«утверждено» Советом директоров Открытого Акционерного общества


Название«утверждено» Советом директоров Открытого Акционерного общества
страница1/5
ТипДокументы
filling-form.ru > бланк доверенности > Документы
  1   2   3   4   5
«УТВЕРЖДЕНО»

Советом директоров

Открытого Акционерного общества

« Бетон»

Протокол__________________



«____»_____________20 _г.
Председатель ______________

Савельева В.М.

ПРАВИЛА

внутреннего документооборота и контроля

ОАО «Бетон»
1. Общие положения
Настоящие Правила внутреннего документооборота и контроля открытого акционерного общества «Бетон» (далее-Правила) составлены в соответствии с законами РФ «Об акционерных обществах» и «О рынке ценных бумаг», действующим законодательством Российской Федерации и на основании Положения о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг, утвержденного постановлением ФКЦБ РФ от 2 октября 1997 года № 27, а также Устава ОАО «Бетон» и Правил ведения реестра владельцев именных ценных бумаг (далее-Правила ведения реестра), утвержденных ОАО «Бетон» (далее-Регистратор).

Настоящие Правила регламентируют действия Регистратора по обработке, контролю и хранению получаемых документов в связи с ведением реестра владельцев именных ценных бумаг.
В настоящих Правилах используются термины, определенные в Положении о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг, утвержденном постановлением ФКЦБ РФ от 2 октября 1997 года № 27 ( далее-Положение о ведении реестра) и в Правилах ведения реестра.
2. Правила (способы) регистрации, обработки,

хранения и архивирования документов
2.1. Система документов Реестра представляет собой:

1. два журнала Реестра с присвоенными номерами;

- журнал учета входящих документов;

- регистрационный журнал.

2. лицевые счета зарегистрированных лиц;

3. эмиссионный счет Эмитента с присвоенным номером;

4. лицевой счет Эмитента с присвоенным номером;

5. документы Регистратора, являющиеся основанием для внесения записей в Реестр;

6. документы Регистратора, необходимые для предоставления зарегистрированным лицам.

Все документы системы Реестра хранятся на электронных и бумажных носителях.
2.2. Требования к документам, предоставляемым зарегистрированным лицом.
Операции производятся Регистратором на основании форм установленного им образца.

Операции в Реестре производятся на основании подлинников документов или копий, удостове-ренных нотариально, за исключением случаев, предусмотренных Правилами ведения реестра.

Документы должны быть заполнены разборчиво. Не допускаются исправления и помарки при заполнении документов.
Документы, поступившие Регистратору и зарегистрированные в журнале учета входящих документов, не возвращаются. В случае выдачи Регистратором письменного отказа во внесении записей в Реестр по запросу зарегистрированного лица Регистратор может выдать копии представленных клиентом документов.
2.3. Прием и регистрация запросов и документов для внесения (изменения) информации в Реестр.

Документы для внесения (изменения) информации в Реестр, полученные от зарегистрирован-ных лиц, а также запросы зарегистрированных лиц на получение информации из Реестра принима-ются лицом, уполномоченным Регистратором осуществлять ведение Реестра (далее-Специалист Регистратора).


Прием документов осуществляется с обязательным предъявлением документа, удостоверяю-щего личность, на основании которого Специалист Регистратора производит идентификацию личности физических лиц или представителей юридических лиц.
При каждом обращении зарегистрированного лица Специалист Регистратора обязан проверить наличие анкеты данного лица в системе ведения Реестра. В случае отсутствия анкеты или несоответствия анкетных данных сведениям, предоставляемым зарегистрированным лицом, произво-дится заполнение анкеты зарегистрированным лицом. Зарегистрированное лицо может подписаться на анкете лично в присутствии Специалиста Регистратора. В этом случае Специалист Регистратора ставит свою подпись на анкете, чем гарантирует подлинность подписи и соответствие паспортных данных зарегистрированного лица. Подлинность подписи зарегистрированного лица может быть также удостоверена нотариально.
Регистратор обязан удостовериться в полномочиях лиц, подписывающих документы, сравнить их подписи с образцами подписей, содержащихся в системе ведения Реестра. Для этого Регистратор формирует систему с образцами подписей зарегистрированных в Реестре лиц на основе анкет зарегистрированных лиц.

Регистратор не может отказать в приеме документов, кроме случаев, предусмотренных настоящими Правилами.

Все документы и запросы, которые поступают Регистратору, регистрируются в журнале входящих документов.
Прием и регистрация входящих документов и запросов осуществляется в следующей последова-тельности:
- определение сути поручения клиента, проверка состава и содержания поступивших документов;
- регистрация документов в журнале учета входящих документов. При этом на каждом документе ставится дата регистрации, входящий номер пакета документов, принимаемых от клиента, и подпись Специалиста Регистратора;
- подписание акта приема документов обеими сторонами (Специалистом Регистратора и зарегистрированным лицом).
По накопленным за день приема документам печатается сопроводительный лист. В сопроводи-тельный лист вносятся все зарегистрированные документы в хронологическом порядке, с актами приема с указанием № входящего, наименования документа, операции, которую необходимо провести. Специалист, принявший документы к исполнению, ставит свою подпись в соответствующей графе.

2.4. Внесение записей в систему ведения Реестра.
Внесение записей производится Специалистом Регистратора в следующем порядке:

1. Экспертиза документов и сверка с данными регистрации в журнале входящих документов.
2. Экспертиза документов на соответствие требованиям Правил ведения реестра и состоянию лицевого счета. В случае соответствия информация вносится в Реестр. В противном случае оформляя-ются 2 экземпляра извещения об отказе во внесении записей в Реестр, один экземпляр извещения передается зарегистрированному лицу.
3. Контроль проведенных операций (проверяется соответствие информации в документах и информации, введенной в журнал регистрации операций, в Реестр владельцев ценных бумаг).
При обнаружении некорректности проведения операции или определении невозможности ее корректного проведения и выяснения причин составляется акт ошибки Регистратора или отказ в проведении операции.

Ошибка исправляется внесением дополнительных записей в Реестр по акту Регистратора или выполняются действия по оформлению извещения об отказе. В соответствующей строке сопроводи-тельного листа делается пометка «Исправлено» или «Отказ» соответственно.
В случае исполнения поручений в сопроводительном листе делается пометка об исполнении поручений. Специалистом Регистратора делается запись в журнале регистрации входящих докумен-тов о дате исполнения поручения и исполнителе. В сопроводительном листе ставится подпись Специалиста Регистратора.
2.5. Выдача информации из Реестра зарегистрированным лицам.
Исполнение запроса зарегистрированного лица осуществляется в течение 10 дней со дня получения письменного запроса, который должен быть оформлен по форме, принятой у Регистратора. Письменный запрос может быть получен лично от зарегистрированного лица или доставлен по почте.
Исполнение запроса зарегистрированного лица производится в следующем порядке:
а/ Идентификация личности физического лица или представителя юридического лица на основании паспорта или другого удостоверения личности, проверка их полномочий. При выявлении отсутствия полномочий для получения информации из Реестра у лица, представившего запрос, оформляется письменный отказ с указанием лица, которому выдается отказ, даты, причины отказа, Ф.И.О. сотрудника и его подписи.
б/ Регистрация запроса в журнале учета входящих документов.
в/ Сверка данных Реестра с требуемой информацией в запросе.
г/ Исходящие документы подписываются Специалистом Регистратора, на документе простав-ляются дата и исходящий номер.
д/ Отметка в журнале учета входящих документов об исполнении запроса (проставляются дата отправки ответа, исходящий номер ответа на запрос, фамилия должностного лица, подписавшего ответ).
е/ Передача обработанной информации (ответа) по запросу клиенту либо отправка по почте заказным письмом.
2.6. Исполнение запросов и поручений государственных органов.
Исполнение запроса или поручения государственных органов производится в следующем порядке:
а/ Идентификация личности физических лиц или представителей юридических лиц на основа-нии паспорта или другого удостоверения личности и проверка их полномочий.
б/ Регистрация запроса в журнале входящих документов.
в/ Сверка данных Реестра с требуемой информацией в запросе. В случае положительного прохождения дела запрос исполняется.
г/ Исходящие документы подписываются специалистом Регистратора, на документе проставляются дата и исходящий номер.
д/ Передача обработанной информации (ответа) по запросу осуществляется по акту приема-передачи, либо она отправляется по почте заказным письмом, при этом исходящая информация регистрируется в общем журнале учета исходящей корреспонденции по организации.
е/ Отметка в журнале учета входящих документов об исполнении запроса (проставляется дата отправки ответа, исходящий номер ответа на запрос, фамилия должностного лица, подписавшего ответ).
ж/ Передача исполненного запроса (поручения) на хранение в архив.
з/ По документам (запросам, поручениям), не содержащим всей необходимой информации, составленным ненадлежащим образом, или при отсутствии у лица, представившего документы (запрос, поручение), необходимых для получения информации из Реестра полномочий, оформляется письменный отказ с указанием Ф.И.О. лица, которому выдается отказ, даты, причины отказа, Ф.И.О. сотрудника и его подписи.
2.7. Хранение документов, находящихся в работе.
Хранение документов, находящихся в работе, осуществляется в специальных папках в местах,

недоступных для несанкционированного доступа. При перерывах в работе документы помещаются в шкафы под ключ, либо рабочие помещения после удаления всех посетителей и выхода сотрудников закрываются на ключ. Общую ответственность за организацию хранения и сохранность документов несет Специалист Регистратора.
2.8. Контроль режима доступа к рабочим помещениям и компьютерному оборудованию.
Контроль обеспечения режима санкционированного доступа сотрудников к информации и невозможности несанкционированного доступа посторонних в рабочие помещения осуществляется путем систематических проверок заместителями генерального директора или генеральным директо-ром как путем обхода рабочих помещений, так и отслеживанием со своих рабочих мест программным путем. Во втором случае отслеживается, кто, с какой информацией, на каком рабочем месте работает.
2.9. Архивирование документов.
После исполнения поручений (запросов) зарегистрированных лиц сопроводительный лист с приложением всех документов передается Специалистом Регистратора в архив. В случае отказа во внесении записей в Реестр в архив передается сопроводительный лист с соответствующей пометкой в передаточной записи.
При передаче документов в архив производится сверка принятых и исполненных поручений по данным сопроводительного листа, журналу регистрации входящих документов и регистрационному журналу, а также осуществляется контроль сроков исполнения поручений (запросов).
Специалист Регистратора проверяет соответствие актов указанным в сопроводительном листе и соответствие принятых документов указанным в актах. После сверки на сопроводительном листе делается запись о дате передачи в архив и ставится подпись Специалиста Регистратора.
В архиве хранятся следующие документы:
- документы, являющиеся основанием для перехода прав собственности на ценные бумаги, а также заявления зарегистрированных лиц с приложенными к ним документами должны храниться в специальных папках, сдаваемых в архив по мере их заполнения. При этом на папке должен быть указан интервал номеров по журналу регистрации или журналу учета входящих документов;
- копии учредительных и других документов зарегистрированного в Реестре юридического лица, необходимых для открытия счета, а также доверенности на уполномоченных представителей и запросы на изменение реквизитов с подтверждающими документами хранятся вместе с анкетой данного лица в отдельной папке в специальном месте с ограниченным правом доступа;
- анкеты зарегистрированных физических лиц с образцами подписи, а также запросы на изменения реквизитов с подтверждающими эти изменения документами хранятся в папках согласно нумерации анкет;
- письма, запросы и поручения зарегистрированных в Реестре лиц и запросы государственных органов;
- журнал учета входящих (исходящих) документов;
- регистрационный журнал проведенных операций.
Документы в архиве хранятся в нумерованных папках с описью содержимого. В описи перечис-ляются сопроводительные листы, количество актов приема-передачи документов и даты регистрации документов.
Регистратор обеспечивает хранение всех документов, связанных с ведением Реестра, в течение трех лет.
2.10. Порядок ведения журналов Реестра.
Регистратор ведет следующие журналы:
а/ журнал учета входящих документов. Журнал содержит следующие данные:
- порядковый номер записи;
- входящий номер документа. Для всех документов, кроме анкет, нумерация ведется в хроноло-гическом порядке и совпадает с порядковым номером записи. Анкеты нумеруются отдельно по мере поступления анкет и соответственно хранятся в архиве по входящему номеру документа;
- наименование документа;
- дата получения документа Регистратором;
- сведения о лице, представившем документы, а именно: для юридического лица – наименова-ние организации, представившей документы, дата и исходящий номер, присвоенный организацией, фамилия лица, подписавшего сопроводительное письмо; для физического лица (если указаны) – фамилия, имя, отчество, дата, почтовый адрес отправителя.
- дата отправки ответа (внесения записи в Реестр) или направления отказа о внесении записи в Реестр;
- исходящий номер ответа на документы;
- фамилия должностного лица, подписавшего ответ.
б/ регистрационный журнал. Журнал содержит следующие данные:
- порядковый номер записи;
- дата получения документов и их входящие номера;
- дата исполнения операции;
- тип операции в соответствии с запросом;
- номера лицевых счетов зарегистрированных лиц, являющихся сторонами по сделке;
Вид, количество, категория (тип), государственный регистрационный номер выпуска ценных бумаг.
На титульном листе журнала проставляются наименование Эмитента и период, в течение которого ведется данный журнал (обычно календарный год). В каждом периоде нумерация журнала начинается с первого номера. Журналы ведутся как в бумажном, так и в электронном виде. Регистратор распечатывает журналы не реже одного раза в месяц. Распечатанный журнал подписыва-ется Специалистом Регистратора, сшивается, скрепляется печатью и передается в архив.
3. Порядок доступа к архиву
Ранение всех журналов, папок с документами в архиве осуществляется в помещении с регламентированным режимом доступа, в шкафах (сейфах), исключающих несанкционированный доступ к документам посторонних лиц.
  1   2   3   4   5

Похожие:

«утверждено» Советом директоров Открытого Акционерного общества iconЗарегистрировано
Советом директоров Открытого акционерного общества «Научно-производственная корпорация «Иркут»»

«утверждено» Советом директоров Открытого Акционерного общества iconЗарегистрировано «27» февраля 2004г. Государственный регистрационный...
Советом директоров Открытого акционерного общества «Научно-производственная корпорация «Иркут»»

«утверждено» Советом директоров Открытого Акционерного общества iconОткрытое акционерное общество утверждено
Положение Положение о Совете директоров Акционерно-коммерческого банка «Акция» открытого акционерного общества

«утверждено» Советом директоров Открытого Акционерного общества iconСоветом директоров Открытого акционерного общества
Информация, содержащаяся в настоящем проспекте ценных бумаг, подлежит раскрытию в соответствии с законодательством Российской Федерации...

«утверждено» Советом директоров Открытого Акционерного общества iconРекомендации совета директоров Открытого акционерного общества «Уралкриомаш»...
Закрытого акционерного общества «Уральская большегрузная техника – Уралвагонзавод»

«утверждено» Советом директоров Открытого Акционерного общества iconКодекс корпоративной этики утверждено советом директоров зао «Ачимгаз»
Кодекс корпоративной этики (далее Кодекс) Закрытого акционерного общества «Ачимгаз» (далее «Общество») закрепляет корпоративные ценности...

«утверждено» Советом директоров Открытого Акционерного общества iconГосударственный регистрационный номер
Советом директоров Акционерного общества «Объединенная двигателестроительная корпорация»

«утверждено» Советом директоров Открытого Акционерного общества iconРешение о дополнительном выпуске ценных бумаг открытое акционерное...
Утверждено решением Совета директоров открытого акционерного общества «Останкинский мясоперерабатывающий комбинат»

«утверждено» Советом директоров Открытого Акционерного общества iconГодовой отчет
Дочернего открытого акционерного общества «Центрэнергогаз» Открытого акционерного общества «Газпром»

«утверждено» Советом директоров Открытого Акционерного общества iconГодовой отчет
Дочернего открытого акционерного общества “Центрэнергогаз” Открытого акционерного общества “Газпром”

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск