Регламент согласования и подписания договоров
в Тольяттинском государственном университете
Общие положения
Настоящий Регламент разработан в соответствии с гражданским законодательством РФ и локальными актами ТГУ.
Настоящий Регламент устанавливает единый порядок подготовки, оформления, согласования, подписания, хранения, регистрации договоров, контрактов и соглашений ТГУ (далее - договоры), порядок внесения в них изменений и дополнений, а также их расторжения и пролонгации.
Договоры заключаются в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Право подписи договоров от имени Тольяттинского государственного университета имеет ректор ТГУ или иные лица по доверенности.
В случае временного отсутствия ректора (болезнь, командировка, отпуск и т.п.) правом подписания договоров обладает лицо, исполняющее обязанности (и.о.) ректора. В данном случае и.о. ректора действует на основании Устава.
По установленной настоящим Регламентом процедуре проходят согласования и подписание договоры, заключаемые напрямую с контрагентами, без проведения процедуры торгов. Порядок заключения договоров по итогам торгов регламентируется Положением о закупках ТГУ.
Понятие и условия договора
Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
Договор вступает в силу с момента его подписания сторонами либо с момента, определенного сторонами в договоре и действует до определенного в договоре времени.
Сторонами в договоре являются:
федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Тольяттинский государственный университет» в лице ректора, действующего на основании Устава, либо в лице иного уполномоченного лица, действующего на основании доверенности;
юридическое лицо в лице директора, действующего на основании Устава (иного уполномоченного лица, действующего на основании доверенности), либо индивидуальный предприниматель, действующий на основании Свидетельства о государственной регистрации в качестве ИП, либо физическое лицо.
В договорах, заключаемых ТГУ, в обязательном порядке должны отражаться следующие условия:
предмет договора
сроки исполнения обязательств
права и обязанности сторон
цена договора
порядок расчетов
ответственность сторон
срок действия договора
Договор в обязательном порядке должен содержать:
название договора
место и дату заключения
полные фирменные наименования контрагентов, под которыми они зарегистрированы в Едином государственном реестре юридических лиц (индивидуальных предпринимателей) либо Ф.И.О. физического лица;
сокращенное название сторон в договоре
должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, указания на их полномочия по подписанию договора (например, Устав, доверенность);
реквизиты сторон (наименование, почтовые (юридические) адреса, банковские реквизиты);
подписи сторон;
печати сторон.
Не допускается расположение адресов, реквизитов и подписей сторон на отдельном листе договора.
Приложения к договору указываются в тексте договора. Каждое приложение должно иметь порядковый номер, быть подписано сторонами и скреплено печатями.
Договор составляется в двух или более экземплярах.
Документами, подтверждающими исполнение обязательств, являются: акты приема-сдачи выполненных работ, оказанных услуг, акты приема-передачи товара, товарная накладная, товарно-транспортная накладная.
Типовые формы договоров, дополнительных соглашений, соглашений о расторжении договоров и актов приемки-сдачи товаров, работ, услуг, разработанные в соответствии с действующим законодательством РФ, размещаются на официальном сайте ТГУ (сайт Юридического отдела).
При необходимости заключения договора, по которому отсутствует типовая форма, договор разрабатывается юридическим отделом по соответствующему обращению заинтересованного сотрудника, срок разработки – 3 рабочих дня.
Подготовка проектов договоров, оформление, изменение,
пролонгация и расторжение договоров
Подготовка проекта договора осуществляется структурным подразделением ТГУ, заинтересованным в заключаемом договоре, либо Управлением закупок и материально-технического обеспечения (УЗиМТО), по служебной записке заинтересованного структурного подразделения на закупку товаров, работ, услуг.
Руководитель заинтересованного структурного подразделения ТГУ назначает исполнителя – лицо, ответственное за подготовку и прохождение согласования договора.
Исполнитель оформляет договор и лист согласования (образец листа согласования находится на сайте юридического отдела) и направляет их на согласование в соответствии с настоящим Регламентом либо оформляет служебную записку на закупку товаров, работ, услуг за подписью руководителя и направляет ее в УЗиМТО.
При направлении проекта договора Исполнитель должен обосновать установленную в договоре
цену путем приложения не менее двух коммерческих предложений на закупку работ, товаров, услуг от различных контрагентов.
При отсутствии обоснования цены анализ цен проводится сотрудниками УЗиМТО, в данном случае время согласования договора увеличивается на 3 рабочих дня.
В случае, если Исполнителем направлена служебная записка в УЗиМТО о заключении договора на закупку товаров, работ, услуг, анализ цен также проводится сотрудниками УЗиМТО в срок 3 рабочих дня.
После прохождения процедуры согласования и подписания договор направляется исполнителем контрагенту для рассмотрения и подписания.
Срок передачи договора на подписание контрагента не должен превышать 2-х рабочих дней. Договоры на подписание контрагенту передаются Исполнителем нарочно или по почте в случае нахождения Исполнителя в другом городе.
При наличии разногласий по договору сторона, не согласная с условиями проекта договора, сообщает о возражениях другой стороне путем направления протокола разногласий.
Все изменения и дополнения оформляются дополнительным соглашением к договору.
Расторжение договора производится путем заключения соглашения о расторжении договора. В случае одностороннего расторжения договора в связи с неисполнением или ненадлежащим исполнением договора, договор считается расторгнутым с момента получения контрагентом уведомления о расторжении договора в одностороннем порядке.
Пролонгация договора осуществляется путем заключения дополнительного соглашения, если иное не указано в самом тексте договора.
Дополнительные соглашения, соглашения об изменении или расторжении договора заключаются, согласуются и регистрируются в том же порядке, что и основной договор.
С целью осуществления мероприятий по обеспечению экономической безопасности ТГУ исполнитель либо УЗиМТО запрашивает у контрагента и прилагает к проекту договора следующие документы:
Контрагент
|
Перечень документов
|
Юридическое лицо
|
копия Свидетельства о государственной регистрации юридического лица (ОГРН);
копии учредительных документов: Устав (титульный лист и листы, подтверждающие полномочия руководителя, и перечень видов деятельности организации) и учредительный договор (при наличии);
копия Свидетельства о постановке на учет юридического лица в налоговом органе (ИНН);
копия доверенности в случае, если договор подписывает не руководитель;
копии документов, разрешающие деятельность контрагентов в данной области (лицензии), в случае необходимости;
выписка из ЕГРЮЛ;
|
Предприниматель без образования юридического лица (ПБОЮЛ, ИП, ЧП)
|
копия паспорта (страница с фотографией, регистрацией по месту жительства);
копия Свидетельства о внесении записи в ЕГРИП;
копия Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (ИНН).
|
Физическое лицо
|
копия паспорта (страница с фотографией, регистрацией по месту жительства)
|
При повторном заключении договора в течение одного календарного года с одним и тем же контрагентом приложение указанных выше документов не требуется. После предоставления документов контрагентов в юридический отдел, они передаются на проверку в отдел собственной безопасности (ОСБ).
Документы контрагентов хранятся в юридическом отделе.
Реестр договоров, по которым не предоставлены документы контрагентов, направляется юридическим отделом в Центр экономического развития (ЦЭР).
Договор может быть согласован и подписан при отсутствии документов контрагента, но на момент произведения оплаты требуемые документы должны быть представлены Исполнителем в юридический отдел. Оплата по договору при отсутствии документов контрагентов приостанавливается ЦЭР до момента предоставления документов.
Порядок согласования договоров
Все договоры подлежат обязательному согласованию в последовательности, указанной на листе согласования. Подписание договоров, не прошедших процедуру согласования, не допускается. Исключение составляют договоры, подписываемые без проведения процедуры согласования, их перечень размещен на сайте юридического отдела (Приложение 3а).
Согласование осуществляется в следующем порядке:
проректор, в подчинении которого находится исполнитель (руководитель структурного подразделения, заинтересованного в данном договоре);
управление закупок и материально-технического обеспечения (УЗиМТО)
центр экономического развития (ЦЭР);
главный бухгалтер;
юридический отдел.
Согласование договоров осуществляется руководителем подразделения путем проставления отметки (визы) на листе согласования к договору. Форма листа согласования размещена на сайте юридического отдела (Приложение 2). Отметка о согласовании на договоре (виза) включает личную подпись уполномоченного лица, дату, а также отсутствие или наличие замечаний к договору.
Перед началом процедуры согласования исполнитель заполняет лист согласования и парафирует (проставляет свою подпись) каждую страницу направляемого на согласование договора и все приложения к нему.
Согласование проекта договора у проректора/ руководителя структурного подразделения, в подчинении которого находится исполнитель, производится непосредственно исполнителем. Для дальнейшего согласования в порядке, указанном ниже, проект договора с листом согласования передается исполнителем в УЗиМТО.
Процедура согласования договора осуществляется сотрудником УЗиМТО.
Согласование проекта договора проректором/руководителем структурного подразделения, в подчинении которого находится исполнитель, возлагает на него ответственность за:
соответствие проекта договора интересам ТГУ, его задачам и целям;
целесообразность заключения договора;
надежность контрагента (наличие всех документов, указанных в п. 3.11 настоящего Регламента);
наличие и надлежащее оформление всех приложений к договору, иных документов, представляемых на согласование;
реальность указанных сроков исполнения договора;
наличие в необходимых случаях надлежащим образом оформленной технической и проектно-сметной документации к соответствующему договору на оказание услуг, выполнение работ.
Согласование проекта договора в ЦЭР возлагает на должностное лицо ответственность за:
соответствие предмета договора коду бюджетной классификации;
соответствие указанных в договоре порядка, формы и сроков оплаты товаров, работ, услуг, требованиям, предъявляемым к бюджетным учреждениям;
наличие финансового обеспечения договора;
При согласовании договора в ЦЭР, директору необходимо указывать в листе согласования, в каком фонде бюджета заложены денежные средства на оплату по договору, сколько денежных средств данного фонда израсходовано и сколько осталось. При отсутствии данных сведений в листе согласования, договор не направляется на дальнейшее согласование, а возвращается в ЦЭР для указания всех необходимых сведений.
Согласование в УЗиМТО возлагает на должностное лицо ответственность за:
соответствие цены договора действительной стоимости товаров, работ, услуг;
соблюдение сторонами положений законодательства о закупках товаров, работ, услуг для государственных нужд;
наличие всех указанных в договоре приложений, правильность их оформления;
определение наличия лимитов по заявленным группам товаров, работ, услуг.
Согласование у главного бухгалтера заключается в проверке правильного указания налогообложения, соответствия указанных в договоре порядка, формы и сроков оплаты требованиям, предъявляемым к бюджетным учреждениям; правильности указанных банковских реквизитов ТГУ.
Согласование проекта договора юридическим отделом заключается в проверке:
учредительных и других правоустанавливающих документов контрагента, наличия у представителя доверенности и полномочий на заключение договора;
соответствие проекта договора законодательству Российской Федерации;
наличия существенных условий договора, установленных законодательством и требованиями настоящего Регламента;
отсутствия в договоре условий, дискриминирующих ТГУ по сравнению с обычными для такого рода договоров условиями;
правомочности должностных лиц сторон договора на его подписание;
возможности применения мер гражданско-правовой защиты в случае несоблюдения контрагентом своих обязательств по договору, защиты имущественных интересов ТГУ в судебных органах.
Также юридическим отделом проверяется наличие учредительных документов контрагента, указанных в п. 3.10. настоящего Регламента, проверка благонадежности контрагента на основании данных документов проводится отделом собственной безопасности ТГУ.
Общий срок согласования договоров – не более 6 рабочих дней (с учетом устранения замечаний и подготовки протокола разногласий) с момента получения специалистом УЗиМТО договора с листом согласования от исполнителя. В каждом структурном подразделении согласование проводится не более 1 рабочего дня.
Специалист УЗиМТО проверяет правильность заполнения листа согласования, наличие всех документов, указанных в качестве приложений в договоре, и направляет договор на согласование.
В случае нарушения указанного срока начальник УЗиМТО вправе направить ректору представление о применении дисциплинарного взыскания к виновному в задержке должностному лицу.
При выявлении нарушений в заполнении листа согласования, специалист УЗиМТО возвращает лист согласования для правильного заполнения ответственному структурному подразделению.
При наличии замечаний к договору, специалист УЗиМТО возвращает договор исполнителю для их устранения.
После устранения замечаний, проект договора передается в УЗиМТО для повторного согласования с учетом внесенных исправлений.
При согласовании дополнительных и иных соглашений, к указанным документам прилагается копия договора, в который вносятся изменения или который расторгается.
Представление проектов договоров на подпись,
хранение, регистрация и учет договоров
Согласованные договоры представляются на подпись ректору ТГУ в количестве экземпляров по числу сторон договора (либо в количестве, оговоренном в договоре).
Запрещается замена листов после подписания договора.
После подписания договор подлежит скреплению гербовой печатью ТГУ.
Регистрация договора осуществляется в юридическом отделе после подписания договора со стороны ТГУ и контрагента, регистрационный номер и дата договора также проставляются на листе согласования.
Регистрация и учет договоров, заключенных ТГУ, осуществляется юридическим отделом либо иным структурным подразделением. Перечень иных структурных подразделений размещен на сайте юридического отдела (Приложение 3).
Один экземпляр подписанного договора с листом согласования хранится в ТГУ в юридическом отделе либо в структурном подразделении, осуществляющем регистрацию. Второй подлинный экземпляр передается на хранение контрагенту.
В Управлении делами хранятся следующие договоры:
- Генеральное соглашение с ОАО «АВТОВАЗ», Государственный контракт с Министерством обороны РФ, Договор с Министерством образования и науки РФ, и иные, наиболее значимые договора и соглашения.
Сроки хранения договоров устанавливаются в соответствии с законодательством.
Договоры с иностранными партнерами с учетом разницы в сроках исковой давности других стран следует хранить постоянно.
Контроль за исполнением обязательств по договору
Контроль за полнотой и своевременностью соблюдения контрагентом своих обязательств по договору осуществляется исполнителем. Контроль за исполнением контрагентом финансовых обязательств осуществляется центром экономического развития ТГУ.
Для оплаты выполненной работы, оказанной услуги, поставленного товара Исполнитель заполняет заявление по утвержденной форме и подписывает в структурных подразделениях, указанных в бланке заявления, с приложением акта выполненных работ/оказанных услуг, счета/счета-фактуры и накладной с отметкой склада (оригиналы и копии), и передает в ЦЭР.
Информация об исполнении контрагентом своих обязательств по договору не позднее 2-х рабочих дней доводится исполнителем до соответствующего работника материального отдела ТГУ с приложением необходимых документов. Финансовый отдел ТГУ при наличии необходимых документов осуществляет своевременную и полную оплату договора в сроки, установленные договором.
Информация о неисполнении контрагентом своих обязательств по договору незамедлительно (в течение одного рабочего дня) доводится исполнителем до начальника юридического отдела для принятия соответствующих мер.
Досудебное урегулирование споров, возникших при исполнении договора, осуществляется юридическим отделом. В случае невозможности урегулирования споров в досудебном порядке юридический отдел принимает меры для дальнейшего обращения в суд (судебные органы).
Особенности заключения и согласования отдельных видов договоров
Порядок согласования отдельных видов договоров, место их регистрации и хранения, а также перечень договоров, не требующих согласования, указаны на сайте юридического отдела. При необходимости Перечень договоров, не требующих согласования, дополняется на основании служебной записки заинтересованного структурного подразделения, согласованной ректором.
Договоры (контракты), не требующие прохождения процедуры согласования и подлежащие регистрации и хранению в юридическом отделе, передаются в юридический отдел для направления на подпись ректору. Иные договоры, не требующие согласования, передаются на подпись ректору работником структурного подразделения, осуществляющим регистрацию и хранение.
Договоры, подписанные контрагентом и предоставленные в ТГУ посредством факсимильной связи, проходят процедуру согласования и подписания в общем порядке. Для подписания оригиналов таких договоров исполнитель предоставляет оригинал договора в юридический отдел после его получения у контрагента.
Договоры о рекламной и издательской деятельности, о приобретении и изготовлении презентационной продукции, об изготовлении и размещении печатных, аудио- и видеоинформационных и рекламных материалов, в которых ТГУ выступает в качестве Заказчика, а также о сотрудничестве со СМИ, в обязательном порядке согласуются с Управлением по связям с общественностью и средствами массовой информации.
Ученические договоры разрабатываются юридическим отделом, согласовываются с непосредственным руководителем работника, направляемого на обучение, центром экономического развития и юридическим отделом. Виза о согласовании проставляется непосредственно на самом договоре. Заключенные ученические договоры регистрируются отделом кадрово-учетной работы сотрудников и хранятся в личном деле работника.
Договора на выполнение работ / оказание услуг, заключаемые с физическими лицами, регистрируются и хранятся в Управлении по работе с персоналом.
Финансовое обеспечение исполнения договоров
Исполнение ТГУ обязанности по оплате работ, услуг, товара осуществляется на основании подписанного обеими сторонами акта сдачи-приемки выполненной работы (оказанной услуги) или товарной накладной и выставленного счета (счета-фактуры).
|
