Правила внутреннего документооборота и контроля в системе ведения реестра владельцев именных ценных бумаг Закрытого акционерного общества
Скачать 259.74 Kb.
|
УТВЕРЖДЕНЫ
Правила внутреннего документооборота и контроля в системе ведения реестра владельцев именных ценных бумаг Закрытого акционерного общества «Аргументы и факты - Петербург» (новая редакция) СОДЕРЖАНИЕ
1. Общие положения
1.3. Настоящие Правила регламентируют действия Регистратора по обработке, контролю и хранению получаемых документов в связи с ведением реестра владельцев именных ценных бумаг.
Система документов Реестра представляет собой:
Все документы системы Реестра хранятся на электронных и/или бумажных носителях.
Операции производятся Регистратором на основании форм установленного им образца. Операции в Реестре производятся на основании подлинников документов или копий, удостоверенных нотариально, за исключением случаев, предусмотренных Правилами ведения реестра. Документы должны быть заполнены разборчиво. Не допускаются исправления и помарки при заполнении документов. Документы, поступившие Регистратору и зарегистрированные в журнале учета входящих документов, не возвращаются. В случае выдачи Регистратором письменного отказа во внесении записей в Реестр по запросу зарегистрированного лица Регистратор может выдать копии представленных документов.
Прием документов, предоставляемых для проведения операций в реестре, осуществляет лицо, ответственное за ведение реестра (далее - Специалист Регистратора). Прием документов осуществляется с обязательным предъявлением документа, удостоверяющего личность, на основании которого Специалист Регистратора производит идентификацию личности. При каждом обращении зарегистрированного лица Специалист Регистратора обязан проверить наличие анкеты данного лица в системе ведения Реестра. В случае отсутствия анкеты или несоответствия анкетных данных сведениям, предоставляемым зарегистрированным лицом, производится заполнение анкеты зарегистрированным лицом. Зарегистрированное лицо может подписаться на анкете лично в присутствии Специалиста Регистратора. В этом случае Специалист Регистратора ставит свою подпись на анкете, чем гарантирует подлинность подписи и соответствие паспортных данных зарегистрированного лица. Подлинность подписи зарегистрированного лица может быть также удостоверена нотариально. Регистратор обязан удостовериться в полномочиях лиц, подписывающих документы, сравнить их подписи с образцами подписей, содержащихся в системе ведения Реестра. Для этого Регистратор формирует систему с образцами подписей зарегистрированных в Реестре лиц на основе анкет зарегистрированных лиц. Регистратор не может отказать в приеме документов, кроме случаев, предусмотренных настоящими Правилами. Все документы и запросы, которые поступают Регистратору, регистрируются в журнале входящих документов. Прием и регистрация входящих документов и запросов осуществляется в следующей последовательности: - определение сути поручения, проверка состава и содержания поступивших документов; - регистрация документов в журнале учета входящих документов. При этом на каждом документе ставится дата регистрации, входящий номер пакета документов, и подпись Специалиста Регистратора; - подписание акта приема документов обеими сторонами (Специалистом Регистратора и зарегистрированным лицом). Акт приема сшивается с полученными документами.
Внесение записей производится Специалистом Регистратора в следующем порядке: - Экспертиза документов и сверка с данными регистрации в журнале входящих документов. - Экспертиза документов на соответствие требованиям Правил ведения реестра и состоянию лицевого счета. В случае соответствия информация вносится в Реестр. В противном случае оформляются 2 экземпляра извещения об отказе во внесении записей в Реестр, один экземпляр извещения передается зарегистрированному лицу. - Контроль проведенных операций (проверяется соответствие информации в документах и информации, введенной в журнал регистрации операций, в Реестр владельцев ценных бумаг). При обнаружении некорректности проведения операции или определении невозможности ее корректного проведения и выяснения причин составляется акт ошибки Регистратора или отказ в проведении операции. Ошибка исправляется внесением дополнительных записей в Реестр по акту Регистратора или выполняются действия по оформлению извещения об отказе. Специалистом Регистратора делается запись в журнале регистрации входящих документов о дате исполнения поручения и исполнителе. 6. Выдача информации из Реестра зарегистрированным лицам. Исполнение запроса зарегистрированного лица осуществляется в течение 3 (Трех) дней со дня получения письменного запроса, который должен быть оформлен по форме, принятой у Регистратора. Письменный запрос может быть получен лично от зарегистрированного лица или доставлен по почте. Исполнение запроса зарегистрированного лица производится в следующем порядке: - Идентификация личности физического лица или представителя юридического лица на основании паспорта или другого удостоверения личности, проверка их полномочий. При выявлении отсутствия полномочий для получения информации из Реестра у лица, представившего запрос, оформляется письменный отказ с указанием лица, которому выдается отказ, даты, причины отказа, Ф.И.О. сотрудника и его подписи. - Регистрация запроса в журнале учета входящих документов. - Сверка данных Реестра с требуемой информацией в запросе. - Исходящие документы подписываются Специалистом Регистратора, на документе проставляются дата и исходящий номер. - Отметка в журнале учета входящих документов об исполнении запроса (проставляются дата отправки ответа, исходящий номер ответа на запрос, фамилия должностного лица, подписавшего ответ). - Передача исполненного запроса (поручения) на хранение в архив. - Передача обработанной информации (ответа) по запросу зарегистрированного лица лично, либо отправка по почте заказным письмом. 7. Исполнение запросов и поручений государственных органов. Исполнение запроса или поручения государственных органов производится в следующем порядке: - Идентификация личности на основании паспорта или другого удостоверения личности и проверка их полномочий заявителя. - Регистрация запроса в журнале входящих документов. - Сверка данных Реестра с требуемой информацией в запросе. В случае положительного прохождения дела запрос исполняется. - Исходящие документы подписываются специалистом Регистратора, на документе проставляются дата и исходящий номер. - Передача обработанной информации (ответа) по запросу осуществляется по акту приема-передачи, либо она отправляется по почте заказным письмом, при этом исходящая информация регистрируется в общем журнале учета исходящей корреспонденции по организации. - Отметка в журнале учета входящих документов об исполнении запроса (проставляется дата отправки ответа, исходящий номер ответа на запрос, фамилия должностного лица, подписавшего ответ). - Передача исполненного запроса (поручения) на хранение в архив. - По документам (запросам, поручениям), не содержащим всей необходимой информации, составленным ненадлежащим образом, или при отсутствии у лица, представившего документы (запрос, поручение), необходимых для получения информации из Реестра полномочий, оформляется письменный отказ с указанием Ф.И.О. лица, которому выдается отказ, даты, причины отказа, Ф.И.О. сотрудника и его подписи. 8. Хранение и архивирование документов. Регистратор обеспечивает всем входящим документам надлежащее хранение. Вся входящая документация должна храниться в папках. Документы, поступающие от зарегистрированных лиц при открытии им лицевых счетов (анкеты зарегистрированных лиц, копии учредительных документов и т.п.) хранятся отдельно от других документов, так как они используются в текущей работе Регистратора. В архиве отводится определенное место куда помещаются папки с оригиналами документов и прочие материалы подтверждающие внесение в реестр изменения. По мере поступления материалов в архив, они должны быть зарегистрированы в Журнале архивного учета. Образцы подписей уполномоченных лиц эмитента и образец оттиска печати должны храниться в отдельной папке. В данной папке может также содержаться общая информация об эмиссии, данные о датах и выплате дивидендов, датах собраний акционеров. Доступ к архиву ограничен. При изъятии из архива материалов в карточке учета изъятых из архива документов производится запись. 9. Порядок ведения журналов Реестра. Регистратор ведет следующие журналы: а) журнал учета входящих документов. Журнал содержит следующие данные: - порядковый номер записи; - входящий номер документа. Для всех документов, кроме анкет, нумерация ведется в хронологическом порядке и совпадает с порядковым номером записи. Анкеты нумеруются отдельно по мере поступления анкет и соответственно хранятся в архиве по входящему номеру документа; - наименование документа; - дата получения документа Регистратором; - сведения о лице, представившем документы, а именно: для юридического лица - наименование организации, представившей документы, дата и исходящий номер, присвоенный организацией, фамилия лица, подписавшего сопроводительное письмо; для физического лица (если указаны) - фамилия, имя, отчество, дата, почтовый адрес отправителя. - дата отправки ответа (внесения записи в Реестр) или направления отказа о внесении записи в Реестр; - исходящий номер ответа на документы; - фамилия должностного лица, подписавшего ответ. б) регистрационный журнал. Журнал содержит следующие данные: - порядковый номер записи; - дата получения документов и их входящие номера; - дата исполнения операции; - тип операции в соответствии с запросом; - номера лицевых счетов зарегистрированных лиц, являющихся сторонами по сделке; - вид, количество, категория (тип), государственный регистрационный номер выпуска ценных бумаг. в) журнал архивного учета. Журнал содержит следующие данные: - порядковый номер; - дата поступления в архив; - дата накопления; - наименование папки; - перечень документов; - примечание. На титульном листе журнала проставляются наименование Эмитента и период, в течение которого ведется данный журнал (обычно календарный год). В каждом периоде нумерация журнала начинается с первого номера. Журналы ведутся как в бумажном, так и в электронном виде. |
Похожие:
 | Фкцб РФ от 2 октября 1997 n 27, а также Устава открытого акционерного общества «Сибирский институт проектирования предприятий машиностроения»... | | Регистратор обязан на основании зарегистрированного отчета об итогах выпуска ценных бумаг осуществить сверку количества размещенных... |
| «Об утверждении Положения о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг», Приказом Федеральной службы по финансовым рынкам от... | | Порядком учета в системе ведения реестра залога именных эмиссионных ценных бумаг и внесения в систему ведения реестра изменений,... |
 | Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 02. 10. 1997 n 27 (далее Положение), Приказом Федеральной комиссии по... | | Настоящий документ «Правила регистрации, обработки и хранения входящей документации», далее по тексту – «Правила документооборота»,... |
| Правила ведения реестра владельцев именных ценных бумаг, в дальнейшем именуемые “Правила” разработаны в соответствии с Положением... | | Приказом Федеральной службы по финансовым рынкам от 29. 07. 2010г. №10-53/пз-н «О некоторых вопросах ведения реестра владельцев ценных... |
| Настоящие Правила ведения реестра владельцев именных ценных бумаг Открытого акционерного общества «Восточный» (далее Правила) определяют... | | Правила ведения реестра владельцев именных ценных бумаг и внутреннего документооборота при ведении реестра зао «гумпроект» |