Мкоу «Ляпичевская сош»


НазваниеМкоу «Ляпичевская сош»
страница1/5
ТипДокументы
filling-form.ru > Бланки > Документы
  1   2   3   4   5

УТВЕРЖДАЮ

Директор

МКОУ «Ляпичевская СОШ»

______________ Г.И. Боднарук
ПОЛОЖЕНИЕ

о защите персональных данных обучащающихся, их родителей (законных представителей) и работников МКОУ «Ляпичевская СОШ»

Калачевского муниципального района Волгоградской области.

1. Общие положения

Настоящее Положение разработано на основании Конституции РФ, Федерального закона от 19 декабря 2005 №160-ФЗ «О ратификации Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных», Федерального закона от 27 июля 2006 №152-ФЗ «О персональных данных», Федерального закона от 27 июля 2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и Постановления Правительства Российской Федерации от 17 ноября 2007 г. № 781 «Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».

Цель настоящего положения определить порядок получения, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных обучающихся, родителей (законных представителей) и работников образовательного учреждения.

2. Понятие и состав персональных данных субъектов

2.1. Персональные данные обучающегося, родителя (законного представителя) и работника (далее субъекты) – сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни субъектов, позволяющие идентифицировать их личность, необходимые администрации образовательного учреждения (далее – администрация) в связи с отношениями обучения, воспитания обучающегося, ведения личных дел как обучающегося, так и работника, а так же в связи с трудовыми отношениями работника.

2.2. Персональные данные, которые обрабатываются в МКОУ «Ляпичевская СОШ»:

А) об обучающихся,

- Ф.И.О.

- Дата рождения

- Прописка (регион, город, район города, район региона, улица, дом, корпус, квартира, индекс)

- Домашний адрес (регион, город, район города, район региона, улица, дом, корпус, квартира, индекс)

- Домашний телефон

- Сотовый телефон

- Еmail

- Данные о документе, удостоверяющие личность: (серия, номер, когда и кем выдан)

- Номер пенсионного страхования

- Номер медицинского страхования

- Дата мед. проверки

- Дополнительные сведения:

  • инвалид (да/нет)

  • трудный ребенок (да/нет)

  • сирота (да/нет)

  • бесплатное питание (да/нет)

  • в группе продленного дня (да/нет)

  • занимается в кружках или факультативах (да/нет)

- Домашний телефон

- Данные о травмах (вид травмы, место получения, ущерб от получения травмы)

- Оздоровление в лагерях (тип лагеря, период пребывания)

- Правонарушения (вид правонарушения, дата)

- Состояние на учете (место постановки на учет, дата постановки, дата снятия)

- Физкультурные группы (физкультурная группа, период пребывания)

- Группы здоровья (группа здоровья, дата начала, дата окончания)

Б) о родителях (законных представителях):

- ФИО

- Место работы родителей

- Рабочий телефон

- Телефон для отправки СМС-сообщений родителям

- Доход семьи

- Информация о жилищных условиях (тип жилья, количество комнат)

В) о работниках:

- ФИО

- Дата рождения

- Прописка (регион, город, район города, район региона, улица, дом, корпус, квартира, индекс)

- Домашний адрес (регион, город, район города, район региона, улица, дом, корпус, квартира, индекс)

- Домашний телефон

- Сотовый телефон

- Еmail

- Данные о документе, удостоверяющие личность: (серия, номер, когда и кем выдан)

- Номер пенсионного страхования

- Номер ИНН

- Номер медицинского страхования

- Дата мед. проверки

- Семейное положение

- Образование

- Должность

- Повышение квалификации

- Награды

- Почётные звания

3. Обработка персональных данных субъектов.

Под обработкой персональных данных субъектов понимаются действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передача на бумажных носителях школьной отчётности, формируемой в системе), обезличивание, блокирование и уничтожение персональных данных.

3.1. В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина администрация при обработке персональных данных субъектов обязаны соблюдать следующие общие требования:

3.2. Обработка персональных данных субъектов может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов.

3.3. При определении объема и содержания, обрабатываемых персональных данных субъектов, администрация должна руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым Кодексом и иными федеральными законами.

3.4. Получение и обработка персональных данных должны осуществляться путем представления их самим субъектом.

3.5. Администрация не имеет права получать и обрабатывать персональные данные субъектов об их политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни.

3.6. Администрация не имеет права получать и обрабатывать персональные данные субъектов об их членстве в общественных объединениях или их профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.

3.7. При сборе, обработке и хранении персональных данных субъектов, должны обеспечиваться меры конфиденциальности, которые распространяются как на бумажные, так и на электронные носители информации.

3.8. Обработка персональных данных субъектов осуществляется без использования средств автоматизации.

3.9. Не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей персональной информации по телефону или факсу.

3.10. В случае выявления недостоверных персональных данных или неправомерных действий с ними администрация обязана осуществить блокирование персональных данных до выявления причин нарушений и устранения этих причин.

3.11. В случае подтверждения неправомерных действий администрация МКОУ «Ляпичевская СОШ» обязана устранить нарушение либо уничтожить персональные данные в течение трёх рабочих дней.

3.12. Ответственными по защите персональных данных в МКОУ «Ляпичевская СОШ» приказом директора школы назначаются сотрудники:

  • на электронных носителях – старшая вожатая;

  • на бумажных носителях - заместители директора по УВР, АХЧ, педагог-организатор.

3.13. Администрация обязана сообщить субъектам о целях, способах и источниках получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных. А так же предупредить родителей (законных представителей) о возможных последствиях отказа дать письменное согласие на получение персональных данных о его ребёнке.

3.14. Персональные данные субъектов являются конфиденциальной информацией и не могут быть использованы администрацией или любым иным лицом в личных целях.

3.15. При определении объема и содержания персональных данных обучающегося администрация руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и настоящим Положением.
4. Хранение и передача персональных данных обучающегося

4.1. Хранение персональных данных должно происходить в порядке, исключающем их утрату, неправомерное использование и несанкционированный доступ к ним.

4.2. Право доступа к персональным данным субъектов имеют:

  • директор образовательного учреждения;

  • сотрудники бухгалтерии;

  • заместители директора по УВР, АХЧ;

  • классные руководители (только к персональным данным обучающихся своего класса);

  • старший вожатый;

  • педагог-организатор;

  • библиотекарь;

  • социальный педагог, педагог-психолог;

  • инспектор по охране прав детства;

  • медработник

4.3. Перечень лиц, имеющих доступ к персональным данным субъектов, определяется приказом директора МКОУ «Ляпичевская СОШ»

4.4. Право на обработку персональных данных субъектов имеют:

  • директор образовательного учреждения;

  • сотрудники бухгалтерии;

  • заместители директора по УВР, АХЧ;

  • классные руководители (только к персональным данным обучающихся своего класса);

  • старший вожатый;

  • педагог-организатор;

  • библиотекарь;

  • социальный педагог, педагог - психолог;

  • инспектор по охране прав детства;

  • медработник

4.5. Перечень лиц, имеющих право на обработку персональных данных субъектов, определяется приказом директора МКОУ «Ляпичевская СОШ»

4.6. Иные права, обязанности, действия работников, в трудовые обязанности которых входит обработка персональных данных субъектов, определяются трудовыми договорами и должностными инструкциями.

4.7. Для обеспечения внутренней защиты персональных данных работников необходимо:

- утвердить по приказу директора состав работников, имеющих доступ к информации, содержащей персональные данные;

- утвердить по приказу директора состав работников, имеющих право на обработку персональных данных субъектов;

- разработать и утвердить Положение об организационно – технических мерах по сохранности персональных данных субъектов;

- все сведения о передаче персональных данных обучающихся регистрировать в Журнале учета

- передачи персональных данных обучающихся образовательного учреждения в целях контроля правомерности использования данной информации лицами, ее получившими;

- все личные дела и другие документы, содержащие персональные данные о субъектах, хранить в шкафу с ограниченным доступом;

- «Классные журналы» должны находиться в определённом месте, недоступном посторонним лицам.

5. Обязанности администрации

5.1. Обеспечить защиту персональных данных субъектов от их неправомерного использования или утраты, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

5.2. Ознакомить субъектов с настоящим Положением и их правами и обязанностями в области защиты персональных данных, под роспись (Приложение № 1, № 4 данного Положения – Лист ознакомлений, Расписка);

5.3. Соблюдать требование конфиденциальности персональных данных субъектов (лица, имеющие доступ к персональным данным, должны подписать Согласие о неразглашении персональных данных субъектов – Приложение № 2 данного Положения);

5.4. Исключать или исправлять по письменному требованию субъекта его недостоверные или неполные персональные данные, а также данные, обработанные с нарушением требований законодательства;

5.5. Ограничивать персональные данные обучающегося при передаче уполномоченным работникам правоохранительных органов или работникам департамента (управления) образования только той информацией, которая необходима для выполнения указанными лицами их функций;

5.6. Запрашивать информацию о состоянии здоровья обучающегося только у родителей (законных представителей);

5.7. Обеспечить каждому субъекту свободный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей его персональные данные;

5.8. Предоставить по требованию субъекта полную информацию о его персональных данных и обработке этих данных;

5.9. Разработать формы заявлений о приеме обучающихся с согласием их родителей (законных представителей) на предоставление своих персональных данных (контактной и иной информации);

5.10. Внести изменения в Устав и локальные нормативные акты учреждения (в изменениях указать список обрабатываемых персональных данных субъектов);

5.11. Взять письменное согласие с родителей (законных представителей), дети которых обучаются в МКОУ «Ляпичевская СОШ» и персональные данные которых обрабатываются в информационных системах данного ОУ.

6. Права и обязанности субъектов

6.1.В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у администрации, обучающийся, родитель (законный представитель) и Работник имеют право на:

- требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований законодательства. При отказе администрации исключить или исправить персональные данные субъект имеет право заявить в письменной форме администрации о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия;

- требование об извещении администрацией всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные субъекта, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;

- обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия администрации при обработке и защите персональных данных субъекта;

- возмещение убытков и (или) компенсацию морального вреда в судебном порядке.

7. Ответственность администрации и ее сотрудников

7.1. Защита прав обучающегося, Работника установленных законодательством Российской Федерации и настоящим Положением, осуществляется судом в целях пресечения неправомерного использования персональных данных обучающегося, восстановления нарушенных прав и возмещения причиненного ущерба, в том числе морального вреда.

7.2. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных обучающегося, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.

Приложение 1

к «Положению о защите персональных данных

обучающихся, их родителей (законных представителей)

и работников МКОУ «Ляпичевская СОШ»

ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЙ РОДИТЕЛЕЙ (ЗАКОННЫХ ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ)

с Положением о защите персональных данных

обучающихся, их родителей (законных представителей)

и работников МКОУ «Ляпичевская СОШ»

п/п

Ф.И.О.

Дата

Подпись

1.










2.










3.










4.










5.










6.










7.










8.










9.










10.










11.










12.










13.










14.










15.










16.










17.










18.










19.










20.










21.










22.










23.










24.










25.










Приложение 2

к «Положению о защите персональных данных

обучающихся, их родителей (законных представителей)

и работников МКОУ Лобакинской СОШ»
Соглашение о неразглашении

Персональных данных субъектов

Я, _______________________________________________________________________________, паспорт серии________, номер ____________________, выданный _________________________________  ________________________________________________________________ «___» ___________ _____ года, понимаю, что получаю доступ к персональным данным обучающихся МКОУ Лобакинской СОШ Суровикинского района Волгоградской области.

Я также понимаю, что во время исполнения своих обязанностей, мне приходится заниматься сбором, обработкой и хранением персональных данных обучающихся.

В связи с этим, даю обязательство, при работе (сбор, обработка и хранение) с персональными данными обучающихся соблюдать все описанные в «Положении о защите персональных данных обучающихся» требования.

Я подтверждаю, что не имею права разглашать сведения о персональных данных

Обучающегося:

- Ф.И.О.

- Дата рождения

- Прописка (регион, город, район города, район региона, улица, дом, корпус, квартира, индекс)

- Домашний адрес (регион, город, район города, район региона, улица, дом, корпус, квартира, индекс)

- Домашний телефон

- Сотовый телефон

- Еmail

- Данные о документе, удостоверяющие личность: (серия, номер, когда и кем выдан)

- Номер пенсионного страхования

- Номер медицинского страхования

- Дата мед. проверки

- Дополнительные сведения:

  • инвалид (да/нет)

  • трудный ребенок (да/нет)

  • сирота (да/нет)

  • бесплатное питание (да/нет)

  • платные образовательные услуги (да/нет)

  • в группе продленного дня (да/нет)

  • занимается в кружках или факультативах (да/нет)

- Домашний телефон

- Данные о травмах (вид травмы, место получения, ущерб от получения травмы)

- Оздоровление в лагерях (тип лагеря, период пребывания)

- Правонарушения (вид правонарушения, дата)

- Состояние на учете (место постановки на учет, дата постановки, дата снятия)

- Физкультурные группы (физкультурная группа, период пребывания)

- Группы здоровья (группа здоровья, дата начала, дата окончания)

Родителей (законных представителей):

- ФИО

- Место работы родителей

- Рабочий телефон

- Телефон для отправки СМС-сообщений родителям

- Доход семьи

- Информация о жилищных условиях (тип жилья, количество комнат)

Работников:

- ФИО

- Дата рождения

- Прописка (регион, город, район города, район региона, улица, дом, корпус, квартира, индекс)

- Домашний адрес (регион, город, район города, район региона, улица, дом, корпус, квартира, индекс)

- Домашний телефон

- Сотовый телефон

- Еmail

- Данные о документе, удостоверяющие личность: (серия, номер, когда и кем выдан)

- Номер пенсионного страхования

- Номер ИНН

- Номер медицинского страхования

- Дата мед. проверки

- Семейное положение

- Образование

- Должность

- Повышение квалификации

- Награды

- Почётные звания

Я предупрежден(а) о том, что в случае разглашения мной сведений, касающихся персональных данных сотрудника или их утраты я несу ответственность в соответствии со ст. 90 Трудового Кодекса Российской Федерации.

« ___ » __________ 20___ г.

_______________________________ _________

Приложение 3

к «Положению о защите персональных данных

обучающихся, их родителей (законных представителей)

и работников МКОУ Лобакинской СОШ»

Согласие на обработку персональных данных

Я,_____________________________________________________________________,

зарегистрированный(ая) по адресу:

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________, документ, удостоверяющий личность:

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе)

В соответствии с требованиями ст.9 Федерального закона Российской Федерации от 27 июля 2006г. №1 52-ФЗ «О персональных данных», подтверждаю свое согласие
на обработку МКОУ Лобакинской СОШ Суровикинского района Волгоградской области (далее – Школа) моих персональных данных при условии, что их обработка осуществляется уполномоченным лицом школы, принявшим обязательства о сохранении конфиденциальности указных сведений.

Предоставляю Школе право осуществлять все действия (операции) с моими персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, обновление, изменение, использование, обезличивание, блокирование, уничтожение. Школа вправе обрабатывать мои персональные данные посредством внесения их
в электронную базу данных, включения в списки
и другие отчетные формы.

Передача моих персональных данных иным лицам или иное их разглашение может осуществляться только с моего письменного согласия.

Я оставляю за собой право отозвать свое согласие посредством составления соответствующего письменного документа, который может быть направлен мной на адрес Школы или передан мною лично уполномоченному на то работнику Школы.

В случае получения моего письменного заявления об отзыве настоящего согласия на обработку персональных данных, Школа обязана прекратить их обработку
и исключить персональные данные из базы данных, в том числе электронной,
за исключением сведений о фамилии, имени, отчестве, дате рождения.

Настоящее согласие дано мной «___» _________ 20___ года и действует бессрочно.

Подпись:________________/______________/

Приложение № 4

к Положению «О защите

персональных данных обучающихся,

их родителей (законных представителей)

и работников МКОУ Лобакинской СОШ»

Расписка

Я, ______________________________________________ (Ф.И.О. работника) ________________________________________________________________

(структурное подразделение, должность)

ознакомлен с "Положением о персональных данных работника", права и обязанности в области защиты персональных данных мне разъяснены.

"___"_____20__г.

Подпись________________


Приложение 5

к «Положению о защите персональных данных

обучающихся, их родителей (законных представителей)

и работников МКОУ Лобакинской СОШ»

СОГЛАСИЕ РОДИТЕЛЕЙ (ОФИЦИАЛЬНЫХ ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ)

на обработку персональных данных
В соответствии с федеральным законом от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных», я, __________________________________________________________________________________,

Ф.И.О. родителя (законного представителя)

паспорт ___________________ выдан ________________________________________________

серия, номер кем выдан

_________________________________________________________________«__» _______ _____г.,

дата выдачи

являясь родителем (законным представителем) __________________________________________

____________________________________________________________________________________

Ф.И.О. ребенка

(далее – Обучающийся), даю согласие на обработку своих персональных данных и персональных данных моего ребёнка МКОУ Лобакинской СОШ Суровикинского района Волгоградской области

(место нахождения: ___________________________________________________________)

указать юридический адрес образовательного учреждения

(далее – Школа) с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, с целью осуществления индивидуального учета результатов освоения Обучающимся образовательных программ, а также хранения в архивах данных об этих результатах.

Я предоставляю Школе право осуществлять следующие действия (операции) с персональными данными Обучающегося: сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, обезличивание, блокирование, уничтожение.

Школа вправе включать обрабатываемые персональные данные Обучающегося в списки (реестры) и отчетные формы, предусмотренные нормативными документами федеральных и муниципальными органов управления образованием, регламентирующими предоставление отчетных данных.

Перечень персональных данных, на обработку которых я даю согласие, включает:

А) об обучающихся,

- Ф.И.О.

- Дата рождения

- Прописка (регион, город, район города, район региона, улица, дом, корпус, квартира, индекс)

- Домашний адрес (регион, город, район города, район региона, улица, дом, корпус, квартира, индекс)

- Домашний телефон

- Сотовый телефон

- Еmail

- Данные о документе, удостоверяющие личность: (серия, номер, когда и кем выдан)

- Номер пенсионного страхования

- Номер медицинского страхования

- Дата мед. проверки

- Дополнительные сведения:

  • инвалид (да/нет)

  • трудный ребенок (да/нет)

  • сирота (да/нет)

  • бесплатное питание (да/нет)

  • платные образовательные услуги (да/нет)

  • в группе продленного дня (да/нет)

  • занимается в кружках или факультативах (да/нет)

- Домашний телефон

- Данные о травмах (вид травмы, место получения, ущерб от получения травмы)

- Оздоровление в лагерях (тип лагеря, период пребывания)

- Правонарушения (вид правонарушения, дата)

- Состояние на учете (место постановки на учет, дата постановки, дата снятия)

- Физкультурные группы (физкультурная группа, период пребывания)

- Группы здоровья (группа здоровья, дата начала, дата окончания)

Б) о родителях (законных представителях):

- ФИО

- Место работы родителей

- Рабочий телефон

- Телефон для отправки СМС-сообщений родителям

- Доход семьи

- Информация о жилищных условиях (тип жилья, количество комнат)

Настоящее согласие дано мной ______________ и действует бессрочно.

дата

Я оставляю за собой право отозвать свое согласие посредством составления соответствующего письменного документа, который может быть направлен мной в адрес Школы по почте заказным письмом с уведомлением о вручении либо вручен лично под расписку представителю Школы.
Подпись ____________________________

* Пункт 4.1.2 Типовой инструкции, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536.

** Приказ ФТС России от 18 октября 2004 г. № 160.

Технологии работы с кадровой документацией

Трудовые правоотношения организации с работником регулируются Трудовым кодексом РФ, Пенсионным законодательством, инструкциями Минтруда России.

Функции документации по личному составу - оформление и закрепление трудовых отношений.

Общий состав документации кадровой службы

В организации должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Документы по кадровому составу являются социально значимыми документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, учёте и хранении в течение длительного срока. Основная часть документов, оформляющих отношения работников, вошла в состав унифицированной системы первичной учетной документации и будет нами рассмотрена в весеннем семестре в разделе учета труда и его оплаты.

Между разработчиками унифицированных систем состав курируемых комплексов разграничен, но иногда документы дублируются, например, приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении представлены в системах организационно-распорядительной и отчетно-статистической документации. Поэтому рассматриваемый нами перечень документов дополняется более ранними по выпуску формами из унифицированной системы организационно-распорядительной документации. В некоторых формах документов заметна социальная ориентация: для служащих и для промышленных рабочих, в других такая мотивация незаметна.

К документам по личному составу относятся:

  1. документы по аттестации сотрудников;

  2. личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты и их копии);

  3. документы по социальному обеспечению, т. е. назначению пенсий.

В то же время в офисах с небольшой текучкой сотрудников обходятся без компьютерной базы данных и вполне успешно применяют традиционные формы документов «докомпьютерной» эпохи.

Обязательное ведение большинства кадровых документов предусмотрено Трудовым кодексом РФ, инструкцией по ведению трудовых книжек, другими ведомственными актами.

Часть этих документов регламентирована до уровня единообразных в масштабах всей страны бланков, например:

  1. трудовая книжка,

  2. листок по учету кадров,

  3. график отпусков и др.

Для других предлагаются варианты бланков с разной степенью детализации, например:

  1. для некоторых кадровых приказов,

  2. справок с места работы или учебы.

Третьим даны только названия и перечислен состав информации, которой должен быть наполнен подобный документ, к этой группе документов относятся, например:

  1. заявления,

  2. докладные и объяснительные записки.

Обновление системы правовых отношений ведет к обновлению содержания традиционных кадровых документов (анкета, трудовой договор и др.) и к внедрению новых документов, не применявшихся ранее, например, резюме.

Резюме приобретают все большую популярность в условиях поиска возможностей трудоустройства. Особенностью данного документа является изложение сведений о своем образовании и трудовой деятельности в обратном порядке, начиная с настоящего момента. В резюме могут быть указаны любые дополнительные сведения о своих профессиональных навыках и дополнительных специальностях. Необычно для отечественной системы документационного обеспечения и использование этого документа-саморекламы. Резюме предназначены для рассылки по адресам нескольких фирм, в которых вам бы хотелось получить работу, рассылки по Интернету, газетной рекламы.

К документации по личному составу условно можно отнести и личные доверенности, которые выдаются от лица сотрудника (доверителя) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями (пособий, стипендий и т.д.). Такие доверенности в соответствии с Гражданским кодексом РФ нотариального удостоверения не требуют и заверяются и регистрируются работником, ведущим кадровую документацию.

К документации по личному составу следует отнести применительно к офисной деятельности не только пропуска и удостоверения, выдаваемые сотрудникам, но также дипломы и аттестаты, которыми подтверждается квалификация и заявляются претензии на занятие той или иной должности. Копии дипломов и аттестатов, по законодательству, также заверяются работником, ведущим в офисе кадровую документацию, и хранятся вместе с другими информационными документами о сотрудниках организации.

Система учета кадровых документов

В кадровой службе ведется большое количество регистрационных массивов в основном в книжной (журнальной) форме. Это обусловлено социальной значимостью кадровой документации и длительным сроком их хранения.

Образец формы журнала для регистрации приказов по личному составу

 

№п/п

 

Дата

 

Краткое содержание

 

Примечания

 

1-К 

2.01 

0 приеме на работу менеджером Иванова Л.А. 

  

2-К 

2.01 

Об увольнении 27 сотрудников 

Коллективный 

3-К 

4.01 

0 переводе Козина Е.Д. на должность зав. отделом рекламы 

  

4-К 

  

  

  

5-К 

  

  

  

 

В связи с разницей в сроках хранения для регистрации кадровых распорядительных документов, как правило, ведут две базы данных:

  1. приказов (распоряжений) по приему, переводу на другую работу, увольнению, имеющих срок хранения, как и сами приказы, 75 лет;

  2. приказов (распоряжений) по предоставлению отпусков, в том числе без сохранения содержания, временному замещению должностей, командировкам, взысканиям и другим вопросам, имеющих срок хранения 5 лет.

Возможно более дробное разделение системы регистрации последней группы кадровых приказов и распоряжений. В таком случае выделяют самостоятельные группы и ведут отдельные регистрационные массивы на документацию по командировкам, на выдаваемые сотрудникам справки, по поощрениям и взысканиям, по отпускам.

Хранение кадровой документации

В кадровой службе все приказы хранятся в подлинниках. Копии кадровых приказов по персональным вопросам: приему на работу; поощрениям и взысканиям, повышениям и т.д. дополнительно помещаются для хранения в личные дела сотрудников (если они ведутся). По вопросам, связанным с финансами, копии кадровых приказов в качестве первичных учетных документов поступают и в бухгалтерию, хранятся и уничтожаются вместе с другой бухгалтерской документацией. Приказы о назначении новых руководителей организаций, а также важнейших структурных подразделений в копиях могут доводиться до сведения всего коллектива. Форму ознакомления с такими приказами целесообразно закрепить в положении о кадровой службе.

Технологии учета и хранения кадровой документации предполагают обязательную роспись сотрудников, подтверждающую получение на руки: пропусков, аттестатов, дипломов, трудовых книжек, трудовых договоров (контрактов), страховых свидетельств и т.д.

Образец формы журнала выдачи пропуск

 

№докумен-та

 

Структурное подразделение

 

Фамилия, имя, отчество

 

Расписка в получении

 

26 

Отдел статистики 

Муров Семен Иванович 

Подпись 

27 

То же 

Дикой Илья Петрович • 

Подпись ‘ 

  

  

 

  

  

  

  

  
  1   2   3   4   5

Похожие:

Мкоу «Ляпичевская сош» iconПрика з «13» декабря 2012 года №396 г. Прохладный Об итогах комплексной проверки мкоу «сош №42»
Мкоу «сош №42» по предоставлению качественных образовательных услуг, соблюдения законодательства в организации учебно-воспитательного...

Мкоу «Ляпичевская сош» iconРешением педагогического председатель профсоюзного директор мкоу сош №7
Настоящее Положение разработано в соответствии с п. 5 ч. 3 ст. 28, п. 7 ч. 1 ст. 48 Федерального Закона от 29. 12. 2012 №27э-фз «Об...

Мкоу «Ляпичевская сош» iconУтверждаю Директор мкоу сош №4
Настоящее положение разработано в соответствии со ст. 30 Федерального закона «Об образовании в Российской Федерации» от 29 декабря...

Мкоу «Ляпичевская сош» iconРегламент по предоставлению мкоу кантемировская сош №2 муниципальной...
В мкоу кантемировскую сош №2 принимаются без конкурса в заявительном порядке все подлежащие обучению граждане, проживающие на территории...

Мкоу «Ляпичевская сош» iconПрика з «24» декабря 2013 года №418 г. Прохладный Об итогах контрольной проверки мкоу «сош №42»
Мкоу «сош №42» по устранению выявленных недостатков в нормативных и распорядительных документах в ходе проверки, проведённой на основании...

Мкоу «Ляпичевская сош» iconПоложение о лагере с дневным пребыванием при мкоу сош №1 г. Туринска Общие положения
Настоящее положение определяет порядок создания и функционирования лагеря с дневным пребыванием мкоу сош №1 г. Туринска

Мкоу «Ляпичевская сош» iconОсновная образовательная программа среднего общего образования мкоу сош №6 г. Россоши
Основная образовательная программа является нормативно-управленческим документом мкоу сош №6 г. Россоши, характеризует специфику...

Мкоу «Ляпичевская сош» iconАнализ посещенных уроков учителей мкоу сош №5 за I полугод
Анализ посещенных уроков учителей мкоу сош №5 за I полугодие 2015-2016 учебного года

Мкоу «Ляпичевская сош» iconОбразовательная программа основного общего образования
Учредитель: Администрация педсоветом моу сош №1 Управляющий совет Дигорского района г. Дигоры мкоу сош №1 г. Дигоры

Мкоу «Ляпичевская сош» iconДиректору мкоу сош №16

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск