Приказ 30 сентября 2013 года №138-п г. Абакан Об утверждении Инструкции по организации работы архива мирового судьи в Республике Хакасия


НазваниеПриказ 30 сентября 2013 года №138-п г. Абакан Об утверждении Инструкции по организации работы архива мирового судьи в Республике Хакасия
страница1/3
ТипИнструкция
filling-form.ru > бланк доверенности > Инструкция
  1   2   3




УПРАВЛЕНИЕ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МИРОВЫХ СУДЕЙ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ

_____________________________________________________________________________
экз.___

ПРИКАЗ



30 сентября 2013 года № 138–п

г. Абакан



Об утверждении Инструкции по организации работы архива мирового судьи в Республике Хакасия



В целях установления единого порядка оформления и сроков подготовки судебных дел (нарядов) и документов общего делопроизводства для сдачи в архив мировых судей в Республике Хакасия приказываю:
1. Утвердить Инструкцию по организации работы архива мирового судьи в Республике Хакасия согласно приложению к приказу.

2. Направить приказ на судебные участки мировых судей в Республике Хакасия для применения в практической деятельности.

3. Мировым судьям в Республике Хакасия и уполномоченным должностным лицам Управления по обеспечению деятельности мировых судей Республики Хакасия организовать изучение настоящей Инструкции и обеспечить ее выполнение работниками аппаратов мировых судей в Республике Хакасия.

4. Контроль за исполнением приказа возложить на мировых судей в Республике Хакасия и работников аппаратов мировых судей в Республике Хакасия.


Начальник Управления

О. Деревский


УТВЕРЖДЕНА

приказом Управления

по обеспечению деятельности

мировых судей Республики Хакасия

от 30 сентября 2013 года № 138–п

Инструкция по организации работы архива

мирового судьи в Республике Хакасия
(в ред. приказа Управления по обеспечению деятельности мировых судей Республики Хакасия от 01.09.2014 № 104а-п)
Инструкция по организации работы архива мирового судьи в Республике Хакасия разработана в целях установления единого порядка оформления и сроков подготовки документов для сдачи в архив каждого из мировых судей в Республике Хакасия (далее – мировых судей).

В Инструкции регламентированы правила подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядок учета, использования и хранения документов в архиве мирового судьи в Республике Хакасия (далее – архив), методика отбора уголовных дел, гражданских дел, дел об административных правонарушениях (далее – судебных дел), материалов, нарядов, регистрационных книг, журналов, учетно-статистических карточек, номенклатуры дел и других документов для постоянного хранения, выделения их к уничтожению, а также правила передачи судебных дел, нарядов и других документов в государственные архивы.

Своевременное оформление судебных дел, формирование нарядов1 и документов общего делопроизводства, имеющих научную и практическую ценность, обеспечение их сохранности является важнейшей задачей аппарата мирового судьи в Республике Хакасия (далее – аппарат мирового судьи).

Качественно организованная работа с документами, своевременный и квалифицированный отбор, четкий порядок передачи указанных документов в архив, их надлежащее использование и хранение обеспечивают оперативное получение достоверной справочной и научной информации о деятельности мирового судьи.

Положения Инструкции распространяеются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми с применением средств вычислительной, компьютерной и электронной техники.
1. Общие положения
1.1. Инструкция по организации работы архива мирового судьи в Республике Хакасия (далее – Инструкция) разработана в соответствии с Федеральным конституционным законом от 31 декабря 1996 года № 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации», Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом от 08 января 1998 года № 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации», Федеральным законом от 17 декабря 1998 года № 188-ФЗ «О мировых судьях в Российской Федерации», Законом Республики Хакасия от 22 февраля 2000 года № 73 «О мировых судьях в Республике Хакасия», Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 года № 290, Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными Приказом Главархива СССР от 05 сентября 1985 года № 263, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации 25 августа 2010 года № 558, Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 09 июня 2011 года № 112 (далее – Перечень), Типовой номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденной Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 30 декабря 2008 года, Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 года № 36, Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 декабря 2005 года № 157, Инструкцией по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей в Республике Хакасия, утвержденной приказом Управления по обеспечению деятельности мировых судей Республики Хакасия 03 июля 2013 года № 98-п, положением об архиве мирового судьи, другими нормативными правовыми документами.
2. Оформление судебных дел (нарядов) и документов общего делопроизводства к последующему хранению

в архиве мирового судьи
2.1. Решение на передачу в архив судебных дел, регистрационных книг, журналов, учетно-статистических карточек, номенклатуры дел и других документов общего делопроизводства (далее – дел (нарядов)) принимает мировой судья соответствующего судебного участка или замещающий его мировой судья. Мировой судья проверяет все производство по делу (наряду), полноту и правильность заполнения регистрационных книг, журналов, учетно-статистических карточек и других документов.

Передача (списание) в архив дел (нарядов) производится на основании резолюции мирового судьи соответствующего судебного участка, рассмотревшего дело, или замещающего его мирового судьи.

2.2. Все оконченные производством дела (наряды) для передачи в архив оформляются секретарем суда мирового судьи в соответствии с требованиями Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных Приказом Главархива СССР от 05 сентября 1985 года № 263 (далее – Основные правила работы ведомственных архивов), Инструкцией по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей в Республике Хакасия, утвержденной приказом Управления по обеспечению деятельности мировых судей Республики Хакасия 03 июля 2013 года № 98-п (далее – Инструкция по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей в Республике Хакасия) и настоящей Инструкции.

2.3. Судебные дела подлежат оформлению для передачи в архив не позднее одного месяца после обращения к исполнению вступившего в законную силу завершающего судебного постановления, вынесенного в форме приговора, решения, определения, судебного приказа. Обращение к исполнению производится в соответствии с разделом 9 Инструкции по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей в Республике Хакасия.

2.4. При оформлении судебных дел, подлежащих передаче в архив на постоянное или временное (свыше 10 лет) хранение, секретарь суда мирового судьи обязан просмотреть все производство по делу, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу судебного постановления и произвести другие действия по подготовке дела к сдаче в архив в соответствии с п. 2.17. настоящей Инструкции.

2.5. Групповое либо многоэпизодное уголовное дело, по которому вынесен оправдательный приговор в части предъявленного обвинения в связи с непричастностью подсудимого (подсудимых) к совершению преступления (преступлений) (пункт 2 части второй статьи 302 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации), подлежит передаче в архив после направления сообщения о вынесенном приговоре в органы прокуратуры и в орган, производивший окончание предварительного расследования по данному уголовному делу.

2.6. При рассмотрении мировым судьей представлений и ходатайств в порядке исполнения приговоров, связанных с отбыванием наказания в виде лишения свободы, основаниями для передачи соответствующих материалов в архив являются случаи, предусмотренные пунктом 9.2.36. Инструкции по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей в Республике Хакасия, в отношении осужденных к иным мерам наказания – в соответствии с пунктом 9.2.37. указанной Инструкции.

2.7. По истечении срока, установленного на обжалование постановления мирового судьи об отказе в удовлетворении представления или ходатайства, либо при непоступлении в этот срок жалобы или представления, материал для передачи в архив оформляется в соответствии с пунктом 2.6. настоящей Инструкции.

2.8. Основаниями для оформления и передачи в архив гражданских дел являются:

обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного акта;

вступление в законную силу судебного акта, решение по которому подлежит немедленному исполнению;

вступление в законную силу определения о прекращении производства по делу;

вступления в законную силу определения об оставлении иска, заявления, жалобы без рассмотрения;

вынесения судебного приказа и обращения его к исполнению.

2.9. Производство по гражданскому делу, по которому иск удовлетворен, считается оконченным и дело подлежит передаче в архив после передачи (направления) исполнительных документов подразделению службы судебных приставов либо вручения их взыскателям.

Если взыскатель не обратился за получением исполнительного документа и не просил о его направлении для исполнения в подразделение службы судебных приставов в соответствии с частью первой статьи 428 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, дело подлежит передаче в архив не позднее десяти дней после истечения срока, установленного пунктом 2.3. настоящей Инструкции.

2.10. В случае вынесения мировым судьей решения (определения) о взыскании штрафа, государственной пошлины или иных сумм в доход соответствующего бюджета, гражданское дело считается оконченным и подлежит передаче в архив после приобщения к нему квитанции или иного документа об оплате либо поступления копии постановления судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства.

2.11. Гражданское дело, по которому в иске отказано или иск оставлен без рассмотрения, либо производство по делу прекращено, считается оконченным и подлежит оформлению для передачи в архив после вступления решения (определения) в законную силу.

2.12. Основаниями для оформления и передачи в архив дел об административных правонарушениях являются:

обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного акта;

вступление в законную силу постановления о прекращении производства по делу;

вступление в законную силу постановления о наложении взыскания в виде предупреждения, возмездного изъятия орудия совершения правонарушения (его вручения под расписку или получения направленной по почте копии лицом, в отношении которого оно было вынесено).

2.13. Полное оформление дел (нарядов) для передачи в архив производит секретарь суда мирового судьи, который в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов осуществляет:

подшивку и (или) переплет в обложку всех документов дела (наряда);

изъятие из дела металлических скрепок и скобок;

нумерацию листов и составление внутренней описи;

заполнение листа-заверителя;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение индекса и заголовка дела, указание дат начала и окончания срока хранения и др.).

2.14. На хранение в архив мирового судьи принимаются дела, оформленные надлежащим образом: документы в делах (нарядах) помещается в хронологической последовательности (документ-ответ подшивается за документом-запросом); документы, приобщенные к делу в процессе судебного заседания – в порядке их поступления. Все документы подшиваются в дело так, чтобы их текст был полностью видимым. При отсутствии поля для подшивки документ необходимо наклеить без повреждения текста на вспомогательный лист.

Внутренняя опись (приложение 1) составляется с указанием номера и индекса документа, даты, заголовка (наименования) и номера листа в деле (наряде).

В случае использования для фиксирования хода судебного заседания средств аудиозаписи и иных технических средств используемые мировым судьей электронные носители информации хранятся вместе с делом. При этом они должны быть вшиты в дело (приобщены к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписаны секретарем суда мирового судьи. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи.

(в ред. приказа Управления по обеспечению деятельности мировых судей Республики Хакасия от 01.09.2014 № 104а-п)

2.15. Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела (наряда) (приложение 2). Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в наряде через арифметический знак плюс.

2.16. Если дело (наряд) было сформировано (прошито или переплетено) без листа-заверителя, то он наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложки дела (наряда). Запрещается выносить заверительную надпись на обложку или чистый оборот листа последнего документа.

2.17. На обложке судебного дела (приложение 3) должны быть указаны:

наименование судебного участка мирового судьи,

категория дела (уголовное, гражданское или административное); по уголовному делу – фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой лицо осуждено; по гражданскому делу – фамилия, инициалы истца, ответчика, либо наименование организации, суть иска (заявления);

даты начала и окончания дела (вступления в законную силу судебного постановления и его обращения к исполнению); количество листов в деле;

дата передачи в архив, архивный номер;

срок хранения дела, номер статьи в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 09 июня 2011 года № 112;

подпись мирового судьи.

2.18. На обложке наряда (приложение 4) должны быть указаны индекс и заголовок (наименование) наряда в точном соответствии с указанным в номенклатуре основных дел и документов, образующихся в деятельности мирового судьи или в номенклатуре дополнительных дел, утвержденной соответствующим приказом мирового судьи.

Все остальные реквизиты заполняются так же, как на обложках судебных дел, указанных в подпунктах 1, 3-6 пункта 2.17. настоящей Инструкции.

2.19. Реквизиты обложки дела (наяда) должны быть написаны светостойкими чернилами четким почерком. Наряды постоянного хранения должны быть подшиты в твердую обложку.

2.20. При оформлении к передаче в архив нарядов, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, секретарь суда мирового судьи обязан проверить помещенные в наряд документы, обращая особое внимание на то, чтобы в наряд не были подшиты несколько экземпляров (дубликатов) одного и того же документа, черновики документов, документы без подписи исполнителя или неисполненные документы.

2.21. Наряд должен содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. Если количество листов в наряде превышает 250, материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том № 2 может быть начат лишь после окончания тома № 1. Дата открытия тома № 2 не должна быть более ранней, чем дата окончания тома № 1.

Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложке каждого тома проставляется общий номер, индекс по номенклатуре нарядов (основных или дополнительных) и заголовок, и уточняется содержание каждого тома в отдельности. Например:

Наряд № 12. Копии судебных постановлений вышестоящих судов по делам мирового судьи судебного участка № 1, в 3-х томах. Том № 1 – копии судебных постановлений вышестоящих судов по уголовным делам.

Наряд № 12. Копия судебных постановлений вышестоящих судов по делам мирового судьи судебного участка № 1, в 3-х томах. Том № 2 – копии судебных постановлений вышестоящих судов по гражданским делам.

Наряд № 12. Копии судебных постановлений вышестоящих судов по делам мирового судьи судебного участка № 1, в 3-х томах. Том № 3 – копии судебных постановлений вышестоящих судов по делам об административных правонарушениях.

2.22. Оформление к передаче в архив нарядов с текстами судебных актов, подлежащих размещению на официальном сайте судебного участка в соответствии с Регламентом организации размещения сведений о находящихся в суде делах и текстов судебных актов в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» на официальном сайте суда общей юрисдикции, утвержденным постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 27.01.2011 № 253, производят ответственные работники аппаратов мировых судей.

К оформлению нарядов со сведениями о находящихся в суде делах и текстов судебных актов предъявляются требования, предусмотренные пунктами 2.2., 2.13. – 2.16., 2.18. – 2.21. настоящей Инструкции. В наряды формируются тексты на бумажном носителе с резолюцией мирового судьи. Основанием для оформления и передачи в архив указанных документов является факт размещения согласованных текстов судебных актов на сайте суда.

2.23. При оформлении к передаче в архив оконченных регистрационных журналов, книг, учетно-статистических карточек секретарь суда мирового судьи обязан произвести следующие действия:

пронумеровать все листы и на оборотной стороне последнего чистого листа составить заверительную надпись;

указать срок хранения и количество листов на обложке регистрационного журнала или книги согласно номенклатуре нарядов (основных или дополнительных);

проверить соответствие учетно-статистических карточек с алфавитными
указателями и заполнение всех необходимых реквизитов.

После передачи в архив учетно-статистические карточки вместе с алфавитными указателями должны храниться в картотеках (ящиках, картотечных шкафах) отдельно по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях в порядке их номеров по годам. В одном томе должно быть не более 100 – 150 прошитых учетно- статистических карточек.

2.24. Дела (наряды), регистрационные книги, журналы, учетно-статистические карточки, номенклатуры дел и другие документы общего делопроизводства, оформленные с нарушением установленных требований, в архив не принимаются.

2.25. С целью формирования картотеки учетно-статистических карточек отдельно по гражданским, уголовным делам и делам об административных правонарушениях, а также осуществления в дальнейшем их надлежащего архивного хранения указанные карточки на бумажном носителе распечатываются секретарем суда мирового судьи, который проверяет достоверность необходимой информации о движении дела, включая результаты рассмотрения. Вывод на печать учетно-статистических карточек на дела, алфавитные указатели при сдаче дела в архив обязателен.

Отметка о передаче дела в архив мирового судьи с указанием даты вносится в базу данных программного изделия «АМИРС» (далее – ПИ «АМИРС») ответственным работником аппарата мирового судьи.

(в ред. приказа Управления по обеспечению деятельности мировых судей Республики Хакасия от 01.09.2014 № 104а-п)
3. Номенклатура дел и документов,

образующихся в деятельности мирового судьи
3.1. Номенклатура судебных дел и документов общего делопроизводства (далее – дел (нарядов)), образующихся в деятельности мирового судьи (далее – Номенклатура), является нормативным документом, определяющим сроки хранения всех категорий документов, представляет собой систематизированный перечень заголовков дел и нарядов, оформленный в установленном порядке, и служит целям обеспечения сохранности документов, их отбора на постоянное хранение и выделения к уничтожению.

3.2. Номенклатура составляется на основе Типовой номенклатуры дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденной Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 30 декабря 2008 года (далее – Типовая номенклатура). Установленные в Типовой номенклатуре сроки хранения дел и документов, а также индексы, определенные для соответствующей категории дел, являются обязательными для всех мировых судей.

3.3. Номенклатура составляется на каждый год не позднее 30 октября предшествующего года на основе изучения содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности мирового судьи (приложение 5), согласовывается с экспертно-проверочной комиссией государственного архива Республики Хакасия (далее – государственный архив) и утверждается мировым судьей.

Номенклатура пересогласовывается с экспертно-проверочной комиссией государственного архива не реже чем один раз в пять лет. В случае значительных изменений функций, состава документации, номенклатура подлежит пересоставлению и утверждению независимо от срока ее согласования.

3.4. В случае если дела (документы), образующиеся в деятельности мирового судьи, являются источником комплектования государственного архива и отнесены в установленном порядке и в соответствии с Типовой номенклатурой к составу архивного фонда Российской Федерации, они подлежат передаче на постоянное хранение в указанные архивы.

Дела и документы, срок хранения которых определен Типовой номенклатурой «постоянно», подлежат постоянному хранению и передаются в государственный архив в виде подлинников в установленные сроки.

При наличии соответствующей отметки в примечании дела и документы имеющие срок хранения «постоянно» хранятся в архиве мирового судьи и на государственное хранение не передаются.

3.5. Графы Номенклатуры заполняются следующим образом.

В графе 1 указывается индекс дела, включенного в Номенклатуру.

Индексы дел состоят из указания на номер раздела Номенклатуры и порядковых номеров заголовков дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами (например: 01-01, где 01 – номер раздела Номенклатуры, 01 – порядковый номер заголовка дела).

В графе 2 указывается заголовок дела (тома, части).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов Номенклатуры определяется последовательностью, указанной в ПФС и Типовой номенклатуре, в остальной части – степенью важности документов дела и их взаимосвязью. Заголовки дел должны в обобщенной форме отражать основное содержание и состав входящих в них документов. Не допускается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В графе 3 указывается срок хранения дела.

В графе 4 указывается статья по Перечню (ПФС).

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия Номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел и другие необходимые сведения.

3.6. После введения в действие новой номенклатуры дел и документов по истечении соответствующего календарного года Номенклатура, составленная за предыдущий период, не позднее одного месяца с начала нового года подлежит передаче в государственный архив по общим правилам, установленным настоящей Инструкцией.
4. Экспертиза ценности документов
4.1. Экспертиза ценности дел и документов общего делопроизводства (далее – нарядов) проводится в целях оценки их юридической, исторической и иной значимости, отбора для постоянного хранения и выделения к уничтожению в соответствии с нормативными и методическими документами, утвержденными специальным уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

4.2. Проведение экспертизы необходимо:

а) при определении сроков хранения документов;

б) составлении номенклатуры дел и документов, образующихся в деятельности мирового судьи;

в) формировании дел по номенклатуре и проверке правильности отнесения документов к делам;

г) подготовке документов к последующему хранению в архиве мирового судьи и их передаче на постоянное хранение.

4.3. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел (нарядов), без полистного просмотра самих документов.

4.4. Для организации и проведения экспертизы ценности документов на судебном участке содается постоянно действующая экспертная комиссия мирового судьи (далее – экспертная комиссия).

Экспертная комиссия создается приказом старшего мирового судьи (мирового судьи) из числа наиболее квалифицированных работников в составе не менее 3 человек. Председателем экспертной комиссии назначается старший мировой судья (мировой судья), секретарем – работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива. В состав экспертной комиссии возможно включение представителя соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в области архивного дела (по согласованию). Решение о включении в состав экспертной комиссии представителя уполномоченного органа исполнительной власти в области архивного дела принимается старшим мировым судьей (мировым судьей). В качестве экспертов к работе экспертной комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций и учреждений.

4.5. Экспертная комиссия работает в соответствии с Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным Приказом Росархива от 19 января 1995 года № 2.

4.6. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

а) дает заключения о характере документов для определения сроков хранения дел (нарядов);

б) рассматривает годовые разделы описей судебных дел (нарядов) постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив;

в) рассматривает описи документов временного (свыше 10 лет) хранения;

г) организует работу по ежегодному отбору документов и рассматривает акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению;

д) рассматривает акты о неисправимых повреждениях документов постоянного и временного хранения и акты об отсутствии документов, подлежащих передаче в государственный архив;

е) принимает участие в подготовке и рассмотрении проектов методических рекомендаций по организации делопроизводства и работы архива мирового судьи.

4.7. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере необходимости (но не реже двух раз в год) и оформляются протоколами, которые подписываются председателем и секретарем экспертной комиссии и утверждаются старшим мировым судьей (мировым судьей).

4.8. Ведение делопроизводства экспертной комиссии, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагается на секретаря экспертной комиссии.
5. Отбор документов и оформление их на уничтожение
5.1. Находящиеся в архиве дела и документы общего делопроизводства (далее – дела (наряды)), по которым истек установленный срок хранения, установленный Перечнем (ПФС), отбираются к уничтожению. Работу по отбору документов к уничтожению осуществляет работник аппарата мирового судьи, ответственный за работу архива.

5.2. Отбор к уничтожению дел (нарядов) за определенный период оформляется актом о выделении к уничтожению дел (нарядов), не подлежащих дальнейшему хранению (приложение 6) и производится только после составления сводных описей дел (нарядов) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период.

5.3. Акты мирового судьи о передаче дел (нарядов) на постоянное хранение (приложение 7) подлежат утверждению мировым судьей только после соответствующего утверждения экспертно-проверочной комиссией государственного архива описей дел постоянного хранения за этот период. После этого мировой судья имеет право уничтожить дела (наряды), включенные в акты о выделении к уничтожению дел (нарядов) за определенный период в соответствии с установленным порядком.

5.4. Из отобранных к уничтожению судебных дел остаются на постоянное хранение подлинники решений, приговоров, последующих определений и постановлений, в том числе вышестоящих судов.

Из прекращенных дел, дел по искам, оставленным без рассмотрения, остаются на хранение подлинники определений о прекращении производства по делу, об оставлении иска без рассмотрения

Личные документы остаются на хранение и помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа, номер дела, из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве 50 лет, после чего уничтожаются.

5.5. На судебных решениях, судебных постановлениях и последующих определениях и постановлениях вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Затем документы подшиваются по порядку номеров дел в алфавитном порядке в отдельные наряды и помещаются в твердую обложку.

(в ред. приказа Управления по обеспечению деятельности мировых судей Республики Хакасия от 01.09.2014 № 104а-п)

При отборе к уничтожению материалов судебного контроля и разрешаемых в порядке исполнения приговора, предусмотренных подразделом 5.4. раздела 5 Перечня, из них изымаются подлинники судебных актов, в том числе вышестоящих судов, которые формируются в соответствующий наряд работником аппарата мирового судьи, ответственным за работу архива, и передаются на постоянное хранение с соблюдением требований раздела 8 настоящей Инструкции.

(в ред. приказа Управления по обеспечению деятельности мировых судей Республики Хакасия от 01.09.2014 № 104а-п)

5.6. При составлении акта на выделенные к уничтожению дела должны соблюдаться следующие правила:

дела в акте располагаются по годам их рассмотрения;

в конце акта делается запись о том, что из дел изъяты подлинники судебных решений и личные документы.

5.7. Об уничтожении дел в учетно-статистических карточках делается отметка с указанием номеров и дат составления акта и протокола заседания экспертной комиссии.

5.8. Одновременно с судебными делами, рассмотренными в определенном году, к уничтожению выделяются документы общего делопроизводства (наряды), по которым истекли установленные сроки хранения.

5.9. Дела (наряды) временного хранения не могут быть уничтожены ранее установленных для них сроков хранения. По решению экспертной комиссии мирового судьи сроки хранения отдельных дел могут быть продлены исходя из их научной и практической ценности по согласованию с экспертно-проверочной комиссией государственного архива.

Уничтожение дел (нарядов) временного хранения производится только после утверждения описей дел постоянного хранения экспертно-проверочной комиссией государственного архива.

5.10. Акты о выделении к уничтожению дел (нарядов) подшиваются в отдельный наряд в хронологическом порядке. В регистрационных журналах (графа «Примечание») или учетно-статистических карточках (специальный пункт или свободное поле) делается запись об уничтожении дела (наряда) с указанием даты составления акта.

5.11. Выделенные к уничтожению дела (наряды) сдаются на утилизацию. Передача на утилизацию оформляется актом приема-передачи документов на уничтожение, в котором указывается дата передачи, количество включенных в акт дел (нарядов) и объем бумажной макулатуры (приложение 6-1). Перед сдачей дела (наряды) упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем работника аппарата мирового судьи, ответственного за работу архива.

В случае отсутствия организаций, производящих утилизацию, дела (наряды) уничтожаются комиссионно путем сожжения в специально отведенных для этого местах. Уничтожение дел (нарядов) с указанием их наименования и количества оформляется актом комиссии.

5.12. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел (нарядов) для хозяйственных нужд.
6. Порядок нумерации листов
6.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в судебное дело, дело общего делопроизводства (далее – дело (наряд) все его листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа, черным графитным карандашом или нумератором. Листы описи документов дела (наряда) нумеруются отдельно.

При нумерации листов запрещается использовать чернила и цветные карандаши.

6.2. Нумеруется как один лист:

лист любого формата, подшитый за один край;

лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями).

6.3. Нумеруются отдельно:

листы дела (наряда), разделенного на тома (отдельно по каждому тому);

документы (вырезки, вставки текста, переводы), подклеенные одним краем к основному документу.

6.4. Лист, сложенный и подшитый за середину, разворачивается и подшивается за один край.

6.5. Фотографии, чертежи и другие иллюстративные документы,
представляющие самостоятельный лист, нумеруются на оборотной
стороне в левом верхнем углу. Если фотографии вклеены на пронумерованный лист
дела (наряда), то отдельной нумерации каждой фотографии не требуется.

6.6. Подшитые в дело (наряд) конверты с вложениями нумеруются следующим образом: в первую очередь сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Если вложения нумеровать нельзя, их наличие оговаривается в листе-заверителе дела (наряда).

6.7. При пропусках в нумерации листов на пропущенных листах ставится номер предыдущего листа с прибавлением букв «а», «б», «в» и т.д.

При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах также прибавляются буквы «а», «б», «в» и т.д. соответственно к каждому номеру листа, начиная со второго.

6.8. В случае обнаружения большого количества ошибок в нумерации листов дела (наряда), листы нумеруются заново. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа. В этом случае составляется новый лист-заверитель, старый сохраняется в деле (наряде).

6.9. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела (наряда) на отдельном листе-заверителе (приложение 2).

В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов и количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов (наличие пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов). Заверительная надпись подписывается работником, производившим оформление дела (наряда) для передачи в архив, с указанием должности и даты составления надписи.

Например: «В настоящем деле (наряде) прошито и пронумеровано 250 (двести пятьдесят) листов, в том числе 3 (три) фотографии на листах №№ 15, 106, 201, литерные листы №№ 10а, 54а, 546, 99а, 996, 99в.

В конверте (лист № 245) находится трудовая книжка и удостоверение личности осужденного Иванова А.В.

Опись документов на 2 (двух) листах.

Секретарь суда /подпись/ дата».
7. Порядок определения сроков хранения дел (нарядов)
7.1. Сроки хранения дел и документов устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 (далее – ПТУД) и Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 09 июня 2011 года № 112 (далее – ПФС).

7.2. Сроки хранения дел (нарядов), которые не предусмотрены ПТУД, ПФС и Типовой номенклатурой, устанавливаются экспертной комиссией исходя из их научной и практической ценности, по согласованию с экспертно-проверочной комиссией государственного архива.

7.3. Сроки хранения дел (нарядов) определяются по документам, имеющим наибольший срок хранения. Исчисление сроков хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним.

Например, исчисление сроков хранения дел (нарядов), законченных делопроизводством в 2013 году, начинается с 1 января 2014 года.

7.4. Сроки хранения уголовных дел исчисляются с момента:

погашения судимости;

вступления в законную силу оправдательного приговора;

вступления в законную силу постановления о прекращении производства по делу.

7.5. Сроки хранения гражданских дел исчисляются с момента:

обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта;

вступления в законную силу определения о прекращении производства;

вступления в законную силу определения об оставлении иска, заявления, жалобы без рассмотрения;

вынесения судебного приказа и обращения его к исполнению.

7.6 Сроки хранения дел об административных правонарушениях исчисляются с момента:

обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта;

вступления в законную силу постановления о прекращении производства по делу.

7.7. Сроки хранения уголовных дел определяются по следующим правилам с учетом положений пункта 7.4. настоящей Инструкции.

При определении сроков хранения уголовных дел учитываются несколько составляющих, из которых складывается общий срок хранения уголовных дел. Общее правило исчисления сроков для всех судебных дел установлено с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Далее учитываются срок назначенного наказания (как основного, так и дополнительного); срок погашения судимости в зависимости от тяжести совершенного преступления, вида и размера наказания. Затем в соответствии с категорией совершенного преступления из раздела 5 Перечня выбирается срок хранения уголовного дела. Суммирование перечисленных сроков в совокупности составляет срок хранения уголовного дела.

7.8. В случае увеличения сроков хранения дел и документов вновь принятыми нормативными правовыми актами находящиеся на архивном хранении дела и документы при отборе их к уничтожению либо передаче на последующее хранение пересматриваются экспертной комиссией, которой устанавливается новый срок хранения указанных документов. По результатам работы экспертной комиссии в этом случае составляется протокол.

В случае если вновь принятым нормативным правовым актом сроки хранения дел и документов сокращены, новые сроки хранения распространяются лишь на дела и документы, передаваемые на архивное хранение после вступления в силу соответствующих нормативных правовых актов.

(в ред. приказа Управления по обеспечению деятельности мировых судей Республики Хакасия от 01.09.2014 № 104а-п)
8. Составление описей на дела (наряды) постоянного и временного хранения
8.1. Для обеспечения комплектования архива на все завершенные производством судебные дела и дела общего делопроизводства (далее – дела (наряды)) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности документов, составляются описи дел, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Опись – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и других сведений о составе и содержании дел, необходимых для их систематизации и учета. Опись является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим их оперативный поиск.

8.2. Описи дел (нарядов) состоят из годовых разделов и охватывают группу документов, определенных по значимости. Годовой раздел каждой описи заканчивается итоговой записью, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел (нарядов), числящихся по описи, первый и последний номера дел (нарядов), а также оговариваются особенности нумерации дел (нарядов) в описи (наличие лдитерных, пропущенных номеров и т.п.).

8.3. Описи дел (нарядов) утверждаются мировым судьей и подписываются составителем описи с указанием его должности и лицом, ответсвенным за работу архива. Описи дел (нарядов) постоянного хранения (приложение 8) также утверждаются экспертно-проверочной комиссии государственного архива.

Описи дел постоянного хранения отличаются от описей дел временного (свыше 10 лет) хранения отсутствием в них графы 5 «Срок хранения дела (тома, части)» (приложение 9).

Экспертной комиссией по согласованию при необходимости с государственным архивом может быть установлен иной порядок ведения описей: изменено количество единиц хранения, необходимых для окончания описи, определена периодичность ведения описей: один год, три года, пять лет и т.д.

(в ред. приказа Управления по обеспечению деятельности мировых судей Республики Хакасия от 01.09.2014 № 104а-п)

8.4. При составлении описей необходимо соблюдають следующие требования:

1) каждое дело (наряд) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

2) каждая опись ведется с единой, валовой нумерацией в течение нескольких лет. Опись заканчивается при наборе 1000 (одной тысячи) единиц хранения;

3) номера по порядку в годовом разделе описи должны продолжать нумерацию годового раздела описи предшествующего года;

4) при заполнении графы «Индекс дела (наряда)» для судебных дел указываются их номера, соответствующие индексам дел (нарядов) по Типовой номенклатуре дел, с добавлением порядкового номера дела (наряда) или номера тома дела (наряда);

5) графа «Заголовок дела (тома, части)» заполняется на основании записи, сделанной на обложке дела (наряда). Заголовок с обложки переносится в опись без сокращений;

6) если в опись вносятся дела (наряды), состоящие из нескольких томов, то в ней указывается также заголовок дела (наряда) с обложки, затем записываются номера томов. Каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

7) графа «Примечание» используется для отметок о приеме дел (нарядов), особенностях их состояния, передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый документ, наличие копий и т.п.

8) если на одной странице описи включено несколько нарядов по однородному виду преступлений, например «О причинении легкого вреда здоровью», то за первой записью вида преступления следует делать запись «То же».

8.5. После внесения в опись дела (наряда) на его обложке рядом с пометкой «постоянно» проставляются номер описи и номер дела (наряда) по описи.

8.6. К законченной описи составляется лист-заверитель описи (приложение 10), в котором указываются количество листов описи, общее число дел (нарядов), внесенных в опись, а также годы начала и окончания описи.

9. Порядок представления описей дел
  1   2   3

Похожие:

Приказ 30 сентября 2013 года №138-п г. Абакан Об утверждении Инструкции по организации работы архива мирового судьи в Республике Хакасия iconДоклад о реализации конституционных прав и свобод граждан в Республике...
Республики Хакасия рекомендаций Верховного Совета Республики Хакасия, принятых по Докладам Уполномоченного по правам человека

Приказ 30 сентября 2013 года №138-п г. Абакан Об утверждении Инструкции по организации работы архива мирового судьи в Республике Хакасия iconПриказ 19 февраля 2015 года г. Абакан №13 Об утверждении форм заявлений...
В целях реализации Порядка предоставления государственной поддержки в виде субсидий на развитие агропромышленного комплекса Республики...

Приказ 30 сентября 2013 года №138-п г. Абакан Об утверждении Инструкции по организации работы архива мирового судьи в Республике Хакасия iconСправка по результатам обобщения обоснованности возвращения исполнительных...
Управлением Федерального казначейства по Республике Хакасия взыскателям и арбитражному суду, Арбитражным судом Республики Хакасия...

Приказ 30 сентября 2013 года №138-п г. Абакан Об утверждении Инструкции по организации работы архива мирового судьи в Республике Хакасия iconОтчет по практике Название дисциплины
Учебную практику я проходил у мирового судьи судебного участка №5 г. Черногорска Республики Хакасия Н. К. Вердянин, в период с 05....

Приказ 30 сентября 2013 года №138-п г. Абакан Об утверждении Инструкции по организации работы архива мирового судьи в Республике Хакасия icon10. 02. 2017 в 10-00 час. (время местное) по адресу: Республика Хакасия,...
Территориальное управление Федерального агентства по управлению государственным имуществом в Республике Хакасия

Приказ 30 сентября 2013 года №138-п г. Абакан Об утверждении Инструкции по организации работы архива мирового судьи в Республике Хакасия iconДоклад о реализации конституционных прав и свобод граждан в Республике...
Выполнение рекомендаций Верховного Совета Республики Хакасия, принятых по Докладу Уполномоченного в 2016 году 12

Приказ 30 сентября 2013 года №138-п г. Абакан Об утверждении Инструкции по организации работы архива мирового судьи в Республике Хакасия iconПриказ 22. 10. 2014 №229-п Воронеж Об утверждении Инструкции по судебному...
Воронежской области и их аппаратов, установления единой системы организации и порядка ведения судебного делопроизводства, на основании...

Приказ 30 сентября 2013 года №138-п г. Абакан Об утверждении Инструкции по организации работы архива мирового судьи в Республике Хакасия iconРеспублики Хакасия Коган Н. В. Республика Хакасия, г. Абакан, ул....
Республики Хакасия Всероссийского проекта «Научись спасать жизнь!» прошу Вас рассмотреть вопрос об организации обучения в 2017 году...

Приказ 30 сентября 2013 года №138-п г. Абакан Об утверждении Инструкции по организации работы архива мирового судьи в Республике Хакасия iconПриказ от 17 декабря 2013 г. N 269/143-пр об утверждении методических...
Москвы (в редакции постановлений Правительства Москвы от 14 марта 2012 г. N 39-пп, от 6 апреля 2012 г. N 138-пп, от 4 сентября 2012...

Приказ 30 сентября 2013 года №138-п г. Абакан Об утверждении Инструкции по организации работы архива мирового судьи в Республике Хакасия iconПостановление от 14 апреля 2010 г. N 191 об утверждении порядка приобретения,...
В соответствии с Законом Республики Хакасия от 01. 04. 2010 n 11-зрх "Об организации отдыха и оздоровления детей в Республике Хакасия"...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск