М ЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТINTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Тема 3. Бизнес-процессы и маршруты бизнес-процессов
Цели обучения:
познакомить с понятием маршрута;
рассмотреть типы маршрутизации.
|
Оглавление
Основные понятия
Задача — некоторый объем работ, определенный инициатором, который нужно выполнить (с привлечением работников предприятия).
Задание — работа в пределах задачи, которую нужно выполнить одному из исполнителей.
Подзадача — задача, созданная исполнителем в рамках своего задания.
Ведущая задача — задача, в которой есть подзадачи.
Главная задача — задача, которая не является подзадачей никакой другой задачи
Маршрут задачи — список исполнителей задачи с указанием сроков исполнения документа или совокупность заданий, выполняемых в определенной последовательности в рамках одной задачи.
Виды маршрутов
Маршруты бывают жесткие и свободные.
Из самого названия маршрута следует, что в первом случае электронный документ проходит строго регламентированный маршрут, а во втором — маршрут документа может задаваться (изменяться) любым участвующим в документообороте пользователем.
В реальной жизни применяется «смесь» из этих двух подходов: для одних документов и структур в организации уместнее жесткая маршрутизация, для других свободная.
Пример свободного маршрута с подзадачей
Замдиректора предприятия направляет задание руководителю подразделения.
Руководитель подразделения не всегда сам выполняет порученные задания, а перепоручает их своим сотрудникам, распределяя между ними обязанности и контролируя их загрузку. В этом случае он создает подзадачи для своих сотрудников и таким образом меняет маршрут задачи в целом.
Рис. 1. Пример свободного маршрута с подзадачей
Жесткий маршрут — согласование документа (договора).
При использовании СЭД применение типа маршрута (свободного или жесткого) должно быть проверено практикой.
Тип маршрутизации
Определяет условия, при которых задача переходит от одного исполнителя к другому.
Последовательная
Задания выполняются в линейной последовательности — одно за другим (рис. 2).
В конкретный момент над задачей работает только один исполнитель.
Условием перехода задачи к следующему исполнителю является завершение выполнения задания предыдущим исполнителем.
Рис. 2. Пример последовательного маршрута
Параллельная
Все задания рассылаются исполнителям одновременно. Все задания выполняются одновременно. Завершение отдельных заданий может произойти в разные строки.
Завершение задачи происходит после завершения выполнения заданий всеми исполнителями.
Рис. 3. Пример параллельной маршрутизации
Сложная
Включает комбинированные виды маршрутизации.
Характеризуется описанием условий, при которых задача переходит к следующим исполнителям при наличии разветвления на параллельные задания. Эти условия описываются посредством логических функций И и ИЛИ.
Например, при увольнении сотрудника имеется такая последовательность действий (рис. 4):
сотрудник пишет заявление об уходе;
непосредственный руководитель его визирует;
в отделе кадров выдают Обходной лист;
после заполнения обходного листа издается приказ об увольнении.
Так, переход в стадию издания приказа наступает только при подписании всеми требуемыми службами обходного листа (логическая связка И).
Рис. 4. Пример сложной маршрутизации
Язык маршрутизации
В СЭД для описания маршрута задачи имеется встроенный графический редактор, в котором определен набор графических блоков и способов связи между ними.
Для свободных маршрутов имеются блоки «задание», «уведомление».
Для жестких — дополнительно задаются блоки условия перехода, сценарии на внутреннем языке, блоки ожидания, мониторинга событий (рис. 5).
Рис. 5. Элементы языка описания маршрутов
Типовые маршруты создаются:
Во-первых, для процессов, подлежащих жесткой регламентации.
Во-вторых, для часто повторяемых задач.
Современные СЭД должны обеспечивать механизм создания и использования типового маршрута.
Роль
В больших (особенно) организациях возникает проблема работы с большим количеством исполнителей. Мы видели, как может разветвиться маршрут задачи при переходе его к рядовым сотрудникам. Тем не менее, у сотрудников могут быть сходные функциональные обязанности.
Для назначения задания многим сотрудникам одновременно в СЭД имеются две возможности:
Выделение групп пользователей. Созданием таких групп и их объединением занимается администратор системы. Группы пользователей рекомендуется создавать в соответствии с условно постоянными структурами на предприятии (подразделениями) — отделы, администрация и т. д.
Разработка функциональных ролей и приписывание сотрудникам некоторой роли либо временно для выполнения конкретной задачи, либо постоянно. Роли используются в тех случаях, когда требуется получить пользователей в зависимости от конкретной ситуации, например, начальник текущего исполнителя документа.
Роль — множество пользователей, объединенных по некоторому признаку.
С помощью встроенного языка (в Directum ISBL — Builder Language) можно гибко изменять множество пользователей путем задания вычислений.
Для использования СЭД необходимо формализовать (зарегламентировать) действующие на предприятии бизнес-процессы. Наличие формализованного бизнес-процесса позволит правильно составить маршрут бизнес-процесса.
Для самостоятельной работы
Сформулировать краткие выводы по изученному материалу.
Пройти тест «СЭД Тема 3» в системе ВУОКСа.
|
