Методические указания и задания по выполнению домашней контрольной работы для студентов-заочников по дисциплине документационное обеспечение управления (для всех специальностей)

Скачать 0.53 Mb.

Название	Методические указания и задания по выполнению домашней контрольной работы для студентов-заочников по дисциплине документационное обеспечение управления (для всех специальностей)
страница	3/5
Тип	Методические указания

filling-form.ru > Договоры > Методические указания

1 2 3 4 5

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ИЗУЧЕНИЮ ДИСЦИПЛИНЫ
Общим требованием к выполнению домашней контрольной работы является обдуманность ответов, а также практическая направленность решения предложенных ситуаций. Ответ на вопросы «Особенности оформления документов» следует давать по плану:

определение и назначение документа;
классификация документов (при необходимости);
обязательные дополнительные реквизиты документа (перечислить);
особенности оформления реквизитов документа;
особенности составления текста документа;
особенности удостоверения документа.

В ответе на вопросы «Этапы обработки документов» необходимо дать последовательное описание всех этапов обработки входящих, исходящих или внутренних документов.

В ответе на вопросы «Особенности оформления документов» следует привести типовую форму соответствующего заданию документа, краткие комментарии, позволяющие адаптировать типовую форму к конкретному факту соглашения сторон.

При изучении классификации и общих требований к составлению и оформлению документов следует усвоить следующие виды классификаторов:

по виду деятельности; - по стадии подготовки;
по наименованию; - по происхождению;
по способу фиксации информации; - по срокам хранения;
по месту составления; - по степени обязательности;
по степени сложности; - индивидуальные;
по степени гласности; - типовые;
по юридической силе; - трафаретные;

- по срокам исполнения; - по характеру содержания.
Особенно важно знать группы организационно-распорядительной доку-
ментации ОРД:

Организационные документы - устав предприятия, штатное расписание, положение о структурном подразделении, должностные инструкции.
Распорядительные документы - приказ, распоряжение, указание, постановление, решение.
Информационно-справочные документы - протокол, акт, служебные записки, справки, телеграммы и др.
Документация по личному составу - приказы по личному составу, трудовые книжки, личные карточки Т-2, личные дела.

Затем нужно изучить и запомнить реквизиты, из которых состоят документы. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 организационно-распорядительные документы имеют установленный комплекс реквизитов и порядок их расположения.

Претензии и иски

Претензия - документ о нарушении контрактных обязательств и требование о возмещении убытков стороной, нарушившей эти обязательства.

Претензии предъявляются в отношении - качества товаров, объемов и его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий контракта. Доказательством обоснованности предъявления претензий служат приложения к претензии, такие документы, как: акт приёма-передачи товара по количеству и качеству, коммерческий акт, сертификат качества и др.

Претензия подписывается - руководителем предприятия, гл. бухгалтером и заверяется печатью.

Ответ на претензию Варианты ответов на претензию:

Если решение не принято, сообщается информация о принятии претензии к рассмотрению.
Если претензия удовлетворяется полностью или частично, указывается срок и способ ее удовлетворения, если она не подлежит денежной оплате. При денежной оплате указывается признанная сумма, номер и дата платежного поручения.
Если претензия отклоняется полностью или частично, указываются мотивы отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают.

Способы отправки ответа на рекламацию - в письменном виде. При удовлетворении претензии - заказным письмом или по факсу. При отказе в удовлетворении претензии - заказным письмом с приложением всех документов.

Подписывается ответ руководителем предприятия, заверяется печатью.
Особенности работы с документами, содержащими несекретные сведения ограниченного распространения

Несекретные сведения ограниченного распространения на фирмах называют коммерческой тайной. Преднамеренно скрываемые по коммерческим соображениям экономические интересы и сведения о различных сторонах и сферах производственно-хозяйственной, управленческой, финансовой, научно-технической деятельности фирмы, охрана которых обусловлена интересами конкуренции и возможными угрозами экономической безопасности фирмы.

К ней относятся: организация и размеры оборота, состояние рынков сбыта, сведения о поставщиках и потребителях, сведения о банковских операциях.

«Нетайные сведения» (определены постановлением Правительства РФ); учредительные документы и устав; документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационные удостоверения, лицензии, патенты); сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности и другие сведения.

Документы по организации защиты коммерческой тайны

Примерный перечень сведений, составляющих коммерческую тайну.
Памятка работнику о сохранении коммерческой тайны предприятия. Вводится приказом руководителя в виде приложения к приказу. Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с этим приказом и приложением к нему. Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны предприятия. Памятка составляется службой безопасности, подписывается заместителем директора, утверждается руководителем предприятия.
Обязательство о неразглашении коммерческой тайны.
Порядок обращения с документами конфиденциального характера.
Работник, получивший доступ к конфиденциальной информации, должен

подписать индивидуальное письменное обязательство о неразглашении коммерческой тайны. Обязательство составляется в 1 экземпляре и хранится в специальном или личном деле работника не менее 5 лет после его увольнения.

Документы, содержащие коммерческую тайну, подразделяются по степени секретности имеющейся в них информации и снабжаются соответствующим грифом секретности. Для хранения документов отводится специальное помещение с хорошей звукоизоляцией, системой сигнализации, электронно-механическими приспособлениями с применением кабельного телевидения и т.п. Черновики секретных документов должны храниться в тетрадях с пронумерованными листами. После подготовки документа черновики уничтожаются; число копий строго учитывается; копировальные машины снабжаются счетчиком копий и ключом, запускающим машины в действие. Использованная копировальная бумага, и лента уничтожаются под контролем ответственных лиц. В процессе хранения и пересылки секретных документов с целью защиты применяется светочувствительное покрытие, наносимое на документы, которое может проявиться под воздействием света, указывая тем самым на факт ознакомления с документами или их фотографирования посторонними лицами.

Организация документооборота

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения, исполнения. Различают 3 потока документации

1. Документы, поступающие из других организаций (входящие).

Документы, отправляемые в другие организации (исходящие).

Документы, создаваемые в организации и используемые в управленческом процессе (внутренние).

Движение входящих документов включает: первичную обработку; предварительное рассмотрение; регистрацию; рассмотрение руководством; передачу на исполнение; исполнение; контроль за исполнением; списание исполненного документа.

.Движение исходящих документов включает: составление проекта документа; проверка правильности оформления проекта; согласование проекта; подписание руководством; регистрация документа; проверка правильности адресования; отправка документа адресату; подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Работа с внутренними документами: составление проекта документа исполнителем; проверка правильности оформления проекта документа секретарем; согласование проекта; подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение); регистрация документа; передача исполнителю; контроль исполнения документа; исполнение документа; проставление отметки об исполнении; подшивка в дело; использование в справочно-информационной работе; определение сроков хранения.

Регистрация документов - это присвоение ему номера и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или в памяти ПК.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов состоит из: порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года и номера дела по номенклатуре дел.

Обязательный состав реквизитов:

автор документа (корреспондент);
наименование документа;
дата документа;
номер документа;
дата поступления документа в организацию (для входящих документов);
номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для входящих документов);
заголовок документа или его краткое содержание;
резолюция (исполнитель, содержание поручения);
срок исполнения, автор резолюции, дата;
отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа, номер дела, в которое подшит исполненный документ).

Пример регистрацнонно-контрольной карточки

Лицевая сторона карточки

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Корреспондент

Дата поступления и номер документа Дата и регистрационный номер документа

Краткое содержание

Резолюция или кому направлен документ Отметка об исполнении

Оборотная сторона карточки

Контрольные отметки (ход исполнения)

Фонд Опись № Дело №
Для регистрации входящих документов применяется специальный журнал, в котором регистрационный номер (индекс) состоит из порядкового номера по данному журналу (171) и номера дела (1-3), в которое подшивается документ. Журнал необходим для оперативного поиска, обеспечения сохранности входящих документов.

Для контроля исполнения документов в журнале введена графа - «Срок исполнения». Данные об исполнителе и сроке исполнения берутся из резолюции руководителя на входящем документе.

Журнал ведется секретарем-референтом или службой делопроизводства.
ЖУРНАЛ регистрации входящих документов

Входящий №	Дата поступления	Исходящий	Дата создания документа	Краткое содержание (заголовок)	Исполнитель	Подпись исполнителя	Срок исполнения	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9
171/1-3	21.12.2004	1-2У2	20.12.2004		Иванов П.С.		27.12.2004

Отправляемые предприятием (исходящие) документы регистрируются в журнале, в который заносятся сведения о документе для справочно-информационной работы.

Регистрационный номер исходящего документа может состоять: из порядкового номера по журналу (152) или из порядкового номера и номера дела, в котором хранится копия документа (4-7/152).

В графе «Примечание» могут быть указаны номера документов-ответов на соответствующий исходящий документ.
ЖУРНАЛ регистрации исходящих документов

№	Дата	Адресат	Краткое содержание	Исполнитель	№	При-
п/п	документа	(кому)	(заголовок)		дела	меча-
						ние
1	2	3	4	5	6	7
	21.12.2004	ЗАО «Север»	О предоплате по контракту	Гимбель Ф.С.	4-7

1 2 3 4 5

	Методические указания и задания к контрольной работе по дисциплине... Содержание аннотации методические указания к выполнению домашней контрольной работы по дисциплине «Документационное обеспечение управления»...		Методические указания и задания по выполнению домашней контрольной... Задания контрольной работы составлены преподавателем ноу спо рязанский кооперативный техникум Елисеевой Н. А
	Методические указания и задания по выполненияю домашней контрольной... Программой предусмотрено выработать у студентов навыки и умения документирования управленческих ситуаций, оценки правильности подготовки...		Методические указания и задания по выполнению домашней контрольной... Е. И. Мартыновой преподавателем, ноу спо старооскольского кооперативного техникума
	Методические указания по выполнению практических работ по дисциплине... Методическое пособие предназначено для студентов учреждений среднего профессионального образования для специальностей социально-экономического,...		Методические указания и задания по выполнению домашней контрольной... Тематический план и содержание мдк 01. 01. Практические основы бухгалтерского учета
	Методические указания по выполнению графических работ для студентов... Методические указания предназначены для самостоятельного изучения предмета, выполнения контрольной работы и подготовки к экзамену...		Методические указания составлены в соответствии с рабочей программой... «Право и организация социального обеспечения» для выполнения домашней контрольной работы в межсессионный период и самостоятельной...
	Методические указания по выполнению контрольной работы №2 по немецкому... Методические указания по выполнению контрольной работы №2 для самостоятельной работы студентов-заочников второго курса, обучающихся...		Методические указания по выполнению контрольной работы №2 по английскому... Методические указания по выполнению контрольной работы №2 для самостоятельной работы студентов-заочников второго курса, обучающихся...

Похожие: