УТВЕРЖДАЮ
Директор МУП «Комбытсервис»
_______________ В.В.Волобуев
«09» декабря 2013 года
м.п.
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОБРАБОТКЕ И ЗАЩИТЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ
МУНИЦИПАЛЬНОГО УНИТАРНОГО ПРЕДПРИЯТИЯ «КОММУНАЛЬНО-БЫТОВОГО СЕРВИСА»
с. Ладовская Балка 2013 год
ОГЛАВЛЕНИЕ:
Статья I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Статья II. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
Статья III. СОСТАВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
Статья IV. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
Статья V. СБОР, ОБРАБОТКА И ХРАНЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
1. Условия получения персональных данных
2. Порядок сбора персональных данных
3. Порядок обработки персональных данных
4. Порядок хранения персональных данных
5. Обработка персональных уволенных работников
6. Обработка персональных данных соискателей на должность
Статья VI. ПЕРЕДАЧА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
Статья VII. ДОСТУП К ПЕРСОНАЛЬНЫМ ДАННЫМ РАБОТНИКА
Статья VIII. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКА
Статья IX. ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ
Статья X. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА РАЗГЛАШЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКА
Статья XI. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ И НОРМАТИВНЫХ АКТОВ
СПИСОК ПРИЛОЖЕНИЙ К ПОЛОЖЕНИЮ
Статья I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящее Положение об обработке и защите персональных данных работников МУП «Комбытсервис» (далее – Положение) устанавливает порядок обработки персональных данных работников МУП «Комбытсервис» (далее – Организация ).
Цель разработки Положения — определение порядка обработки персональных данных работников Общества; обеспечение защиты прав и свобод работников Организации при обработке их персональных данных, а также установление ответственности должностных лиц, имеющих доступ к персональным данным работников Организации , за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных.
Работниками являются физические лица (субъекты персональных данных), заключившие с Организацией трудовые договора.
2. Обработка персональных данных работников в Организацией заключается в сборе, систематизации, накоплении, хранении, уточнении (обновлении, изменении), использовании, распространении, обезличивании, блокировании, уничтожении и в защите от несанкционированного доступа к персональным данным.
3. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения директором Организации и действует бессрочно, до замены его новым Положением.
Настоящее Положение подлежит корректировке при изменении законодательных и нормативно-правовых актов, по рекомендациям надзорных органов, по результатам проверок в рамках государственного контроля, а также в целях совершенствования технологий обработки ПДн Работников.
Изменения к Положению утверждаются директором Организации .
4. Все работники Организации должны быть ознакомлены под подпись с данным Положением и изменениями к нему.
Настоящее Положение является обязательным для исполнения всеми работниками Организации , имеющими доступ к персональным данным.
5. Ответственность за актуализацию настоящего Положения и текущий контроль над выполнением норм Положения возлагается на начальника отдела кадров Организации или лицо, исполняющее обязанности отдела кадров.
Статья II. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
Положение – утвержденный директором Организации внутренний локальный нормативный акт «Положение об обработке и защите персональных данных работников МУП «Комбытсервис».
Работник - физическое лицо (субъект персональных данных), заключившее с Организацией трудовой договор.
Кандидат на должность - физическое лицо (субъект персональных данных), представившее в Организацию свои персональные данные с предложением заключения трудового договора.
Персональные данные работника (ПДн работника) - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации работнику, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями.
Обработка персональных данных - сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передача), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных работников Организации .
Конфиденциальность персональных данных - обязательное для соблюдения работниками, получившими доступ к персональным данным, требование не допускать распространение ПДн без согласия работника или иного законного основания.
Распространение персональных данных - действия, направленные на передачу персональных данных работника определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных работника в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным работника каким-либо иным способом.
Использование персональных данных - действия (операции) с персональными данными, совершаемые должностным лицом Организации в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении работника либо иным образом затрагивающих его права и свободы или права и свободы других лиц.
Блокирование персональных данных - временное прекращение сбора, систематизации, накопления, использования, распространения персональных данных работников, в том числе их передачи.
Уничтожение персональных данных - действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных работников или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных работников.
Обезличивание персональных данных - действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному работнику.
Общедоступные персональные данные - персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия работника или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности.
Информация – любые сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.
Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель.
Уполномоченный сотрудник – работник, назначенный приказом директора Организации ответственным за обеспечение информационной безопасности и защиту персональных данных.
Статья III. СОСТАВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
Персональные данные работника, обработка которых осуществляется в Организации , включают следующие документы и сведения:
Фамилия, имя, отчество
Фамилия при рождении (либо другие фамилии, если они были)
День, месяц, год и место рождения
Паспортные данные или данные иного документа, удостоверяющего личность (серия, номер, дата выдачи, наименование органа, выдавшего документ)
Гражданство
Адрес места жительства (по паспорту и фактический) и дата регистрации по месту жительства или по месту пребывания
Номера телефонов (мобильного и домашнего), в случае их регистрации на субъекта персональных данных или по адресу его места жительства
Сведения об образовании, квалификации и о наличии специальных знаний или специальной подготовки (серия, номер, дата выдачи диплома, свидетельства, аттестата или другого документа об окончании образовательного учреждения, наименование и местоположение образовательного учреждения, дата начала и завершения обучения, факультет или отделение, квалификация и специальность по окончании образовательного учреждения, ученая степень, ученое звание, владение иностранными языками и другие сведения)
Копии документов об образовании
Сведения о повышении квалификации и переподготовке (серия, номер, дата выдачи документа , наименование и местоположение учреждения, дата начала и завершения обучения, квалификация и специальность по окончании образовательного учреждения и другие сведения
Копии документов о повышении квалификации
Медицинские книжки и т.д.
Сведения о трудовой деятельности (данные о трудовой занятости на текущее время с полным указанием должности, подразделения, наименования, адреса и телефона Работодателя, а также реквизитов других организаций с полным наименование занимаемых ранее в них должностей и времени работы в этих организациях, а также другие сведения
Данные о трудовом договоре (№ трудового договора, дата его заключения, дата начала и дата окончания договора, вид работы, срок действия договора, наличие испытательного срока, режим труда, длительность основного отпуска, длительность дополнительного отпуска, длительность дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день, обязанности работника, дополнительные социальные льготы и гарантии, № и число изменения к трудовому договору, характер работы, форма оплаты, категория персонала, условия труда, продолжительность рабочей недели, система оплаты)
Вторые экземпляры Трудового договора с работниками
Сведения о номере, серии и дате выдачи трудовой книжки (вкладыша в нее) и записях в ней
Трудовые книжки и вкладыши к ним
Карточки унифицированной формы Т-2 «Личная карточка работника»
Личные дела работников в бумажной форме
Сведения о заработной плате (номера счетов для расчета с работниками, в том числе номера их банковских карточек)
Сведения о воинском учете военнообязанных лиц и лиц, подлежащих призыву на военную службу (серия, номер, дата выдачи, наименование органа, выдавшего военный билет, военно-учетная специальность, воинское звание, данные о принятии\снятии на(с) учет(а) и другие сведения
Копии военных билетов
Сведения о семейном положении (состояние в браке, данные свидетельства о заключении брака, фамилия, имя, отчество супруга(и), паспортные данные супруга(и), данные справки по форме 2НДФЛ супруга(и)
Сведения о номере и серии страхового свидетельства государственного пенсионного страхования
Свидетельство или сведения о присвоении идентификационного номера налогоплательщика (ИНН) - при его наличии у работника
Сведения из страховых полисов обязательного (добровольного) медицинского страхования (в том числе данные соответствующих карточек медицинского страхования)
Сведения, указанные в оригиналах и копиях приказов по персоналу и материалах к ним, в том числе информация об отпусках, о командировках и т.п.
Оригиналы приказов, изданных в Обществе, и относящиеся к субъекту персональных данных, и материалы к данным приказам
Материалы по аттестации, анкетированию, тестированию и оценке работников
Сведения о временной нетрудоспособности работников
Статья IV. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
Все документы и сведения, содержащие информацию о персональных данных работников Организации , являются конфиденциальными. Организация обеспечивает конфиденциальность персональных данных, и обязано не допускать их распространения без согласия работника, либо наличия иного законного основания.
За установление и надлежащее поддержание режима конфиденциальности персональных данных в Организации отвечает директор.
Все меры конфиденциальности при обработке персональных данных работников распространяются как на бумажные, так и на электронные (автоматизированные) носители информации.
Режим конфиденциальности персональных данных работников снимается в случаях их обезличивания и по истечении 75 лет срока их хранения, или продлевается на основании заключения экспертной комиссии Общества, если иное не определено законом.
Статья V. СБОР, ОБРАБОТКА И ХРАНЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
1. Условия получения персональных данных
Все персональные данные работника Общества следует получать у него самого. Если персональные данные работника могут быть получены только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее, и от него должно быть получено письменное согласие. Должностное лицо Работодателя должно сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
Письменное согласие работника на обработку своих персональных данных должно включать в себя:
Обработка персональных данных работников работодателем возможна без их согласия в следующих случаях:
– персональные данные являются общедоступными;
–обработка ПДн работника необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов работника и/или других лиц и получение согласия работника невозможно;
– по требованию полномочных государственных органов в случаях, предусмотренных федеральным законом;
- обработка персональных данных осуществляется на основании Трудового кодекса РФ, Налогового кодекса РФ, Федерального закона от 29.11.2010 № 326-ФЗ «Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации», Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации», Федерального закона от 16.07.1999 года № 165-ФЗ «Об основах обязательного социального страхования», Федерального закона № 14-ФЗ от 08.02.1998 года «Об обществах с ограниченной ответственностью» или иного федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения персональных данных и круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также определяющего полномочия работодателя;
- обработка персональных данных осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных;
- обработка персональных работника осуществляется в случаях, предусмотренных трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка, а также локальными актами Работодателя, принятыми в порядке, установленном статьями 5,8,12 Трудового кодекса РФ;
- обработка персональных данных близких родственников работника осуществляется в объеме, предусмотренном унифицированной формой № Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», либо в случаях, установленных законодательством Российской Федерации (получение алиментов, оформление социальных выплат) (в иных случаях, получение согласия близких родственников работника является обязательным условием обработки их персональных данных);
2. Порядок сбора персональных данных
2.1. Работник предоставляет сотруднику отдела кадров достоверные сведения о себе. Информация, представляемая работником при поступлении на работу в Организацию , должна иметь документальную форму. Сотрудник отдела кадров проверяет достоверность сведений, сверяя данные, предоставленные работником, с имеющимися у работника документами.
При заключении трудового договора в соответствии со ст.65 Трудового кодекса Российской Федерации лицо, поступающее на работу, предъявляет Работодателю:
– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
– трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства, либо трудовая книжка у работника отсутствует в связи с ее утратой или по другим причинам;
– страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
– документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих воинскому учету;
– документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
– свидетельство о присвоении ИНН (при его наличии у работника).
2.2. Документы, содержащие персональные данные работника, создаются путём:
а) Создания комплекса документов, сопровождающий процесс оформления трудовых отношений работника в Обществе при его приеме, переводе и увольнении методом внесения сведений в учётные формы (на бумажных и электронных носителях);
б) копирования оригиналов документов (документ об образовании, свидетельство ИНН, пенсионное свидетельство);
в) получения оригиналов необходимых документов (трудовая книжка, личный листок по учёту кадров, автобиография).
3. При поступлении на работу в Общество:
Сотрудником отдела кадров заполняется унифицированная форма Т-2 «Личная карточка работника», в которой отражаются следующие анкетные и биографические данные работника:
– общие сведения (Ф.И.О. работника, дата рождения, место рождения, гражданство, образование, профессия, стаж работы, состояние в браке, паспортные данные);
– сведения о воинском учете;
– данные о приеме на работу;
В дальнейшем в личную карточку вносятся:
– сведения о переводах на другую работу;
– сведения об аттестации;
– сведения о повышении квалификации;
– сведения о профессиональной переподготовке;
– сведения о наградах (поощрениях), почетных званиях;
– сведения об отпусках;
– сведения о месте жительства и контактных телефонах.
Личное дело работника оформляется после издания приказа о приеме на работу:
- Все документы личного дела подшиваются в обложку образца, установленного в . Организации. На ней указываются фамилия, имя отчество работника
- Личное дело ведется на протяжении всей трудовой деятельности работника. Изменения, вносимые в личное дело, должны быть подтверждены соответствующими документами.
|
