|
|
Утверждена приказом
|
|
|
начальника Управления
по обеспечению деятельности мировых судей в Пензенской области № 21 от 3 апреля 2014 года
|
|
|
|
ИНСТРУКЦИЯ
ПО СУДЕБНОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ У МИРОВЫХ СУДЕЙ
ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Пензенской области (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности мировых судей Пензенской области и их аппаратов.
Настоящая Инструкция определяет и устанавливает единую систему организации и порядок ведения делопроизводства у мировых судей Пензенской области, предусматривая учет и ведение документооборота, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов, обеспечение оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов, порядок текущего хранения уголовных дел, гражданских дел, дел об административных правонарушениях, других дел (далее - судебные дела), документации и передачи их в архив.
Положения настоящей Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
И РУКОВОДСТВО СУДЕБНЫМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВОМ
У МИРОВЫХ СУДЕЙ ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
1.1. Данная Инструкция устанавливает единую систему документационного производства. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для мировых судей Пензенской области.
1.2. Инструкция разработана на основании Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), ГОСТ Р 7.0.8-2013 "СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" и в соответствии с законодательством Российской Федерации и Пензенской области, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, нормативно-правовыми актами Российской Федерации и Пензенской области, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной Приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г. № 36.
Процессуальные документы суда оформляются в соответствии с процессуальным законодательством.
Организационно-распорядительные документы суда оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
1.3. Работники аппаратов мировых судей Пензенской области ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.
1.4. Руководство организацией делопроизводства на судебном участке осуществляется мировым судьей Пензенской области (далее - мировой судья).
Управление по обеспечению деятельности мировых судей в Пензенской области (далее - Управление) осуществляет контроль за организацией судебного и общего делопроизводства на судебных участках мировых судей и архивов мировых судей.
1.4.1. Мировой судья:
а) осуществляет руководство судебным делопроизводством в соответствии с настоящей Инструкцией, Инструкцией по ведению судебной статистики с соблюдением установленных государственных стандартов, и отвечает за состояние делопроизводства в пределах своего судебного участка;
б) контролирует соблюдение работниками аппарата мирового судьи должностных регламентов;
в) контролирует соблюдение работниками аппарата мирового судьи основных правил формирования статистических отчетов о работе судебного участка, которые обязательны для всех судов общей юрисдикции;
г) отвечает за достоверность и своевременность представления статистической информации в Управление Судебного департамента в Пензенской области, подписывает подготовленную статистическую информацию о работе судебного участка;
д) контролирует сроки прохождения на судебном участке судебных дел и материалов;
е) в соответствии с действующим законодательством РФ дает разрешение на выдачу по запросам компетентных органов судебных дел, материалов, документов;
ж) следит за своевременным отбором и сдачей в архив документов своего судебного участка, а также за ежегодным отбором и уничтожением дел и материалов, сроки хранения которых истекли;
з) контролирует выполнение работниками аппарата мирового судьи требований настоящей Инструкции.
1.4.2. Аппарат мирового судьи, состоящий из секретаря суда и секретаря судебного заседания, обеспечивает работу мирового судьи.
Должностные обязанности между работниками аппарата мирового судьи распределяются в соответствии с их должностными регламентами.
1.5. Номенклатура основных нарядов, которые ведутся на судебном участке, формируется в соответствии с Типовой номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мирового судьи, утвержденной приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном суде РФ от 30.12.2008 г.
2. ПОРЯДОК ПРИЕМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ
2.1. Прием граждан, а также выдача справок и документов производится работниками аппарата мирового судьи ежедневно, в течение всего рабочего времени, за исключением случаев вынесения приказов мировыми судьями об утверждении особого графика приема граждан.
3. ПОРЯДОК ПРИЕМА, ОТПРАВЛЕНИЯ ДЕЛ И КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
3.1. Все судебные дела и корреспонденция, поступающие как по почте, так и поданные (доставленные) непосредственно на судебный участок мирового судьи (далее - судебный участок), принимаются, а также отправляются по назначению секретарем суда.
3.2. Секретарь суда вскрывает пакеты, проверяет соответствие присланных судебных дел и других материалов описи, а затем в правом нижнем углу первой страницы обложки дела (письма и т.п.) ставит штамп, где указывается дата поступления материала на судебный участок, регистрационный номер документа по журналу учета входящей корреспонденции.
Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом составляется акт, один экземпляр которого посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам и передается вместе с ними на рассмотрение мировому судье (форма № 3).
Конверты от поступивших по почте исковых заявлений, представлений, апелляционных или частных жалоб, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к поступившим документам.
Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю с сопроводительным письмом, с оставлением копии сопроводительного письма в соответствующем наряде.
3.3. Все поступившие на судебный участок дела, материалы и иные документы, в том числе направленные на судебный участок электронной почтой, факсимильной связью, а также телеграммы регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции (форма № 1).
Для исключения утраты документов поступившая на судебный участок корреспонденция передается по назначению строго под подпись.
Для учета принятых и направленных телефонограмм на судебном участке ведется журнал учета принятых и направленных телефонограмм (форма № 53).
При использовании автоматизированного учета регистрационные журналы учета входящей и исходящей корреспонденции формируются автоматически в модуле Автоматизированной информационной системы по судебному делопроизводству (далее - модуль "АИС") с последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе в конце рабочего дня либо по мере необходимости в течение рабочего дня. Распечатанные журналы формируются в наряды.
3.4. Административные материалы, поступившие на судебный участок одновременно с доставкой лица, в отношении которого составлен протокол об административном правонарушении, до их рассмотрения также подлежат предварительной регистрации в журнале учета входящей корреспонденции (форма № 1).
3.5. Не подлежат регистрации и передаются с отметкой о времени получения их на судебный участок секретарю судебного заседания для приобщения к делам:
а) судебные повестки, возвращенные на судебный участок;
б) расписки в получении судебных повесток, исковых заявлений (жалоб).
Также не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени получения их судебным участком рекламные извещения, поздравительные письма.
3.6. После регистрации, но не позднее следующего рабочего дня, вся поступившая корреспонденция передается мировому судье для рассмотрения. Уголовные, гражданские дела, дела об административных правонарушениях, а также иные дела и материалы, возвращенные на судебный участок из вышестоящих судов, передаются мировому судье, который дает указание о приведении в исполнение принятых по ним судебных актов (с последующей сдачей в архив), либо решает вопрос о принятии возвращенных дел или материалов к своему производству и дальнейшему их рассмотрению.
3.7. Исковые заявления и другие материалы, принятые на личном приеме, не позднее следующего рабочего дня передаются секретарю суда для учета в журнале учета входящей корреспонденции, а после регистрации передаются мировому судье для рассмотрения.
3.8. Лицо, подающее исковое заявление и другие материалы на личном приеме, может представить дополнительную копию вышеуказанного документа, на которой по его просьбе ставится дата и указывается фамилия лица, принявшего документы, после чего копия возвращается заявителю.
3.9. Отправка исходящей корреспонденции (в том числе при направлении документов электронной почтой, факсимильной связью) производится секретарем суда. Вся исходящая корреспонденция регистрируется в журнале учета исходящей корреспонденции (форма № 1-а). Дата направления корреспонденции указывается в журнале посередине листа с названием месяца прописью.
На исходящих сопроводительных письмах обязательно должны быть указаны дата регистрации и исходящий номер. Исходящий номер на сопроводительных письмах определяется как "регистрационный номер". Регистрационный номер соответствует номеру дела (материала) или номеру того наряда, в котором эта переписка хранится.
3.10. Дела, материалы направляются заказными бандеролями, а исковые материалы, исполнительные документы - заказными письмами, либо доставляются курьерами.
На заказные бандероли и письма, а также на простую корреспонденцию составляются списки в 2-х экземплярах (отдельно на бандероли и на письма) по форме 3 Почтовых правил, принятых Советом глав администраций связи Регионального содружества в области связи 22.04.1992. Один экземпляр списка остается на судебном участке и подшивается в хронологическом порядке в наряд в соответствии с Номенклатурой дел.
Дела, материалы и корреспонденция, направляемые адресатам через лиц, которым мировой судья поручил доставку корреспонденции, записываются в разносную книгу для корреспонденции (форма № 4) и сдаются получателям под расписку в этой книге.
3.11. Судебные повестки и копии процессуальных актов направляются с судебного участка в соответствии с требованиями Приказа ФГУП "Почта России" от 31 августа 2005 г. № 343 "О введении в действие "Особых условий приема, вручения, хранения и возврата почтовых отправлений разряда "Судебное".
Под почтовыми отправлениями разряда "Судебное" понимаются заказные письма и заказные бандероли, отправляемые с судебного участка.
В заказных письмах и бандеролях разряда "Судебное" пересылаются судебные повестки, копии судебных актов (определения, решения, постановления) мирового судьи. Заказные письма и бандероли разряда "Судебное" должны пересылаться с уведомлением о вручении. Бланк уведомления о вручении прикрепляется к стороне, на которой не указывается адрес. На адресной стороне заказного письма и бандероли отправитель должен нанести штамп "Судебное".
Общий порядок и правила организации извещения участников судопроизводства о дате, времени и месте рассмотрения дела на судебном участке посредством отправки им СМС-сообщений определяются Временным типовым регламентом организации извещения участников судопроизводства, утвержденным Приказом Судебного департамента при Верховном суде РФ от 05.07.2012 г. № 131.
4. РЕГИСТРАЦИЯ И УЧЕТ УГОЛОВНЫХ, ГРАЖДАНСКИХ ДЕЛ,
ДЕЛ ОБ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРАВОНАРУШЕНИЯХ
4.1. Все дела, поступившие на судебный участок, регистрируются в модуле "АИС" в соответствии с документами первичного статистического учета в учетно-статистических карточках (для уголовных дел - форма № 5, для гражданских дел - форма № 6, для дел об административных правонарушениях - форма № 7) и в алфавитном указателе (для уголовных дел - форма № 5-а, для гражданских дел - форма № 6-а, для дел об административных правонарушениях - форма № 7-а).
4.2. С целью формирования картотеки учетно-статистических карточек отдельно по гражданским, уголовным делам и делам об административных правонарушениях, а также осуществления в дальнейшем их надлежащего хранения секретарь суда распечатывает из модуля "АИС" указанные карточки на бумажном носителе после рассмотрения дела по существу либо после окончания отчетного периода, проверяя достоверность информации о движении дела. В необходимых случаях распечатанная учетно-статистическая карточка дополняется недостающей информацией вручную.
4.3. По истечении календарного года учетно-статистические карточки на дела, не рассмотренные к началу нового года, переносятся в картотеку нового года. При этом на каждой учетно-статистической карточке и в каждом деле указываются два порядковых номера - предыдущего и нового года.
Нумерация дел, поступивших в новом году, начинается с того номера, который является очередным после перерегистрации остатка предыдущего года.
В картотеку предыдущего года взамен изъятых карточек вкладываются карточки-заменители, на которых делается отметка о перенесении с указанием нового порядкового номера.
4.4. При автоматизированном ведении регистрации и учета дел объем учитываемых сведений может быть увеличен, но не может быть меньше предусмотренного приложениями к настоящей Инструкции.
4.5. Для регистрации судебных дел и материалов устанавливается перечень индексов:
"1" - уголовные дела;
"2" - гражданские дела;
"4" - материалы по рассмотрению представлений и ходатайств в порядке исполнения приговоров;
"5" - дела об административных правонарушениях;
"8" - материалы, поступившие в порядке производства о наложении денежных взысканий и штрафов;
"13" - материалы в порядке исполнения решений;
"15" - иные материалы.
При отсутствии соответствующих материалов наряды не ведутся и индексы не используются.
4.6. Номер дела (уголовного, гражданского, об административном правонарушении или материала) включает соответствующий индекс, порядковый номер по учетно-статистической карточке, текущий год, который указывается через дробь.
Например:
№ 1-20/2011 (1 - уголовное дело, 20 - порядковый номер дела, 2011 - соответствующий год);
№ 2-30/2011 (2 - гражданское дело, 30 - порядковый номер дела, 2011 - соответствующий год) и т.д.
4.7. На внутренней стороне задней обложки дела (уголовного, гражданского, об административном правонарушении) помещается справочный лист (формы № 16, 16-а, 16-б, 16-в), в котором отмечаются все действия суда, произведенные по делу (направление повесток, копии искового заявления, копии приговора, решения, истребование документов и др.). В форму справочного листа возможно внесение изменений и дополнений.
|
