Справка о результатах проверки в отделе загс г. Владикавказа Управления загс республики Северная Осетия-Алания


Скачать 112.49 Kb.
НазваниеСправка о результатах проверки в отделе загс г. Владикавказа Управления загс республики Северная Осетия-Алания
ТипДокументы
filling-form.ru > Бланки > Документы
Справка

о результатах проверки в отделе ЗАГС г. Владикавказа Управления

ЗАГС Республики Северная Осетия-Алания
24 апреля 2012 год г. Владикавказ
В соответствии с планом работы Управления записи актов гражданского состояния Республики Северная Осетия-Алания (далее- Управление ЗАГС) на 1 полугодие 2012 года осуществлена проверка отдела записи актов гражданского состояния г. Владикавказа Управления ЗАГС Республики Северная Осетия-Алания (далее- отдел ЗАГС г. Владикавказа).

Комиссия в составе председателя комиссии – заместителя руководителя Управления ЗАГС РСО-Алания – Г.К. Каргиновой, начальника отдела организации деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния Управления ЗАГС - Е.В. Дзидзоевой, начальника отдела хранения и выдачи документов Управления ЗАГС – А.А. Рубаевой, специалиста 1 разряда отдела организации деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния Управления ЗАГС - З.А. Тебиевой.

Комиссией предусматривалась проверка правильности ведения архивного делопроизводства и формирования архива в период с 01.01.2010 г. по 31.12.2011 г.
Архив не изолирован от помещения, в котором осуществляется приём граждан, оборудован металлическими стеллажами. В целях соблюдения правил противопожарной безопасности установлены: порошковый огнетушитель, а также пожарная сигнализация. В последний день месяца проводится санитарный день: обеспылевание книг актовых записей, влажная уборка полок и др.

В результате контрольно-надзорной проверки комиссией изучались следующие вопросы:
1. Формирование дел в соответствии с номенклатурой
Номенклатура отдела сформирована согласно «Перечня документов органов ЗАГСа с указанием сроков хранения», утверждённого 09.07.1976 г. Документы, согласно номенклатуре, озаглавлены, указаны сроки хранения и ссылки на индекс дела. Гербовые бланки свидетельств строгой отчётности, печати, штампы хранятся в сейфе.
2.Оформление книг записей актов гражданского состояния
Книги государственной регистрации актов гражданского состояния хранятся в хронологическом порядке, по видам записей актов. Книги пронумерованы, прошнурованы, скреплены печатью и подписью начальника отдела. Переплёт и оформление книг до 2011 года включительно завершены полностью. На корешках книг указываются вид, нумерация и год составления записей актов гражданского состояния, а так же номер книги по порядку в соответствии с описью. Однако, книги государственной регистрации перемены имени и установления отцовства частично не заверены печатью и подписью начальника отдела, на корешках книг актовых записей государственной регистрации перемены имени, установления отцовства, рождения частично отсутствуют порядковые номера. Книг, требующих реставрационных работ, в архиве отдела нет. При выборочной проверке выявлено, что внесение изменений и исправлений в записи актов гражданского состояния производится не в соответствии с «Правилами заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния» утв. Постановлением Правительства РФ от 17.04.1999 г. №432. А именно:

- при внесении изменений и исправлений в записи актов гражданского состояния указанные сведения заверяются не подписью руководителя отдела, а специалистом, осуществляющим внесение изменений и исправлений (а/з о заключении брака №2288 от 14.10.1989 г., а/з о рождении № 836 от 12.07.1995 г., а/з о расторжении брака № 357 от 11.05.2000 г., а/з о расторжении брака № 1156 от 19.12.2008 г., а/з о заключении брака № 1889 от 29.08.2009 г.);

- сведения о внесении изменений и исправлений неверно отражены в актовой записи (а/з о рождении №2053 от 04.05.2009 г.);

- при внесении изменений и исправлений в записи актов гражданского состояния указанные сведения заверяются печатью не должным образом (а/з о рождении № 2301 от 29.06.2004 г., а/з о рождении № 3348 от 17.09.2004 г., а/з о рождении № 1607 от 02.06.2005 г., а/з о заключении брака № 1889 от 29.08.2009 г.);

- при внесении изменений и исправлений в записи актов гражданского состояния указанные сведения не заверяются подписью руководителя отдела (а/з о рождении №1298 от 25.07.1981 г., а/з о рождении № 1210 от 02.04.2010 г., а/з о рождении № 1371 от 25.03.2011 г., а/з о рождении № 1372 от 25.03.2011 г.);

- при внесении изменений и исправлений в записи актов гражданского состояния указанные сведения не заверяются печатью и подписью руководителя отдела (а/з о рождении № 1991 от 09.08.1999 г., а/з о рождении № 1992 от 09.08.1999 г., а/з о заключении брака №782 от 19.06.2000 г., а/з о рождении № 3281 от 12.11.2001 г., а/з о заключении брака №1807 от 22.08.2009 г.);

- внесение изменений и исправлений в запись акта гражданского состояния выполнены пастой одного и того же цвета ( а/з о расторжении брака № 436 от 15.05.2008 г.);

- при внесении изменений и исправлений указанные в извещении сведения вносятся в записи актов гражданского состояния не в полном объёме ( а/з о рождении № 1975 от 04.05.2011 г.);

- внесение изменений и исправлений в записи актов гражданского состояния не осуществлены (извещения за 2010 год - а/з о рождении №1834 от 10.10.1992 г., а/з о расторжении брака № 100 от 12.02.2004 г., а/з о заключении брака № 2963 от 27.12.2008 г., а/з о заключении брака № 1561 от 01.08.2009 г., а/з о рождении №594 от 05.02.2009 г., а/з о рождении № 2010 от 17.04.2010 г., а/з о рождении № 3130 от 17.08.2007 г., а/з о расторжении брака №146 от 25.02.2010 г., а/з о рождении № 514 от 29.01.2010 г., извещения за 2011 год – а/з о рождении № 4106 от 13.11.2003 г., а/з о рождении №182 от 24.01.2005 г., а/з о рождении № 1355 от 16.04.2007 г., а/з о перемене имени №51 от 08.02.2007 г., а/з о рождении №4232 от 10.09.2008 г., а/з о рождении №2441 от 25.05.2009 г., а/з о рождении № 5059 от 23.10.2008 г., а/з о заключении брака №2644 от 10.11.2009 г., а/з о расторжении брака №665 от 15.07.2009 г., а/з о рождении № 1642 от 30.03.2010 г., а/з о рождении №4242 от 05.08.2010 г., а/з о рождении № 6093 от 09.11.2010 г., а/з о заключении брака №1136 от 17.06.2010 г., а/з о заключении брака №1174 от 19.06.2010 г., а/з о заключении брака № 2404 от 23.10.2010 г., а/з о рождении № 685 от 10.02.2011 г., а/з о рождении №1586 от 08.04.2011 г., а/з о рождении № 1835 от 22.04.2011 г., а/з о рождении №1858 от 26.04.2011 г., а/з о рождении №1146 от 15.03.2011 г., а/з о рождении №2949 от 01.07.2011 г., а/з о рождении №2985 от 05.07.2011 г., а/з о рождении №2990 от 05.07.2011 г., а/з о рождении №3029 от 06.07.2011 г., а/з о рождении № 4147 от 30.08.2011 г., а/з о заключении брака №155 от 28.01.2011г.);

- внесение изменений и исправлений в записи актов гражданского состояния в связи с расторжением брака осуществляется специалистом Л.Х. Бетрозовой, что не прописано в должностном регламенте вышеуказанного специалиста;

-внесение изменений и исправлений в записи актов гражданского состояния в связи с расторжением брака не осуществляется специалистом К.Т. Кокоевой , что прописано в должностном регламенте вышеуказанного специалиста.
3. Электронная база
Электронная база данных записей актов гражданского состояния действует с 2001 года, пополняется ежедневно при регистрации актов гражданского состояния. На 31.12.2011 года составляет 179612 единиц. Однако пополнение электронной базы архивных данных с 1979 года по настоящее время при выдаче повторных гербовых свидетельств не осуществляется.

4. Ведение алфавитных книг
Алфавитные книги не пронумерованы, не скреплены печатью и подписью начальника отдела. На начало проверки было выявлено, что с 2008 года по настоящее время алфавитные книги не велись. К концу проверки алфавитные книги были предоставлены в электронном виде. Содержание алфавитных книг составленных до 2008 года не соответствует наличию записей актов гражданского состояния. А именно:

- при внесении изменений и исправлений в записи актов гражданского состояния новые сведения не внесены в алфавитные книги (а/з о рождении № 2829 о рождении от 16.09.1997 г., а/з о рождении № 4106 от 13.11.2003 г., а/з о заключении брака №2158 от 27.09.2008 г., а/з о рождении №3599 от 11.08.2008 г., а/з о рождении №6108 от 23.12.2008 г.).
5. Комплектование архива
В архивном помещении хранятся книги записей актов гражданского состояния. Архив насчитывает 1510 книг актовых записей. Архивный фонд располагает данными по г. Владикавказ (г.Орджоникидзе) с 1979 года по настоящее время.

6. Акты на списание
По мере истечения сроков хранения, в соответствии с номенклатурой дел, уничтожаются документы. Документов, подлежащих уничтожению в наличии нет.
7.Журналы входящей и исходящей корреспонденции

Журналы входящей и исходящей корреспонденции пронумерованы, скреплены печатью и подписью начальника отдела. Вся входящая корреспонденция регистрируется в день поступления. Срок исполнения исходящей корреспонденции составляет не более 10 дней.
8. Журнал учёта почтовой оплаты
Журнал учёта почтовой оплаты ведётся с указанием адресата, номера и даты регистрируемого почтового отправления.


9.Ведение расходных журналов
Книги по учёту и расходу бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния хранятся в шкафу. Книги прошиты, пронумерованы, скреплены печатью и подписью начальника отдела. Подписи заявителей имеются. Номера указанных в журнале свидетельств совпадают с номерами выданных повторных свидетельств, указанных в актовых записях. Испорченные свидетельства отражены в расходном журнале. Выявлены следующие нарушения:

- повторные свидетельства о перемене имени, об установлении отцовства, усыновлении до 31.10. 2011 года учитывались в расходном журнале на выдачу первичных документов о перемене имени, об установлении отцовства, усыновлении, с 01.11.2011 года заведён отдельный журнал на выдачу повторных свидетельств о перемене имени, об установлении отцовства, усыновлении;

-в нарушение ст.9 ФЗ «Об актах гражданского состояния» гербовое свидетельство о рождение 1-ИО №538800 на Теребякина С.В. (а/з о рождении №72-2011 г.) выслано в г. Москву УФМС р-н Марфино;

- при направлении запрашиваемых свидетельств, справок, в журнале не указывается наименование органа ЗАГС, куда направляются документы (гербовое свидетельство о рождении 1-ИО № 692361 на Саядян А.А., гербовое свидетельство о рождении 1-ИО № 699862 на Расулова Н.Н., гербовое свидетельство о рождении 1-ИО № 692362 на Кусраева М.И.);

- на извещении об установлении отцовства в отношении Годзоева С.А. указана дата выдачи гербового свидетельства исходящий №1235 от 13.08.2010 года, что расходится с датой выдачи, указанной в расходном журнале (27.07.2010 года);

- дата выдачи гербового свидетельства о рождении (1-ИО 678540), выданного в связи с установлением отцовства на Моллоева Э.Р. указано раньше, чем дата регистрации извещения об установлении отцовства;

- на обложках расходных журналов неверно указан срок хранения – 75 лет. В соответствии с ФЗ «Об актах гражданского состояния» ст.77 срок хранения книг актовых записей в органах ЗАГС составляет 100 лет, соответственно срок хранения расходных журналов так же составляет 100 лет.
10. Ведение описи архивного фонда
Опись архивного фонда ведётся. В журналы внесены все книги записей актов гражданского состояния, хранящиеся в отделе.

11.Состояние дел, находящихся на хранении в архиве
Дела длительного срока хранения находятся на хранении в архивном помещении, расположенном в отделе ЗАГС г. Владикавказ на ул. Кырджалийской,23. Документы хранятся в скоросшивателях (накопителях) на полках: перемена имени, заявления на установление отцовства, заявления на внесение исправлений дела по восстановленным записям, дела по исправлениям, дела по исправлениям по решению суда, дела по решению суда о восстановлении регистрации рождения, дела по решению суда об усыновлении с 1979 года. Дела по перемене имени, по внесению изменений и исправлений в актовые записи за 2008-2009 год в архивном помещении на момент проверки отсутствуют. Расходные книги хранятся в металлических картотеках и на полках. В ходе проверки выявлено, что паспорта умерших в количестве 12 штук не были своевременно направлены в органы УФМС.
12. Выдача справок
За проверяемый период выдано и выслано справок из архива в количестве 1575 штук. Из них за 2010 год – 818 ; за 2011 год - 757. Заявления на выдачу справок заполнены с указанием всей необходимой информации. Входящий номер и исходящий номер проставлен с занесением в журналы входящей и исходящей корреспонденции. Квитанции об уплате соответствующего размера госпошлины приложены. Выявлены следующие нарушения:

-к заявлениям по выдаче справок на умерших лиц не приложены соответствующие документы, подтверждающие полномочия на получение документа (исх. № 27 от 13.01.2010г.; исх. № 1194 от 11.05.2010г.; исх. № 2062 от 10.08.10г.; исх. № 2272 от 25.08.2010г.; исх. № 2015 от 04.08.2010г. исх. № 157 от 25.01.2011г.; исх. № 173 от 25.01.2011г.; исх. № 241 от 01.02.2011г.; исх. № 341 от 10.02.2011г.; исх. № 639 от 15.03.2011г.; исх. № 697 от 18.03.2011г.; исх. № 737 от 29.03.2011г.; исх. № 738 от 29.03.2011г.; исх. № 418 от 17.02.2011г.; исх. № 431 от 17.02.2011г.; исх. № 532 от 02.03.2011г.; исх. № 537 от 02.03.2011г.; исх. № 453 от 18.02.2011г.; исх. № 1175 от 05.05.2011г.; исх. № 1187 от 05.05.2011г.; исх. № 1213 от 10.05.2011г.; исх. № 1276 от 12.05.2011г.; № 1326 от 17.05.2011г.; исх. № 1566 от 09.06.2011г.; исх. № 2794 от 29.09.2011г.; исх. № 2805 от 29.09.2011г.; исх. № 3654 20.12.2011г.; исх.№ 3563 от 08.12.2011г.);

- на квитанциях об уплате госпошлины проставлены штампы, не предназначенные для этого, и росписи руководителя отдела;
13. Международная правовая помощь
На запрашиваемые документы ведётся «Исходящий журнал регистрации запрашиваемых документов из стран СНГ». Журнал не оформлен должным образом: не пронумерован, не прошнурован, не заверен печатью и подписью начальника отдела, не проставлена дата начала ведения журнала. Журнал начат по факту с 2006 года, ведётся небрежно, с помарками. Выдача присланных документов учитывается в «Журнале входящих документов по международной правовой помощи». Журнал пронумерован, прошнурован, скреплён печатью и подписью начальника отдела. Журнал начат в 2010 году, подписи получателей имеются. За 2010-2011 годы в компетентные органы иностранных государств было направлено 99 запросов об оказании международной правовой помощи. В том числе: за 2010 год - направлен 51 запрос по истребованию документов; за 2011 год- направлено 48 запросов по истребованию документов. Квитанции об уплате госпошлины имеются. При оформлении направляемых документов допущены следующие нарушения:

- в просьбах об оказании правовой помощи не указываются прилагаемые документы ( исх. №1,№3-31- 2010 год);

- на отправляемых анкетах не проставлена печать отдела ЗАГС ( исх.№10 от 18.02.2010 г., исх. №14 от 17.03.2010 г., исх. № 15 от 17.03.2010 г., исх.№17 от 07.04.2010 г., исх. № 21 от 17.05.2010 г., исх. № 22 от 21.05.2010 г., исх.№ 23 от 26.05. 2010 г., исх. №24 от 26.05.2010 г., исх.№25 от 28.05.2010 г., исх.№ 26 от 04.06.2010 г., исх.№27 от 11.06.2010 г., исх. №30 от 23.06.2010 г., исх. № 31 от 23.06.2010 г.);

- анкета по истребованию документов о регистрации актов гражданского состояния не соответствует образцу (исх. №28 от 15.06.2010 г.);

- при истребовании повторных документов на родственников и др. граждан, к анкетам не прилагаются документы, подтверждающие полномочия на получение (исх.№1 от 15.01.2010 г., исх.№4 от 27.01.2010 г., исх. №24 от 26.05.2010 г., исх.№33 от 12.08.2010 г. исх. № 35 от 20.08.2010 г., исх.№39 от 23.09.2010 г., исх. №40 от 23.09.2010 г., исх.№51 от 28.12.2010 г.);

- на отправляемой анкете отсутствует роспись руководителя отдела ЗАГС (исх.№1 от 15.01.2010 г.)

- анкета по истребованию документов о регистрации актов гражданского состояния заполнена не в полном объёме( исх.№16 от 18.03.2010 г.), нет перевода паспорта (заявителя) иностранного гражданина (исх.№ 10 от 15.03.2011 г.);

-анкета по истребованию документа о регистрации акта гражданского состояния принята специалистом от заявителя, не достигшего совершеннолетия ( исх. №12 от 18.03.2011 г.);

- присланные актовые записи о государственной регистрации актов гражданского состояния выдаются на руки заявителям (исх.№ 2 от 20.01.2010 г.);

- поручения об оказании правовой помощи при направлении в органы ЗАГС для внесения соответствующих изменений в записи актов гражданского состояния составлены неверно ( исх. №40 от 17.11.2011 г., исх.№ 42 от 24.11.2011 г., исх. № 46 от 06.12.2011 г.);

- согласно информации Министерства юстиции Российской Федерации от 31.07.2009 г. № 04/1099 –СМ запросы об истребовании документов о регистрации актов гражданского состояния направляются в Республику Южная Осетия через территориальные органы юстиции и в дальнейшем через центральный аппарат Минюста России. Запрос об истребовании документа о регистрации акта гражданского состояния исх. №48 от 23.12. 2011 г. направлен в Республику Южная Осетия напрямую.
Отделу ЗАГС г. Владикавказа Управления ЗАГС Республики Северная Осетия-Алания рекомендовано:

- обеспечить надлежащее хранение журналов по выдаче гербовых свидетельств;

- соблюдать требования ФЗ-143 «Об актах гражданского состояния»;

- соблюдать «Правила заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния» утв. Постановлением Правительства РФ от 17.04.1999 г. №432;

- книги по государственной регистрации перемены имени и установления отцовства заверить печатью и подписью начальника отдела;

- на корешках книг актовых записей по государственной регистрации перемены имени, установления отцовства, рождения указать порядковые номера;

- обеспечить ежедневное пополнение электронной базы данных при выдаче повторных гербовых свидетельств о регистрации актов гражданского состояния;

- при внесении изменений и исправлений в записи актов гражданского состояния новые сведения вносить в алфавитные книги;

- при направлении запрашиваемых свидетельств, справок, в расходном журнале указывать адрес и наименование органа ЗАГС, куда направляются документы;

- на обложках расходных журналов указать срок хранения в соответствии со ст.77 ФЗ «Об актах гражданского состояния - 100 лет;

- при ведении расходных журналов в графе «Место регистрации» указывать наименование района органа ЗАГС;

- обеспечить соблюдение ведения делопроизводства в соответствии с установленными нормами ( инструкция по делопроизводству от 14.02.1985 г.);

- к заявлениям по выдаче справок на умерших лиц прикладывать соответствующие документы, подтверждающие полномочия на получение документа;

-при организации работы в сфере правовой помощи строго следовать методическим рекомендациям по исполнению международных обязательств РФ (утв.приказом Министерства юстиции РФ от 24.12.2007 г. № 249);

- паспорта умерших в количестве 12 штук направить в органы УФМС;

- соблюдать сроки направления паспортов умерших в органы УФМС;

-специалисту Бетрозовой Л.Х., исполнять свои должностные обязанности в строгом соответствии с должностным регламентом.

-специалисту Кокоевой К.Т. исполнять свои должностные обязанности в строгом соответствии с должностным регламентом.

Похожие:

Справка о результатах проверки в отделе загс г. Владикавказа Управления загс республики Северная Осетия-Алания iconСправка о результатах проверки в секторе загс кировского района Управления...
Республики Северная Осетия-Алания (далее- управление загс) на 1 полугодие 2012 года осуществлена проверка сектора записи актов гражданского...

Справка о результатах проверки в отделе загс г. Владикавказа Управления загс республики Северная Осетия-Алания iconСправка о результатах проверки в секторе загс ирафского района Управления...
Республики Северная Осетия-Алания (далее- управление загс) на 1 полугодие 2012 года осуществлена проверка сектора записи актов гражданского...

Справка о результатах проверки в отделе загс г. Владикавказа Управления загс республики Северная Осетия-Алания iconПравительства Республики Северная Осетия-Алания от 2013 г. № Административный регламент
Республики Северная Осетия-Алания по предоставлению государственной услуги «Проведение противоэпизоотических мероприятий подведомственными...

Справка о результатах проверки в отделе загс г. Владикавказа Управления загс республики Северная Осетия-Алания iconПоложение о проведении государственной итоговой аттестации по образовательным...
Правила формирования и ведения фис/рис, Законом Республики Северная Осетия – Алания от 27. 12. 2013 №61–рз «Об образовании в Республике...

Справка о результатах проверки в отделе загс г. Владикавказа Управления загс республики Северная Осетия-Алания iconПравительства Республики Северная Осетия-Алания от 2013 г. №
Комитета Республики Северная Осетия-Алания по занятости населения по предоставлению государственной услуги по организации проведения...

Справка о результатах проверки в отделе загс г. Владикавказа Управления загс республики Северная Осетия-Алания iconПравительства Республики Северная Осетия-Алания от 2013 г. № Административный регламент
Управлению ветеринарии Республики Северная Осетия-Алания государственными бюджетными учреждениями ветеринарными станциями по борьбе...

Справка о результатах проверки в отделе загс г. Владикавказа Управления загс республики Северная Осетия-Алания iconОбразец заполнения платежного поручения
Уфк по Республике Северная Осетия-Алания (Министерство образования и науки Республики Северная Осетия-Алания л/с 04102002640)

Справка о результатах проверки в отделе загс г. Владикавказа Управления загс республики Северная Осетия-Алания iconПостановлением Правительства Республики Северная Осетия-Алания от...
Республики Северная Осетия-Алания, при условии, что маршрут, часть маршрута такого транспортного средства не проходит по автомобильным...

Справка о результатах проверки в отделе загс г. Владикавказа Управления загс республики Северная Осетия-Алания iconОтчет по проверке целевого и эффективного использования бюджетных...
Отчет о работе Контрольно-счетной палаты Республики Северная Осетия-Алания за 2010 год 3-81

Справка о результатах проверки в отделе загс г. Владикавказа Управления загс республики Северная Осетия-Алания iconУтвержден Приказом Региональной службы по тарифам Республики Северная...
Региональной службы по тарифам Республики Северная Осетия-Алания по исполнению государственной функции по осуществлению государственного...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск