Контрольная работа по дисциплине Документационное обеспечение управления


Скачать 235.88 Kb.
НазваниеКонтрольная работа по дисциплине Документационное обеспечение управления
ТипКонтрольная работа
filling-form.ru > Бланки > Контрольная работа


Санкт-Петербургское государственное бюджетное

образовательное учреждение среднего профессионального образования

«Промышленно-экономический колледж»

КОНТРОЛЬНАЯ работа

по дисциплине

Документационное обеспечение управления

Вариант № 2

Группа: 5204

ФИО студента: Томилина Валерия Родионовна

Содержание:

Значение организационных документов.....................................................3 стр.

Виды организационных документов……………………………………4-5 стр.

Значение и правила оформления документов:

-штатное расписание…………………………………………………5-6-стр.

-положение……………………………………………………………6-9 стр.

-инструкция……………………………………………………………9-13 стр.

Технология работы с документами: регистрация документов………13-19 стр.

Практическое задание…………………………………………………20-21 стр.

Список использованной литературы……………………………………22 стр.

Значение организационных документов.
Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

Организационно-правовые документы – это комплекс документов, содержащих правила создания организации, выбор ее организационно-правовой формы, компетенцию, структуру, штатную численность, состав должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей), формирование совещательных органов управления, установление режима работы и системы охраны, организацию и оценку труда, порядок реорганизации и ликвидации.

К основным организационно-правовым документам относятся учредительные документы: устав или положение об организации, учредительный договор. Общие положения, определяющие наименования видов организационных документов и порядок их оформления, приведены в Гражданском кодексе РФ. Организационные документы значительно облегчают и разъясняют работу в любом виде деятельности, где их используют. С их помощью можно узнать значительную часть информации той или иной организации, фирме, предприятия. Порядок ведения делопроизводства определяется нормативными документами, разработанными Федеральной архивной службой России.
Виды организационных документов.

I.По видам деятельности

1.Распорядительные документы: приказ по основной деятельности, распоряжение, указание, решение, постановление;

2.Организационные документы: устав, лицензия, правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция, штатное расписание, положение о структурном подразделении, инструкции и др.;

3. Кадровые (по личному составу, документы по персоналу): резюме (или автобиография), характеристика (или рекомендательное письмо), личное заявление, приказ по личному составу, трудовой договор, трудовая книжка, личное дело, личная карточка, документы по аттестации и др.;

4. Информационно-справочные документы : протокол, акт, справка, телеграмма, телефонограмма, письмо, докладная записка, объяснительная записка, служебная записка;

5. Финансово-бухгалтерская документация: годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибыли и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, сметы, кассовые книги др.;

6.Договорно-правовая документация: договор купли-продажи, договор подряда, транспортные договора, договор аренды, доверенность др.;

7. Претензионно – исковая документация: исковое заявление, претензия, ответ на претензию;

II. По месту создания и хранения

1.Внутренние документы – например, распоряжения, указания, должностная инструкция, объяснительная и докладная записки;

2.Входящие документы – например, телеграмма, телефонограмма, письма;

3.Исходящие документы – например, телеграмма, письмо.

III. По срокам хранения

1.Постоянного срока хранения – документы, имеющие культурно-историческую, политическую ценность, летописи, рукописные документы известных писателей, художников, политических деятелей, документы подписанные главами государств.

2. Временного срока хранения (до 10 лет) – указания, протоколы, акты, письма, докладные, объяснительные, служебные записки и др.;

3.Временного срока хранения (свыше 10 лет) – кадровые, например: личное дело хранится 75 лет;

IV. По стадии создания и степени подлинности документов

1.Проект документа – черновые наброски основного документа, которые подлежат изменениям и корректировкам;

2.Оригинал документа – документ, имеющий юридическую силу и оформленный в соответствии с требованиями;

3.Выписка из документа – содержит в себе все заголовочные реквизиты оригинала, нужную часть текста и заверяется подписью секретаря;

4.Копия документа – отображение оригинала документа (не имеющая юридической силы без заверения);

5.Дубликат документа – это повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Значение и правила оформления документов.

Штатное расписание – правовой акт, закрепляющий должностной состав работников организаций с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях – указанием разряда по Единой тарифной сетке - ЕТС), регулирующий соотношение разных категорий специалистов, устанавливающий фонд заработной платы организации в целом за месяц.

Документ входит в УСОРД (унифицированная система документации) и имеет унифицированную форму.

Документ оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, в заголовке к тексту указывается год, на который составляется штатное расписание, визируется главным бухгалтером, заместителем руководителя организации, курирующим данные вопросы, подписывается руководителем отдела кадров (службы персонала) и утверждается руководителем с проставлением гербовой печати (или ее заменяющей).

В негосударственных организациях документ может утверждаться советом директоров.

Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Унифицированная форма документа была разработана в 1980 г. и в части построения текста значительно устарела, так как не предусматривает изменения, обусловленные переходом к рыночным отношениям, внедрением ЕТС по оплате труда, поэтому часто при составлении штатного расписания в табличную форму текста вносятся дополнительные графы (например, разряд по ЕТС). Унифицированная форма штатного расписания представлена и в УСПУД (Унифицированная система первичной учетной документации). Вне зависимости от того, по правилам какой УСД составляется штатное расписание, стандартный набор информации, содержащийся в тексте документа, включает перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Пример штатного расписания в прил.1

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности учреждений, структурных подразделений.

Положение об организации – это правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации (прежде всего органы государственной власти и управления всех уровней и некоторые другие).

Структура текста положения, например положения о министерстве, так же как и устав предприятия, регламентирована УСОРД и включает в себя следующие разделы.


1.Общие положения.

2.Основные задачи.

3.Функции.

4.Права и обязанности.

5.Руководство.

6.Взаимоотношения.Связи.

7.Контроль, проверка и ревизия деятельности.

8.Реорганизация и ликвидация

В разделе 1 «Общие положения» должны быть приведены официальное полное и сокращенное наименования организации, которые будут использоваться во всех официальных документах, в том числе и на бланках организации. Далее указываются цели и основания создания организации, т.е. указывается правовой акт, на основании которого была создана организация. В этом же разделе указывается, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие печати имеет.

В разделе 2 «Основные задачи» приводится перечень основных задач (проблем), которые определяет характер и направляет деятельности.

В разделе 3 «Функции» перечисляется функции и виды работ, реализация которых обеспечивает выполнение основных задач организации.

В разделе 4 «Права и обязанности» указываются:

права, которыми наделена организация в лице ее руководителя;

обязанности, которые организация должна выполнять для реализации своих функций. Права устанавливают в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций. Права в данном случае - это юридически узаконенная возможность запрещать или требовать выполнения каких-либо действий: например, право требовать представления определенной информации.

В этом разделе указывается право на издание определенных видов распорядительных документов, право представительствовать в соответствующих органах и др.

В разделе 5 «Руководство» указывается, кто возглавляет организацию, кем назначается и освобождается от должности руководитель, сфера его компетенции.

В разделе 6 «Взаимоотношения. Связи» указываются все информационные связи с другими организациями, т.е. указывается – какую информацию получает и представляет организация, основные виды документов, в которых эта информация содержится, а также периодичность и сроки их представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

В разделе 7 «Контроль, проверка и ревизия деятельности» оговаривается, кем осуществляется контроль за деятельностью организации, проводятся проверка и ревизия финансово-хозяйственной деятельности и каков порядок их проведения.

В разделе 8 «Реорганизация и ликвидация» указывается, кто в соответствии с действующим законодательном имеет право принять решение о реорганизации и ликвидации организации и в каком порядке это осуществляется.

Положение об организации оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем организации с проставлением гербовой печати организации и утверждается, как правило, распорядительным документом вышестоящей организации. Изменения в положение об организации могут вноситься только приказом руководителя вышестоящей организации.

Положение о структурных подразделениях можно классифицировать следующим образом:

положение о структурных подразделениях;

положения о коллегиальных органах (совет директоров, правление, ученый совет, научно-технический совет, педсовет);

положения о временных органах (совещания, комиссии, советы).

Отличия положения о структурном подразделении от положения об организации содержатся в структуре текста. Структура текста положения о структурном подразделении (службе) нормативно не закреплена, но, как правило, она включает те же разделы, что и положение об организации, кроме разделов «Контроль, проверка и ревизия деятельности» и «Реорганизация и ликвидация». В структуру текста положения о структурном подразделении также включается дополнительный раздел «Ответственность»,

в котором указываются виды ответственности (административная, дисциплинарная, а при необходимости и уголовная), которую может нести руководитель в случае невыполнения подразделением своих обязанностей. Положение о структурном подразделении оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем структурного подразделения, утверждается руководителем организации. Изменения в положение о структурном подразделении вносятся приказом руководителя организации. Пример бланка положения о структурном подразделении в прил.2.

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан. Инструкции также разъясняют порядок применения законодательных актов, распорядительных документов в той или иной области деятельности. Инструкции оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа. Заголовок должен четко определять вопросы (область деятельности), на которые распространяются требования инструкции. Как правило, инструкция подписывается тем руководителем подразделения, в основные задачи которого входят вопросы, указанные в заголовке к инструкции. Инструкцию по делопроизводству подписывает руководитель службы делопроизводства (документационного обеспечения управления), инструкцию по ведению бухгалтерского учета в организации - главный бухгалтер.

Инструкции подлежат утверждению, и чаще всего оно осуществляется приказом руководителя, в котором разъясняется порядок и сроки ее введения в действие и называются ответственные исполнители. Текст инструкции состоит из разделов, наименование которых зависит от содержания затрагиваемых вопросов, но первым разделом всегда идет раздел «Общие положения». В нем излагаются цели и причины издания документа, область распространения, порядок и обязательность использования, документы, послужившие основанием для его разработки, и другие сведения общего характера. Разделы могут разбиваться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Как в любом правовом акте, в инструкции текст по стилю изложения носит распорядительный характер и излагается от третьего лица единственного или множественного числа.

Инструкция - документ длительного пользования. Все изменения в инструкцию вводятся приказом руководителя, и действует она до ее отмены или утверждения новой инструкции. Разновидностью инструкции является должностная инструкция, т. е. инструкция «на должность». Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности. Должностная инструкция бывает типовая (примерная) и конкретная. Типовая должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав, ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли функционирует данная организация. Должностная инструкция является фактическим описанием должности, и она необходима для создания эффективных условий работы, выполнения штатным персоналом поставленных перед структурным подразделением целей и задач. Должностная инструкция как организационный документ закрепляет организационно-правовое положение работника, является правовой основой для проведения аттестации работника, определения его ответственности, а также для решения трудовых споров, если они возникают между работником и администрацией. Необходимость в пересмотре должностной инструкции может возникнуть в связи с изменением структуры и функций подразделения и организации, сокращением штатов, изменением технологии выполняемых работ. Обычно должностные инструкции пересматриваются (корректируются) один раз в 3-5 лет. Должностная инструкция как любой официальный документ должна быть оформлена на общем бланке организации с указанием вида документа. Должностная инструкция работника входит в УСОРД и имеет унифицированную форму. Должностную инструкцию, как правило, утверждает заместитель руководителя, курирующий данное подразделение, или сам руководитель. Подписывает должностную инструкцию руководитель структурного подразделения. Визы согласования оформляют в установленном порядке, однако, учитывая характер данного документа, на нем должны быть обязательно визы начальников кадровой и юридической служб и других лиц, связанных с работником при выполнении его функциональных обязанностей. Заголовок должностной инструкции должен отвечать на вопрос «кого?»: например, должностная инструкция бухгалтера, юрисконсульта и т. п. Текст должностной инструкции состоит из следующих типовых разделов

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения (связи по должности).

К указанным разделам иногда добавляют и другие, такие, как «Условия оплаты», «Организация работы», «Порядок утверждения и внесения изменений», «Контроль, проверка и ревизия деятельности». В разделе 1 «Общие положения» по пунктам должна быть зафиксирована следующая информация: полное наименование должности, приведенное в соответствие со штатным расписанием, обозначением структурного подразделения, кому подчиняется работник, порядок назначения на должность и освобождение от нее, порядок замещения в случае временного отсутствия работника, особенности организации работы, если они имеются (ненормированный рабочий день, гибкий график и др.). Раздел 2 «Функции» содержит перечень основных направлений деятельности работника в соответствии с направлениями деятельности структурного подразделения. В разделе 3 «Должностные обязанности» подробно должны быть перечислены виды работ, которые обеспечивают выполнение указанных выше функций.

В этом разделе описывается также характер выполняемых действий. Иногда разделы 1 и 2 объединяют, особенно в тех случаях, когда составляется должностная инструкция на должности категории «технические исполнители». Должностные обязанности должны быть описаны подробно, так как в случае возникновения трудовых споров именно этот раздел служит основой для их разрешения.

В разделе 4 «Права» перечисляют полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него функций и обязанностей: право на получение информации, в том числе имеющей грифы ограничения доступа к ней, необходимой для выполнения им должностных обязанностей, право на самостоятельное принятие решений по определенным вопросам, право самостоятельной подписи или право визировать и согласовывать документы в

рамках предоставленной ему компетенции, право контролировать работу других работников и требовать от них выполнения определенных действий, право представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях с указанием пределов представительства, право вносить предложения руководству об улучшении организации работы, право участвовать в совещаниях, на которых решаются вопросы, относящиеся к его компетенции. В разделе 5 «Ответственность» обычно приводятся обобщенные формулировки типа «работник несет ответственность за ненадлежащее выполнение или невыполнение своих обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных настоящей инструкцией в соответствии с действующим законодательством». Ответственность может быть дисциплинарной, материальной, административной, уголовной - перечислить в должностной инструкции все случаи возникновения того или иного вида ответственности практически невозможно. В дополнение к должностной инструкции может быть подписан другой документ, который будет более детально освещать данный аспект, например договор об индивидуальной материальной ответственности. Раздел 6 «Взаимоотношения (связи по должности)» описывает, с кем взаимодействует данный работник по всем направлениям своей деятельности: от кого получает информацию, в какой форме и в какие сроки; какую информацию, в каком виде, в какие сроки и кому он предоставляет; другие вопросы информационных взаимосвязей работника со структурными подразделениями, лицами, организациями. Типовая форма должностной инструкции в прил.3
Технология работы с документами: регистрация документов.

Регистрация документов - один из ключевых моментов в организации документооборота. От того, какая форма регистрации выбрана и с помощью каких технических средств она осуществляется, зависят формы и технология последующих этапов документооборота. Согласно ГОСТ Р 51141—98 регистрация документов определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Для того, чтобы провести запись учетных данных о документах, необходимо, чтобы эти данные, а именно регистрационный номер и дата появились на документе.

Основная цель регистрации - придать юридическую силу документу, т. е. пока документ окончательно не оформлен (а дата и номер проставляются после его подписи), он еще не имеет юридической силы и не может быть использован в управленческой деятельности. Придание юридической силы документу - это главная цель регистрации. Однако регистрация преследует и другие цели: организацию учета, контроля исполнения документов, информационно-справочной работы по документам.

Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в информационно-справочных целях. Регистрации подлежат как традиционные письменные документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машинограммы и машиночитаемые документы).

Информация о документах, полученная при их регистрации и занесенная в определенную регистрационную форму, поступает в информационно-поисковую систему организации. Документы могут регистрироваться: в журналах, на регистрационно-контрольных карточках (РКК) с помощью печатающих устройств, на экранных формах РКК с помощью средств вычислительной техники, т. е. с использованием компьютерных технологий. Вне зависимости от выбранной формы регистрации должен соблюдаться ее основной принцип - однократность. Это означает, что документ в организации должен быть зарегистрирован один раз, у него должен быть только один регистрационный номер, присвоенный организацией, независимо от того, в каком структурном подразделении он регистрировался - в службе ДОУ, отделе кадров, бухгалтерии. Выбор места регистрации зависит от принятой в организации системы делопроизводства и соответственно системы регистрации. В небольших организациях это, как правило, централизованная регистрация (в службе ДОУ, у секретаря), в средних и крупных организациях - смешанная система, при которой важнейшие документы регистрируются в службе ДОУ, остальные в структурных подразделениях - в местах их создания или исполнения. Место регистрации закрепляется в инструкции по делопроизводству. В местах регистрации документы, как правило, регистрируются в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Так, в службе ДОУ отдельно регистрируются правительственные документы, приказы по основной деятельности, указания, распоряжения руководителей - в отделе учета и регистрации. Состав регистрационного номера зависит от принятого в каждой группе документов принципа формирования документов в дела. Первым в составе любого регистрационного номера указывается порядковый номер в пределах данной группы, исчисление которого начинается с начала делопроизводственного года. Порядковые номера возрастают в течение года. Как правило, делопроизводственный год совпадает с календарным. Исключение представляют учебные заведения, выборные органы, действующие в определенный период. Например, при регистрации протоколов заседаний выборных органов регистрационный порядковый номер дополняется номером созыва, а исчисление порядковых номеров начинается с начала работы выборного органа и продолжается до ее окончания.

Когда при формировании документов в дела необходимо ориентироваться на содержание документа и другие дополнительные данные, регистрационный порядковый номер дополняется индексом дела по номенклатуре, который указывает место хранения документа, т. е. подразделение и номер дела в этом подразделении.

На ответном документе вторая часть регистрационного номера должна соответствовать второй части регистрационного номера документа-запроса.

Иногда к цифровым номерам добавляют буквенные. Наиболее рационально применение буквенных обозначений при ведении делопроизводства по обращениям граждан, при регистрации которых к порядковому номеру добавляют первую букву фамилии исполнителя.

Регистрационный индекс совместного документа, т.е. документа, авторами которого являются несколько организаций, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных каждым автором, отделенных косой чертой, например № 235/187. Регистрационный номер можно дополнять и другими данными для большей информативности, если в этом есть необходимость. Регистрационный номер проставляется на месте, определенном ГОСТР 6.30-2003: на месте реквизита 12 - регистрационный номер, фиксирующий факт создания или отправления документа; на месте реквизита 29 -регистрационный номер, фиксирующий факт поступления документа. При регистрации документов в организации должна быть разработана единая система индексов структурных подразделений, которая остается неизменной в течение длительного времени и может быть изменена только при реорганизации организационной структуры, перераспределении функций внутри организации. Такая система предполагает, что она используется всеми подразделениями организации. При этом составные части регистрационных номеров, последовательность их расположения должны быть постоянными.

Существует несколько форм регистрации. Журнальная форма регистрации не может обеспечить проведение эффективного контроля исполнения документов и создание быстродействующей справочной системы по документам, не всегда обеспечивает и проведение однократной регистрации. Данная форма регистрации практически обеспечивает только учет документов и ее рационально применять в тех случаях, когда регистрируются небольшие объемы документов, например такие, как документы об образовании, пропуска, трудовые книжки. Регистрация документов с помощью регистрационно-контрольных карточек (РКК) позволяет выполнить все цели регистрации при ее рациональной организации. РКК, как правило, изготавливаются из плотной белой бумаги, иногда на них наносятся визуальные отличия для регистрируемых групп документов в виде цветовых полос по краю РКК или по диагонали. Полностью цветные РКК используют редко. РКК заполняются машинописным способом в нужном количестве экземпляров (под копирку), чтобы обеспечить однократность регистрации, формирование регистрационных, справочных и контрольно-сроковых карточек. Нужное количество экземпляров РКК можно обеспечить и с помощью копировально-множительной техники. Для ведения регистрации документов с помощью таких РКК и регистрационных картотек необходимо иметь нужное количество РКК, картотечное оборудование (простые картотеки, механизированные и др.), разработать единую схему их построения, применяемую в службе ДОУ и других структурных подразделениях организации.

Наиболее рационально применение компьютерных технологий. В этом случае на экране выводится экранная форма карточки и ввод данных о регистрации в автоматизированную информационно-поисковую систему осуществляется непосредственно с документа на машинный носитель с помощью клавиатуры и других устройств ввода. Одновременно может изготавливаться один экземпляр РКК («твердая копия»), который устанавливается в регистрационную (страховую) картотеку, построенную по хронологическому признаку. Таким образом, при осуществлении автоматизированной регистрации формируется такая информационно-поисковая система (ИПС), которая обеспечит эффективную организацию последующих этапов документооборота, будет использоваться и при подготовке документов исполнителями при наличии автоматизированных рабочих мест с соблюдением всех положений конфиденциальности информации.

Основой для построения ИПС является классификация документов и документной информации и разработанные на этой базе различные классификационные справочники (классификаторы). Для того чтобы ввести регистрационные показатели в информационно-поисковую систему, чаще всего

разрабатываются и применяются классификаторы, позволяющие быстро вводить значение этих показателей и обеспечивать их однозначное толкование.

К ним относятся следующие классификаторы.

1. Классификатор видов документов, который отображает все виды документов, используемых в организации, как ею самой создаваемых, так и получаемых. Этот классификатор используется при заполнении такого реквизита РКК, как «наименование вида документа». Наименования видов документов должны соответствовать терминологии, применяемой в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД), в ГСДОУ, а также отраслевым нормативно-методическими документам, если они разработаны. На основе данного классификатора в организации разрабатываются различные перечни: «Перечень документов с указанием сроков исполнения», «Перечень документов, не подлежащих регистрации», «Табель документов организации и ее структурных подразделений», «Перечень дел с указанием сроков хранения» (номенклатура дел), «Перечень документов, подлежащих передаче на государственное хранение» и др. Последние два перечня могут использоваться для заполнения такого реквизита РКК, как «Отметка об исполнении документа», указывая на адрес хранения документа.

2. Классификатор корреспондентов включает в себя перечень названий организаций, учреждений, предприятий и других постоянных корреспондентов (фирм, физических лиц), с которым организация связана по роду своей деятельности. Этот классификатор базируется на применении Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО). С помощью классификатора корреспондентов заполняется реквизит РКК «Автор (корреспондент)».

3. Классификатор вопросов деятельности организации включает в себя перечень вопросов деятельности организации с соотнесением их к уровню компетенции, т.е. фиксирует также распределение обязанностей, принятое в организации. С помощью данного классификатора заполняется реквизит РКК «Заголовок документа или краткое содержание». Этот классификатор используется также на участке предварительного рассмотрения документов при определении маршрута движения документа.

4. Классификатор структурных подразделений организации разрабатывается на основе организационных документов: устава (положения) организации, утвержденной структуры и штатного расписания, положений о структурных подразделениях. Часто в отрасли может быть документ, определяющий типовую структуру и штаты для группы однородных организаций (школ, вузов, управлений социальной защиты, центров социальной помощи). В классификаторе структурных подразделений первой всегда указывается служба ДОУ (индекс 01, как правило), а затем приводятся структурные подразделения в том порядке, в котором они приведены в утвержденной структуре. В этот классификатор могут включаться и общественные организации, профсоюз например. Индексы структурных подразделений используются при присвоении документу регистрационного номера и заполнении таких показателей РКК, как «Номер и дата документа» (для внутренних и исходящих документов), «Номер и дата поступления документа» (для входящих документов). Этот классификатор используется и при составлении номенклатуры дел организации, любых перечней документов с указанием сроков хранения. Классификатор структурных подразделений используется для заполнения такого реквизита РКК, как «Резолюция».

5. Классификатор исполнителей. Как правило, в такой классификатор включаются фамилии заместителей руководителей, руководителей структурных подразделений, отвечающих за исполнение документов, которые перечисляются в той же последовательности, что и в классификаторе структурных подразделений.

Практическое задание


АО «Ампер»

ПОЛОЖЕНИЕ

22.11.2012 №32/04-20

Санкт-Петербург
о службе документационного обеспечения

УТВЕРЖДАЮ

Директор АО «Ампер»

___________В.П.Ерохин

24.11.2013


1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения и подчиняется непосредственно руководителю организации (первому заместителю руководителя).

1.2. Служба осуществляет документационное обеспечение управления организации и в своей деятельности руководствуется законами РФ, законодательными актами по архивному делу РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, нормативными материалами, касающимися автоматизации информационных процессов; Уставом организации, приказами и распоряжениями руководителя организации.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ

2.1. Основными задачами службы являются установление единого порядка работы с документами в организации с ГОСТами и другими действующими нормативами.

2.2. Служба в соответствии с основными задачами и в пределах предоставленных полномочий осуществляет следующие функции:

- Формирует и совершенствует автоматизированную систему документационного обеспечения в деятельности организации.

- Разрабатывает, внедряет и совершенствует единую нормативно-методическую базу, регулирующую деятельность службы, работников организации по документационному обеспечению управления.

3. ОБЯЗАННОСТИ

Служба для осуществления своих функций выполняет следующие обязанности:

3.1. Разрабатывает инструкции и стандарты по документационному обеспечению для структурных подразделений организации.

3.2. Разрабатывает, внедряет и ведет табель и альбомы унифицированных форм документов, согласовывает изменения, дополнения и вновь разработанные формы и бланки документов и представляет их на утверждение руководителю организации. Периодически оповещает абонентов табеля об изменениях и проводит консультации по запросам абонентов.
4. ПРАВА
Служба имеет право:

4.1. В соответствии с соглашениями и договорами запрашивать и получать информацию из внешних источников.

4.2. Запрашивать и получать от всех структурных подразделений организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.


Начальник службы ДОУ
А.С. Федорова
Юрист

М.В. Сергеев

23.12.2013

В дело №03-31

_____

23.12.2013

Список литературы

  1. Андреева В. И., Делопроизводство Организация и ведение, М.: КноРус, 2011г.

  2. Басаков М.И. Делопроизводство: учебник, Москва, 2012г.- 376с.

  3. Басаков М.И., О.И. Замыцкова, Делопроизводство: учебник.- изд. 12-у, перераб. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2013.- 376с.

  4. Делопроизводство: образцы, документы, организация и технология работы: более 120 документов / под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ТК Велби, 2009.

  5. Чукавовенков А.Ю. Янковская В.Ф. Правила оформления документов. - М.: ПРОСПЕКТ, 2010.

  6. Быкова Т.А, Вялова, Л.М, Санкина Л.В., Делопроизводство: учебник, - 3-е изд., перераб. и доп./под общей ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: ИНФРА-М, 2012.-363 с.

Похожие:

Контрольная работа по дисциплине Документационное обеспечение управления iconКонтрольная работа №1 по дисциплине «Документационное обеспечение и управление»
Медицинский осмотр работника в предусмотренном законом случаях стр

Контрольная работа по дисциплине Документационное обеспечение управления iconКонтрольная работа вариант №10 по дисциплине: «Документационное обеспечение управления»
Раскройте значение документов по личному составу. Виды документов по личному составу

Контрольная работа по дисциплине Документационное обеспечение управления iconКонтрольная работа по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
Раскройте значение документов по личному составу. Виды документов по личному составу. Правила оформления трудовой книжки

Контрольная работа по дисциплине Документационное обеспечение управления iconМетодические указания по оформлению отчета о прохождении учебной...
«Документационное обеспечение управления» студентами заочного отделения специальности 030503 «Правоведение»

Контрольная работа по дисциплине Документационное обеспечение управления iconКонтрольная работа по дисциплине: «документационное обеспечение управления»
Раскройте значение организационных документов. Виды организационных документов. Значение и правила оформления документов Штатное...

Контрольная работа по дисциплине Документационное обеспечение управления iconМетодические указания и задания к контрольной работе по дисциплине...
Содержание аннотации методические указания к выполнению домашней контрольной работы по дисциплине «Документационное обеспечение управления»...

Контрольная работа по дисциплине Документационное обеспечение управления iconМетодические указания по выполнению практических работ по дисциплине...
Методическое пособие предназначено для студентов учреждений среднего профессионального образования для специальностей социально-экономического,...

Контрольная работа по дисциплине Документационное обеспечение управления iconПояснительная записка Методические указания по выполнению практических...
«Документационное обеспечение управления» предназначены для реализации Федерального государственного образовательного стандарта по...

Контрольная работа по дисциплине Документационное обеспечение управления iconМ. В. Ватолина организация и документационное обеспечение управления персоналом
«Организация и документационное обеспечение управления персоналом» для студентов очной и заочной форм обучения специальности 350800...

Контрольная работа по дисциплине Документационное обеспечение управления iconМетодические рекомендации по выполнению практических работ по дисциплине...
Методические рекомендации по выполнению практических работ по учебной дисциплине «Документационное обеспечение управления» предназначены...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск