Инструкция по кадровому делопроизводству
I. Общие положения
1. Настоящая инструкция:
1.1. Разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области трудового права и нормативными актами в области организации делопроизводства.
1.2. Составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами и направлена на четкую и оперативную организацию всей деятельности кадровой службы.
1.3. Предназначена для решения задач по ведению правильного и единого кадрового делопроизводства внутри организации для обеспечения своевременного учета движения кадрового состава.
1.4. Устанавливает технологию работы с документами по личному составу и регламентирует правила создания, оформления, утверждения, прохождения и хранения кадровых документов внутри организации.
2. Ответственность за ведение кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил работы, сроков оформления и сохранность кадровых документов возлагаются на должностное лицо организации
II. Порядок оформления приема на работу
1. Документы, необходимые для оформления приема на работу.
Оформление приема на работу оформляется следующим комплексом документов:
1.1. Перечень необходимых документов:
- трудовой договор - документ, устанавливающий трудовые отношения между работодателем и работником и определяющий условия трудовых отношений между ними;
- распоряжение о приеме - распорядительный документ, на основании которого вносятся записи в трудовую книжку работника;
- трудовая книжка - основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника;
- личная карточка - учетный документ, содержащий сведения анкетно-биографического характера;
- личное дело - совокупность документов, содержащих сведения биографического характера о работнике, а также сведения о его профессиональном опыте. Личное дело формируется в течение всего периода работы сотрудника и дополняется документами, отражающими его трудовую деятельность в данной организации.
1.1.1. Кроме перечисленных документов лицо, поступающее на работу, пишет заявление о приеме и заполняет анкету установленной формы.
1.2. Перечень необходимых регистрационных форм:
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- журнал учета трудовых договоров;
- журнал регистрации нормативно-правовых актов о приеме, переводе, увольнении;
- журнал ознакомления с Правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами организации.
1.3. Лицо, поступающее на работу, предъявляет следующие документы:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку (за исключением, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства);
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
- документ об образовании (при поступлении на работу, требующую специальных знаний и подготовки);
- две фотографии размером 3 х 4 см;
- справку с прежнего места работы о сдаче в Пенсионный фонд сведений по форме СЗВК.
1.4. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется сотрудником кадровой службы работодателя в установленном законодательством порядке.
2. Порядок и сроки оформления документов
2.1. Сотрудник кадровой службы начинает оформление приема работника на работу с заключения трудового договора.
2.1.1. Форма трудового договора для работников организации утверждается нормативным актом руководителя организации и может индивидуально дополняться для каждого работника.
2.1.2. Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах. Один экземпляр передается работнику под расписку, другой хранится работодателем в кадровой службе до передачи на хранение в архив.
2.1.3. Со стороны работодателя трудовой договор подписывается представителем нанимателя, а во время его отсутствия лицом, получившим такие полномочия.
2.1.4. Трудовой договор оформляется в срок не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе.
2.1.5. После подписания сторонами трудовой договор подлежит обязательной регистрации в журнале учета трудовых договоров.
2.2. Трудовой договор является основанием для издания правового акта о приеме работника на работу. После составления, подписания и регистрации трудового договора, составляется распоряжение о приеме на работу.
2.2.1. Распоряжение о приеме на работу оформляется по установленной форме
2.2.2. Распоряжение о приеме согласовывается с непосредственным начальником структурного подразделения, в которое принимается работник. На подпись руководителю передается распоряжение с визой начальника структурного подразделения.
2.2.3. Распоряжение о приеме на работу подписывается работодателем организации, а во время его отсутствия лицом, получившим такие полномочия.
2.2.4. Распоряжение о приеме обязательно регистрируется в журнале регистрации распоряжений о приеме, переводе, увольнении работников.
2.2.6. С подписанного и зарегистрированного распоряжения снимается две копии. Одна копия подшивается в личное дело, другая - передается для информирования и оперативной работы в бухгалтерию организации.
2.2.7. Оригиналы распоряжений формируются в дела, и хранится в кадровой службе организации до момента их передачи в архив.
2.3. На основании распоряжения о приеме на работу вносятся записи в трудовую книжку работника.
2.3.1. Работникам, поступающим на работу впервые, заводятся трудовые книжки нового образца, утвержденного постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225. Остальным сотрудникам записи заносятся в прежние трудовые книжки.
2.3.2. Трудовые книжки заполняет сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за учет, ведение, хранение и выдачу трудовых книжек.
2.3.3. Трудовые книжки работников ведутся в порядке, предусмотренном Инструкцией по заполнению трудовых книжек.
2.3.4. Сотрудник отдела кадров вносит сведения о владельце и реквизитах трудовой книжки в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также расписывается в получении на хранение трудовой книжки работника.
2.3.5. Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.
2.3.6. Трудовые книжки хранятся в кадровой службе в сейфе или запираемом шкафу.
2.4. С каждой вносимой в трудовую книжку записью сотрудник отдела кадров обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке.
2.4.1. Личная карточка оформляется по унифицированной форме Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.
2.4.2. Личная карточка заполняется и подписывается работником кадровой службы в одном экземпляре и подписывается работником, принятым на работу.
2.4.3. Личные карточки хранятся в кадровой службе в сейфе или запираемом шкафу.
2.5. После документального оформления приема работника на работу оформляется его личное дело.
2.5.1. В состав документов личного дела работника входят следующие документы:
- внутренняя опись документов дела;
- заявление о согласии на замещение муниципальной должности или о поступлении на муниципальную службу;
- документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы (если гражданин принят на муниципальную службу по результатам конкурса) либо испытания, если таковое устанавливалось;
- копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
- копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания, если таковые имеются;
- копии решений о присвоении государственных наград, присуждении почетных и специальных званий, государственных премий, если таковые имеются;
- медицинское заключение установленной формы;
- сведения, сообщенные гражданином о себе при назначении на муниципальную должность или поступлении на муниципальную службу;
- копии решений о назначении лица на муниципальную должность или должность муниципальной службы, об освобождении лица от замещаемой должности, а также о переводе лица на другую должность;
- сведения о доходах лица, замещающего муниципальную должность, и об имуществе, принадлежащем ему на праве собственности;
- справки о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением муниципальной должности или должности муниципальной службы;
- информация о начале проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при назначении на муниципальную должность или поступлении на муниципальную службу, а также проверки сведений о соблюдении лицом, замещающим муниципальную должность или должность муниципальной службы, установленных законодательством Российской Федерации ограничений, сообщенная ему под расписку;
- первичные документы и справка подразделения органа местного самоуправления, организующего проверку, о результатах проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при назначении на муниципальную должность или поступлении на муниципальную службу, а также сведений о соблюдении лицом, замещающим муниципальную должность или должность муниципальной службы, установленных законодательством Российской Федерации ограничений;
- документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по муниципальной должности или должности муниципальной службы связано с использованием таких сведений;
- информация о предоставлении сведений о доходах лица, замещающего муниципальную должность, и имуществе, принадлежащем ему на праве собственности, средствам массовой информации по их обращениям;
- данные об ознакомлении лица, замещающего муниципальную должность или должность муниципальной службы, с документами его личного дела;
- аттестационный лист муниципального служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв на него;
- копии решений о поощрении муниципального служащего, а также копии решений о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены.
2.5.2. В дальнейшем в личное дело в хронологической последовательности подшиваются документы: заявления работника (в том числе о переносе очередного отпуска), копии документов, подтверждающих получение дополнительного образования, а также копии правовых документов о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях работника.
2.5.3. Личные дела содержат информацию о персональных данных работника и хранятся в кадровой службе как документы строгой отчетности. Личные дела работников хранятся 10 лет, после чего передаются в архив.
2.6. Заканчивается документирование процедуры приема на работу ознакомлением работника с его должностной (служебной) инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами.
2.6.1 Ознакомление с должностной инструкцией работник подтверждает своей подписью непосредственно на экземпляре должностной инструкции.
2.6.2. Ознакомление с Правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами работник подтверждает, расписываясь в Журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами.
III. Порядок оформления увольнения с работы
Документы, необходимые для оформления увольнения с работы
Увольнение с работы оформляется следующим комплексом документов:
1.1. Перечень необходимых документов:
- заявление работника, составленное от руки, с резолюцией руководителя;
- обходной лист;
- распоряжение об увольнении;
- трудовая книжка;
- личная карточка;
- личное дело.
1.1.1. Заявление составляется не всегда, а в зависимости от обстоятельств, послуживших причиной для прекращения трудовых отношений.
1.1.2. Форма обходного листа утверждается правовым актом руководителя организации и может индивидуально дополняться для каждого работника. Сотрудник кадровой службы выдает работнику обходной лист для самостоятельного сбора подписей должностных лиц.
1.2. Перечень необходимых регистрационных форм:
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- журнал регистрации нормативно-правовых актов о приеме, переводе, увольнении.
2. Порядок и сроки оформления документов
2.1.1. При увольнении работника в связи с истечением срока действия трудового договора (ст. 79 ТК РФ) работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения.
2.1.2. При увольнении работника по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ) необходимо оформить соглашение о расторжении трудового договора по этому основанию.
2.2. Сотрудник кадровой службы начинает оформление увольнения работника с работы с составления распоряжения.
2.2.1. Распоряжения об увольнении составляется по установленной форме.
2.2.2. Все распоряжения об увольнении согласовываются с непосредственным начальником структурного подразделения, из которого увольняется работник. Распоряжение об увольнении по инициативе работодателя дополнительно согласовывается и визируется сотрудниками кадровой и юридической службы организации. Распоряжение об увольнении материально-ответственного лица дополнительно согласовывается и визируется бухгалтером организации.
2.3. На основании распоряжения об увольнении с работы в день увольнения работника соответствующие записи вносятся в его трудовую книжку.
2.3.1. Внесенная в трудовую книжку запись об увольнении заверяется подписью и печатью организации.
2.3.2. При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в организации, дополнительно заверяются подписью самого работника.
2.3.3. Перед выдачей трудовой книжки сотрудник кадровой службы проверяет наличие подписей должностных лиц в обходном листе.
2.3.4. Трудовая книжка выдается работнику на руки строго в день увольнения.
2.3.5. При получении своей трудовой книжки сотрудник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
2.4. Сведения об увольнении работника заносятся сотрудником кадровой службы в его личную карточку.
2.4.1. Работник в день увольнения расписывается в своей личной карточке.
2.5. В личное дело работника подшивается копия распоряжения об увольнении и обходной лист.
2.6. По письменному заявлению работника сотрудник кадровой службы выдает ему заверенные копии документов, связанных с работой, - копии распоряжений, справки о заработной плате, а также справку о сдаче сведений в Пенсионный фонд по форме СЗВК.
IV. Порядок оформления отпусков
1. Документы, необходимые для оформления отпусков:
Отпуска оформляются следующим комплексом документов:
1.1. Перечень необходимых документов:
- заявление, составленное от руки;
- график отпусков;
- извещение о начале отпуска;
- личная карточка работника;
- табель учета рабочего времени;
- распоряжение о предоставлении отпуска.
1.2. Перечень необходимых регистрационных форм:
- журнал регистрации распоряжений о предоставлении отпусков.
2. Порядок и сроки оформления документов
2.1. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком отпусков. График отпусков утверждается представителем работодателя ежегодно в срок не позднее чем за две недели до наступления календарного года.
2.1.1. График отпусков оформляется по унифицированной форме N Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.
2.2. На основании графика отпусков работник должен быть извещен о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели до его начала.
2.2.1. Форма извещения о начале отпуска разрабатывается и утверждается в организации.
2.3. На основании графика отпусков оформляется распоряжение о предоставлении отпуска работнику.
2.3.1. Распоряжение о предоставлении отпуска составляется по установленной форме.
2.4. Сведения о предоставлении отпуска работнику заносятся сотрудником кадровой службы в его личную карточку.
2.5. На основании распоряжения о предоставлении отпуска заполняется табель учета рабочего времени.
V. Порядок ведения табеля учета рабочего времени
1. Табель учета рабочего времени оформляется по форме N Т-13 с использованием условных обозначений формы N Т-12, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.
2. Отметки в табель о причинах неявок на работу и об особенностях режима рабочего времени производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (распоряжений на отпуск, листка нетрудоспособности и др.).
3. Для правильного заполнения и своевременной сдачи табеля учета рабочего времени в бухгалтерию руководители подразделений обязаны своевременно информировать отдел кадров о днях отсутствия сотрудника на рабочем месте.
3.1. Для своевременного оформления табеля сотрудники обязаны представлять в отдел кадров больничные листы в первый рабочий день выхода на работу.
4. Сотрудник отдела кадров обязан своевременно (в последний день каждого месяца) сдавать табель учета рабочего времени в бухгалтерию.
5. Табель составляется в одном экземпляре. Заполненный табель передается в бухгалтерию для расчета зарплаты.
VI. Порядок оформления командировок
1. Документы, необходимые для оформления командировки
Командировка работника оформляется следующим комплексом документов:
1.1. Перечень необходимых документов:
- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;
- распоряжение о направлении работника в командировку;
- командировочное удостоверение;
- авансовый отчет.
1.2. Перечень необходимых регистрационных форм:
- Журнал регистрации распоряжений о направлении работников в командировку;
- Журнал учета выдачи командировочных удостоверений.
2. Порядок и сроки оформления документов
2.1. Сотрудник кадровой службы начинает оформление командировки с оформления служебного задания.
2.1.1. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении оформляются по унифицированной форме Т-10а, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.
2.1.2. Служебное задание подписывают руководитель структурного подразделения и работодатель.
2.1.3. По окончании командировки работник получает в кадровой службе служебное задание, заполняет его вторую часть - краткий отчет о командировке (графа 12) - и подписывает его. Затем отчет о командировке подписывает руководитель структурного подразделения. После составления и подписания отчета сотрудник кадровой службы передает служебное задание в бухгалтерию.
2.2. На основании служебного задания сотрудник кадровой службы составляет распоряжение о направлении работника в командировку.
2.2.1. Распоряжение о направлении работника в командировку оформляется по унифицированной форме Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года N 1.
2.2.2. Распоряжение о направлении работника в командировку согласовывается с непосредственным начальником структурного подразделения и с его визой передается на подпись руководителю организации.
2.2.3. Распоряжение о направлении работника в командировку подписывается работодателем, а во время его отсутствия лицом, получившим такие полномочия.
2.2.4. Распоряжение о направлении работника в командировку регистрируется в журнале регистрации соответствующих распоряжений.
2.2.5. С подписанного и зарегистрированного распоряжения сотрудник кадровой службы снимает копию и передает ее для информирования и оперативной работы в бухгалтерию организации.
2.2.6. Оригиналы распоряжений формируются сотрудником кадровой службы в дела и хранятся в кадровой службе организации до момента их передачи в архив.
2.3. На основании распоряжения о направлении работника в командировку сотрудник кадровой службы составляет командировочное удостоверение для работника.
2.3.1. Командировочное удостоверение оформляется по унифицированной форме Т-10, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.
2.3.2. Сотрудник кадровой службы регистрирует выдачу командировочного удостоверения в соответствующем регистрационном журнале.
2.3.3. Форма регистрационного Журнала учета командировочных удостоверений приводится в разделе "Приложения" настоящей инструкции.
2.3.4. По возвращении из командировки работник представляет командировочное удостоверение сотруднику кадровой службы для передачи в бухгалтерию организации.
2.4. Работник, получивший наличные деньги авансом под отчет, обязан не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки составить и предъявить в бухгалтерию авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расходы (проездные билеты, счета за проживание и питание).
2.4.1. Авансовый отчет составляется по форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55.
VII. Порядок оформления поощрения
1. Документы, необходимые для оформления поощрения
Поощрение работника оформляется следующим комплексом документов:
1.1. Перечень необходимых документов:
- представление о поощрении;
- нормативный акт о поощрении работника;
- трудовая книжка;
- личная карточка.
1.2. Перечень необходимых регистрационных форм:
- Журнал регистрации нормативных актов о поощрении работников;
2. Порядок и сроки оформления документов
2.1. Сотрудник кадровой службы начинает оформление поощрения работника с нормативного акта о поощрении. Он составляется на основании представления непосредственного руководителя структурного подразделения, завизированного руководителем организации.
2.1.1. Нормативный акт о поощрении работника составляется по установленной форме. Порядок согласования и подписания нормативного акта о поощрении аналогичен порядку работы с другими кадровыми нормативными документами (о приеме, увольнении, направлении в командировку) и определен в соответствующих разделах инструкции.
2.2. Нормативный акт о поощрении работника регистрируется в журнале регистрации соответствующих документов.
2.3. На основании нормативного акта о поощрении работника вносятся записи в трудовую книжку работника. Порядок заполнения и регистрации трудовых книжек определен пунктами 2.3.2.-2.3.6. раздела "Порядок оформления приема на работу"
2.4. Сведения о поощрении работника заносятся в его личную карточку. Порядок введения личных карточек определен пунктами 2.4.1.-2.4.3. раздела "Порядок оформления приема на работу".
VIII. Порядок оформления дисциплинарного взыскания. 1. Документы, необходимые для оформления дисциплинарного взыскания
Дисциплинарное взыскание работнику оформляется следующим комплексом документов:
1.1. Перечень необходимых документов:
- докладная записка;
- объяснительная записка;
- акт об отказе предоставить объяснения;
- нормативный акт о применении дисциплинарного взыскания;
- акт об отказе ознакомиться с распоряжением.
1.2. Перечень необходимых регистрационных форм:
- Журнал регистрации нормативных актов о дисциплинарных взысканиях работникам.
2. Порядок и сроки оформления документов
2.1. Сотрудник кадровой службы начинает оформление дисциплинарного взыскания работника с нормативного акта о применении дисциплинарного взыскания. Документ составляется на основании докладной записки непосредственного руководителя и резолюции руководителя организации.
2.1.1. До составления нормативного акта от работника обязательно должно быть истребовано объяснение. В случае непредоставления работником объяснений составляется акт об отказе представить объяснения.
2.1.2. Нормативный акт о применении дисциплинарного взыскания составляется в свободной форме. Порядок согласования и подписания нормативного акта о дисциплинарном взыскании аналогичен порядку работы с другими кадровыми нормативными актами и определен в соответствующих разделах инструкции.
2.1.3. Нормативный акт о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания.
2.1.4. В случае, если работник отказывается ознакомиться с указанным документом под расписку, то составляется соответствующий акт.
2.2. Нормативный акт о дисциплинарном взыскании работника регистрируется в журнале регистрации соответствующих распоряжений (постановлений). Регистрационный журнал трудовых договоров
N п/п
|
Дата подписания и регистрации договора
|
Фамилия, имя, отчество
работника
|
Структурное подразделение, должность
|
Дата начала работы
|
17/2006
|
01.06.2006
|
Иванов Иван Иванович
|
Организационный отдел, начальник отдела.
|
01.06.2006
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Регистрационный журнал распоряжений о приеме, переводе, увольнении
N п/п
|
Дата распоряжения
|
Содержание распоряжения
|
Подпись работника в полу- чении копии распоряжения
|
37/к
|
01.06.2006
|
О приеме на работу Иванова И.И. с 01.06.2006
|
Иванов
|
|
|
|
|
Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами организации
Название локального нормативного акта
|
Номер и дата документа утверждающего локальный нормативный акт
|
Фамилия, имя, отчество работника
| Дата ознакомления |
Подпись работника
|
ПВТР
|
Распоряжение N 2 от 16.01.2006
|
Иванов Иван Иванович
|
01.06.2006
|
|
|
|
|
|
|
Обходной лист
Фамилия И.О. работника Иванов Иван Иванович
__________________________________________________________________
Наименование должности руководителя
|
Фамилия И.О. руководителя
|
Подписи руководителей
|
Управляющий делами
|
Иванов И.И.
|
Пропуск сдан.
Иванов
|
Начальник отдела бухгалтерского учета и отчетности
|
Иванова М.И.
|
Полисы ОМС и ДМС сданыэ.
Иванова 30.06.2006
|
Журнал учета командировочных удостоверений
№ п/п
|
Ф.И.О. работника
|
Наименование структурного подразделения и
должности
|
Ф.И.О., должность лица, подписавшего
удостоверение
|
Место командировки
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
1.
|
Иванов Иван Иванович
|
Начальник отдела
|
Глава
|
г. Тамбов
|
|
|
|
|
|
Номер командировочного удостоверения
|
Дата отъезда
|
Дата приезда
|
Подпись работника в получнении удостоверения
|
|
6
|
7
|
8
|
9
|
|
33/72
|
24.07.2006
|
28.07.2006
|
Иванов
|
| |
