приказов о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях работника.

2.28 Личные дела содержат информацию о персональных данных работника и хранятся в кадровой службе как документы строгой отчетности. Личные дела работников хранятся 75 лет, руководителей Медресе - постоянно.

2.29 Заканчивается документирование процедуры приема на работу ознакомлением работника с его должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами.

2.29.1 Ознакомление с должностной инструкцией работник подтверждает своей подписью непосредственно на экземпляре должностной инструкции.

2.29.2 Ознакомление с Правилами внутреннего трудового распорядка и расписываясь в Журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами.
III. Порядок оформления увольнения с работы

3.1. Увольнение с работы оформляется следующим комплексом документов:

- заявление работника, составленное от руки, с резолюцией руководителя;

- обходной лист;

- приказ об увольнении;

- трудовая книжка;

- личная карточка;

- личное дело.

3.1.1. Заявление составляется не всегда, а в зависимости от обстоятельств, послуживших причиной для прекращения трудовых отношений.

3.2. Перечень необходимых регистрационных форм:

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

- журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении.

3.3. Порядок и сроки оформления документов

3.3.1. При увольнении работника в связи с истечением срока действия трудового договора (ст. 79 ТК РФ) работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения. Форма уведомления приводится в разделе "Приложения" настоящей инструкции (Приложение 8).

3.3.2. При увольнении работника по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ) необходимо оформить соглашение о расторжении трудового договора по этому основанию. Образец типового соглашения о расторжении трудового договора приводится в разделе "Приложения" настоящей инструкции (Приложение 9).

3.3.3. Сотрудник кадровой службы начинает оформление увольнения работника с работы с составления приказа.

3.3.4. Приказ об увольнении составляется по унифицированной форме №Т-8, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 (Приложение 10).

3.3.5 Все приказы об увольнении согласовываются с непосредственным руководителем работника. Приказ об увольнении по инициативе работодателя дополнительно согласовывается и визируется сотрудником кадровой службы Медресе. Приказ об увольнении материально-ответственного лица дополнительно согласовывается и визируется бухгалтером Медресе. На подпись директору Медресе передается приказ с визами указанных должностных лиц.

3.3.6. На основании приказа об увольнении с работы в день увольнения работника соответствующие записи вносятся в его трудовую книжку.

3.3.7 Внесенная в трудовую книжку запись об увольнении заверяется подписью директора Медресе и печатью организации.

3.3.8. При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в Медресе, дополнительно заверяются подписью самого работника.

3.3.9 Перед выдачей трудовой книжки сотрудник кадровой службы проверяет наличие подписей должностных лиц в обходном листе.

3.3.10 Трудовая книжка выдается работнику на руки строго в день увольнения.

3.3.11 При получении своей трудовой книжки сотрудник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

3.4. Сведения об увольнении работника заносятся сотрудником кадровой службы в его личную карточку.

3.4.1. Работник в день увольнения расписывается в своей личной карточке.

3.5. В личное дело работника подшивается копия приказа об увольнении и обходной лист.

3.6. По письменному заявлению работника сотрудник кадровой службы выдает ему заверенные копии документов, связанных с работой, - копии приказов, справки о заработной плате, а также справку о сдаче сведений в Пенсионный фонд по форме СЗВК.

IV. Порядок оформления отпусков

4.1. Отпуска оформляются следующим комплексом документов:

- заявление, составленное от руки;

- график отпусков;

- извещение о начале отпуска;

- личная карточка работника;

- табель учета рабочего времени;

- приказ о предоставлении отпуска.

4.2. Перечень необходимых регистрационных форм:

- журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков.

4.3 Порядок и сроки оформления документов

4.3.1 Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком отпусков. График отпусков утверждается директором Медресе ежегодно в срок не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

4.3.2. График отпусков оформляется по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

4.3.3. На основании графика отпусков работник должен быть извещен о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала.

4.3.4. Форма извещения о начале отпуска разрабатывается кадровой службой и утверждается директором Медресе. Форма извещения приводится в разделе "Приложения" настоящей инструкции.

4.3.5 На основании графика отпусков оформляется приказ о предоставлении отпуска работнику.

4.3.6. Приказ о предоставлении отпуска составляется по унифицированной форме №Т-6, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1.

4.4. Сведения о предоставлении отпуска работнику заносятся сотрудником кадровой службы в его личную карточку.

4.5 На основании приказа о предоставлении отпуска заполняется табель учета рабочего времени.

V. Порядок ведения табеля учета рабочего времени

5.1. Табель учета рабочего времени оформляется по форме N Т-13 с использованием условных обозначений формы №Т-12, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1.

5.2. Отметки в табель о причинах неявок на работу и об особенностях режима рабочего времени производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (приказов на отпуск, листка нетрудоспособности и др.).

5.3. Табель учета рабочего времени ведется в Медресе сотрудником кадровой службы. Для правильного заполнения и своевременной сдачи табеля учета рабочего времени в бухгалтерию работники обязаны своевременно информировать кадровую службу о днях отсутствия на рабочем месте.

5.4. Для своевременного оформления табеля сотрудники обязаны представлять в отдел кадров больничные листы в первый рабочий день выхода на работу.

5.5 Сотрудник кадровой службы обязан своевременно (в последний день каждого месяца) сдавать табель учета рабочего времени в бухгалтерию.

5.6 Табель составляется в одном экземпляре. Заполненный табель передается в бухгалтерию для расчета зарплаты.

VI. Порядок оформления командировок

6.1. Командировка работника оформляется следующим комплексом документов:

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;

- приказ о направлении работника в командировку;

- командировочное удостоверение;

- авансовый отчет.

6.2. Перечень необходимых регистрационных форм:

- Журнал регистрации приказов о направлении работников в командировку;

- Журнал учета выдачи командировочных удостоверений.

6.3. Сотрудник кадровой службы начинает оформление командировки с оформления служебного задания.

6.3.1. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении оформляются по унифицированной форме Т-10а, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1.

6.3.2. Служебное задание подписывает директор Медресе.

6.3.3. На основании служебного задания сотрудник кадровой службы составляет приказ о направлении работника в командировку.

6.3.4. Приказ о направлении работника в командировку оформляется по унифицированной форме Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1.

6.3.5. Приказ о направлении работника в командировку подписывается директором Медресе.

6.3.6. Приказ о направлении работника в командировку регистрируется в журнале регистрации соответствующих приказов.

6.3.7. С подписанного и зарегистрированного приказа сотрудник кадровой службы снимает копию и передает ее для информирования и оперативной работы в бухгалтерию Медресе.

6.3.8. Оригиналы приказов формируются сотрудником кадровой службы в дела и хранятся в кадровой службе организации до момента их передачи в архив.

6.4. На основании приказа о направлении работника в командировку сотрудник кадровой службы составляет командировочное удостоверение для работника.

6.4.1. Командировочное удостоверение оформляется по унифицированной форме Т-10, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1.

6.4.2. Сотрудник кадровой службы регистрирует выдачу командировочного удостоверения в соответствующем регистрационном журнале.

6.4.3. По возвращении из командировки работник представляет командировочное удостоверение сотруднику кадровой службы для передачи в бухгалтерию Медресе.

6.5. Работник, получивший наличные деньги авансом под отчет, обязан не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки составить и предъявить в бухгалтерию авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расходы (проездные билеты, счета за проживание и питание).

VII. Порядок оформления поощрения

7.1. Поощрение работника оформляется следующим комплексом документов:

- представление о поощрении;

- приказ о поощрении работника;

- трудовая книжка;

- личная карточка.

7.2. Перечень необходимых регистрационных форм:

- Журнал регистрации приказов о поощрении работников;

7.3. Сотрудник кадровой службы начинает оформление поощрения работника с приказа о поощрении. Приказ составляется на основании представления непосредственного руководителя работника.

7.4. Приказ о поощрении работника составляется по унифицированной форме Т-11, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1. Порядок согласования и подписания приказа о поощрении аналогичен порядку работы с другими кадровыми приказами (о приеме, увольнении, направлении в командировку) и определен в соответствующих разделах инструкции.

7.5. Приказ о поощрении работника регистрируется в журнале регистрации соответствующих приказов.

7.5.1 Форма регистрационного Журнала приказов о поощрении работников приводится в разделе "Приложения" настоящей инструкции.

7.6. На основании приказа о поощрении работника вносятся записи в трудовую книжку работника.

7.7. Сведения о поощрении работника заносятся в его личную карточку.


VIII. Порядок оформления дисциплинарного взыскания

8.1 Дисциплинарное взыскание работнику оформляется следующим комплексом документов:

- докладная записка;

- объяснительная записка;

- акт об отказе предоставить объяснения;

- приказ о применении дисциплинарного взыскания;

- акт об отказе ознакомиться с приказом.

8.2. Перечень необходимых регистрационных форм:

- Журнал регистрации приказов о дисциплинарных взысканиях работникам.

8.3. Сотрудник кадровой службы начинает оформление дисциплинарного взыскания работника с приказа о применении дисциплинарного взыскания. Приказ составляется на основании докладной записки непосредственного руководителя работника и резолюции директора Медресе.

8.4 До составления приказа от работника обязательно должно быть истребовано объяснение. В случае непредставления работником объяснений составляется акт об отказе представить объяснения.

8.5. Приказ о применении дисциплинарного взыскания составляется в свободной форме. Порядок согласования и подписания приказа о дисциплинарном взыскании аналогичен порядку работы с другими кадровыми приказами и определен в соответствующих разделах инструкции.

8.5.1. Приказ о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания.

8.5.2. В случае, если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом под расписку, то составляется соответствующий акт.

8.5.3. Приказ о дисциплинарном взыскании работника регистрируется в журнале регистрации соответствующих приказов.
IX. Заключительные положения.

9.1. Настоящая инструкция вводится в действие приказом директора Медресе и обязательна для всех работников Медресе.

9.2. При возникновении необходимости в настоящую Инструкцию могут быть внесены изменения и дополнения.

Похожие:

Инструкция об организации кадрового делопроизводства iconОтчет по кадровому аудиту ООО «Ромашка»
Целью проверки являлись проверка ведения кадрового учета и делопроизводства на соответствие действующему законодательству о труде,...

Инструкция об организации кадрового делопроизводства iconРегламент "Взаимодействие сотрудников с отделом персонала по вопросам...
Информирование всех сотрудников компании о правилах взаимодействия с отделом персонала в рамках кадрового делопроизводства

Инструкция об организации кадрового делопроизводства iconИнструкция по кадровому делопроизводству
Эта специфика определяется сферой деятельности организации, организационной структурой и численностью сотрудников организации и особенностями...

Инструкция об организации кадрового делопроизводства iconИнструкция по кадровому делопроизводству г. Москва >18. 10. 2011
Инструкция по кадровому делопроизводству в зао «Альфа» (далее – Инструкция) регламентирует организацию единого порядка кадрового...

Инструкция об организации кадрового делопроизводства iconИнструкция и методические рекомендации по заполнению анкетной формы
Форма заполняется руководителем и/или сотрудником кадровой службы или специалистом, компетентным в вопросах управления персоналом...

Инструкция об организации кадрового делопроизводства iconНовости законодательства
Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим...

Инструкция об организации кадрового делопроизводства iconЗаконодательство по кадровым вопросам
Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим...

Инструкция об организации кадрового делопроизводства iconЗаконодательство по кадровым вопросам
Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим...

Инструкция об организации кадрового делопроизводства iconЗаконодательство по кадровым вопросам
Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим...

Инструкция об организации кадрового делопроизводства iconЗаконодательство по кадровым вопросам
Мы рады встрече с Вами и хотим предложить Вашему вниманию нужную и интересную информацию. В этом номере «Браво, Кадровик!» мы познакомим...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск