Правила внутреннего документооборота и контроля закрытого акционерного общества

Скачать 198.99 Kb.

Название	Правила внутреннего документооборота и контроля закрытого акционерного общества
Тип	Документы

filling-form.ru > бланк доверенности > Документы

УТВЕРЖДЕНО

Решением Совета директоров

Закрытого акционерного общества

«Такси-Сервис»

Протокол № б/н от 29 декабря 2010 года

ПРАВИЛА

внутреннего документооборота и контроля

закрытого акционерного общества

«Такси-Сервис»

(новая редакция)

Оглавление:

Общие положения.
1. Порядок регистрации, обработки, хранения и архивирования документов.
1.1. Прием и регистрация документов.

1.2. Экспертиза документов.

1.3. Выполнение операций в реестре.

1.4. Подготовка исходящих документов.

1.5. Выдача исходящих документов.

1.6. Хранение и архивирование документов.
2. Требования к оформлению документов.
3. Формы внутренних документов общества.
4. Ведение архива.
5 Способы сохранения электронных данных, порядок установления паролей, способы восстановления данных в случае их утраты.
6. Порядок осуществления внутреннего контроля.
7. Обязанности должностных лиц и персонала регистратора.
8. Меры противопожарной безопасности.

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Настоящие Правила внутреннего документооборота (далее по тексту - «Правила ВДО») разработаны на основе и с соблюдением требований документов, утвержденных Федеральной комиссией по рынку ценных бумаг (далее - ФКЦБ) и Правилами ведения реестра акционеров ЗАО «Такси-Сервис» (далее по тексту -«Правила»).

Настоящие Правила регламентируют действия ЗАО «Такси-Сервис» (далее по тексту -«Общество») по обработке, контролю и хранению документов в связи с осуществлением деятельности по ведению реестра владельцев именных ценных бумаг.

В настоящих Правилах ВДО используются термины, определенные в Положении о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг, утвержденном Постановлением от 02.10.98 №27 ФКЦБ (далее -«Постановление»).

Настоящие Правила ВДО включают следующие разделы:

1. Схема внутреннего документооборота Общества.

2. Требования к оформлению документов.

3. Основные внутренние документы Общества.

4. Ведение архива.

5. Сохранение электронных данных.

6. Система внутреннего контроля.

7. Меры противопожарной безопасности.
1. Порядок регистрации, обработки, хранения и архивирования документов.
Документы, являющиеся основаниями для проведения операций в реестре акционеров Общества (далее по тексту - «Документы»).

Весь документооборот делится на шесть стадий обработки:

1.1. Прием и регистрация Документов;

1.2. Экспертиза Документов;

1.3. Выполнение операций в реестре;

1.4. Подготовка исходящих документов;

1.5. Выдача исходящих документов;

1.6. Хранение и архивирование Документов.

Каждая стадия включает в себя несколько этапов обработки Документов.
1.1. ПРИЕМ И РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

На данной стадии Обществом должны выполняться следующие этапы обработки:

1. Принять Документы у Зарегистрированного лица после идентификации личности зарегистрированного лица.

2. Проверить наличие анкеты зарегистрированного лица.

3. Проверить основания для предъявления документов уполномоченным представителем зарегистрированного лица (наличие доверенности), если соответствующие полномочия на представление документов не подтверждены, отказать в приеме документов с указанием причин отказа;

4. Заполнить журнал входящих документов (см. раздел 3), сделать отметки на Документах, проставив на каждом регистрационный номер и дату поступления к Обществу;

5. Передать Документы на следующую стадию обработки.

Поступающие Документы должны быть зарегистрированы в журнале входящих документов в день приема.

После приема и регистрации Документы в этот же день направляются для дальнейшей их обработки.
1.2. ЭКСПЕРТИЗА ДОКУМЕНТОВ

На стадии экспертизы Документов Общество должно выполнить следующие этапы обработки:

1. Провести экспертизу Документов на соответствие их требованиям Постановления и Правил (комплектность и содержание);

2. Провести сверку подписи зарегистрированного лица с образцом подписи в анкете. При отсутствии анкеты убедиться, что подпись на распоряжении заверена одним из способов, предусмотренных Постановлением.

Если обнаруживается, что Документ не соответствует требованиям, установленным законодательством, и нет законных оснований для его неисполнения, то Документ направляется для подготовки исходящих документов (отказа).

Проверка соответствия содержания Документов с данными по лицевому счету зарегистрированного лица осуществляется только в случае запросов, связанных с предоставлением информации из реестра.

Если запрашиваемая информация по какой-либо причине не может быть предоставлена, все Документы (с отметками об обнаруженных несоответствиях) поступают для подготовки исходящих документов (отказа).

3. Если полученный Документ соответствует всем требованиям, то он принимается для дальнейшей обработки.
1.3. ВЫПОЛНЕНИЕ ОПЕРАЦИЙ В РЕЕСТРЕ.

На данной стадии осуществляется выполнение операций в реестре в соответствии с полученными Документами. Общество должно выполнить следующие этапы обработки:

1. Если по предоставленным Документам необходимо внесение записей о переходе прав собственности:

• Сравнить данные зарегистрированных лиц, содержащиеся в реестре, с указанными в Документах;

В случае обнаружения несоответствий данных, все Документы (с отметками об обнаруженных несоответствиях) поступают для подготовки исходящих документов (отказа).

Основаниями для отказа (в случае несоответствия данных) являются:

• Несоответствие Фамилии, Имени и (или) Отчества (для физических лиц), полного названия (для юридических лиц);

• Несоответствие паспортных данных (для физических лиц), номера государственной регистрации, даты выдачи свидетельства о государственной регистрации, информации о регистраторе, выдавшем свидетельство (для юридических лиц);

• Несоответствие любых данных о ценных бумагах, записанных на счет зарегистрированного лица;

• Несоответствие статуса лицевого счета зарегистрированного лица.

2. Выполнить операцию, если данные лицевых счетов соответствуют данным, содержащимся в Документах;

3. Сделать на Документе отметку о проведении операций (дата, номер, подпись) либо указать причину для подготовки отказа;

4. Проверить выполнение операции;

5. Если передан запрос, связанный с предоставлением информации из Реестра, предоставить данные в соответствии с требованиями в запросе в форме выписки из Реестра;

Выполнение операций в реестре проводится в соответствии со сроками, установленными законодательством (Постановлением) для исполнения соответствующей операции.
1.4. ПОДГОТОВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

На стадии подготовки документов к выдаче Общество должно выполнить следующие этапы обработки:

1. Подготовить сопроводительные письма, отказы;

2. Провести проверку в исходящих документах, выдаваемых по распоряжениям на выдачу информации;

3. Оформить исходящие документы (поставить подписи, печати) для выдачи;

4. Выдать (отправить по почте или курьером) исходящие документы Зарегистрированным лицам;

5. Передать отработанные Документы в архив.

Ответы и отказы готовятся в сроки, установленные законодательством.
1.5. ВЫДАЧА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ.

На стадии выдачи исходящих документов Общество должно:

1. Заполнить соответствующие графы журнала входящих документов;

2. Выдать исходящие документы Зарегистрированному лицу (выписки, уведомления, справки об операциях, ответы на запросы, сопроводительные письма к ним, отказы);

3. Получить подпись Зарегистрированного лица на внутренних документах Общества;

4. Подготовить и передать документы в архив.

Исходящие документы выдаются Зарегистрированным лицам при личной явке либо высылаются в соответствии с установленными сроками заказными письмами.

В случае, если отказ не получен Зарегистрированным лицом лично в течение 4-х рабочих дней, необходимо в обязательном порядке отправить отказ по почте заказным письмом. При этом оформляется реестр отправленных писем, на котором должны стоять отметки почты.
1.6. ХРАНЕНИЕ И АРХИВИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

На стадии архивирования Документов выполняются следующие этапы:

1. Проверка наличия всех документов, на основании которых внесены записи в регистрационный журнал.

2. Сортировка документов в соответствующие дела, накопители, папки текущего архива.
2.ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ.
Осуществление операций в реестре производится Обществом на основании подлинников Документов или их копий, удостоверенных в соответствии с действующим законодательством.

Форма и содержание документов должны соответствовать требованиям Постановления.

Распоряжения должны быть подписаны зарегистрированным лицом либо лицом, действующим от его имени по доверенности, оформленной в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы должны быть заполнены разборчиво, не содержать исправлений и помарок.

Идентификация зарегистрированных лиц, их уполномоченных представителей осуществляется на основании документа, удостоверяющего личность.
3. ФОРМЫ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ ОБЩЕСТВА.
К основным внутренним операционным документам Общества относятся:

- журнал учета входящих документов;

- регистрационный журнал.

Все журналы должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены печатью и подписаны лицом ответственным за ведение реестра.

В журналах обязательно должны содержаться указанные в данных Правилах ВДО графы.

Формы журналов приводятся ниже.
ЖУРНАЛ УЧЕТА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ.

№ п\п	Вход. №	Дата получения	Наименование (содержание) документа	Сведения о лице, предоставившем документы.	Номер записи в регистрационном журнале.	Дата отправки ответа (внесения записи, направления отказа)	Исход. №	Фамилия должностного лица, подписавшего ответ

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ЖУРНАЛ

№	Вх.№ и дата получения по Журналу	Дата исполнения	Тип операции	Лицо владеющее правами по акциям		Лицо получающее права по акциям		Количество акций	Код
п/п	поступления документов	операции	(код)	Ф.И.О. (наименование)	№ счета	Ф.И.О. (наименование)	№ счета	в операции	акций

4.ВЕДЕНИЕ АРХИВА.
После окончания обработки Документы с отметками об исполнении раскладываются в соответствующие разделы текущего архива.

В текущем архиве хранятся следующие обработанные документы:

Документы эмитента:

- копия свидетельства о государственной регистрации, удостоверенная нотариально;

- подлинники решений о выпуске ценных бумаг;

- копии учредительных документов, удостоверенные нотариально;

- выписка из протокола решения о назначении руководителя исполнительного органа, избрании членов Совета директоров (Наблюдательного совета);

- копии уведомлений о государственной регистрации выпусков ценных бумаг;

- копии отчетов об итогах выпуска ценных бумаг, удостоверенные нотариально;

- копии решений общих собраний акционеров, годовые бухгалтерские балансы, сведения о лицах, входящих в органы управления за последние 3 года;

- письма, распоряжения эмитента.

2) Документы, являющиеся основанием для внесения (изменения) информации в реестр, полученные от зарегистрированных лиц по всем ценным бумагам эмитента в хронологическом порядке.

3) Анкеты физических лиц.

4) анкеты, документы юридических лиц, предусмотренные для открытия лицевого счета.

Для каждого юридического лица заводится отдельная папка, в которой должны храниться следующие документы:

- анкета зарегистрированного лица;

- копия устава юридического лица, удостоверенная нотариально или заверенная регистрирующим органом;

- копия свидетельства о государственной регистрации, удостоверенная нотариально или заверенная регистрирующим органом (при наличии);

- копия лицензии на осуществление профессиональной деятельности на рынке ценных бумаг (для номинального держателя и доверительного управляющего), удостоверенная нотариально или заверенная регистрирующим органом;

- документ, подтверждающий назначение на должность лиц, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности.

5) копии отказов - в отдельной папке в хронологическом порядке.

6) письма, документы, распоряжения на предоставление информации из реестра, получаемые от зарегистрированных лиц - в отдельной папке в хронологическом порядке.

7) основные внутренние документы Общества (см. раздел 3).

8) иные внутренние документы: журналы, сопроводительные листы, акты приема-передачи и т.д.

Хранение всех журналов, папок, дел производится в шкафах с регламентированным режимом доступа, не позволяющим несанкционированное проникновение к документам посторонних лиц.

Общество обеспечивает хранение всех документов, являющихся основанием для внесения записей в реестр, в течение трех лет.

Анкета зарегистрированного лица хранится не менее трех лет после списания со счета зарегистрированного лица всех ценных бумаг.
5. СПОСОБЫ СОХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДАННЫХ,

ПОРЯДОК УСТАНОВЛЕНИЯ ПАРОЛЕЙ, СПОСОБЫ ВОССТАНОВЛЕНИЯ ДАННЫХ В СЛУЧАЕ ИХ УТРАТЫ.
Общество осуществляет деятельность по ведению реестра с использованием специального программного обеспечения.

5.1. Способы сохранения электронных данных.

Для предотвращения утраты информации при аварии носителя, пожаре, а также при некорректных действиях со стороны пользователей проводятся мероприятия по защите и сохранению электронных данных. К данным мероприятиям относятся:

- ограничение доступа к серверу;

- копирование электронных данных на магнитные (оптические) носители, хранение копий в сейфе. Частота копирования определяется объемом изменений в базе данных.

5.2. Порядок установления паролей при работе с программой ведения реестра.

Установление паролей предназначено для защиты информации от несанкционированного доступа. Порядок доступа к электронным данным имеет двухуровневую структуру:

- первый уровень - ограничение доступа пользователей к сети с целью недопущения прямого доступа к базам данных;

- второй уровень - ограничение доступа пользователей к системе ведения реестров через программное обеспечение.

Лицу ответственному за ведение реестра устанавливается индивидуальное входное имя и пароль, определяющие его права на проведение операций в реестре.

5.3. Способы восстановления данных в случае их утраты.

В случае полной или частичной утраты электронных данных в результате сбоя в работе аппаратуры, стихийного бедствия и/или других воздействий, принимаются все возможные меры для восстановления информации. При невозможности восстановления некоторых данных используется копия электронных данных на ближайшую дату, после чего информация за отсутствующий период вводится в базу данных на основании документов, имеющихся в архиве.

В случае утраты регистрационного журнала и данных лицевых счетов, зафиксированных на бумажных носителях и (или) с использованием электронных баз данных, Общество обязано:

- уведомить об этом Федеральную комиссию в письменной форме в срок не позднее следующего дня с даты утраты;

- опубликовать сообщение в средствах массовой информации о необходимости предоставления зарегистрированными лицами документов в целях восстановления утраченных данных реестра;

- принять меры к восстановлению утраченных данных в реестре в десятидневный срок с момента утраты.
6. ПОРЯДОК ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ
6.1. Контроль при первичном размещении ценных бумаг.

После окончания ввода всех данных о владельцах ценных бумаг эмитента, на основании зарегистрированного отчета об итогах выпуска ценных бумаг осуществляется сверка количества, категории (типа), вида, государственного регистрационного номера выпуска размещенных ценных бумаг с количеством ценных бумаг, учитываемых на счетах зарегистрированных лиц, эмиссионном счете эмитента, лицевом счете эмитента. При обнаружении каких-либо несоответствий проводится корректировка данных на основании соответствующих документов.

Такая же сверка осуществляется при составлении списков лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров и получение доходов по ценным бумагам.

Если в результате сверки обнаружены расхождения, Общество устанавливает причины расхождения и принимает меры по устранению такого расхождения.

6.2. Внутренний контроль документооборота. Каждый Документ, связанный с реестром, который поступает к Обществу, регистрируется в журнале входящих документов. После окончания обработки документ с отметкой об исполнении помещается в архив.

Осуществляется контроль заполнения всех граф в "Журнале учета входящих документов". При этом выясняется, все ли поступившие к Обществу. Документы исполнены и исполнены в срок. При обнаружении каких-либо нарушений сроков в течение одного рабочего дня выявляются и устраняются их причины.
7. ОБЯЗАННОСТИ ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ И ПЕРСОНАЛА.
Должностная инструкция старшего специалиста

Старший специалист назначается приказом генерального директора акционерного общества и является лицом несущим ответственность за ведение реестра владельцев именных ценных бумаг общества.

В своей работе старший специалист руководствуется законодательством Российской Федерации, нормативными актами Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг по ведению реестра, Правилами ведения реестра и Правилами внутреннего документооборота и контроля, приказами генерального директора.
Функции старшего специалиста.

Старший специалист выполняет следующие функции:

Организует работу по ведению реестра акционерного общества.
Руководит работой специалиста.
Осуществляет обработку и проверку поступивших документов.
Вносит записи в регистрационный журнал и проводит операции в реестре.
Готовит ответы на запросы, распоряжения на предоставление информации, отказы в проведении операции в реестре.
Готовит списки владельцев ценных бумаг по указанию генерального директора.
Проводит ежедневную сверку баланса ценных бумаг.
Ежемесячно готовит резервные копии документов в соответствии с Правилами внутреннего документооборота.
Осуществляет иные действия, связанные с ведением реестра, в том числе исполняет функции специалиста во время отсутствия последнего.

Обязанности старшего специалиста.

Обеспечить порядок ведения реестра в строгом соответствии с законодательством Российской Федерации, нормативными актами Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг по ведению реестра, Правилами ведения реестра и Правилами внутреннего документооборота и контроля.
Осуществлять проведение операций в реестре в порядке и сроки, установленные законодательством Российской Федерации, нормативными актами Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг по ведению реестра, Правилами ведения реестра и Правилами внутреннего документооборота и контроля.
Контролировать соблюдение специалистом требований законодательства Российской Федерации, нормативными актами Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг по ведению реестра, Правилами ведения реестра и Правилами внутреннего документооборота и контроля
Обеспечить соблюдение в рабочих помещениях правил пожарной безопасности.
Обеспечить сохранность конфиденциальной информации.
Постоянно повышать свой профессиональный уровень, отслеживать все изменения законодательства Российской Федерации, нормативных актов Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг по ведению реестра.

Ответственность старшего специалиста.

Старший специалист несёт ответственность за соблюдение им при исполнении трудовых обязанностей законодательства Российской Федерации, нормативных актов Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг по ведению реестра, Правил ведения реестра и Правил внутреннего документооборота и контроля, внутреннего распорядка, мер противопожарной безопасности, а также конфиденциальности информации, содержащейся в системе ведения реестра.
Должностная инструкция специалиста

Специалист назначается приказом генерального директора общества. В части, касающейся ведения реестра, специалист подчиняется непосредственно старшему специалисту.

В своей работе специалист руководствуется законодательством Российской Федерации, нормативными актами Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг по ведению реестра, Правилами ведения реестра и Правилами внутреннего документооборота и контроля, приказами генерального директора и указаниями старшего специалиста.
Функции специалиста.

Специалист выполняет следующие функции:

В течение установленного времени осуществляет приём и первичную проверку поступивших документов. Оказывает помощь зарегистрированным лицам в заполнении типовых форм документов.
Присваивает входящие номера поступившим документам, регистрирует их в журнале учёта входящих документов и передаёт старшему специалисту.
По получении исполненных документов от старшего специалиста делает отметки об исполнении документа в журнале учёта входящих документов и архивирует документы в соответствии с Правилами внутреннего документооборота.
Участвует в подготовке списков владельцев ценных бумаг по указанию генерального директора.
Осуществляет иные действия, связанные с ведением реестра, в том числе замещает старшего специалиста во время отсутствия последнего.

Обязанности специалиста.

Обеспечить порядок ведения реестра (в пределах его функций) в строгом соответствии с законодательством Российской Федерации, нормативными актами Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг по ведению реестра, Правилами ведения реестра и Правилами внутреннего документооборота и контроля.
Обеспечить соблюдение в рабочих помещениях мер пожарной безопасности.
Обеспечить сохранность конфиденциальной информации.
Постоянно повышать свой профессиональный уровень, отслеживать все изменения законодательства Российской Федерации, нормативных актов Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг по ведению реестра.

Ответственность специалиста.

Специалист несёт ответственность за соблюдение им при исполнении трудовых обязанностей законодательства Российской Федерации, нормативных актов Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг по ведению реестра, Правил ведения реестра и Правил внутреннего документооборота и контроля, внутреннего распорядка, мер противопожарной безопасности, а также конфиденциальности информации, содержащейся в системе ведения реестра.
8. МЕРЫ ПРОТИВОПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ.
1. Ответственными за пожарную безопасность в помещениях Общества является заместитель Генерального директора.

2. Каждый сотрудник Общества должен знать телефон пожарной службы (01) и местонахождение первичных средств пожаротушения.

3. Средства пожаротушения и противопожарное оборудование должны быть всегда готовы к действию и содержаться чистыми и исправными.

4. В помещениях Общества запрещается складирование и хранение горючих и легковоспламеняющихся материалов и жидкостей. В соответствии с «Правилами пожарной безопасности в РФ» (п.4.4.) в помещениях, оснащенных ЭВМ, допускается иметь в небьющейся таре не более 0,5 л ЛВЖ для мелкого ремонта.

5. Курение в помещениях Общества разрешается только в специально выделенных для этой цели местах.

6. Периодически должна проводиться проверка электрооборудования и исправности электросети как наружным осмотром, так и с помощью приборов.

7. В соответствии с «Правилами пожарной безопасности в РФ» (п. 1.2.4.) на видных местах в помещениях Общества должны быть вывешены схемы эвакуации людей в случае пожара и предусмотрено оповещение людей о пожаре (голосом).

8. Перед закрытием помещений по окончании рабочего дня обязательно осматриваются все помещения в противопожарном отношении, обесточиваются электроосвещение и электроустановки.

9. Во всех случаях обнаружения загорании и пожаров необходимо немедленно позвонить по телефону городской пожарной охраны, сообщить местной охране и принять меры к тушению имеющимися средствами.

	Правила внутреннего документооборота и контроля в системе ведения... Закрытого акционерного общества «Аргументы и факты Петербург» От «01» февраля 2012 года (Приказ №1/р от 01. 02. 2012 г.)		Правила внутреннего документооборота и контроля Утверждено на заседании Настоящие Правила внутреннего документооборота и контроля Открытого акционерного общества «Дальневосточный завод энергетического...
	Правила внутреннего документооборота и контроля при ведении реестра... Регистратор обязан на основании зарегистрированного отчета об итогах выпуска ценных бумаг осуществить сверку количества размещенных...		Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО "Мосремстрой" ...
	Правила внутреннего документооборота и контроля по ведению и хранению... Фкцб РФ от 2 октября 1997 n 27, а также Устава открытого акционерного общества «Сибирский институт проектирования предприятий машиностроения»...		Анкета эмитента. Список должностных лиц эмитента, имеющих право на... Порядок, правила (способы) регистрации, обработки, хранения и архивирования документов системы ведения реестра владельцев именных...
	Рекомендации совета директоров Открытого акционерного общества «Уралкриомаш»... Закрытого акционерного общества «Уральская большегрузная техника – Уралвагонзавод»		Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО "Группа гмс" г. Москва 2009г Оао "Группа гмс", восстановления утраченных документов, устанавливают формы внутренних документов, обязанности должностных лиц и...
	Правила ведения и хранения реестра владельцев именных ценных бумаг... Настоящий документ «Правила регистрации, обработки и хранения входящей документации», далее по тексту – «Правила документооборота»,...		Правила электронного документооборота закрытого акционерного общества... Ряющим центром Организатора сэд выдан сертификат ключа электронной подписи и которое владеет соответствующим закрытым (секретным)...

Правила внутреннего документооборота и контроля закрытого акционерного общества

УТВЕРЖДЕНО

Закрытого акционерного общества

«Такси-Сервис»

ПРАВИЛА

Похожие: