Справка о результатах проверки в секторе загс кировского района Управления загс республики Северная Осетия-Алания
Скачать 57.75 Kb.
|
| Справка о результатах проверки в секторе ЗАГС Кировского района Управления ЗАГС Республики Северная Осетия-Алания 06 марта 2012 год г. Владикавказ В соответствии с планом работы Управления записи актов гражданского состояния Республики Северная Осетия-Алания (далее- Управление ЗАГС) на 1 полугодие 2012 года осуществлена проверка сектора записи актов гражданского состояния Кировского района Управления ЗАГС Республики Северная Осетия-Алания (далее- сектор ЗАГС Кировского района). Комиссия в составе членов комиссии - начальника отдела организации деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния Управления ЗАГС - Е.В. Дзидзоевой, начальника отдела хранения и выдачи документов Управления ЗАГС – А.А. Рубаевой, специалиста 1 разряда отдела организации деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния Управления ЗАГС - З.А. Тебиевой. Комиссией предусматривалась проверка правильности ведения архивного делопроизводства и формирования архива в период с 01.01.2010 г. по 31.12.2011 г. Архив занимает отдельный кабинет, соответствует стандартам, оборудован металлическими стеллажами. Созданы условия для надлежащего хранения книг актовых записей, а так же документов длительного хранения. В целях соблюдения правил противопожарной безопасности установлены: порошковый огнетушитель, а также пожарная сигнализация. В последний день месяца проводится санитарный день. В результате контрольно-надзорной деятельности комиссией изучались следующие вопросы: 1. формирование дел в соответствии с номенклатурой Документация отдела сформирована согласно «Перечню документов органов ЗАГСа с указанием сроков хранения», утверждённого 09.07.1976 г. Не все документы, согласно номенклатуре, озаглавлены. Гербовые бланки свидетельств строгой отчётности, печати, штампы, расходные журналы хранятся в сейфе. 2.Оформление книг актов записей гражданского состояния Книги государственной регистрации актов гражданского состояния хранятся на полках. Хронологический порядок не соблюдается. Имеются книги с неправильной нумерацией. Книги пронумерованы, прошнурованы, скреплены печатью и подписью руководителя сектора, однако расположены не по видам записей актов. Переплёт и оформление книг актовых записей о рождении, смерти, регистрации брака, установлении отцовства до 2010 года включительно завершены полностью. Содержание книг соответствует надписи на корешке. Книг, требующих реставрационных работ, в архиве сектора насчитывается 20 штук. Выборочно проведена проверка правильности внесений изменений и исправлений в записи актов гражданского состояния. Внесение изменений и исправлений в записи актов гражданского состояния производится в соответствии с «Правилами заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния», утв.Постановлением Правительства РФ от 17.04.1999 г. №432. 3. Электронная база Электронная база данных записей актов гражданского состояния пополняется ежедневно. В базу данных внесены сведения: о смерти с 2003 года по н.в., о рождении с 2006 года по н.в., о браке с 2007 года по н.в., об установлении отцовства с 2007 года по н.в. На 31.12.2011 года электронный архив составляет 6634 единиц. 4. Учёт документов (алфавитные книги) Алфавитные книги не ведутся : рождение с 1976 года, брак с 1972 года, смерть с 1969 года, восстановленные записи с 1988 года. В электронном виде с 2007 года ведётся алфавитная книга о рождении, с 2008 года – о смерти. 5. Комплектование архива В архивном помещении хранятся книги записей актов гражданского состояния, также дела длительного хранения. Архив насчитывает 164 книги актовых записей. Архивный фонд располагает данными по Кировскому району с 1937 года. 6. Акты на списание По мере истечения сроков хранения, в соответствии с номенклатурой дел, документы уничтожаются по акту. Документов, подлежащих уничтожению, в наличии нет. 7.Журналы входящей и исходящей корреспонденции Журналы входящей и исходящей корреспонденции пронумерованы, прошнурованы, скреплены печатью и подписью руководителя сектора. Вся входящая корреспонденция регистрируется в день поступления. Срок исполнения исходящей корреспонденции составляет не более 3 дней. На выдачу справок и выдачу повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния из архива ведётся отдельный журнал входящей корреспонденции. 8. Журнал учёта почтовой оплаты Журнал учёта почтовой оплаты ведётся с указанием адресата, номера и даты регистрируемого почтового отправления. 9.Ведение расходных журналов Книги по учёту и расходу бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния хранятся в сейфе. Книги прошиты, пронумерованы, скреплены печатью и подписью руководителя сектора. Подписи заявителей имеются. Номера указанных в журнале свидетельств совпадают с номерами указанными в актовых записях. Сведения об испорченных свидетельствах вносятся надлежащим образом. 10. Ведение описи архивного фонда Опись архивного фонда ведётся . В журналы внесены все книги записей актов гражданского состояния, хранящиеся в архивном помещении. 11.Состояние дел, находящихся на хранении в архиве Дела длительного срока хранения находятся в скоросшивателях и хранятся в коробах: перемена имени: 1988-2008 г.г.; заявления на установление отцовства: 1987-2008г.г.; заявления на выдачу повторных документов - 2006-2008г.г.;; дела по восстановленным записям: 1968 -2000 г.г.; дела об усыновлении: 1987-2005 г.г. Вышеуказанные документы хранятся в помещении, не предназначенном для хранения архивных документов сектора ЗАГС Кировского района. 12. Выдача справок За проверяемый период выдано и выслано справок из архива в количестве 43 штуки. Из них за 2010 год: по личным заявлениям- 34, по запросам-1; за 2011 год: по личным заявлениям – 7. Заявления на выдачу справок аккуратно заполнены с указанием всей необходимой информации. К заявлениям по выдаче справок на умерших лиц приложены соответствующие документы, подтверждающие родственные отношения. Входящий номер проставлен (на 2 заявлениях о выдаче справок отсутствует входящий номер), исходящий номер на всех заявлениях отсутствует. 1 справка о браке выслана на дом, без сопроводительного письма. Количество присланных справок составило за 2010 год-1, за 2011 год присланных справок не было. Входящий номер проставлен с указанием в журнале по выдаче справок и выдаче повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния. Квитанция об уплате соответствующего размера госпошлины приложена. 13. Международная правовая помощь За 2010-2011 годы в компетентные органы иностранных государств было направлено 15 запросов об оказании международной правовой помощи. В том числе: за 2010 год- направлена 1 анкета по истребованию повторного документа ; за 2011 год- направлено 14 анкет по истребованию повторных документов. Выявленные нарушения: - на заявлениях о выдаче справок не ставится исходящий номер; -не соблюдается нумерация листов в книгах записей актов гражданского состояния; - в нарушение ст.333.26 Налогового Кодекса РФ отсутствует квитанция об оплате госпошлины на справку (справка выслана на дом заявителю); -дела длительного срока хранения находятся в постороннем помещении, не предназначенном для хранения документов сектора ЗАГС Кировского района. Сектору ЗАГС Кировского района Управления ЗАГС Республики Северная Осетия-Алания рекомендовано: - соблюдать требования ФЗ-143 «Об актах гражданского состояния»; - обеспечить своевременное заполнение данных, содержащихся в книгах записей актов гражданского состояния в алфавитные книги ; -соблюдать требования п.6 ст.333.18 Налогового кодекса Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 г. №117-ФЗ; - на заявлениях о выдаче справок ставить входящий и исходящий номер с последующим внесением в журналы входящей и исходящей корреспонденции; - при получении заявления на выдачу справок регистрировать заявления в общем журнале входящей корреспонденции; - делам длительного срока хранения обеспечить место для хранения в архивном помещении Управления ЗАГС (срок исполнения до 31.05.2012 года); - обеспечить книгам актовых записей правильную нумерацию (срок исполнения до 31.05.2012 года); -книги записей актов гражданского состояния разложить в хронологическом порядке, согласно видам регистраций (срок исполнения до 31.05.2012 года); - обеспечить ежедневное пополнение электронной базы данных с 1937 года. |
Похожие:
 | Республики Северная Осетия-Алания (далее- управление загс) на 1 полугодие 2012 года осуществлена проверка сектора записи актов гражданского... | | Управления записи актов гражданского состояния Республики Северная Осетия-Алания (далее- управление загс) на 1 полугодие 2012 года... |
 | Республики Северная Осетия-Алания по предоставлению государственной услуги «Проведение противоэпизоотических мероприятий подведомственными... | | Правила формирования и ведения фис/рис, Законом Республики Северная Осетия – Алания от 27. 12. 2013 №61–рз «Об образовании в Республике... |
| Комитета Республики Северная Осетия-Алания по занятости населения по предоставлению государственной услуги по организации проведения... | | Управлению ветеринарии Республики Северная Осетия-Алания государственными бюджетными учреждениями ветеринарными станциями по борьбе... |
| Уфк по Республике Северная Осетия-Алания (Министерство образования и науки Республики Северная Осетия-Алания л/с 04102002640) | | Республики Северная Осетия-Алания, при условии, что маршрут, часть маршрута такого транспортного средства не проходит по автомобильным... |
| Отчет о работе Контрольно-счетной палаты Республики Северная Осетия-Алания за 2010 год 3-81 | | Региональной службы по тарифам Республики Северная Осетия-Алания по исполнению государственной функции по осуществлению государственного... |