Методические рекомендации по упорядочению нотариальных документов в администрациях поселений Ленинградской области


Скачать 375.37 Kb.
НазваниеМетодические рекомендации по упорядочению нотариальных документов в администрациях поселений Ленинградской области
страница1/4
ТипМетодические рекомендации
filling-form.ru > Договоры > Методические рекомендации
  1   2   3   4
Приложение к совместному письму

Архивного управления Ленинградской области и

Нотариальной палаты Ленинградской области

от 25 декабря 2015 года № __________/_________
Методические рекомендации по упорядочению

нотариальных документов в администрациях поселений Ленинградской области
1. Данные методические рекомендации подготовлены в целях организации работы по научно-технической обработке нотариальных документов, хранящихся в администрациях городских и сельских поселений Ленинградской области и подготовки их архивному хранению.

В методических рекомендациях приведены и используются определения нотариальных документов, применяемые в действующем законодательстве о нотариате и об архивном деле в Российской Федерации. 1 Так как применяемая терминология в нормативных правовых актах в отношении указанных документов различна, рекомендуется в названии описей, а также при составлении заголовков дел использовать формулировки, предложенные в образцах данных методических рекомендаций.

2. Состав нотариальных документов, находящихся на хранении в администрациях поселений Ленинградской области, включает:

- завещания, в том числе аннулированные, и документы к ним;

- договоры отчуждения домовладений, земельных участков, другого имущества и документы к ним;

- доверенности на оформление договоров отчуждения, пенсий, приватизации жилья и др.;

- общие книги (реестры, журналы) учета нотариальных действий

и другие документы.

Документы охватывают период: начиная с 1940-х годов по настоящее время.

3. В соответствии с пп. б) п. 4 ст. 22 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» сроки временного хранения записей нотариальных действий до передачи их в государственный и муниципальный архивы составляют 75 лет. Т.е. документы хранятся по месту их создания до передачи в архив 75 лет. Исключения составляют случаи, когда администрация не исполняет полномочия по осуществлению нотариальных действий. В этих случаях необходимо руководствоваться совместным письмом Архивного управления Ленинградской области и Нотариальной палаты Ленинградской области.

4. В соответствии с требованиями законодательства об архивном деле в Российской Федерации и законодательства о нотариате документы, относящиеся к совершению нотариальных действий постоянного и временного (более 10 лет хранения), подлежат полному оформлению и внесению в архивную опись дел.

5. В соответствии с требованиями нотариального делопроизводства дела в администрации следует формировать и оформлять в пределах календарного года по видам документов (отдельно формируются дела, содержащие завещания, отдельно – доверенности и т.д.).2 Этого принципа необходимо придерживаться при ведении текущего нотариального делопроизводства.

Однако, в советское и постсоветское время на практике во многих администрациях поселений из-за незначительности совершения нотариальных действий данный принцип не всегда соблюдался. В одно дело подшивались разные виды документов (завещания, договоры купли-продажи, договоры дарения). Кроме этого, дела формировались за несколько лет (за два и более).

При подготовке дел к архивному хранению сформированные таким образом дела не расшиваются и не переформировываются, за исключением случаев, когда необходимо составить и подшить внутреннюю опись. Дела, сформированные за несколько лет, оформляются в описи как переходящие (см. пункт 13).

Также не следует изымать из ранее сформированных дел отдельные документы временного срока хранения (доверенности, предупреждения о взыскании задолженности и т.д.).

6. Если документы за старые годы хранятся в скоросшивателях, и формирование дел ранее не проводилось, необходимо сформировать дело по хронологическому принципу, начиная с удостоверенного документа с самой ранней датой и заканчивая удостоверенным документом с самой поздней датой. При этом также не рекомендуется изымать из дела документы временного срока хранения, ранее в него включенные.

Располагать в хронологической последовательности необходимо именно удостоверенные нотариальные документы (договоры отчуждения имущества, завещания и т.д.). А прилагаемые к ним заявления, справки, копии распоряжений следует располагать непосредственно за удостоверенным документом.

7. Полное оформление сформированного дела подразумевает:

  • нумерацию листов в деле;

  • составление внутренней описи документов дела;

  • составление листа-заверителя дела;

  • брошюровку (подшивку) дела;

  • проставление на обложке даты начала и даты окончания дела, которой является дата последнего документа, включенного в дело.

  • заполнение всех иных реквизитов обложки дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

7.1. Все листы сформированного дела в обязательном порядке нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами независимо от того, являются ли они удостоверенным документом или приложением к нему.

В ранее пронумерованных делах нумерация проверяется. Если в ранее пронумерованном деле обнаружено несколько непронумерованных листов, они нумеруются литерными номерами, Например, 37а, 54а.

Если обнаружено значительное количество ошибок в нумерации, проводится перенумерация листов дела, при которой старый номер зачеркивается и рядом простым карандашом проставляется новый номер, при этом перенумерация производится только в том случае, если дело не использовалось (т.е. по нему не выдавались дубликаты или справки со ссылками на номер листа).

7.2. Внутренняя опись дел является обязательным элементом дела, содержащего нотариально удостоверенные документы. К реестрам, журналам учета внутренняя опись не составляется.

Внутреннюю опись дела рекомендуется составлять в соответствии с образцами, приведенными в приложениях 1, 2 Методических рекомендаций. Содержание описательной статьи документа во внутренней описи должно содержать полную информацию о виде документа, месте нахождения объекта недвижимого имущества, сторонах сделки по договору, фамилию и инициалы составителя завещания.

7.3. Для дел, содержащих документы по принятию мер по управлению наследственным имуществом, рекомендуется использовать форму внутренней описи, приведенной в приложении 3.

7.4. Лист-заверитель является обязательным элементом оформленного дела и составляется по образцу (приложение 4).

При составлении итоговой записи о количестве листов дела в листе-заверителе литерные листы прибавляются к общему количеству листов. Также при обнаружении в нумерации пропущенных номеров, их следует отметить в листе-заверителе. При общем подсчёте листов в деле при наличии пропущенных номеров, они вычитаются из общего количества листов.

В листе-заверителе в обязательном порядке указывается количество листов внутренней описи, которое не включается в общее количество листов дела. Лист-заверитель дела не нумеруется.

7.5. После составления листа-заверителя и внутренней описи все документы, составляющие дело, помещаются в обложку, прошиваются прочной нитью или переплетаются с учетом возможного свободного чтения их текстов. Исключение составляют документы, помещенные в дело «Конверты хранения». Если текст документа близко расположен к левому краю листа, что после подшивки затруднит его чтение, к листу подклеивается полоска бумаги, которая прошивается при оформлении дела. На место склейки помещается оттиск гербовой печати.

Концы нити, которой прошиты документы дела, или места скрепления листов заклеиваются бумажной наклейкой, на которую ставится оттиск гербовой печати таким образом, чтобы часть оттиска была расположена на бумажной наклейке, часть – на листе. При этом указывается следующая надпись: «В деле пронумеровано, прошито и скреплено печатью всего __ листов документов, + ___ листов внутренней описи, + лист-заверитель».

7.6. Обложка дела оформляется в соответствии с образцом (приложение 5).

На обложку дела выносятся следующие реквизиты:

а) Название органа местного самоуправления, органа государственной власти на момент (год) создания документов.

На примере нотариальных дел исполкома Вартемякского сельсовета и администрации:

- Дело включает документы за 1975-1976 год:

название органа государственной власти: Исполком Вартемякского сельсовета депутатов трудящихся Всеволожского района Ленинградской области;

- Дело включает документы за 1976-1977 годы:

название органа государственной власти – Исполком Вартемякского сельсовета народных депутатов Всеволожского района Ленинградской области;

- Дело включает документы за 1991 год.

Название органа государственной власти – Вартемякская сельская администрация Всеволожского района Ленинградской области

- Дело включает документы за 1996 год:

название органа местного самоуправления - Администрация Вартемякской волости Всеволожского района.

Ниже приведены примеры переименований органов государственной власти советского периода, а также органов местного самоуправления. Следует иметь в виду, что в разных районах Ленинградской области наименования органов местного самоуправления после 1993 года имеют свои особенности.


Исполком Пригородного сельсовета депутатов трудящихся Гатчинского района Ленинградской области 1936 – 07.10.1977


Исполком Пригородного сельсовета народных депутатов Гатчинского района Ленинградской области 07.10.1977 - 08.07.1991


Администрация Пригородного сельсовета Гатчинского района Ленинградской области 08.07.1991 – 29.03.1994


Администрация Пригородной волости Гатчинского района Ленинградской области

29.03.1994 – 01.06.1997

Администрация Пригородной волости муниципального образования «Гатчинский район» Ленинградской области

01.06.1997 – 16.12.2004 (ликвидирована)



Исполком Вартемякского сельсовета депутатов трудящихся Всеволожского района Ленинградской области 24.12.1939 – 03.04.1954

Исполком Вартемякского сельсовета народных депутатов Всеволожского района Ленинградской области 07.10.1977 – 24.12.1991

Администрация Вартемякского сельсовета народных депутатов Всеволожского района Ленинградской области. 17.12.1991 – 10.10.1993

Вартемякская сельская администрация Всеволожского района Ленинградской области 10.10.1993 – 21.03.1994

Администрация Вартемякской волости Всеволожского района Ленинградской области. 21.03.1994 – 18.04.1997

Администрация Вартемягской волости Всеволожского района Ленинградской области. 18.04.1997 – 01.07.1997

Администрация Вартемягской волости муниципального образования «Всеволожский район Ленинградской области». 01.07.1997 – 31.12.2005 (ликвидирована)


б) Индекс дела по номенклатуре дел. Указывается индекс дела из номенклатуры дел администрации поселения. Если составляется опись дел за старые годы и индекс неизвестен – данная графа не заполняется.

в) Номер дела. Указывается номер дела по описи.

г) Том. Если в опись вноситься несколько дел с одинаковым заголовком, указывается № тома, например, Том I, Том II.

д) Заголовок дела. Заголовок дела на обложке дела должен соответствовать заголовку дела в описи дел. Не допускается использование кратких заголовков типа «Договоры», «Нотариально удостоверенные документы». В заголовке дела должен обязательно содержаться полный перечень или перечень основных видов документов дела. При составлении заголовка дела, содержащего в составе разные виды нотариально удостоверенных документов, допускается использование слов «Документы» или «Нотариально удостоверенные документы» и далее в скобках указывать виды документов, включенных в дело.

Например, «Нотариально удостоверенные документы (завещания, договоры купли-продажи, договоры дарения, предупреждения) и документы к ним».

По составлению заголовков смотри также п.13 данных методических рекомендаций.

е) Крайние даты дела. Указывается дата (число, месяц, год) самого раннего и дата (число, месяц, год) самого позднего нотариально удостоверенного документа. Дата на обложке дела пишется буквенно-цифровым способом (12 января 1995 года). Даты документов или копий документов, прилагаемых к нотариально удостоверенному документу, не учитываются при определении даты дела.

ж) Количество листов. На обложке дела указывается количество листов по листу-заверителю дела.

з) Срок хранения (указывается срок – «Постоянно» или «75 лет», в зависимости от срока хранения документов).

Записи на обложке дела производятся тушью или шариковой ручкой тёмных тонов, записи ручками других цветов, фломастерами не допускаются.

8. Составление описи нотариальных дел. Нотариальные документы включаются в отдельную (самостоятельную) опись дел. В опись дел управленческой документации администрации включать указанные документы не следует3.

9. На дела постоянного хранения и дела временного хранения нотариальных документов составляются отдельные описи. Для определения сроков хранения документов следует руководствоваться примерной номенклатурой дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, утвержденной приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19 декабря 2013 года № 229. Допускается при составлении описей дел за старые годы, когда были допущены ошибки в формировании дел, включать в опись постоянного хранения документы временных сроков хранения.

10. Учитывая видовой состав и небольшое количество нотариальных документов в администрациях рекомендуется составить 2 описи дел постоянного хранения:

- опись дел постоянного хранения (совершение нотариальных действий), начиная с самого раннего документа по 2005 год.

- опись дел постоянного хранения (совершение нотариальных действий) с 2006 года.

Каждая из указанных описей начинается с первого номера.

Допускается также составление одной описи постоянного хранения за весь период начиная с самого раннего документа до настоящего времени.

При этом необходимо учитывать, если в настоящее время в администрации хранятся документы по нотариальным действиям, совершенным в ликвидированном органе государственной власти (органе местного самоуправления): исполкоме сельсовета (администрации), - например, в 1978 году был ликвидирован исполком Большетаицкого сельсовета Гатчинского района Ленинградской области, территория которого вошла в состав Веревского сельсовета Гатчинского района Ленинградской области); в 2005 году ликвидирована администрация Вартемягской волости и т.п.,

- опись на документы ликвидированного(-ой) исполкома сельсовета (администрации) составляется отдельно по год его (ее) ликвидации.

11. К описи составляется титульный лист. Образец оформления титульного листа описи приведен в приложении 6,7 методических рекомендаций. На титульный лист выносится перечень переименований органа государственной власти (органа местного самоуправления): исполкома сельсовета (администрации) за период включенных в опись документов. Если переименований было много, следует составить отдельный лист переименований.

12. К описи нотариальных дел составляется предисловие и, если необходимо, список сокращений. В предисловии необходимо отразить всю имеющуюся информацию по истории исполнения администрацией полномочий по совершению нотариальных действий, а также особенности составления описи, видовой состав документов, особенности формирования дел, отсутствие документов за отдельные годы и физическое состояние документов (приложение 8).

13. Опись дел составляется в соответствии со следующими основными требованиями:

13.1. Не допускается использование в описи сокращений слов в заголовке дела. Например: «дог.» «завещ.» и т.д.

13.2. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть также вносятся в опись под самостоятельным номером.

13.3. Порядок нумерации дел в описи – валовый (т.е. по порядку) за весь период составления описи.

13.4. Заголовок в опись всегда вносится полностью. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками слово «То же» для замены повторяющегося заголовка не используется. - Заголовок дела не разбивается (не переносится) с одного листа описи на другой.

13.5. Оформление переходящих дел: переходящее дело первый раз вносится в опись по дате заведения (см. дело № 3 за 1973 год или дело № 5 за 1975 год в приложении 9). В последующих годовых разделах описи заголовок дела повторяется, но уже без присвоения номера по описи (последний раз вноситься в годовой раздел по дате последнего документа). Количество листов и крайние даты дела указываются в описи только при первом внесении дела в опись.

13.6. Графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим организациям, уничтожении со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

Образцы описи дел приведены в приложениях 9, 10.

Перечень использованной нормативной, методической литературы.


  1. Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

  2. Основы законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. Верховным Советом Российской Федерации от 11.02.1993 № 4462-1).

  3. Приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 27 декабря 2007 года № 256 «Об утверждении инструкции о порядке совершения нотариальных действий главами местных администраций поселений и муниципальных районов и специально уполномоченными должностными лицами местного самоуправления поселений и муниципальных районов».

  4. Приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 16 апреля 2014 года № 78 «Об утверждении правил нотариального делопроизводства».

  5. Приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19 декабря 2013 года № 229 «об утверждении примерной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой».

  6. Приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 10 апреля 2002 года № 99 «Об утверждении форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах».
  1   2   3   4

Похожие:

Методические рекомендации по упорядочению нотариальных документов в администрациях поселений Ленинградской области iconМетодические рекомендации «О порядке подготовки похозяйственных книг...
...

Методические рекомендации по упорядочению нотариальных документов в администрациях поселений Ленинградской области iconМетодическое пособие по совершению отдельных видов нотариальных действий...
Сборник методических рекомендаций по совершению нотариальных действий, осуществлению полномочий в области защиты населения от чрезвычайных...

Методические рекомендации по упорядочению нотариальных документов в администрациях поселений Ленинградской области iconАдминистрация Города Хабаровска Управление делами Архивный отдел...
Общие требования к упорядочению документов по личному составу

Методические рекомендации по упорядочению нотариальных документов в администрациях поселений Ленинградской области iconПриказ от 6 июня 2017 г. N 97 об утверждении инструкции о порядке...
Инструкции о порядке совершения нотариальных действий главами местных администраций поселений и муниципальных районов и специально...

Методические рекомендации по упорядочению нотариальных документов в администрациях поселений Ленинградской области iconПриказ от 6 июня 2017 г. N 97 об утверждении инструкции о порядке...
Инструкции о порядке совершения нотариальных действий главами местных администраций поселений и муниципальных районов и специально...

Методические рекомендации по упорядочению нотариальных документов в администрациях поселений Ленинградской области iconПриказ Министерства юстиции Российской Федерации от 16. 04. 2014...
По вопросам совершения нотариальных действий главами местных администраций поселений и специально уполномоченными должностными лицами...

Методические рекомендации по упорядочению нотариальных документов в администрациях поселений Ленинградской области iconПриказ Министерства юстиции Российской Федерации от 16. 04. 2014...
По вопросам совершения нотариальных действий главами местных администраций поселений и специально уполномоченными должностными лицами...

Методические рекомендации по упорядочению нотариальных документов в администрациях поселений Ленинградской области iconПостановление от 12 ноября 2014 г. N 520 об утверждении порядка предоставления...
Ленинградской области" государственной программы Ленинградской области "Стимулирование экономической активности Ленинградской области",...

Методические рекомендации по упорядочению нотариальных документов в администрациях поселений Ленинградской области iconМетодические рекомендации по формированию муниципальных заданий муниципальными...
«Город Выборг» Выборгского района Ленинградской области администрации муниципального образования «Выборгский район» Ленинградской...

Методические рекомендации по упорядочению нотариальных документов в администрациях поселений Ленинградской области iconИ среднего предпринимательства субсидий для возмещения части
Ленинградской области" государственной программы Ленинградской области "Стимулирование экономической активности Ленинградской области",...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск