УПРАВЛЕНИЕ РЕВИЗИЯМИ
(ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ ИНСТРУКЦИЯ)
ОГЛАВЛЕНИЕ
1.Назначение документа 3
2.Способы проведения ревизии в ИС (полная ревизия) 3
2.1.Прием данных из ТСД 3
2.2.Правила формирования документа «Инвентаризация». Создание сводной ведомости инвентаризации 7
3.Методические рекомендации по разбору результатов ревизии 11
3.1.Действия до инвентаризации 12
3.2.Действия до подписания результатов инвентаризации 14
3.3.Действия после инвентаризации 18
4.Особенности инвентаризации цеховой продукции 18
4.1.Инвентаризация готовой продукции 18
4.2.Инвентаризация сырья 19
4.3.Инвентаризация полуфабрикатов 22
5.Контрольные вопросы для самопроверки 24
Назначение документа
Документ «Инвентаризация» предназначен для отражения в учете факта проведения инвентаризации товаров по выбранному складу.
Данная технологическая инструкция призвана помочь в подготовке к проведению инвентаризации, правильному занесению данных в информационную систему и в разборе причин расхождения фактических и книжных остатков, выявленных в инвентаризацию.
Способы проведения ревизии в ИС (полная ревизия)
Прием данных из ТСД
Для приема данных из ТСД (терминал сбора данных) необходимо первоначально подключить ТСД к персональному компьютеру.
Подключаем шнур от подставки ТСД. к COM-порту компьютера. Вставляем ТСД в подставку и включаем его.
СПРАВОЧНИКИ – СЕРВИС – ОБОРУДОВАНИЕ
В появившемся окне нажимаем клавишу «Insert» или кнопку «Добавить» на командной панели.
 
 
В появившемся окне ввода нового оборудования последовательно заполняем следующие поля:
Наименование – например «ТСД на компьютере Холоимовой Жанны»
Класс оборудования – через кнопку выбора выбираем «Терминал сбора данных»,
Модель оборудования – через кнопку выбора выбираем «ТСД Cipher 7xx/8xxx (прошивка 1С-Рарус)»
Идентификатор – через кнопку выбора выбираем «СОЗДАТЬ НОВОЕ УСТРОЙСТВО»
Группа товаров - через кнопку выбора выбираем «Товары в кассах»
Основной отдел - через кнопку выбора выбираем соответствующий торговый центр
Важно! После заполнения вышеуказанных полей нажимаем КНОПКУ «Записать».
После этого нажимаем кнопку «Закрыть», выходим из «1С-ТКПТ» и запускаем «1С» вновь.
После перезапуска «1С» заходим в справочник оборудование и проверяем, правильно ли мы подключили ТСД. В колонке «Состояние» напротив нашего ТСД должно стоять значение «Включено». Если значение «Выключено», то, нажав правую кнопку манипулятора «мышь», выбираем команду «Включить»:
В случае успешного подключения ТСД состояние устройства перейдет в режим «Включено» и раздастся два характерных звуковых сигнала – это значит, что ТСД готов к приему/передаче данных с ПК.
Вставляем ТСД в подставку. Важно! ТСД должен быть включен. Заходим в пункт меню «Заполнить из ТСД»:
В появившемся окне необходимо заполнить следующие поля:
ТСД – через кнопку выбора выбираем соответствующий ТСД (если он установлен на данном ПК – поле должно заполниться автоматически).
Внимание! Не устанавливайте флаг «Очищать терминал после получения данных». Выполняйте очистку средствами терминала (ТСД) только после того как убедитесь, что все данные были переданы и сохранены в документах ИС.
После заполнения вышеперечисленных полей нажимаем кнопку «Выполнить».
Программа начнет считывать данные с ТСД, при этом на самом ТСД появится индикатор выгрузки данных. По завершении считывания данных программа выдает печатные формы по результатам заполнения.
Правила формирования документа «Инвентаризация». Создание сводной ведомости инвентаризации
После того как все ТСД обработаны, все рукописные описи внесены в 1С –ТКПТ, необходимо создать опись с книжными остатками и объединить все созданные инвентаризационные описи в одну.
Перед тем как приступить к этим процедурам, необходимо убедиться, что все инвентаризационные ведомости находятся в НЕПРОВЕДЕННОМ СОСТОЯНИИ. Если какой-либо документ инвентаризации оказался проведенным, то следует выполнить отмену проведения этого документа.
Для создания ведомости с книжными остатками последовательность действий следующая:
Открываем журнал «Инвентаризация»;
Создаем новый документ, открывается окно выбора, выбираем пункт «Инвентаризация товаров»;
Открывается окно нового документа. Устанавливаем дату документа, соответствующую дате проведения ревизии. Например, если ревизия проводится в ночь с 19 на 20 апреля – ставим 20.04.07.(иначе остатки будут не верные). Устанавливаем время документа – самое начало следующего дня, после последнего «Закрытия кассовой смены», время – 00 ч. 00 мин. (20 апреля 00 ч. 00 мин.). После этого записываем документ - НЕ проводим;
Проверяем все реквизиты «шапки» документа (организация, подразделение, склад);
Через пункт меню «Заполнение» - «Заполнение складскими остатками» в табличной части заполняем документ товарами с остатками. ЗАПИСЫВАЕМ документ - НЕ проводим;
Заходим в пункт меню «Заполнение» - «Обнулить фактическое количество». Поля фактического количества обнулятся. ЗАПИСЫВАЕМ документ - НЕ проводим.
Для создания сводной описи необходимо выполнить объединение всех созданных инвентаризационных ведомостей в одну и затем провести её.
Заходим в меню:
ОБРАБОТКИ - ФУНКЦИИ СПЕЦИАЛИЗИРОВАННОГО НАЗНАЧЕНИЯ – ОБЪЕДИНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ:
Появится следующее окно:
Необходимо:
убедится, что период дат проставлен правильно, если период проставлен неверно, то необходимо выбрать необходимый период.
добавить фильтр «Документ. Пометка удаления» со значением «ложь». Для этого нужно нажать кнопку «Добавить». В появившемся окне разворачиваем пункт «Документ» и в дереве выбираем пункт «Пометка удаления».
 
Этот фильтр служит для того, чтобы в объединенную инвентаризационную ведомость не попали документы, помеченные на удаление.
В поле «Документы» появится список непроведённых инвентаризационных ведомостей. Эти ведомости необходимо отметить, нажав кнопку «Пометка».
 
После того, как все инвентаризационные ведомости отмечены, нажимаем кнопку «Выполнить».
В результате, в окне «Служебных сообщений» появится сообщение о том, что создан документ «Инвентаризация товаров» с номером N 0000… . Это и есть та самая большая инвентаризационная ведомость, которая содержит в себе все принятые из ТСД инвентаризации и введенные в ручную.
Закрываем окно «Объединение документов».
Для открытия созданной объединенной инвентаризационной ведомости необходимо выполнить следующее:
ДОКУМЕНТЫ - СКЛАДСКИЕ АКТЫ - ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ
Откроется журнал «Инвентаризация», в котором будут находиться все инвентаризационные ведомости, в том числе и созданная объединенная инвентаризационная ведомость. В этом окне находим по номеру (из окна «служебных сообщений») объединенную инвентаризационную ведомость (она должна быть самым последним документом).
Перед тем как провести этот документ, необходимо выполнить следующие операции:
Привести к основным единицам измерения. Через меню «Заполнение» выбрать пункт «Привести к основным единицам измерения».
Свернуть одинаковые строки. Для этого нажимаем кнопку «Заполнение» и выбрать пункт «Свернуть одинаковые строки».
На вопрос «Свернуть одинаковые строки?» ответить «Да»:
После того как свернули одинаковые строки и привели к основным единицам измерения необходимо провести документ инвентаризации. Для этого нажимаем кнопку «Ок».
Важно! После проведения документа «Инвентаризация товаров» система задаст вопрос: Загрузить товары в оборудование?
<Да> <Нет>
Т.е. выполнить загрузку товаров в кассы и весы. На этот вопрос ответить - <НЕТ>.
После проведения документ можно будет распечатать.
Важно! Если при проведении ведомости в окне служебных сообщений появляется сообщение: «строки не уникальны» и далее номера строк, то необходимо проверить, в чем состоит неуникальность этих строк и подправить.
В сводной инвентаризационной ведомости в окне «Комментарий» желательно отметить, что это сводная ведомость.
Важно! Если вы после проведения ведомости вносили какие-либо изменения в документы, влияющие на остатки товара на момент инвентаризации, то после перепроведения сводной ведомости, у вас ИЗМЕНЯТСЯ книжные остатки. И соответственно ИЗМЕНИТСЯ результат инвентаризации.
Методические рекомендации по разбору результатов ревизии
Как правило, возникает расхождение фактических и книжных остатков в информационной системе (ИС). Причины и способы их минимизации изложены в инструкции «Управление товарной отчетностью».
Действия до инвентаризации
До инвентаризации в торговом центре требуется провести следующие процедуры в информационной системе. Это необходимо делать для того, чтобы получить корректные книжные остатки на момент проведения ревизии.
Провести все оформленные возвраты. При отсутствии возможности оформления возврата в ИС (например, отсутствие печати поставщика на накладной), необходимо такой товар записать в одну инвентаризационную опись и занести опись в ИС. Иначе в дальнейшем не хватит остатков по этим позициям, и возврат невозможно будет оформить.
Провести все приходные накладные. В информационной системе не должно быть не проведенных документов.
Обработать документ «Закрытие кассовой смены» (производство, излишки и т.д.) в соответствии с регламентом.
Максимально избавиться от брака - оформить в системе документы «Акт списания».
При наличии распределительного склада провести сверку документов.
Восстановить последовательность.
Закрыть период для редактирования.
Старшему оператору распечатать ревизионной комиссии ведомость «Обороты товаров» по магазину на дату проведения ревизии с разбивкой по хозяйственным операциям и ведомость «Остатки товаров».
Настройка отчета «Обороты товаров»:
Сформированный отчет:
Пример настройки отчета при наличии распределительного склада:
Сформированный отчет:
Это необходимо делать потому, что после проведения документа «Инвентаризация», никакие документы с датой, предшествующей проведению ревизии, обрабатываться не должны.
Действия до подписания результатов инвентаризации
Перед подписанием результатов инвентаризации необходимо:
Проверить время сводной описи «Инвентаризация». Оно должно быть позже времени последнего документа за день (обычно это документ «Закрытие кассовой смены»). Если время сводной описи выставлено не верно, необходимо проверить время описи с «книжными» остаткам, для того чтобы убедиться в корректности книжных остатков.
Если время описи с «книжными» остатками позже времени документа «Закрытие смены», то поменять время сводной описи и перепровести документ; если время описи с «книжными» остаткам раньше времени документа «Закрытие смены», то:
удалить сводную опись;
удалить опись с «книжными» остатками;
перепровести Z-отчет;
обработать закладку «оприходованные излишки»;
сформировать вновь опись с «книжными» остатками (проверить время);
сформировать новую сводную опись.
Провести сверку инвентаризационных описей с ревизионным отделом. Если при сверке выявлено, что ошибочно поставлено неправильное количество товара при занесении данных в инвентаризационные описи необходимо внести изменения, путем создания новой инвентаризационной описи по времени позже сводной сличительной ведомости (рекомендуемое время – 5мин), но раньше первого закрытия кассовой смены и прихода товара после инвентаризации.
Обратить внимание на номенклатуру, которая продается как поштучно, так и блоками (упаковками) - необходимо проверить единицу измерения, цену и количество, проставленное в инвентаризацию. Единица измерения должна стоять штучная, цена и количество должны быть вручную приведены в соответствии с выбранной единицей измерения (к штукам).
В сводной сличительной ведомости проверить наличие на весь товар цен. Если цена отсутствует, то проставить ее вручную.
Пример:
 
В сводной сличительной ведомости проверить товарные позиции, по которым возникла наибольшая недостача, либо наибольшие излишки, и с ними разобраться детально. Не оставлять данный факт без внимания (возможно, утеряна приходная накладная, накладная оприходована дважды, не соответствуют единицы измерения, не оформлен возврат в ИС или неправильно посчитали товар при инвентаризации), так как это может существенно повлиять на результат инвентаризации.
Пример:
 
В документе «Инвентаризация» обнаружен товар (сигареты «мальборо лайт»), по которому недостача составила 2456 штук.
Необходимо по сигаретам «мальборо лайт» сформировать отчет «Остатки и обороты товаров» за период предшествующей инвентаризации.
 
Из отчета видно, что товар оприходован в информационной системе дважды за день:
документ «Поступление товаров» № Б100012183 от 19.09.2006 на сумму 36750 руб;
документ «Поступление товаров» № Б100010513 от 19.09.2006. на сумму 36750 руб.
Необходимо детально разобраться – возможно, было выполнено повторное оприходование товара. Для этого сформировать отчет «Остатки и обороты партий товаров» по данной позиции:
 
Из отчета видно, что накладная была оприходована в информационной системе на разных контрагентов:
накладная №Б100012183 оприходована пользователем Сафоновой на контрагента «Формула доставки Белгород ООО»;
накладная №Б100010513 оприходована пользователем Калягиной на контрагента «Формула доставки ООО».
Таким образом, товар по одной накладной поступления действительно оприходован в системе дважды.
Во избежание подобных случаев на рампе необходимо вести реестр поступивших накладных и по окончании рабочего дня сверять его с накладными, оприходованными в информационной системе - они должны совпадать. Все расхождения необходимо закрыть до снятия кассовой смены. Ответственными за данный регламент являются старший оператор и старший приемщик смены.
Действия после инвентаризации
В Z-отчете после проведения инвентаризации на закладке «оприходованные излишки» товаров быть не должно. Если таковы имеются, то необходимо определить причины:
возможно, товар не был посчитан в инвентаризацию. Сформировать отчет «Остатки и обороты товаров». По движению карточки убедиться, что в инвентаризацию товар был списан, а на приход не поставлен. Если это так, то:
убрать товар с продажи;
посчитать фактическое количество товара;
поставить в известность руководителя ревизионного отдела;
в инвентаризационную опись внести фактическое количество.
ошибки в выборе штрих-кода при занесении данных в инвентаризационные описи. Если штрих-код был занесен не верно, то документом «Пересортица» перенести остатки с одной карточки товара на другую.
неправильно набранный PLU – код на весах. После проведения инвентаризации необходимо в справочнике «Группы товаров в оборудовании» очистить все товары и заполнить фактическими остатками. Сделать новые распечатки кодов на все весы (выполнить до открытия торгового центра).
Документом «Инвентаризация» на номенклатурную позицию поставлен остаток в информационную систему, но по кассовым терминалам товар не проходит. Нужно выгрузить товар в кассы.
Особенности инвентаризации цеховой продукции
Особенностью инвентаризации в цехе является тот факт, что готовая продукция, принадлежащая цеху, находится на складе «Гипермаркета», а готовые полуфабрикаты и сырье на складе «Цех».
Инвентаризация готовой продукции
Первым этапом при проведении инвентаризации необходимо пересчитать готовую продукцию в торговом зале. Материально - ответственные лица пересчитываю готовую продукцию на витринах «Гипермаркета».
В инвентаризационные описи, переписать всю готовую продукцию, которая находится в торговом зале.
Описи передаются бухгалтеру-калькулятору.
На основании имеющихся описей на складе «цех» сформировать документ «Выпуск продукции».
Переместить продукцию со склада «цех» на склад «Гипермаркет» (документом «Перемещение товаров»). Продукция теперь будет числиться на складе «Гипермаркет». Старший оператор должен отслеживать движение по этим позициям. Рекомендуется по истечении двух недель сформировать отчет «Остатки и обороты товаров». Если остатки по цеховой продукции числиться на складе «Гипермаркет», то необходимо ее переместить обратно в цех.
Цех списывает испорченную продукцию документом «Акт списания».
Инвентаризация сырья
После формирования документа «Выпуск продукции» и документа «Перемещение товаров», создать документ «Инвентаризация» в информационной системе и внести фактические данные по остаткам сырья, согласно описей предоставленных комиссией.
На момент проведения инвентаризации на складе «Цех» ТРЕБУЕТСЯ обработать все документы в 1С: ТКПТ за дни, предшествующие инвентаризации (приходные накладные, выпуски, списание и т.д.). Т.е. после проведения документа инвентаризация НИКАКИЕ документы с датами, предшествующими проведению инвентаризации, обрабатываться НЕ ДОЛЖНЫ, т.к. это может существенно повлиять на результат.
Документ «Инвентаризация» оформляется в системе:
ДОКУМЕНТЫ-> СКЛАДСКИЕ АКТЫ -> ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ
Новый документ создается кнопкой «Добавить» на функциональной панели  .
Выбираем «Инвентаризация товаров» -> Ок
В «шапке» документа заполняем следующие параметры:
Подразделение – указывается подразделение Гипермаркет.
Склад компании – указывается склад цеха.
Табличная часть может быть заполнена двумя способами.
«Заполнение» - «Заполнить складскими остатками по группе». Условие - сырье цеха находится только в этой группе и на складе «Цех» нет полуфабрикатов.
«Заполнение» - «Заполнить складскими остатками». Второй способ выбираем, если сырье присутствует в других группах, и имеются остатки полуфабрикатов.
 
Заполним табличную часть документа первым способом «Складскими остатками по группе».
Из номенклатурного справочника выбираем группу «Сырье цеха».
Табличная часть документа «Инвентаризация» заполнится по выбранной группе.
Заносим фактическое количество, согласно предоставленных описей.
Проводим документ кнопкой Ок.
Инвентаризация полуфабрикатов
На складе «Цех» имеются полуфабрикаты, которые также необходимо пересчитать и занести в ведомость «Инвентаризации».
Следует отметить, что в табличной части документа «Инвентаризация» цен на полуфабрикаты не будет, если они не установлены документом «Изменение цен».
Но при выводе на печать сличительной ведомости суммы по каждому полуфабрикату будут проставлены из партионных регистров.
Если до инвентаризации в системе сформировать документ «Изменение цен», где зафиксировать цену на полуфабрикат, то в документ «Инвентаризация» цены подставятся автоматически.
Если же в печатной форме «Сличительная ведомость» на полуфабрикаты цен не будет, то следует информировать об этом сотрудника отдела ИТ.
После проведения инвентаризации полуфабрикаты будут числиться на остатках склада «цех» и при формировании документа «Выпуск продукции» будут списывать с остатков.
Контрольные вопросы для самопроверки
Какие мероприятия необходимо провести до проведения инвентаризации?
Правила создания сводной сличительной ведомости?
Ваши действия, если товар не проходит по кассам после проведения инвентаризации?
Каким документом можно зафиксировать цены на полуфабрикаты в ведомости «Инвентаризация товаров» по складу «Цех»?
При проведении ревизии на складе «Цех», каким образом нужно поступить с готовой продукцией, которая находится в торговом зале гипермаркета?
|
