ПАРУС – Бюджет 8
|
|
Руководство пользователя
|
|
|
|
Оглавление
Оглавление 2
Общая информация 4
Вызов контекстного меню 4
Сортировка 4
Отбор 5
Отбор по колонке 6
Заполнение полей 7
Знаки подстановки 8
Работа с таблицами 9
Работа с каталогами 11
Словари 14
Контрагенты 14
Номенклатор 15
Учет 18
Ввод начальных остатков 18
Рекомендуемый порядок ввода начальной информации 18
Остатки товарно-материальных ценностей 19
Дебиторская/кредиторская задолженность 25
Остатки средств по счетам 29
Хозяйственные операции 36
Расчеты с дебиторами/кредиторами 41
Закрытие дебиторско/кредиторской задолженности (зачет аванса). 44
Инвентарная картотека 48
Документы 84
Контракты и закупки 84
Документы поставщиков 99
УРМ. Платежные документы 106
Банковские документы 113
Схема проведения Зачета аванса с использование раздела Документы поставщиков 122
Авансовые отчеты 123
Кассовые документы 130
Внутренние документы 137
Исходящие счета-фактуры 143
Корректировочные счета-фактуры 151
Книга продаж 158
Книга покупок 161
Декларация НДС 165
Функции 172
Перенос остатков 172
Оборотная ведомость по счетам 175
Оборотная ведомость по аналитическим счетам 176
Оборотная ведомость по корреспондирующим счетам 178
Оборотная ведомость по движению денежных средств 178
Оборотные ведомости по товарно-материальным ценностям 179
Списание/внутреннее перемещение ТМЦ (счет Х105ХХ) через Оборотную ведомость по товарно-материальным ценностям 181
Общая информация
В разделе представлена общая информация для работы с системой.
Вызов контекстного меню
Для вызова контекстного меню формы используется правая кнопка мыши (при настройке мыши для левой руки – левая кнопка мыши). Контекстное меню содержит команды для объекта, находившегося под указателем мыши в момент вызова меню (или для выделенных записей):
Рисунок 1
Сортировка
Каждое поле таблицы можно отсортировать по возрастанию и убыванию (для текстовых
полей – по алфавиту в прямом и обратном порядке). Для быстрой сортировки следует навести курсор на заголовок таблицы и нажать левую кнопку мыши. При повторном нажатии значения в столбце будут отсортированы в обратном порядке, последующее нажатие отменит предыдущие сортировки. Если колонка отсортирована, это будет показано с помощью специального значка  или  на ней:
Рисунок 2
Для сортировки по нескольким столбцам одновременно:
сначала производим сортировку по первой колонке обычным способом;
для второй и последующих колонок с зажатой кнопкой Ctrl щелкаем на заголовок таблицы.
Отбор
Отбор предназначен для вывода записей (списка), удовлетворяющих заданным условиям отбора. Обычно каждое условие отбора определяет некоторое ограничение на значение поля (характеристики, колонки) записи. В результате отбора в списке выводятся только те записи (список ограничивается только теми записями), значение полей которых удовлетворяет условиям отбора.
Для отбора записей требуется вызвать контекстное меню и выбрать пункт Отобрать или нажать на клавиатуре клавишу «F6». Действие «Отобрать» предназначено для отбора записей в списке по условиям, заданным для определенной совокупности полей записи, и задается только в главной таблице главного окна раздела.
Внимание! Окно с формой отбора появляется автоматически при открытии большинства разделов Системы.
Условия, заданные подобным способом, учитываются в совокупности (объединяются по «логическому И»). Как правило, по действию «Отобрать» отбор записей в спецификации не производится (см. «Отбор по колонке»). Но может быть произведен отбор, например, документов, для которых имеется хотя бы одна запись спецификации, некоторая характеристика которой удовлетворяет определенному условию. Причем для отобранных документов выводится полный список позиций спецификации.
Внимание! После закрытия раздела (а также после окончания сеанса работы с модулем) последние заданные условия отбора запоминаются, причем индивидуально для каждого пользователя. При последующем открытии раздела Система автоматически установит условия отбора, заданные в этом разделе в последний раз.
Рекомендации по отбору:
При необходимости задавайте такие условия отбора, которые (с небольшими изменениями) можно применять практически всегда;
Если имеется возможность отбора и по записям, и по каталогам раздела, то для ускорения вывода записей лучше пользоваться отбором либо только по каталогу, либо только по записям – комбинированный отбор более продолжителен;
Не задавайте, по возможности, слишком широкий диапазон дат в качестве условия отбора;
Не сужайте чрезмерно список записей, чтобы не приходилось лишний раз обращаться к базе данных для отбора новых записей.
Если произведен отбор, это будет показано с помощью специального значка  в верхнем правом углу панели:
Рисунок 3
Отбор по колонке
Действие «Отобрать по колонке» предназначено для отбора записей в списке по условию, заданному для определенной, предварительно выбранной колонки.
Условия, заданные подобным способом для двух и более колонок одного списка, учитываются в совокупности (объединяются по «логическому И»). Заголовок колонки, для которой задано условие отбора, выделяется синим цветом:
Рисунок 4
Набор полей вызываемого окна «Отбор по колонке» зависит от типа характеристики, отражаемой в колонке:
Дата – окно содержит пару полей для задания календарного диапазона;
Строка – поле для ввода текста с использованием знаков подстановки;
Число – пару полей для задания диапазона числовых значений;
Значение – предопределенный перечень значений с флажками для каждого из них.
Например, контрагенты (словарь «Контрагенты»), отнесенные к физическим лицам, могут быть как сотрудниками, так и не сотрудниками предприятия. Тогда окно «Отбор по колонке» содержит две позиции: Нет и Да. Если отметить только пункт «Да» – будут отобраны контрагенты-сотрудники.
Кнопки окна «Отбор по колонке»:
ОК – утверждение заданного условия отбора по колонке и выполнение непосредственно отбора;
Отмена – отказ от изменений, проведенных в окне «Отбор по колонке», и выполнение отбора при начальных условиях;
Очистить – очистить поля, либо установить все флажки при отборе по колонке типа «Значение»;
Сбросить – снять все флажки при отборе по колонке типа «Значение;
Очистить все – отмена отбора сразу по всем колонками и выполнение непосредственно отбора. Эквивалентно последовательному заданию действия «Отобрать по колонкам» для всех колонок списка с применением в каждом окне «Отбор по колонками» кнопки Очистить (а затем ОК).
Внимание! Отбор по колонке отсутствует, если колонка содержит составные данные, например:
– Номер документа: Префикс номера, собственно номер;
– Документ основание: Тип, Номер, Дата.
Если произведен отбор, это будет показано с помощью специального значка  в верхнем правом углу панели:
Рисунок 5
Заполнение полей
При заполнении полей используются следующие кнопки:
Кнопка со значком  – используется для открытия вспомогательного окна для выбора необходимого значения поля;
Кнопка со значком  – используется для раскрытия выпадающего списка значений поля;
Кнопка со значком  – используется для изменения числового значения поля.
Обязательные для заполнения поля отмечены на форме желтым цветом:
Рисунок 6
Ограничения в использовании символов при заполнении полей
Внимание! Во избежание сбоев в работе Системы, в наименованиях, мнемокодах, префиксах, а также в других характеристиках объектов (в частности, в параметрах, используемых в процессе отбора объектов) – не следует использовать зарезервированные символы.
Зарезервированные символы – те символы, которые используются Системой в качестве значений параметров, а также символы, используемые Oracle.
Например, символ «;» (точка с запятой) используется Системой в качестве символа (по умолчанию) группирования вычислений (параметр SeqSymb). При использовании его в другом качестве он может быть распознан Системой именно как символ группирования, что может привести к сбою в работе.
Во избежание подобных ситуаций, прежде чем использовать тот или иной символ при задании характеристик объектов Системы, проверьте: не назначен ли он уже значением какого-либо из параметров Системы (Файл>Сервис>Параметры):
Рисунок 7
Кроме того, не следует использовать символы, зарезервированные Oracle («%» - процент и
«_» - подчеркивание).
Примерный список зарезервированных символов:
" – кавычки;
= – знак равенства;
& –знак «and»;
- – дефис;
; –точка с запятой;
( ) – круглые скобки;
[ ] – квадратные скобки;
< – знак «меньше»;
> – знак «больше»;
* – «звездочка»;
? – вопросительный знак;
_ – подчеркивание.
Знаки подстановки
Задавая условия отбора по большинству текстовых полей, Вы можете использовать знаки подстановки (что значительно повышает эффективность отбора):
« * » (звездочка) – как знак, означающий любое количество любых символов;
« ? » (вопросительный знак) – как знак, означающий один любой символ;
« () » (открывающая и закрывающая круглые скобки подряд) – как знак, означающий отсутствие любых символов в поле (пустое значение).
Предположим, что необходимо провести отбор записей списка по значению некоторого параметра, например, параметра «Признак 1». Если в качестве условия отбора указать «пр*», в списке будут представлены записи, имеющие следующие значения этого параметра: «прочее», «продажи»,
«приписки» и т.д. Если ввести «значение?1», в списке будут представлены записи, у которых в поле «Признак 1» указано: "значение_1", "значение11", "значение21" и т.п., но не войдут – "значение12" или "значение111". Если ввести «()», будут отобраны только записи, у которых поле «Признак 1» не заполнено.
При вводе в одном поле нескольких значений их следует разделять знаком «;» (точка с запятой). При необходимости, Вы можете заменить символы, используемые в качестве знаков подстановки, при помощи параметров настройки (Файл>Сервис>Параметры).
Особенности совместного использования в тексте условия отбора: «отрицающего» знака (по умолчанию «!») и знака перечисления (по умолчанию «;»)
Текст условия отбора
|
Удовлетворяют условию только те значения, которые...
|
А*
|
...начинаются с А;
|
!А*
|
...не начинаются с А;
|
А*;Б*
|
...начинаются с А или Б;
|
!А*;!Б*
|
...не начинаются с А и не начинаются с Б (то есть все, кроме начинающихся на А или Б)
|
Работа с таблицами
Информация в системе представлена в виде таблиц. При работе с таблицами доступны следующие действия:
выделение данных;
добавление данных;
размножение данных;
изменение данных;
удаление данных.
Выделение данных
Предусмотрено несколько способов выделения строк в таблицах с данными:
с помощью клавиш «+» (выделить все) или «-» (снять все выделения);
с помощью отметки строк в специальной колонке « », строки выделяются левой кнопкой мыши или клавишей «Пробел»;
с помощью кнопки «» на экранной форме или кнопки «*» на клавиатуре можно произвести инверсию (ранее невыделенные записи становятся выделенными и наоборот) выделенных строк:
Рисунок 8
Добавление данных
Для добавления новой записи в таблицу требуется вызвать контекстное меню и выбрать пункт Добавить или нажать на клавиатуре клавишу «Ins». В открывшемся окне «Наименование Окна: Добавление» следует указать необходимую информацию и нажать кнопку OK. Для закрытия окна без сохранения данных можно нажать кнопку Отмена.
Размножение данных
Если для добавления записи в таблицу не требуется вводить новые данные, а возможно изменить уже имеющиеся, то существующую запись можно размножить. Для этого в контекстном меню нужной строки необходимо выбрать пункт Размножить или нажать на клавиатуре сочетание клавиш «Ctrl+F3». В открывшемся окне «Наименование окна: Размножение» следует внести необходимые изменения и нажать кнопку ОК. Содержание и способы заполнения полей при размножении данных аналогичны их добавлению. Разница состоит в том, что поля будут автоматически заполнены значениями изменяемой записи.
Редактирование данных
Для редактирования данных таблицы необходимо вызвать контекстное меню изменяемой записи и выбрать пункт Исправить или нажать на клавиатуре клавишу «F2». В открывшемся окне «Наименование Окна: Исправление» следует внести необходимые изменения и нажать кнопку ОК. Изменение данных выполняется аналогично их добавлению. Для закрытия окна без сохранения данных следует нажать кнопку Отмена.
Удаление данных
Для удаления данных из системы необходимо вызвать контекстное меню удаляемой записи и выбрать пункт Удалить или нажать на клавиатуре клавишу «Del». В некоторых случаях необходимо подтвердить удаление:
Рисунок 9
Для подтверждения выбранной операции нажмите кнопку Да, для отмены – Нет.
Обновление данных
Если после добавления данных новая запись не отобразилась в таблице, необходимо вызвать контекстное меню и выбрать пункт Обновить или нажать на клавиатуре клавишу «F5».
Работа с каталогами
Записи определенных разделов (главной таблицы определенных разделов) Системы могут находиться (быть зарегистрированы) в определенных каталогах (подкаталогах) иерархического дерева каталогов, что облегчает работу с большим количеством записей:
Рисунок 10
Признаком таких разделов является наличие действия (позиции) Вид>Каталоги в контекстном меню, главной таблицы раздела. По этому действию-переключателю можно включить/отключить отображение дерева каталогов:
Рисунок 11
Если отображение отключено, тогда в разделе отображаются все записи без учета их расположения по каталогам (но с учетом условий отбора). Отображение дерева каталогов и позиционирование на определенном каталоге (подкаталоге) запоминается Системой при закрытии раздела и автоматически восстанавливается при последующем открытии раздела.
Работая с деревом каталогов, можно выполнить следующие типовые действия:
Список - включить/выключить режим списка, при котором в разделе отображаются записи текущего каталога и всех его подкаталогов. Чтобы включить/выключить режим списка выбранного каталога, сделайте его текущим и выберите действие Список:
Рисунок 12
Все каталоги (подкаталоги), записи которых составляют общий список, помечаются галочкой:
Рисунок 13
Если выбрать (например, щелчком мыши) каталог «не входящий в список», тогда режим списка для каталогов автоматически выключится.
Если режим списка включен для корневого каталога (все записи объединяются в один список), тогда в заголовке панели дерева появится дополнительная пометка - [Список].
Имеется также более широкая возможность отображения записей каталогов, расположенных «произвольным образом» в дереве. Для этого следует отметить (щелчком мыши) нужные каталоги.
Очистить – данное действие предназначено для отмены всех отметок и выделений;
Выбрать каталог (сделать каталог текущим) – для этого надо щелкнуть мышью на названии нужного каталога. В основной таблице раздела отобразятся записи, зарегистрированные в этом каталоге;
Развернуть каталог (показать подкаталоги текущего каталога) – для этого:
дважды щелкните мышью на названии нужного (свернутого) каталога;
щелкните мышью на символе «+» (плюс) возле выбранного каталога;
нажмите клавишу F5 или клавишу «Стрелка вправо» (при выбранном нужном каталоге);
в контекстном меню выберите действие Развернуть. Это действие доступно для каталога, если имеется хотя бы один не развернутый подкаталог этого каталога.
Свернуть каталог – для этого:
дважды щелкните мышью на названии нужного (развернутого) каталога;
щелкните мышью на символе «-» (минус) возле выбранного каталога;
нажмите клавишу «Стрелка влево» (при выбранном нужном каталоге).
Добавить каталог – чтобы добавить новый каталог, установите курсор в дереве каталогов на каталог, подкаталогом которого будет создаваемый каталог, и вызовите действие Добавить (клавиша «Insert»);
Исправить наименование каталога – для этого:
выберите действие Исправить (клавиша F2);
щелкните мышью на наименовании ранее выбранного каталога. Наименование переключится в режим редактирования.
Переместить каталог в другой каталог – для этого:
установите указатель мыши на название каталога, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская кнопку, переместите каталог на новое место;
выберите действие Переместить и укажите в появившемся окне каталог – цель, после чего нажмите ОК в этом окне.
Удалить текущий каталог – чтобы удалить текущий каталог, вызовите действие Удалить (клавиша Delete);
Обновить дерево каталогов, приведя его в соответствие с актуальным состоянием базы данных – для этого выберите действие Обновить (клавиша F5);
Включить/выключить Панель инструментов дерева каталогов – чтобы включить/выключить панель, выберите действие Панель инструментов. Панель включает кнопки: «Список», «Добавить», «Исправить», «Переместить», «Удалить», «Обновить»:
Рисунок 14
|
