РЕГЛАМЕНТ
оформления движения контингента обучающихся
федерального государственного автономного образовательного
учреждения высшего профессионального образования
«Казанский (Приволжский) федеральный университет»
1. Назначение Регламента
Настоящий Регламент разработан и принят в целях регулирования процедуры оформления организационно-распорядительной документации связанной с движением контингента обучающихся федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Казанский (Приволжский) федеральный университет» (далее – КФУ).
2. Область применения
Настоящий Регламент применяется всеми основными структурными подразделениями КФУ, включая его обособленные подразделения, департаментом бухгалтерского учета и отчетности, департаментом международных связей, учебно-методическим управлением, управлением кадров, юридическим управлением.
3. Срок действия
Настоящий Регламент вступает в силу с момента его утверждения ректором КФУ и действует до его отмены или замены новым.
4. Порядок оформления документов КФУ. Сроки
Обучающийся, желающий перейти с одного основного структурного подразделения университета (направления, специальности, категории и др.) в другое, восстановиться, отчислиться, получить академический отпуск и др., представляет в структурное подразделение университета, в котором он обучается, мотивированное заявление на имя ректора КФУ в соответствии с образцами, выставленными на официальном сайте КФУ в разделе «Управление кадров»/«Документы»/ «Образцы документов».
К заявлению обучающегося прилагаются следующие документы:
При переводе с платного обучения на бесплатное (при наличии вакантных мест):
а) документы, подтверждающие право данного обучающегося к переходу с платного обучения на бесплатное (п. 6 приказа Минобразования РФ от 6 июня 2013 г. N 443 «Об утверждении порядка и случаев перехода лиц, обучающихся по образовательным программам среднего профессионального и высшего образования, с платного обучения на бесплатное»);
б) документы, подтверждающие особые достижения в учебной, научно-исследовательской, общественной, культурно-творческой и спортивной деятельности образовательной организации (при наличии).
При отчислении в связи переводом другую образовательное учреждение (реализующую образовательную программу соответствующего уровня):
а) справку установленного образца принимающего вуза (приказ Минобразования РФ от 24.02.1998 N 501 «Об утверждении Порядка перевода студентов из одного высшего учебного заведения Российской Федерации в другое»).
При восстановлении (в течение пяти лет с момента отчисления):
а) документ об образовании (в случае отсутствия в личном деле обучающегося).
На академический отпуск (при наличии уважительных причин):
а) документы, подтверждающие право данного обучающегося на академический отпуск.
Работник института/факультета, ответственный за ведение делопроизводства в ИАС «Студент» (далее – делопроизводитель), проставляет на заявлении обучающегося дату подачи заявления и незамедлительно предоставляет данное заявление обучающегося на рассмотрение директору института /декану факультета или лицу, уполномоченному исполнять обязанности директора/декана на время его отсутствия приказом ректора КФУ.
Директор института/декан факультета или уполномоченное лицо в течение одного рабочего дня с момента поступления заявления от обучающегося рассматривает поступившее заявление и выносит решение, которое проставляется в виде резолюции, что является основанием для делопроизводителя инициировать проект приказа для электронного согласования с соответствующими структурами.
При отчислении обучающегося по неуважительной причине основанием для проекта приказа делопроизводителю служит представление директора института/декана факультета с указанием причины отчисления и надлежащее уведомление обучающегося.
Делопроизводитель в течение одного рабочего дня оформляет представление в приказ (далее – проект приказа) в ИАС «Студент», прикрепляет сканированные файлы – основания и направляет проект приказа на согласование (при создании листа согласования руководствуется Инструкцией по созданию листа согласования для секретарей деканатов (Приложение № 1)).
У делопроизводителя появляется лист согласования со списком согласующих лиц и возможность откорректировать документ и список лиц, которым необходимо направить данный проект приказа. В случае отсутствия ошибок в списке согласующих, делопроизводитель направляет проект приказа с листом согласования в работу, нажав кнопку «Отправить на согласование». Для согласования проекта приказа согласующим структурам выделяется один рабочий день.
Для проверки хода согласования делопроизводитель просматривает листы согласования по обучающимся, в отношении которых был инициирован проект приказа.
При положительном согласовании всех заинтересованных структур в соответствии со списком согласующих, делопроизводитель в течение двух рабочих дней с момента завершения согласования передает оригиналы документов в отдел по контролю движения контингента обучающихся Управления кадров (далее – отдел УК) вместе с распечатанным листом согласования.
Специалист отдела УК проверяет соответствие оригиналов документов со сканированными, после чего формирует приказ из нескольких проектов, успешно прошедших все уровни электронного согласования, и передает его на подпись проректору по образовательной деятельности. Специалист отдела УК несет персональную ответственность за наличие в приказе только тех пунктов, которые успешно прошли согласование структурами.
Подписанный проректором по образовательной деятельности приказ специалист отдела УК регистрирует в журнале регистрации приказов по личному составу (номер и дата подписания).
Если среди согласующих возникли замечания, то данный документ возвращается делопроизводителю. Делопроизводитель устраняет замечания, нажимает ссылку «Замечания исправлены» и направляет новую версию проекта приказа с обновленным пакетом документов всем согласующим.
У согласующего появляется вторая версия проекта приказа, в котором указаны дата исправления и отметка с комментарием о произведенном исправлении. Весь процесс согласования производится заново.
Перевод обучающегося с курса на курс для обучения на последующем курсе производится в соответствии с п. 4.6. – п. 4.8. В этом случае, делопроизводителю предоставлять документы в отдел УК не требуется. Обучающиеся, не аттестованные по дисциплинам учебного плана текущего учебного года на следующий учебный год не переводятся и должны быть представлены к отчислению до 24 сентября.
6. Внесение изменений в Регламент
6.1. Внесение изменений и дополнений в настоящий Регламент осуществляется путём подготовки проекта Регламента в новой редакции начальником Управления кадров КФУ в порядке, установленном в КФУ.
6.2. Принятие Регламента, изменений и дополнений к нему производится в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.
7. Рассылка Регламента
7.1. Настоящий Регламент подлежит обязательной рассылке, которую осуществляет управление документооборота и контроля (далее – УДиК) в порядке, определенном Инструкцией по делопроизводству.
7.2. Настоящий Регламент размещается на веб-сайте Управления кадров веб-портала КФУ.
8. Регистрация и хранение
Настоящий Регламент регистрируется в УДиК. Оригинальный экземпляр настоящего Регламента хранится в УДиК до замены его новым вариантом. Заверенная копия настоящего Регламента хранится в составе документов организационного характера Управления кадров.
Составлен:
начальником Управления кадров КФУ Д.Ш. Шакировой
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Казанский (Приволжский) федеральный университет»
«_____» ___________________ 20___ г.
№ ______________________
Казань
|
Инструкция
|
по созданию листа согласования для секретаря деканата
|
|
Оглавление
Оглавление 7
Создание листа согласования 8
Отслеживание процесса согласования 9
Введение
Данная инструкция предназначена для секретарей деканатов, в ней описывается процесс создания листа согласования к представлениям к приказам, отслеживания согласования в электронном виде.
Создание листа согласования
Для того, чтобы создать лист согласования к представлению к приказу необходимо выполнить следующие действия:
Открыть меню студента, выбрать вкладку «Приказы»
Из списка «Список всех приказов» выбрать требуемую формулировку и нажать на кнопку 
Заполнить все необходимые параметры и нажать  , если передумали нажать .
После нажатия кнопки «Оформить представление» откроется окно:
Рисунок 1
Далее необходимо вывести представление на печать, нажав на значок  и проверить его правильность.
При обнаружении ошибки надо нажать на ссылку «оформить представление» и создать его заново.
При отсутствии ошибок надо прикрепить отсканированный файл (*.jpg ) заявления студента с подписью декана. Для чего необходимо отсканировать заявление студента и сохранить его в формате *.jpg.
Для прикрепления файла к представлению необходимо нажать на ссылку , откроется окно:
Рисунок 2
Нажать кнопку «Обзор» найти нужный файл на вашем компьютере, встать на него и нажать кнопку «Открыть». Если ошиблись с выбором файла, то нажать кнопку «Очистить».
Для добавления выбранного файла нажмите кнопку «Добавить» . Файл будет добавлен и ссылка заменится на  . В списке «Имеющиеся файлы» появится прикрепленный файл со ссылкой (удалить) (Рисунок 3). При необходимости, нажав на эту ссылку файл можно удалить.
 
Рисунок 3
Нажать ссылку . Представление уйдет на согласование, на экране появится лист согласования (Рисунок 4). В данном листе Вы можете видеть, как согласуют Ваше представление лица, перечисленные в листе.
Рисунок 4
Нажать ссылку «вернуть в представление», если хотя бы один из согласующих сделал замечание по которому требуется внести изменение в представление.
Отслеживание процесса согласования
Для отслеживания процесса согласования необходимо зайти в меню «Действия» выбрать вкладку «Лист на согласование». Откроется окно содержащее список студентов с созданными представлениями. Если представление отправлено на согласование, но не согласовано квадратик в столбце «отправить на согласование» будет не активный.
Чтобы посмотреть на какой стадии процесс согласования, необходимо нажать на ФИО студента, откроется список приказов и представлений с листами согласования данного студента.
Если представление согласовано, то ФИО студента из списка студентов во вкладке «Лист на согласование» пропадает и появится в списке меню «Действия» «Представления к приказам».
|
