Новосибирской области пояснительная записка

1. Общие сведения 12

1.1. Принятые определения и сокращения 12

1.2. Полное наименование разработки и ее условные обозначения: 13

1.3. Участники разработки 13

2. Назначение и цели разработки 14

2.1. Данная РАЗРАБОТКА предназначена для адаптации подсистем СЭДД к деловым процессам и условиям работы с документами в Администрации и ОИОГВ. 14

2.2. Основная задача разработки – изменение стандартного функционала подсистем СЭДД для предоставления возможности выполнения следующих функций: 14

2.3. Критерии достижения целей: 15

3. ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ ОБЪЕКТА РАЗРАБОТКИ 16

3.1. Краткие сведения об окружении разработки 16

3.1.1Для реализации разработки требуется использовать платформу Lotus Notes Domino и коммерческие версии «СМ-Делопроизводство» и «СМ-Обращение граждан» программного обеспечения электронного документооборота и делопроизводства. 16

3.1.2Языки программирования, используемые в разработке: язык @-формула, Lotus Script, Java Script. 16

3.2. Общее описание характеристик среды окружения разработки 16

3.2.1РАЗРАБОТКА дополняет стандартный функционал подсистем «СМ-Делопроизводство», «СМ-Обращение граждан» системы электронного документооборота «CompanyMedia». 16

3.2.2Доступ к БД подсистем СЭДД должен определяться согласно ACL-спискам установленной у ЗАКАЗЧИКА системы электронного документооборота CompanyMedia. 16

3.3. Сведения об условиях эксплуатации 16

3.3.1СИСТЕМА работает в круглосуточном режиме. 16

3.3.2Пользователи СИСТЕМЫ работают в дневное время с 7:00 по 23:00 в одном часовом поясе в офисных условиях. 16

3.3.3Мобильные пользователи СИСТЕМЫ могут работать круглосуточно, в разных часовых поясах. 16

3.3.4Допускается работа пользователей СИСТЕМЫ в нерабочее время в выходные и праздничные дни. 16

3.3.5Подсистема «СМ-Обращение граждан» использует выделенное хранилище данных, отделенное от остальных подсистем на физическом и логических уровнях. 16

3.3.6БД Шлюз ОГ разворачивается на независимой аппаратной части. 16

3.4. Источники разработки: 16

4 Требования к разработке 18

4.1. Общие требования к реализации процессов предметной области. 18

4.1.1.Доработки в подсистеме «СМ-Обращение граждан» 18

4.1.2.Доработки в подсистеме «СМ-Делопроизводство» 19

4.1.3.Список доработок в подсистеме «Судебные дела» 20

4.1.4.Список доработок по подсистеме ПРВЗ 20

4.1.5Развёртывание подсистемы «СМ-Заседания», предназначенной для автоматизации процесса документооборота, сопровождающего проведение заседаний коллегиальных органов управления компанией, а именно для решения следующих задач: 22

4.1.6.Развертывание подсистем «Делопроизводство», «Обращения Граждан», и «ПРВЗ» в муниципальных районах области. 23

4.1.7.Требование к составу и квалификации пользователей разработки 23

4.1.8.Требование к защите информации от несанкционированного доступа 23

4.1.9.Требование по сохранности информации при авариях 23

4.1.10.Требование по приспособляемости системы при изменениях окружения разработки 23

4.2. Требования к видам обеспечения 24

4.2.1.Требования к информационному обеспечению 24

4.2.2.Требования к программному обеспечению 24

4.2.3.Требования к техническому обеспечению 24

4.2.4.Требования к организационному обеспечению 24

4.2.5.Требования к методическому обеспечению 24

4.2.6.Требования к документационному обеспечению 24

5. Требования к функциям разработки 25

5.1. В подсистеме «СМ-Обращения граждан» 25

5.1.1.Общее описание 25

5.1.2.Получение и обработка вновь поступивших обращений 25

5.1.3.Проверка статуса электронного обращения 30

5.1.4.Представления в БД «Шлюз ОГ» 30

5.1.5.Архивирование электронных обращений 31

5.1.6.Создание БД «ОГ-Устный прием» 31

5.1.7.Создание архивов в БД «ОГ-Письма» и «ОГ-Личный прием», «ОГ-Устный прием» на каждый год 33

5.1.8.Перенос и адаптация пятиуровневого классификатора тематик в БД «ОГ-Письма», «ОГ-Личный прием», «ОГ-Устный прием» 34

5.1.9.Доработка БД «ОГ-Письма» и БД «ОГ-Личный прием» 34

5.1.10.Формирование уведомлений по обращениям граждан 35

5.1.11Передача обращений из БД «ОГ-Письма» и БД «ОГ-Личный прием», БД «ОГ-Устный прием» в iDocs 35

5.1.12Перенос БД «ОГ-Письма граждан» с прикрепленными вложениями в серверный сегмент защищенных государственных информационных систем Новосибирской области 35

5.1.13Поиск 36

5.1.14Отчетность 36

5.1.15Отчет «1-КВ-Р» 37

5.1.16Отчет «1-Д-Р». 39

5.1.17Отчет «Форма 1» 42

5.1.18Отчет «Форма 1а» 44

5.2 В подсистеме «СМ-Делопроизводство» 44

5.2.1.Доработка функционала БД «ОРД» в части обеспечения требований к подготовке правовых актов Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области, администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области 44

5.3 Создание БД «Учет корреспонденции» 49

5.3.1Общие сведения о БД «Учет корреспонденции» 49

5.3.2Учет исходящей корреспонденции регистрируемой в БД ИсхД, ОРД, ВнД. 53

5.3.3Отчетность 54

5.4 Разграничение доступа 60

5.4.1Разграничение доступа происходит на основе стандартных механизмов CompanyMedia. 60

5.4.2Доступ к карточкам запросов на получение информации по обращениям граждан должны иметь только ответственные пользователи СЭДД, пользователи с ролью [supervisor] и администратор СЭДД. 60

5.4.3Управление доступами сотрудников ОПД осуществляется на основе групп. 60

5.4.4Ответственный исполнитель канцелярии, должны получать доступ к РКК учитываемых в БД «Учет корреспонденции» на изменение вкладки «Рассылка», независимо от того, в каком ИОГВ они созданы. 60

5.5 Внедрение подсистемы СМ-Locker – средства формирования и проверки ЭП с использованием внешних СКЗИ при работе в СЭДД CompanyMedia в Lotus Notes и Web клиентах 60

5.5.1СМ-Locker обеспечивает возможность использования усиленной квалифицированной электронной подписи в СЭДД Правительства Новосибирской области путем формирования и проверки ЭП с использованием внешних СКЗИ при работе в СЭДД CompanyMedia в Lotus Notes и Web клиентах. 60

5.5.2Состав Locker 60

5.5.3Рабочее место «АРМ администратора Locker» предназначено для выполнения следующих функций: 61

5.6 Средство визуализации электронной подписи и идентификация распечатанных документов при работе в СЭДД CompanyMedia 62

5.6.1Визуализации электронной подписи и идентификации распечатанных документов «QR-код», дата подписания документа должна осуществляться из клиентских компонент (CM, Web). 62

5.6.2«QR-код» должен располагаться в нижнем колонтитуле в левом углу документа на каждой странице вложения. 62

5.6.3Дата подписания документа должна располагаться под ФИО подписывающего документ. 62

5.6.4При выполнении «печати» или «выгрузки» либо просмотре вложения РКК в iDocs должна заполняться «шапка документа», «QR-код», дата подписания документа в формате jpeg и отображать следующую информацию: 62

5.6.5Визуализация «QR-кода» обеспечит, однозначную идентификацию распечатанного файла, подтверждение того, что распечатанный документ является копией документа из СЭДД CompanyMedia. 62

6. Требования к миграции и тестированию 63

6.1 Требования к миграции 63

6.1.1Все обращения, созданные до внедрения РАЗРАБОТКИ, должны быть конвертированы в Lotus с помощью разового запуска агента. В обновленный Лотус должны быть конвертированы все представления ОРД из старых баз, сохранена возможность составления перечней подписанных ПА (по видам) и возможность выведения перечней ПА на бумажном носителе. 63

6.2 Требования к совместимости 63

6.2.1Требований по совместной работе с предыдущими версиями подсистем СЭДД и другими компонентами системы предыдущих версий не предъявляется. 63

6.3 Требования к тестированию 63

6.3.1При тестировании необходимо проверить корректность получаемых в отчетах, данных по каждому типу документов. 63

7. Приложения 64

7.1. Дополнения по WEB-АРМ ПРВЗ 64

7.2. Тематический Классификатор Обращений и Запросов Граждан и Организаций Управления Президента Российской Федерации по Работе с Обращениями Граждан и Организаций 71

7.3. География по районам области 136

7.4. Форма отчета «Форма отчётности о количестве обращений и вопросов, содержащихся в обращениях граждан, организаций и общественных объединений, адресованных Президенту Российской Федерации и направленных в высший орган исполнительной власти, а также о результатах их рассмотрения за период» 138

7.5. Форма отчета «Дополнительная форма отчётности по запросу о количестве обращений и вопросов, содержащихся в обращениях, поступивших от граждан, организаций и общественных объединений, в высший орган исполнительной власти без учёта обращений, адресованных Президенту Российской Федерации, а также о результатах их рассмотрения за период» 139

7.6. Форма отчета «Информация о рассмотрении поступивших из администрации президента российской федерации обращений граждан» форма 1 140

7.7. Форма отчета «Информация о рассмотрении поступивших из администрации президента российской федерации обращений граждан» форма 1а 141

7.8. Печатная форма конверта 142

7.9. Отчет «Справка о работе канцелярии с входящей корреспонденцией, не подлежащей регистрации» 142

7.10. Отчет «Месячный отчет по входящей корреспонденции» 143

7.11. Отчет «Справка о работе канцелярии с исходящей корреспонденцией» 143

7.12. Отчет «Список телеграмм, переданных 99 почтовым отделениям за период» 144

7.13. Отчет «По оплате корреспонденции депутатов государственной Думы» 144

7.15. Форма отчета «Входящие и исходящие с темпом роста» 145

7.16. Форма отчета «О количестве созданных документов» 146

7.17. Форма отчета «Исполнение документов и поручений Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области в администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области и исполнительных органах государственной власти Новосибирской области за период». 147

7.18. Форма отчета «Количество правовых актов, подготовленных структурными подразделениями администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области и областными исполнительными органами государственной власти Новосибирской области» 150

7.19. Форма отчета «Количество израсходованной бумаги» 152

7.20. Форма отчета «Количество правовых актов, подготовленных структурными подразделениями администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области и областными исполнительными органами государственной власти Новосибирской области за период в соотношении с аналогичным периодом предыдущего года» 153

7.21. Форма отчета «Объём правовых актов, подготовленных структурными подразделениями администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области и областными исполнительными органами государственной власти Новосибирской области за период в соотношении с аналогичным периодом предыдущего года (страниц)» 154

7.22. Форма отчета «Количество приказов, подготовленных министерством юстиции Новосибирской области за период в соотношении с аналогичным периодом предыдущего года (штук)» 154

7.23. Форма отчета «Объём приказов, подготовленных министерством юстиции Новосибирской области за период в соотношении с аналогичным периодом предыдущего года (страниц)» 155

7.24 Схема движения документа 155

7.25 Форма отчёта «Информация об обращениях граждан, объединений граждан и организаций, поступивших в администрацию Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области» 156

8. Требования к сопровождению системы 157

8.1 Выделение специалистов в объеме 350 часов в месяц (прочие работы, администрирование, мелкие доработки, настройки, диагностики, обучение и консультации, оказание помощи администраторам НСО) 157

8.2 Не менее чем раз в месяц исполнитель обеспечивает выезд специалиста ответственного за разработку подсистем СЭДД к заказчику для стабилизации рабочего кода системы. Частота выездов дополнительно оговаривается. 157

8.3 При проведении плановых обновлений СЭДД на промежуточные версии присутствие специалиста ответственного за разработку подсистем СЭДД у заказчика обязательно. 157

9. ТРЕБОВАНИЯ К ОБЪЕМУ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГАРАНТИЙ КАЧЕСТВА 158