Заполнение паспорта архива Для централизованного государственного учета


Скачать 86.78 Kb.
НазваниеЗаполнение паспорта архива Для централизованного государственного учета
ТипДокументы
filling-form.ru > Бланки > Документы
Заполнение паспорта архива
Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда РФ в архиве организации составляется паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию на 01 декабря текущего года.

            В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (приказ Росархива от 11 марта 1997 года № 11), зарегистрированным Министерством юстиции РФ 8 июля 1997 года, организации-источники комплектования Национального архива РТ ежегодно к 15 декабря отчетного года представляют в Национальный архив РТ паспорта архивов организаций по состоянию на 1 декабря текущего года.

Паспорт архива заполняется в двух экземплярах. Первый экземпляр паспорта направляется в Национальный архив РТ, второй экземпляр хранится в организации до ее ликвидации (реорганизации).

Заполнение адресной части паспорта (приложение 1)

В адресной части бланка паспорта, расположенной в левом верхнем углу, в строке «Кому представляется» указывается почтовый индекс и адрес архивного учреждения, на учете которого находится отчитывающаяся организация (НА РТ, Кремлевская ул., д.2/6 , г. Казань, РТ, 420111)

В строке «Кем представляется» организация указывает свое полное  и сокращенное название (если сокращенное название зафиксировано в учредительных документах), адрес с почтовым индексом, организационно-правовую форму, например:

Министерство по делам науки РТ

Преображенская ул., д.7, г. Казань, РТ, 420000

Помимо официального адреса организации указывается и адрес архива данной организации, если он расположен по другому адресу.

В строке «форма собственности отчитывающейся организации» указывается форма собственности организации в соответствии с Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 02.10.2004 № 125-ФЗ, Законом Республики Татарстан от 18.06.1996 «Об Архивном фонде Республики Татарстан и архивах» (в редакции от 05.07.2006 № 63-ЗРТ):

  • федеральная государственная собственность;

  • государственная собственность субъекта РФ (республиканская);

  • муниципальная собственность;

  • частная собственность.

 Заполнение раздела 1 «Общие сведения»

В строке 101 в графе 1 указывается количество фондов, хранящихся в архиве организации. Если хранятся документы только данной организации, то указывается цифра 1. Если в архиве хранятся документы других организаций, например, подведомственных ликвидированных организаций, тогда указывается общее количество фондов организаций, хранящихся в архиве.

Например, в архиве Министерства образования и науки РТ хранится 5 фондов: министерства, Управления профтехобразования РТ, Пестречинской специализированной школы, Республиканской заочной школы рабочей молодежи, объединенный фонд детских домов.

В строке 101 в графе 2 указывается площадь архивохранилища в квадратных метрах. Если помещений хранилища несколько, то указывается площадь каждого помещения.

В строке 101 в графе 3 указывается загруженность архивохранилища в процентах.

Пример порядка расчета загруженности:

В среднем 1 полка стеллажа – 1 погонный метр. Общая протяженность полок 60 погонных метров. Из них заполнены делами – 40 погонных метров (40: 60) х 100 % = 67 %.   

            Заполнение раздела 2 «Сведения о документах»

В строке 201 в графе 1 указывается общее количество единиц хранения, управленческой документации постоянного хранения, сформированной в дела и находящейся на хранении в архиве организации.  Сюда не включаются дела постоянного хранения последних 3-х лет, т.к. в архив организации должны поступать дела через 3 года после их завершения в делопроизводстве.

На практике можно применять следующую формулу:

Гр.1 = гр.4 + гр.8 х (гр.3 – гр.6)

Если организация не имеет упорядоченных дел, то целесообразно применять формулу:

Гр.1 = гр.8 х (гр.3- гр.2).

В графе 2 указывается начальная дата дел, включенных в графу 1. Как правило, эта графа совпадает с графой 5 (при условии ее заполнения)

В графе 3 указывается конечная дата дел, включенных в графу 1.

В графе 4 указывается общее суммарное количество дел постоянного хранения, находящихся на хранении в архиве организации, внесенных в описи, утвержденные экспертно-проверочной и методической комиссией (ЭПМК) Главного архивного управления при КМ РТ.

В графе 5 указывается начальная дата дел, включенных в графу 4. Как правило, совпадает с данными графы 2.

 В графе 6 указывается конечная дата дел, включенных в графу 4.

Если организация не имеет упорядоченных дел, то в графах 4-6 ставится прочерк.

В строке 201 в графе 7 указывается количество единиц постоянного хранения, хранящихся сверх срока.

При заполнении этой графы следует учитывать, что предельные сроки хранения управленческой документации в организациях-источниках комплектования установлены ст.22 Федерального Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 02.10.2004 № 125-ФЗ: для организаций федерального подчинения – 15 лет, республиканского подчинения – 10 лет, муниципального – 5 лет.

 В строке 201 в графе 8 указывается количество единиц постоянного хранения, образующихся в год. Эти сведения имеются в заполненной итоговой записи к номенклатуре дел организации.

Например. Организация республиканского подчинения передала документы на хранение в НА РТ по 1998 год (или образовалась в 1998 году). На хранении в ведомственном архиве имеются упорядоченные дела за 1999-2006 годы в количестве 160 ед. В год образуется 20 дел постоянного хранения.

 В паспорт вносится: графа 1 = 160 + 20 х (2008 – 2006) = 200 дел, графа 2 -1999, графа 3 -2008, графа 4 -160, графа 5 – 1999, графа 6 -2006, графа 8 -20. В графу 7 вносится общее суммарное количество дел за 1999-2001 год.

    В строке 202 в графе 1 указывается общее суммарное количество единиц хранения по личному составу и личных дел уволенных работников, сформированных в дела и находящихся на хранении в архиве организации. Данная графа заполняется аналогично графе 1 строки 201.

     В графе 2 указывается начальная дата дел, включенных в графу 1. Как правило, это год образования организации.

В графе 3 указывается конечная дата дел, включенных в графу 1.

Например, по состоянию на 01.12.20011г. эта дата будет 2008.

В графе 4 указывается общее суммарное количество находящихся на хранении в организации дел по личному составу и личных дел уволенных работников, внесенных в описи, согласованные ЭПМК Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан.

В графе 5 указывается начальная дата дел, включенных в графу 4. Как правило, совпадает с данными графы 2.

В графе 6 указывается конечная дата дел, включенных в графу 4.

В графе 8 указывается количество дел по личному составу, образующихся в год. Эти сведения имеются в заполненной итоговой записи к номенклатуре дел организации.

      Например: Организация республиканского подчинения образовалась в 1990 году. На хранении в ведомственном архиве имеются упорядоченные дела по личному составу за 1990-1998 годы в количестве 90 ед.  и личных дел уволенных за 1990-1998 годы в количестве 270 ед. В год образуется 10 дел по личному составу и 30 личных дел уволенных работников.

    В паспорт вносится: графа 1 = 360 + 40 х (2008-1998) =760; графа 2 -1990, графа 3 -2008; графа 4 – 360, т.е. ( 90+ 270); графа 5 – 1990, графа 6 -1998; графа 8 – 40, т.е.(10+30).

      Заполнение раздела 3 «Кадры»

В строке 301 указывается количество штатных работников архива организации. Если в организации нет штатного работника архива, а есть лицо, ответственное за архив, то в этой графе ставится прочерк. В правом нижнем углу паспорта расположены данные об условиях хранения документов. Они заполняются, если имеется архивохранилище. В случае, когда документы хранятся в подразделениях, следует подчеркнуть: хранилище – нет.

В левом нижнем углу указывается дата заполнения паспорта; должность, фамилия и подпись руководителя организации; фамилия и телефон исполнителя, проставляется печать организации.

Кому представляется: _____________________

________________________________________

Кем представляется_______________________________________________________________

наименование и адрес

_____________________________________________________________________________________________________

отчитывающейся организации

_____________________________________________________________________________________________________

форма собственности отчитывающейся организации









ПАСПОРТ

архива организации, хранящей управленческую документацию

на 1 декабря 20 года

1. Общие сведения

Код строки

Количество фондов

Площадь архивохранилища в кв. метрах

Загруженность архивохранилища в процентах

А

1

2

3

101











2. Сведения о документах

Показатели

Код

Количество единиц хранения




строки

Всего

Крайние даты

Из них внесено в описи, утверждённые

Хранятся

Образует-
















( согласованные) ЭПМК ГАУ при КМ РТ

сверх

ся в год



















установ-

дел










Начальная

Конечная

Всего

Крайние

даты

ленного






















Начальная

Конечная

срока




А

Б

1

2

3

4

5

6

7

8

Постоянного хранения

201

























По личному составу

202



















Х





3. Кадры

Код строки

Количество штатных работников




Условия хранения документов (нужное подчеркнуть)

301







Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, тёмное










Отопление: центральное, печное, отсутствует

"_____" ____________________ 200 г.







Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет










Шкафы: деревянные, металлические, отсутствуют

Руководитель ___________________________________







Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет

Должность, ФИО







Читальный зал: есть, нет

_______________________________________________







Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается

фамилия и телефон исполнителя










Похожие:

Заполнение паспорта архива Для централизованного государственного учета iconПамятка по заполнению паспорта архива организации – источника комплектования мку «вга»
Настоящая Памятка определяет порядок заполнения паспорта архива документа централизованного государственного учета документов Архивного...

Заполнение паспорта архива Для централизованного государственного учета iconПамятка по заполнению паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию
Настоящая Памятка определяет порядок заполнения паспорта архива организации документа централизованного государственного учета документов...

Заполнение паспорта архива Для централизованного государственного учета iconПамятка по заполнению паспорта архива организации – источника комплектования...
Настоящая Памятка определяет порядок заполнения паспорта архива документа централизованного государственного учета документов Архивного...

Заполнение паспорта архива Для централизованного государственного учета icon«Система учетных документов архива и требования к их оформлению»
Ведение государственного централизованного учета документов Архивного фонда Чувашской Республики является одним из основных направлений...

Заполнение паспорта архива Для централизованного государственного учета iconУказания к заполнению паспорта ведомственного архива организации
При заполнении форм (ф ф. 4, 4а, 4б) паспорта архива учреждения следует помнить

Заполнение паспорта архива Для централизованного государственного учета iconУказания к заполнению паспорта ведомственного архива организации
При заполнении форм (ф ф. 4, 4а, 4б) паспорта архива учреждения следует помнить

Заполнение паспорта архива Для централизованного государственного учета iconЗаполнение паспорта архива
Важнейшей составной частью формирования Архивного фонда Российской Федерации (далее аф рф) является своевременный, качественный учет...

Заполнение паспорта архива Для централизованного государственного учета iconРекомендации по составлению документов централизованного государственного...
Рекомендации по составлению документов централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в...

Заполнение паспорта архива Для централизованного государственного учета iconМетодические рекомендации по заполнению паспорта архива организации...
Настоящие Методические рекомендации определяют единый порядок заполнения паспорта архива организаций, источником комплектования мку...

Заполнение паспорта архива Для централизованного государственного учета iconПамятка по заполнению паспорта архива исполнительных органов государственной...
Памятка предназначена для заполнения паспорта архивов исполнительных органов государственной власти Тверской области, государственных...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск