Административный регламент предоставления


Скачать 317.83 Kb.
НазваниеАдминистративный регламент предоставления
ТипРегламент
filling-form.ru > бланк заявлений > Регламент


СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕН

Начальник Архивного отдела приказом директора ГКУ

Тверской области Тверской области

_______________Д.А. Ефремов «Государственный архив

«____» ______________ 2014 г. Тверской области»

«24» марта 2014 г. № 01-07/08

Административный регламент предоставления


государственной услуги Тверской области

«Прием документов на государственное хранение

в государственные архивы Тверской области»


I. Общие положения
1. Административный регламент предоставления ГКУ ТО «Государственный архив Тверской области» государственной услуги «Прием документов на государственное хранение в государственные архивы Тверской области» (далее – административный регламент) разработан с целью обеспечения сохранности документов организаций, подлежащих постоянному хранению в установленном действующим законодательством порядке, а также документов граждан, поступающих в государственные архивы по договору дарения; создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при предоставлении государственной услуги (далее – получатели), и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по приему документов на государственное хранение в ГКУ ТО «Государственный архив Тверской области».

2. Основными нормативно-правовыми актами, регулирующими работу ГКУ ТО «Государственный архив Тверской области» по приему документов на государственное хранение, являются: Конституция Российской Федерации, федеральные законы: «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ, закон Тверской области «Об архивном деле в Тверской области» от 23.12.2005 № 162-ЗО, Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, Порядок использования архивных документов в Государственном архиве Тверской области, утвержденный приказом директора ГКУ ТО «Государственный архив Тверской области» от 31.12.2013 г., Устав ГКУ ТО «Государственный архив Тверской области», Регламент работы ГКУ ТО «Государственный архив Тверской области», Стандарт государственной услуги Тверской области «Прием документов на государственное хранение в государственные архивы Тверской области», утвержденный приказом Архивного отдела Тверской области от 12.02.2010 г. № 01-06/7.

3. Организацией, предоставляющей государственную услугу «Прием документов на государственное хранение в государственные архивы Тверской области», является ГКУ ТО «Государственный архив Тверской области» (далее – Архив).

Непосредственно предоставлением государственной услуги занимаются заместитель директора архива по основной деятельности, главный хранитель фондов, заведующий отделом обеспечения сохранности и учета документов, заведующий архивохранилищем отдела обеспечения сохранности и учета документов.

4. Информация и консультации по предоставлению государственной услуги могут быть получены:

- в отделе обеспечения сохранности и учета документов Архива;

- у заместителя директора архива по основной деятельности и главного хранителя фондов.

Сведения о вышеперечисленных структурных подразделениях представлены в приложении 1 к настоящему административному регламенту.

5. Предоставление государственной услуги осуществляется на безвозмездной основе.

6. Результатом предоставления государственной услуги является прием в Архив документов на государственное хранение или отказ в предоставлении государственной услуги.
II. Административные процедуры
1. Последовательность административных процедур при предоставлении государственной услуги

Прием в Архив документов на постоянное хранение включает в себя следующие административные процедуры:

1. консультирование заявителей (их представителей) по вопросам предоставления государственной услуги;

2. составление плана-графика приема документов в Архив;

3. прием и регистрация в регистрационном журнале заявлений от организаций – источников комплектования Архива, физических и юридических лиц о приеме документов на государственное хранение;

4. составление договора передачи документов личного происхождения между владельцем означенных документов и Архивом;

5. прием документов на государственное хранение.


Блок-схема (приложение 2)

Процедура 1. Консультирование заявителей (их представителей) по вопросам предоставления государственной услуги
1.1. Основанием для консультирования по вопросам предоставления государственной услуги является обращение заявителя в Архив.

1.2. Консультирование заявителей по вопросам предоставления государственной услуги осуществляется при личном контакте, по телефону, по почте, в том числе по электронной почте.

1.3. В случае личного обращения (обращения по телефону) заявителя в Архив сотрудник Архива, ответственный за консультирование заявителей, выясняет у обратившегося заявителя цель его обращения.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 5 минут.

1.4. Если предмет обращения находится вне рамок компетенции сотрудника Архива, ответственного за консультирование заявителей, заявителю дается разъяснение, в какой орган следует обратиться по интересующему вопросу.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 5 минут.

1.5. Если заявитель обращается за информацией (консультацией) о государственной услуге, то сотрудник Архива, ответственный за консультирование заявителей, представляет заявителю информацию о государственной услуге и о порядке получения государственной услуги.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 10 минут.

1.6. В случае если в момент личного обращения заявителя отсутствует возможность ответить на поставленный вопрос сотрудник Архива, ответственный за консультирование заявителей, предлагает заявителю обратиться в конкретный день в определенное время.

К назначенному сроку сотрудник Архива, ответственный за консультирование заявителей, подготавливает ответ по вышеуказанным вопросам, в случае необходимости - с привлечением других сотрудников Архива.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 1 рабочий день.

1.7. В случае отсутствия возможности самостоятельно ответить на поставленные вопросы при обращении заявителя по телефону сотрудник Архива, ответственный за консультирование заявителей, переадресовывает (переводит) телефонный звонок другому должностному лицу, в чью компетенцию входят вопросы, поставленные заявителем, или сообщает обратившемуся заявителю телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 5 минут.

1.8. Если заявитель обращается с целью передачи документов для получения государственной услуги, выполняется процедура 3 «Прием от организаций – источников комплектования архива документов (отказ в приеме документов), необходимых для предоставления услуги».

1.9. В случае поступления письменного обращения заявителя, в том числе по электронной почте, за информацией (консультацией) сотрудник Архива, ответственный за консультирование заявителей, выяснив, что цель обращения находится в рамках оказания государственной услуги, подготавливает информационное письмо об условиях и порядке получения государственной услуги, распечатывает его на бланке Архива и передает директору Архива на подписание.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 30 минут.

1.10. После подписания информационного письма директором Архива сотрудник Архива, ответственный за консультирование заявителей, прикладывает к письму форму заявления для получения государственной услуги и передает документы сотруднику Архива, ответственному за прием, регистрацию и отправку почтовой корреспонденции и документов Архива, для отправки по почте или по электронной почте обратившемуся заявителю.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 10 минут.

1.11. Сотрудник Архива, ответственный за консультирование заявителей, вносит запись о предоставленной консультации в журнал регистрации консультаций о государственной услуге и о порядке получения государственной услуги (приложение 4).

Максимальная длительность выполнения действия составляет 5 минут.

1.12. Общий максимальный срок выполнения процедуры – 15 минут, при дополнительной подготовке информации – 1 рабочий день, при письменном обращении и по электронной почте – 5 рабочих дней со дня поступления обращения.

1.13. Результатом выполнения административной процедуры является предоставление консультации и регистрация записи о консультации в регистрационном журнале.
Процедура 2. Составление плана-графика приема документов в Архив
2.1. Основанием для составления плана-графика приема документов на государственное хранение является истечение срока временного хранения документов Архивного Фонда РФ, установленного законодательством.

Работа проводится в течение года.

2.2. Сотрудник Архива, ответственный за прием документов на государственное хранение, определяет, является ли организация, документы которой необходимо принять в Архив (далее – заявитель), получателем настоящей государственной услуги.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 5 минут.

2.3. Сотрудник Архива, ответственный за прием документов на государственное хранение, устанавливает очередность приема документов организаций, формируя график в произвольной форме с указанием срока приема документов.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 30 рабочих дней.

2.4. Сотрудник Архива, ответственный за прием документов на государственное хранение, согласовывает с кураторами организаций – источников комплектования в лице сотрудников отдела комплектования ГКУ ТО «Тверской центр документации новейшей истории» дату приема документов, количество принимаемых единиц хранения

Максимальная длительность выполнения действия составляет 1 рабочий день.

2.5. План-график приема документов на государственное хранение представляется на согласование в Архивный отдел Тверской области.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 1 рабочий день.

2.6. После согласования с Архивным отделом Тверской области план-график приема документов на государственное хранение утверждается директором Архива и передается для ознакомления сотрудникам Архива, ответственным за прием документов на государственное хранение.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 30 минут.

2.7. Общий максимальный срок выполнения процедуры – 1 год.
Процедура 3. Прием и регистрация в регистрационном журнале заявлений от организаций – источников комплектования Архива, физических и юридических лиц о приеме документов на государственное хранение
3.1. Основанием для приема и регистрации в регистрационном журнале документов, поступающих в архив является личное обращение заявителя (представителя организации, учреждения или куратора организации в лице сотрудника отдела комплектования ГКУ ТО «Тверской центр документации новейшей истории», физического или юридического лица) в Архив с заявлением о приеме документов, подлежащих постоянному хранению (приложение 3).

3.2. При заочном обращении заявителя (направлении заявления по почте, по электронной почте, курьером) сотрудник Архива, ответственный за прием, регистрацию и отправку почтовой корреспонденции и документов Архива, присваивает каждому представленному документу свой порядковый номер (нумерация сквозная в течение делопроизводственного года), указывает дату поступления документа, способ поступления документов, название организации или фамилию, инициалы гражданина, предоставивших документы (то есть получателя государственной услуги), ставит на заявлении регистрационный штамп Архива, в котором указывает дату приема, и передает документы заявителя директору Архива.

При этом заявления, представленные по электронной почте или в электронном виде (на съемных носителях информации), сотрудник Архива, ответственный за прием, регистрацию и отправку почтовой корреспонденции и документов Архива, распечатывает, регистрирует в установленном порядке и размещает в делопроизводстве Архива в соответствии с номенклатурой дел.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 1 рабочий день.

3.3. Сотрудник Архива, ответственный за прием документов на государственное хранение, определяет, является ли заявитель, обратившийся в Архив, получателем настоящей государственной услуги.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 5 минут.

3.3.1. В случае если заявитель не включен в план-график приема документов, то происходит отказ во включении организации в план-график приема документов на государственное хранение или вносятся изменения в утвержденный план-график приема документов.

3.3.2. В случае если заявитель не является получателем государственной услуги, сотрудник Архива, ответственный за прием документов на государственное хранение, сообщает заявителю об отсутствии оснований для принятия заявления и дает устное разъяснение, в какой орган, либо к какому специалисту следует обратиться по интересующему заявителя вопросу.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 5 минут.

3.3.3. В случае если заявитель, представивший заявление по почте, по электронной почте или курьером, не является получателем государственной услуги, сотрудник Архива, ответственный за прием документов на государственное хранение, готовит проект уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причин отказа.

3.4. В спорных случаях решение о приеме документов от заявителя принимает директор Архива.

Для этого сотрудник Архива, ответственный за прием документов на государственное хранение, направляет заявителя или его обращение (при представлении документов по почте, по электронной почте или курьером), к директору Архива.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 5 минут.

3.5. Если в момент посещения заявителя директор Архива не может осуществить его прием, сотрудник Архива, ответственный за прием документов на государственное хранение, предоставляет заявителю информацию о том, в какой день и время можно обратиться к директору Архива.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 5 минут.

3.6. Если заявитель является получателем государственной услуги, сотрудник Архива, ответственный за прием документов на государственное хранение, проверяет представленные документы, удостоверяясь, что:

заявление о приеме документов на государственное хранение юридических лиц представлено на бланке организации, напечатано компьютерным способом;

документы, представляемые для получения государственной услуги, имеют подписи уполномоченных должностных лиц/ граждан (непосредственно получателя государственной услуги или его доверенного лица);

тексты документов написаны разборчиво, наименования юридических лиц - в соответствии с учредительными документами с указанием места их нахождения, фамилия, имя, отчество гражданина - получателя государственной услуги или его доверенного лица – полностью, с указанием места их жительства;

документы не содержат подчистки либо приписки, зачеркнутые слова или иные, не оговоренные в них исправления;

документы, исполненные карандашом, а также документы с серьезными повреждениями, не позволяющие однозначно истолковать их содержание, не принимаются к исполнению.

При личной явке заявителя сотрудник Архива, ответственный за прием документов на государственное хранение, проверяет представленные документы в его присутствии.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 30 минут.

Документы, представленные заявителем по почте, в том числе по электронной почте, курьером, сотрудник Архива, ответственный за прием документов на государственное хранение, проверяет в течение одного рабочего дня.

3.7. После проверки документов при наличии полного и правильного их оформления сотрудник Архива, ответственный за прием документов на государственное хранение, в случае личной явки заявителя:

сообщает заявителю о приеме заявления;

ставит на заявлении регистрационный штамп Архива для входящей корреспонденции, указывает дату приема;

сообщает получателю государственной услуги устно и выдает ему памятку с указанием времени приема документов на государственное хранение;

направляет заявление и документы заявителя, на регистрацию в регистрационном журнале.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 15 минут.

3.8. При представлении почтой (электронной почтой или курьером) документов, оформленных надлежащим образом, по почте без уведомления сотрудник Архива, ответственный за прием документов на государственное хранение, уведомляет заявителя по телефону или по электронной почте (в случае невозможности сообщить заявителю указанными способами – направляет заявителю информацию по почте без уведомления) о получении документов, а также о времени приема документов на государственное хранение.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 5 рабочих дней.

3.9. В случае если сотрудник Архива, ответственный за прием документов на государственное хранение, обнаруживает при проверке представленных по почте, по электронной почте или курьером документов основания для отказа в предоставлении государственной услуги, он готовит проект уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причин отказа (приложение 5) и направляет его на подпись директору Архива аналогично действиям, указанным в пункте 3.3.3 настоящего административного регламента.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 30 минут.

3.10. После подписания уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги директором Архива сотрудник Архива, ответственный за прием документов на государственное хранение, прикладывает уведомление к документам, представленным заявителем, и передает их сотруднику Архива, ответственному за прием, регистрацию и отправку почтовой корреспонденции и документов Архива, для отправки по почте.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 5 минут.

3.11. Общий максимальный срок процедуры – 30 минут при личном обращении заявителя; при представлении документов по почте, по электронной почте, курьером – 1 рабочий день.
Процедура 4. Составление договора передачи документов личного происхождения между владельцем означенных документов и Архивом
4.1. Основанием для начала процедуры является обращение заявителя в Архив и решение экспертно-проверочной комиссии при Архивном отделе Тверской области о приеме документов.

4.2. Документы от владельцев личных фондов поступают в Архив и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации по договору.

4.3. Сотрудник, ответственный за прием документов личного происхождения, составляет проект договора (приложение № 9).

4.4. Проект договора направляется для подписания владельцу личного фонда.

4.5. После подписания владельцем личного фонда договор подписывает директор Архива.

4.6. После подписания договора обеими сторонами главный хранитель фондов согласовывает с владельцем личного фонда дату доставки документов.

Максимальная длительность выполнения действия – 1 рабочий день.

Процедура 5. Прием документов на государственное хранение.
5.1. Основанием для начала процедуры приема документов на государственное хранение является наступление даты приема в Архив документов организаций.

5.1.1. При транспортировке документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений.

5.1.2. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов на государственное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой выполняются за счет средств получателя государственной услуги.

5.1.3. Сотрудники Архива, ответственные за прием документов на государственное хранение, при необходимости проводят перемещение дел в архивохранилищах для высвобождения необходимых для приема документов площадей в хранилищах Архива.

5.1.4. Прием-передача документов на государственное хранение производится сотрудником Архива, ответственным за прием документов, в присутствии представителя организации – источника комплектования, документы которой принимаются в Архив, куратора этой организации в лице сотрудника отдела комплектования ГКУ «Тверской центр документации новейшей истории».

Максимальная длительность выполнения действия составляет 1 рабочий день.

5.1.5. Прием-передача документов осуществляется поединично.

Максимальная длительность выполнения действия – 2 минуты (1 дело).

5.2. Сотрудник Архива, ответственный за прием документов на государственное хранение, проверяет полноту состава документов, удостоверяясь, что:

документы представлены в полном комплекте – три экземпляра описей документов, подготовленных для передачи, утвержденных Экспертно-проверочной комиссией при Архивном отделе Тверской области; историческая справка об учреждении (сведения по истории, дате возникновения, реорганизации, переименованиях и ликвидации фондообразователя, его подчиненность, структура и функции);

документы, представляемые для получения государственной услуги, имеют подписи уполномоченных должностных лиц/ граждан (непосредственно получателя государственной услуги или его доверенного лица).

Описи дел составляются с учетом последовательности нумерации дел, находящихся на хранении в Архиве (номер первой единицы хранения, подлежащей передаче, должен быть продолжением номеров ранее принятых на хранение в архив единиц хранения).

Максимальная длительность выполнения действия составляет 30 минут.

5.3. В случае если в ходе проверки документов сотрудник Архива, ответственный за прием документов на государственное хранение, обнаруживает, что заявитель представил неполный комплект документов или документы, не соответствуют требованиям Архива, он заполняет перечень недостающих документов и выявленных недостатков (приложение 7); дает необходимые разъяснения относительно формы и мест получения данных документов, порядка устранения указанных недостатков.

Сотрудник Архива, ответственный за прием документов на государственное хранение, вписывает от руки недостающие в комплекте документы и выявленные недостатки в заблаговременно приготовленный бланк перечня или заполняет его на компьютере, найдя файл, содержащий указанный бланк; распечатывает заполненный перечень недостающих документов и выявленных недостатков в представленных документах (приложение 5), ставит личную подпись.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 30 минут.

5.4. Сотрудник Архива, ответственный за прием документов на государственное хранение, вручает заявителю перечень недостающих документов и выявленных недостатков в представленных документах (приложение 7) вместе с комплектом представленных документов.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 5 минут.

5.5. После проверки документов при наличии полного и правильно оформленного комплекта документов сотрудник Архива, ответственный за прием документов на государственное хранение, совместно с представителем организации – источника комплектования и куратором этой организации в лице сотрудника отдела комплектования ГКУ «Тверской центр документации новейшей истории»:

принимает дела по описи, производя проверку наличия и состояния дел: сверяет описательные статьи описи с описанием дел на обложках, фактическое наличие дел с итоговыми записями в описях; особо ценные дела проверяются полистно;

проверяет физическое, санитарно-гигиеническое и техническое состояние поступивших документов;

проставляет штампы на обложке с написанием архивных шифров;

составляет и подписывает в двух экземплярах акт приема-передачи документов на государственное хранение (приложение 8);

акты приема передачи документов передаются на визирование директору Архива и руководителю организации – источника комплектования;

передает один экземпляр акта приема-передачи документов на государственное хранение представителю организации, передающей документы, что является подтверждением факта принятия документов от заявителя, а второй экземпляр акта приема-передачи документов на государственное хранение вместе с представленным заявителем комплектом документов оставляет в Архиве;

направляет заявление и акт приема-передачи документов на государственное хранение с приложенным экземпляром описи на регистрацию и централизованный учет поступивших документов.

Максимальная длительность выполнения действия составляет 4 рабочих дня.

5.6. В случае, если при приеме документов выявлены недостатки, сотрудник:

при выявлении недостатков физического состояния архивных документов (повреждения материального носителя, поражения биологическими вредителями, плесневыми грибками и др.), заведующий архивохранилищем докладывает главному хранителю фондов. Главный хранитель составляет акт о неудовлетворительном состоянии документов, на основании которого документы возвращаются организации – источнику комплектования Архива;

при обнаружении наличия единичных неподшитых, непронумерованных, незашифрованных дел, наличие поврежденных ярлыков, организация – источник комплектования обязана устранить недостатки в течение трех рабочих дней, в противном случае – процедура приема будет прекращена, документы возвращены сдатчику.

5.7. Общий максимальный срок процедуры – 4 рабочих дня при личном обращении заявителя.

5.8. На основании записи о приеме документов сотрудник, ответственный за прием документов личного происхождения, оформляет акт приема-передачи документов по установленной форме (приложение № 10) в двух экземплярах.

Максимальная длительность выполнения действия – 1 час.

5.9. При приеме документов от гражданина – владельца личного фонда акт приема-передачи утверждается директором Архива и подписывается гражданином.

5.10. После подписания акта приема-передачи один экземпляр акта остается в Архиве, второй экземпляр выдается (направляется) получателю государственной услуги.

Максимальная длительность выполнения действия – 1 рабочий день.

III. Формы и порядок контроля

за предоставлением государственной услуги
1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, и принятием решений сотрудниками Архива осуществляется директором Архива, заместителем директора архива по основной деятельности.

1.1. Сотрудники Архива, занятые в предоставлении государственной услуги, несут персональную ответственность за соблюдение порядка и сроков выполнения административных процедур.

1.1.1. Сотрудники Архива, ответственные за консультирование заявителей, несут персональную ответственность за:

достоверность предоставленной заявителю информации о государственной услуге и о порядке ее получения;

полноту выдаваемого заявителю перечня документов, необходимых для получения государственной услуги.

1.1.2. Сотрудник Архива, ответственный за прием, регистрацию и отправку почтовой корреспонденции и документов Архива, несет персональную ответственность за:

соблюдение сроков и порядка приема документов, поступивших в Архив по почте, в том числе по электронной почте, от курьера;

соблюдение сроков передачи документов, поступивших в Архив по почте, в том числе по электронной почте, от курьера сотруднику Архива, ответственному за прием документов на государственное хранение;

соблюдение сроков и порядка получения согласованных (завизированных) или несогласованных (незавизированных) документов заявителя;

соблюдение порядка направления заявителю по почте конечного результата предоставления государственной услуги.

1.1.3. Сотрудники Архива, ответственные за прием документов на государственное хранение, несут персональную ответственность за:

соблюдение порядка приема и регистрации документов, поступивших в архив от организаций – источников комплектования;

соблюдение порядка отказа в приеме документов;

соблюдение сроков регистрации документов;

соблюдение сроков и порядка внесения и достоверность сведений, вносимых в регистрационный журнал;

соблюдение сроков и порядка формирования плана-графика приема документов на государственное хранение;

соблюдение сроков и порядка уведомления получателей государственной услуги, представивших документы в архив, о времени приема документов на государственное хранение;

фиксирование замечаний и предложений по поводу оформления и полноты принимаемых в Архив документов;

правильность оформления проекта уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги;

соблюдение порядка комплектации документов для выдачи (высылки) получателю государственной услуги;

соблюдение порядка выдачи заявителю конечного результата предоставления государственной услуги;

соблюдение порядка и сроков передачи конечного результата предоставления государственной услуги для направления заявителю по почте.

1.1.4. Заместитель директора архива по основной деятельности несет персональную ответственность:

соблюдение сроков принятия решения о назначении сотрудников Архива, которые будут осуществлять прием документов на государственное хранение;

соблюдение сроков принятия решения об определении сроков проведения приема документов на государственное хранение;

соблюдение порядка проведения приема документов на государственное хранение;

соблюдение сроков оформления всех необходимых учетных документов.

1.1.5. Директор Архива несет персональную ответственность за:

правомерность принятия решения о приеме документов на государственное хранение;

соблюдение сроков приема документов на государственное хранение;

правомерность принятия решения об отказе в предоставлении государственной услуги;

правомерность принятия решения о возвращении уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги для доработки и устранения замечаний;

правомерность принятия решения о продлении срока приема документов на государственное хранение;

соблюдение сроков принятия решения об отказе в предоставлении государственной услуги.

2. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения сотрудниками Архива положений административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Тверской области.

Периодичность осуществления текущего контроля - один раз в квартал.

3. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав физических и юридических лиц, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения физических и юридических лиц, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

3.1. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав физических и юридических лиц осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.2. Проверки полноты и качества предоставления государственной услуги осуществляются на основании приказов директора Архива.

3.3. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Архива) и внеплановыми. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением государственной услуги (комплексные проверки) или отдельные вопросы (тематические проверки). Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.

3.4. Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются должностные лица Архива.

Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Справка подписывается членами комиссии.

4. Несоблюдение требований настоящего административного регламента должностными лицами, ответственными или уполномоченными работниками Архива, влечет их дисциплинарную и иную ответственность.

Приложение 1

к регламенту государственной услуги

«Прием документов на государственное

хранение в государственные архивы

Тверской области»
Сведения

о местонахождении, контактные телефоны, адрес электронной почты, приемные дни ГКУ ТО «Государственный архив Тверской области
Государственное казенное учреждение Тверской области «Государственный архив Тверской области»
Почтовый адрес: 170005, г. Тверь, ул. Горького, д. 71а
Адрес места нахождения: 170005, г. Тверь, ул. Горького, д. 71а
Телефон/факс: (4822) 52-28-07
Адрес электронной почты: tverarchive@mail.ru
Интернет-сайт ГКУ ТО «Государственный архив Тверской области»: http://tverarchive.ru
Структурные подразделения, осуществляющие консультирование по оказанию государственной услуги:

Отдел обеспечения сохранности и учета документов

Телефон (4822) 52-53-29

Часы приема получателей государственной услуги:

Понедельник – с 9.00 до 18.00

Вторник – с 9.00 до 18.00

Среда – с 9.00 до 18.00

Четверг – с 9.00 до 18.00

Пятница – с 9.00 до 16.45

Перерыв на обед: с 13-00 до 13-45
Заместитель директора архива по основной деятельности и главный хранитель фондов

Телефон (4822) 52-26-94

Понедельник – с 9.00 до 18.00

Вторник – с 9.00 до 18.00

Среда – с 9.00 до 18.00

Четверг – с 9.00 до 18.00

Пятница – с 9.00 до 16.45

Перерыв на обед – с 13.00 до 13.45

Приложение 2

к регламенту государственной услуги

«Прием документов на государственное

хранение в государственные архивы

Тверской области»
Блок-схема алгоритмов прохождения административных процедур оказания государственной услуги «Прием документов на государственное хранение в государственные архивы Тверской области»

Обращение заявителя в Архив

Отказ в предоставлении государственной услуги







Консультирование по вопросам предоставления государственной услуги

Составление плана-графика приема документов в Архив

Отказ во включении организации в план-график приема документов на государственное хранение




Прием и регистрация в регистрационном журнале заявлений от организаций – источников комплектования Архива, физических и юридических лиц о приеме документов на государственное хранение


Составление договора передачи документов личного происхождения между владельцем означенных документов и Архивом

Прием документов на государственное хранение




Приложение 3

к регламенту государственной услуги

«Прием документов на государственное

хранение в государственные архивы

Тверской области»
Форма заявления организации

для приема документов на государственное хранение в ГКУ ТО «Государственный архив Тверской области»*

Директору __________________

____________________________

____________________________

(наименование государственного архива)


_________________________________________________________________

(Наименование организации – заявителя)

просит принять на государственное хранение _______________________________

документы фонда_______________________________________________________

(полное название фонда)
В количестве единиц хранения ____________________________________________

Хронологические рамки документов________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________________________________

Дата Подпись

_______________

* Оформляется на бланке организации

Приложение 4

к регламенту государственной услуги

«Прием документов на государственное

хранение в государственные архивы

Тверской области»

Форма регистрационного журнала консультаций

о государственной услуге и о порядке получения государственной услуги

«Прием документов на государственное хранение

в государственные архивы Тверской области»



№ п/п

Наименование организации /Ф. И. О. гражданина

Способ обращения

Дата обращения

Цель обращения

Ф. И. О. специалиста, предоставившего информацию

Подпись

специалиста, предоставившего информацию

1

2

3

4

5

6

7



Приложение 5

к регламенту государственной услуги

«Прием документов на государственное

хранение в государственные архивы

Тверской области»

Уведомление

об отказе в предоставлении государственной услуги

ГКУ ТО «Государственный архив Тверской области» уведомляет _______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

(Наименование юридического лица/ Ф. И. О. гражданина)
о том, что в соответствии со стандартом государственной услуги «Прием документов на государственное хранение в государственные архивы Тверской области» государственная услуга по приему документов на государственное хранение

_______________________________________________________________________ (вид документа)

не может быть предоставлена.
Основание:_________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________
С текстом стандарта государственной услуги «Прием документов на государственное хранение в государственные архивы Тверской области» можно ознакомиться в ГКУ ТО «Государственный архив Тверской области (г. Тверь, ул. Горького, 71а, каб. № ____, телефон: (4822) 52 26 94), а также на интернет-сайте ГКУ ТО «Государственный архив Тверской области» (http://tverarchive.ru).


Директор архива Подпись Расшифровка

подписи
Дата
Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги
а) заявитель представил документы, содержащие противоречивые или недостоверные сведения;

б) заявитель представил документы, не соответствующие формам, прилагаемым к настоящему стандарту государственной услуги;

в) заявитель не является получателем государственной услуги.

Приложение 6

к регламенту государственной услуги

«Прием документов на государственное

хранение в государственные архивы

Тверской области»

Форма регистрационного журнала документов,

поступивших в ГКУ ТО «Государственный архив Тверской области»


Входящий номер/

Дата поступления

документа

Способ посту-пления доку-ментов

Название организации

(фамилия, инициалы гражданина), представившей документы

Название документа

Годы

Дата

выдачи результата получателю государст-венной

услуги


1

2

3

4

5

6



















Приложение 7

к регламенту государственной услуги

«Прием документов на государственное

хранение в государственные архивы

Тверской области»
Перечень

недостающих документов и выявленных недостатков

в представленных документах

Выдан____________________________________________________________

(получатель государственной услуги)

Представлены ___________________________________________________________

(вид(ы) документа (ов))
В ходе проверки полноты комплекта документов, необходимых для получения государственной услуги «Прием документов на государственное хранение в государственные архивы Тверской области», выявлены следующие недостатки:

1. ______________________________________________________________________

2. ______________________________________________________________________

3. ______________________________________________________________________

4. ______________________________________________________________________

5. ______________________________________________________________________

Для получения государственной услуги «Прием документов на государственное хранение в государственные архивы Тверской области» необходимо представить:

1. _________________________

2. _________________________

3. _________________________

4. _________________________

5. _________________________

Директор архива Подпись Расшифровка

подписи
Дата

Приложение 8

к регламенту государственной услуги

«Прием документов на государственное

хранение в государственные архивы

Тверской области»


УТВЕРЖДАЮ


(наименование должности руководителя

организации-сдатчика)
Подпись Расшифровка подписи

Дата Печать

УТВЕРЖДАЮ


(наименование должности руководителя

организации-приемщика)
Подпись Расшифровка подписи

Дата Печать

АКТ №

приема-передачи документов

в другой государственный или

ведомственный архив
Основание передачи_______________________________________________

______________________________________________________________
Название фонда: _________________________________________________

______________________________________________________________

(№ фонда)

_________________________________________________________________________________сдал,

(название организации-сдатчика)

принял

(название организации-приемщика)

документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:




п/п



фонда



описи

Кол-во

ед. хр.

Крайние годы

Примечание

1

2

3

4

5

6



















Итого сдано: ________________фонд

_______________________________единиц хранения
Фонду присвоен № ___________



Передачу произвели:

Должность Подпись

Дата

Прием произвели:

Должность Подпись

Дата


Изменения в учетные документы внесены

Должность Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение 9

к регламенту государственной услуги

«Прием документов на государственное

хранение в государственные архивы

Тверской области»

ДОГОВОР



«___» _____________ 20___ г.

Настоящий договор заключен Государственным казенным учреждением Тверской области «Государственный архив Тверской области» (далее Архив) в лице директора _____________________________с одной стороны, и гражданином ___________________, проживающим _____________________________________________________, с другой стороны, в том, что Архив принимает, а гражданин _____________________ передает на постоянное государственное хранение с одновременной передачей права собственности государству безвозмездно, принадлежащие ему документы личного происхождения __________________________________________.

Материалы приняты в Архив в количестве _______________________ документов за __________________________ гг.
Принятые документы поступают в состав Архивного Фонда РФ и с момента подписания данного договора являются государственной собственностью.

Ограничения на доступ _____________________________________________.

Гражданин (-ка) _____________________________ /подпись/
Директор ГКУ ГАТО _____________________________ /подпись/


Приложение 10

к регламенту государственной услуги

«Прием документов на государственное

хранение в государственные архивы

Тверской области»

Форма акта приема на хранение документов

личного происхождения
_____________________________

(название архива)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ № ___________ Директор ________________________

(дата) (название архива)
приема на хранение документов Подпись Расшифровка подписи

личного происхождения

Дата

На основании решения ЭПК

(протокол от ___________№ ___________) и договора от ____________________

________________________________________________________________________ сдал,

(Ф.И.О. собственника/владельца)
приняты документы _________________________________________________________

(общая характеристика документов)

_____________________________________________________________________________
в количестве__________ед.хр. (условных) ______________ документов (листов) по архивной сдаточной описи.
Фонду присвоен № ________________

Собственник/владелец Подпись Расшифровка подписи

(нужное подчеркнуть)
Наименование должности

работника Подпись Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы по результатам описания внесены
Наименование должности

работника Подпись Расшифровка подписи



Похожие:

Административный регламент предоставления iconПостановлением Правительства Кировской области от № административный регламент
Административный регламент предоставления государственной услуги по экспертизе племенной продукции (материала) (далее – Административный...

Административный регламент предоставления iconАдминистративный регламент
Административный регламент предоставления государственной услуги «Лицензирование образовательной деятельности» (далее Административный...

Административный регламент предоставления iconУтверждено Постановлением Исполнительного комитета Высокогорского...
Административный регламент предоставления государственной услуги по выдаче разрешения на вступление в брак несовершеннолетним гражданам...

Административный регламент предоставления iconАдминистративный регламент по предоставления муниципальной услуги
Наименование муниципальной услуги и цель административного регламента. Административный регламент предоставления муниципальной услуги...

Административный регламент предоставления icon1032 административный регламент
...

Административный регламент предоставления icon1032 административный регламент
...

Административный регламент предоставления iconАдминистративный регламент
Административный регламент разработан в целях повышения качества предоставления и доступности предоставления администрацией Находкинского...

Административный регламент предоставления iconАдминистративный регламент
Административный регламент (далее регламент) предоставления муниципальной услуги «Оказание материальной помощи» разработан в целях...

Административный регламент предоставления iconАдминистративный регламент предоставления администрацией муниципального
Административный регламент) является определение стандарта и порядка предоставления муниципальной услуги по снятию с учета в качестве...

Административный регламент предоставления iconАдминистративный регламент предоставления муниципальной услуги
Административный регламент и муниципальная услуга соответственно разработан в соответствии с Федеральным законом от 27. 07. 2010...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск