Скачать 0.68 Mb.
|
«УТВЕРЖДЕНО» Советом директоров Открытого Акционерного общества « Бетон» Протокол__________________ «____»_____________20 _г. Председатель ______________ Савельева В.М. ПРАВИЛА внутреннего документооборота и контроля ОАО «Бетон» 1. Общие положения Настоящие Правила внутреннего документооборота и контроля открытого акционерного общества «Бетон» (далее-Правила) составлены в соответствии с законами РФ «Об акционерных обществах» и «О рынке ценных бумаг», действующим законодательством Российской Федерации и на основании Положения о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг, утвержденного постановлением ФКЦБ РФ от 2 октября 1997 года № 27, а также Устава ОАО «Бетон» и Правил ведения реестра владельцев именных ценных бумаг (далее-Правила ведения реестра), утвержденных ОАО «Бетон» (далее-Регистратор). Настоящие Правила регламентируют действия Регистратора по обработке, контролю и хранению получаемых документов в связи с ведением реестра владельцев именных ценных бумаг. В настоящих Правилах используются термины, определенные в Положении о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг, утвержденном постановлением ФКЦБ РФ от 2 октября 1997 года № 27 ( далее-Положение о ведении реестра) и в Правилах ведения реестра. 2. Правила (способы) регистрации, обработки, хранения и архивирования документов 2.1. Система документов Реестра представляет собой: 1. два журнала Реестра с присвоенными номерами; - журнал учета входящих документов; - регистрационный журнал. 2. лицевые счета зарегистрированных лиц; 3. эмиссионный счет Эмитента с присвоенным номером; 4. лицевой счет Эмитента с присвоенным номером; 5. документы Регистратора, являющиеся основанием для внесения записей в Реестр; 6. документы Регистратора, необходимые для предоставления зарегистрированным лицам. Все документы системы Реестра хранятся на электронных и бумажных носителях. 2.2. Требования к документам, предоставляемым зарегистрированным лицом. Операции производятся Регистратором на основании форм установленного им образца. Операции в Реестре производятся на основании подлинников документов или копий, удостове-ренных нотариально, за исключением случаев, предусмотренных Правилами ведения реестра. Документы должны быть заполнены разборчиво. Не допускаются исправления и помарки при заполнении документов. Документы, поступившие Регистратору и зарегистрированные в журнале учета входящих документов, не возвращаются. В случае выдачи Регистратором письменного отказа во внесении записей в Реестр по запросу зарегистрированного лица Регистратор может выдать копии представленных клиентом документов. 2.3. Прием и регистрация запросов и документов для внесения (изменения) информации в Реестр. Документы для внесения (изменения) информации в Реестр, полученные от зарегистрирован-ных лиц, а также запросы зарегистрированных лиц на получение информации из Реестра принима-ются лицом, уполномоченным Регистратором осуществлять ведение Реестра (далее-Специалист Регистратора). Прием документов осуществляется с обязательным предъявлением документа, удостоверяю-щего личность, на основании которого Специалист Регистратора производит идентификацию личности физических лиц или представителей юридических лиц. При каждом обращении зарегистрированного лица Специалист Регистратора обязан проверить наличие анкеты данного лица в системе ведения Реестра. В случае отсутствия анкеты или несоответствия анкетных данных сведениям, предоставляемым зарегистрированным лицом, произво-дится заполнение анкеты зарегистрированным лицом. Зарегистрированное лицо может подписаться на анкете лично в присутствии Специалиста Регистратора. В этом случае Специалист Регистратора ставит свою подпись на анкете, чем гарантирует подлинность подписи и соответствие паспортных данных зарегистрированного лица. Подлинность подписи зарегистрированного лица может быть также удостоверена нотариально. Регистратор обязан удостовериться в полномочиях лиц, подписывающих документы, сравнить их подписи с образцами подписей, содержащихся в системе ведения Реестра. Для этого Регистратор формирует систему с образцами подписей зарегистрированных в Реестре лиц на основе анкет зарегистрированных лиц. Регистратор не может отказать в приеме документов, кроме случаев, предусмотренных настоящими Правилами. Все документы и запросы, которые поступают Регистратору, регистрируются в журнале входящих документов. Прием и регистрация входящих документов и запросов осуществляется в следующей последова-тельности: - определение сути поручения клиента, проверка состава и содержания поступивших документов; - регистрация документов в журнале учета входящих документов. При этом на каждом документе ставится дата регистрации, входящий номер пакета документов, принимаемых от клиента, и подпись Специалиста Регистратора; - подписание акта приема документов обеими сторонами (Специалистом Регистратора и зарегистрированным лицом). По накопленным за день приема документам печатается сопроводительный лист. В сопроводи-тельный лист вносятся все зарегистрированные документы в хронологическом порядке, с актами приема с указанием № входящего, наименования документа, операции, которую необходимо провести. Специалист, принявший документы к исполнению, ставит свою подпись в соответствующей графе. 2.4. Внесение записей в систему ведения Реестра. Внесение записей производится Специалистом Регистратора в следующем порядке: 1. Экспертиза документов и сверка с данными регистрации в журнале входящих документов. 2. Экспертиза документов на соответствие требованиям Правил ведения реестра и состоянию лицевого счета. В случае соответствия информация вносится в Реестр. В противном случае оформляя-ются 2 экземпляра извещения об отказе во внесении записей в Реестр, один экземпляр извещения передается зарегистрированному лицу. 3. Контроль проведенных операций (проверяется соответствие информации в документах и информации, введенной в журнал регистрации операций, в Реестр владельцев ценных бумаг). При обнаружении некорректности проведения операции или определении невозможности ее корректного проведения и выяснения причин составляется акт ошибки Регистратора или отказ в проведении операции. Ошибка исправляется внесением дополнительных записей в Реестр по акту Регистратора или выполняются действия по оформлению извещения об отказе. В соответствующей строке сопроводи-тельного листа делается пометка «Исправлено» или «Отказ» соответственно. В случае исполнения поручений в сопроводительном листе делается пометка об исполнении поручений. Специалистом Регистратора делается запись в журнале регистрации входящих докумен-тов о дате исполнения поручения и исполнителе. В сопроводительном листе ставится подпись Специалиста Регистратора. 2.5. Выдача информации из Реестра зарегистрированным лицам. Исполнение запроса зарегистрированного лица осуществляется в течение 10 дней со дня получения письменного запроса, который должен быть оформлен по форме, принятой у Регистратора. Письменный запрос может быть получен лично от зарегистрированного лица или доставлен по почте. Исполнение запроса зарегистрированного лица производится в следующем порядке: а/ Идентификация личности физического лица или представителя юридического лица на основании паспорта или другого удостоверения личности, проверка их полномочий. При выявлении отсутствия полномочий для получения информации из Реестра у лица, представившего запрос, оформляется письменный отказ с указанием лица, которому выдается отказ, даты, причины отказа, Ф.И.О. сотрудника и его подписи. б/ Регистрация запроса в журнале учета входящих документов. в/ Сверка данных Реестра с требуемой информацией в запросе. г/ Исходящие документы подписываются Специалистом Регистратора, на документе простав-ляются дата и исходящий номер. д/ Отметка в журнале учета входящих документов об исполнении запроса (проставляются дата отправки ответа, исходящий номер ответа на запрос, фамилия должностного лица, подписавшего ответ). е/ Передача обработанной информации (ответа) по запросу клиенту либо отправка по почте заказным письмом. 2.6. Исполнение запросов и поручений государственных органов. Исполнение запроса или поручения государственных органов производится в следующем порядке: а/ Идентификация личности физических лиц или представителей юридических лиц на основа-нии паспорта или другого удостоверения личности и проверка их полномочий. б/ Регистрация запроса в журнале входящих документов. в/ Сверка данных Реестра с требуемой информацией в запросе. В случае положительного прохождения дела запрос исполняется. г/ Исходящие документы подписываются специалистом Регистратора, на документе проставляются дата и исходящий номер. д/ Передача обработанной информации (ответа) по запросу осуществляется по акту приема-передачи, либо она отправляется по почте заказным письмом, при этом исходящая информация регистрируется в общем журнале учета исходящей корреспонденции по организации. е/ Отметка в журнале учета входящих документов об исполнении запроса (проставляется дата отправки ответа, исходящий номер ответа на запрос, фамилия должностного лица, подписавшего ответ). ж/ Передача исполненного запроса (поручения) на хранение в архив. з/ По документам (запросам, поручениям), не содержащим всей необходимой информации, составленным ненадлежащим образом, или при отсутствии у лица, представившего документы (запрос, поручение), необходимых для получения информации из Реестра полномочий, оформляется письменный отказ с указанием Ф.И.О. лица, которому выдается отказ, даты, причины отказа, Ф.И.О. сотрудника и его подписи. 2.7. Хранение документов, находящихся в работе. Хранение документов, находящихся в работе, осуществляется в специальных папках в местах, недоступных для несанкционированного доступа. При перерывах в работе документы помещаются в шкафы под ключ, либо рабочие помещения после удаления всех посетителей и выхода сотрудников закрываются на ключ. Общую ответственность за организацию хранения и сохранность документов несет Специалист Регистратора. 2.8. Контроль режима доступа к рабочим помещениям и компьютерному оборудованию. Контроль обеспечения режима санкционированного доступа сотрудников к информации и невозможности несанкционированного доступа посторонних в рабочие помещения осуществляется путем систематических проверок заместителями генерального директора или генеральным директо-ром как путем обхода рабочих помещений, так и отслеживанием со своих рабочих мест программным путем. Во втором случае отслеживается, кто, с какой информацией, на каком рабочем месте работает. 2.9. Архивирование документов. После исполнения поручений (запросов) зарегистрированных лиц сопроводительный лист с приложением всех документов передается Специалистом Регистратора в архив. В случае отказа во внесении записей в Реестр в архив передается сопроводительный лист с соответствующей пометкой в передаточной записи. При передаче документов в архив производится сверка принятых и исполненных поручений по данным сопроводительного листа, журналу регистрации входящих документов и регистрационному журналу, а также осуществляется контроль сроков исполнения поручений (запросов). Специалист Регистратора проверяет соответствие актов указанным в сопроводительном листе и соответствие принятых документов указанным в актах. После сверки на сопроводительном листе делается запись о дате передачи в архив и ставится подпись Специалиста Регистратора. В архиве хранятся следующие документы: - документы, являющиеся основанием для перехода прав собственности на ценные бумаги, а также заявления зарегистрированных лиц с приложенными к ним документами должны храниться в специальных папках, сдаваемых в архив по мере их заполнения. При этом на папке должен быть указан интервал номеров по журналу регистрации или журналу учета входящих документов; - копии учредительных и других документов зарегистрированного в Реестре юридического лица, необходимых для открытия счета, а также доверенности на уполномоченных представителей и запросы на изменение реквизитов с подтверждающими документами хранятся вместе с анкетой данного лица в отдельной папке в специальном месте с ограниченным правом доступа; - анкеты зарегистрированных физических лиц с образцами подписи, а также запросы на изменения реквизитов с подтверждающими эти изменения документами хранятся в папках согласно нумерации анкет; - письма, запросы и поручения зарегистрированных в Реестре лиц и запросы государственных органов; - журнал учета входящих (исходящих) документов; - регистрационный журнал проведенных операций. Документы в архиве хранятся в нумерованных папках с описью содержимого. В описи перечис-ляются сопроводительные листы, количество актов приема-передачи документов и даты регистрации документов. Регистратор обеспечивает хранение всех документов, связанных с ведением Реестра, в течение трех лет. 2.10. Порядок ведения журналов Реестра. Регистратор ведет следующие журналы: а/ журнал учета входящих документов. Журнал содержит следующие данные: - порядковый номер записи; - входящий номер документа. Для всех документов, кроме анкет, нумерация ведется в хроноло-гическом порядке и совпадает с порядковым номером записи. Анкеты нумеруются отдельно по мере поступления анкет и соответственно хранятся в архиве по входящему номеру документа; - наименование документа; - дата получения документа Регистратором; - сведения о лице, представившем документы, а именно: для юридического лица – наименова-ние организации, представившей документы, дата и исходящий номер, присвоенный организацией, фамилия лица, подписавшего сопроводительное письмо; для физического лица (если указаны) – фамилия, имя, отчество, дата, почтовый адрес отправителя. - дата отправки ответа (внесения записи в Реестр) или направления отказа о внесении записи в Реестр; - исходящий номер ответа на документы; - фамилия должностного лица, подписавшего ответ. б/ регистрационный журнал. Журнал содержит следующие данные: - порядковый номер записи; - дата получения документов и их входящие номера; - дата исполнения операции; - тип операции в соответствии с запросом; - номера лицевых счетов зарегистрированных лиц, являющихся сторонами по сделке; Вид, количество, категория (тип), государственный регистрационный номер выпуска ценных бумаг. На титульном листе журнала проставляются наименование Эмитента и период, в течение которого ведется данный журнал (обычно календарный год). В каждом периоде нумерация журнала начинается с первого номера. Журналы ведутся как в бумажном, так и в электронном виде. Регистратор распечатывает журналы не реже одного раза в месяц. Распечатанный журнал подписыва-ется Специалистом Регистратора, сшивается, скрепляется печатью и передается в архив. 3. Порядок доступа к архиву Ранение всех журналов, папок с документами в архиве осуществляется в помещении с регламентированным режимом доступа, в шкафах (сейфах), исключающих несанкционированный доступ к документам посторонних лиц. |
Советом директоров Открытого акционерного общества «Научно-производственная корпорация «Иркут»» | Советом директоров Открытого акционерного общества «Научно-производственная корпорация «Иркут»» | ||
Положение Положение о Совете директоров Акционерно-коммерческого банка «Акция» открытого акционерного общества | Информация, содержащаяся в настоящем проспекте ценных бумаг, подлежит раскрытию в соответствии с законодательством Российской Федерации... | ||
Закрытого акционерного общества «Уральская большегрузная техника – Уралвагонзавод» | Кодекс корпоративной этики (далее Кодекс) Закрытого акционерного общества «Ачимгаз» (далее «Общество») закрепляет корпоративные ценности... | ||
Советом директоров Акционерного общества «Объединенная двигателестроительная корпорация» | Утверждено решением Совета директоров открытого акционерного общества «Останкинский мясоперерабатывающий комбинат» | ||
Дочернего открытого акционерного общества «Центрэнергогаз» Открытого акционерного общества «Газпром» | Дочернего открытого акционерного общества “Центрэнергогаз” Открытого акционерного общества “Газпром” |
Поиск Главная страница   Заполнение бланков   Бланки   Договоры   Документы    |