Временный регламент

Министерство образования и науки Российской Федерации.
Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» (УрФУ)

ВРЕМЕННЫЙ РЕГЛАМЕНТ

работы с исходящими документами в СЭД

СМК-ПОО-5-02-__-2012 Экземпляр № стр. из

стр. из

2. Нормативные ссылки

3. Термины, обозначения и сокращения

4. Общие положения

5. Описание процесса

5.1. Подготовка проекта исходящего документа

5.1.1. Создание электронного документа

• 
  выбирает Главное меню  Создать  Документ из шаблона (… из файла, … со сканера) или правой кнопкой мыши вызывает контекстное меню и выбирает в нем соответствующий пункт – Создать документ из шаблона или Создать документ из файла (рис.1);
  
• 
  заполняет диалоговое окно «Создание электронного документа» (Вид электронного документа «Письмо исходящее») В поле «Шаблон» выбирает тип шаблона «Шаблон Письмо исходящее» или «Шаблон Письмо исходящее в Министерство»;
  

5.1.2. Заполнение карточки электронного документа

• 
  Вид электронного документа: Письмо исходящее – заполняется автоматически;
  
• 
  № документа и Дата документа при создании проекта исходящего письма не заполняются;
  
• 
  В ответ на: поле заполняется в случае подготовки ответного письма (обязательно к заполнению). Указывается номер документа, на который готовится ответ. Автоматически образуется связь с соответствующим входящим документом;
  
• 
  Наименование: генерируется автоматически по мере заполнения карточки электронного документа;
  
• 
  Заголовок: краткое содержание документа (не более 255 символов);
  
• 
  Адресат: выбирается организация, которой адресован исходящий документ. Если адресатов несколько, используется вкладка «Список рассылки». Первый адресат указывается на основной вкладке, а остальные, начиная со второго - на вкладке «Список рассылки»)
  

• 
  В поле «Адресат» нажать на кнопку , затем - Добавить новую запись. Откроется карточка «Организации» (рис. 3);
  
• 
  Заполнить поле «Наименование». Наименование организации должно стоять в именительном падеже и не должно содержать фамилию руководителя организации;
  
• 
  Заполнить поле «Почтовый адрес», указав почтовые данные в следующем порядке:
  
  • 
    название улицы, номер дома, номер квартиры;
    
  • 
    название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
    
  • 
    название района;
    
  • 
    название республики, края, области, автономного округа (области);
    
  • 
    почтовый индекс.
    

• 
  Проверять орфографию перед тем, как сохранить новую запись;
  
• 
  Если у организации изменилось наименование, не создавать новую организацию, а изменить наименование уже имеющейся;
  
• 
  Заполнять все известные поля карточки;
  
• 
  Лицо, добавляющее организацию, несёт персональную ответственность за соблюдение технологической дисциплины работы в СЭД. Повторно создавать запись об организации, не заполняя адресные реквизиты, организаций не допускается.
  

• 
  Адрес: заполняется автоматически из справочника «Организации». При отсутствии организации в справочнике, необходимо заполнить поле в карточке исходящего письма. При следующем обращении к адресату, адрес заполнится автоматически;
  

• 
  Способ доставки: необходимо выбрать один из способов доставки корреспонденции, реализованных в СЭД (рис.5). При необходимости отправить исходящий документ несколькими способами, необходимо повторно указать адресат на вкладке «Список рассылки» и выбрать другой способ доставки документа.
  

• 
  Исполнитель: ФИО инициатора письма; заполняется вручную из справочника;
  
• 
  Подписант: ФИО должностного лица, подписывающего исходящий документ;
  
• 
  Подразделение: Заполняется автоматически при заполнении поля «Исполнитель»;
  
• 
  Примечание. В данное поле могут вноситься комментарии (данные о приложениях к документу, которые не будут помещаться в СЭД и т.д.);
  

5.2. Отправка исходящего документа на согласование

• 
  Кликнуть правой кнопкой мыши на документе;
  
• 
  В контекстном меню выбрать Отправить  Вложением в задачу;
  
• 
  В карточке задачи на Панели инструментов нажать кнопку Типовые маршруты  «Согласование документов»;
  
• 
  Заполнить диалоговое окно «Параметры маршрута»:
  

• 
  В поле «Согласующие» указать ФИО сотрудников, с которыми требуется согласовать документ до подписания.
  

• 
  «Срок согласования» - предельный срок рассмотрения документа на согласовании у каждого согласующего;
  
• 
  «Согласовывать с руководителем». Если значение поля = Да, то документ сразу после старта задачи попадает на согласование непосредственному руководителю инициатора. Если значение поля = Нет, то документ следует дальше по маршруту согласования.
  

• 
  Для сохранения параметров маршрута нажать кнопку «ОК».
  
• 
  Стартовать задачу по согласованию документа. В карточке задачи на панели инструментов нажать кнопку Старт.
  

5.3. Проверка документа помощником Согласующего (помощником Подписанта)

• 
  Открыть в папке «Входящие» поступившее задание «Проверить: …» либо «Подписать:…»;
  
• 
  В области вложений проверить электронные документы (Письмо, Приложения к письму);
  
• 
  Выполнить задание с результатом «Проверено» или с результатом «На доработку» (Панель инструментов  Выполнить  Проверено/На доработку) (рис. 6), (рис. 7);
  
• 
  В случае возврата инициатору документа на доработку, необходимо заполнить область редактируемого текста с указанием причины возврата документа и свои замечания. В случае незначительных исправлений разрешается внести коррективы в документ самостоятельно без отправки на доработку;
  
• 
  Если исходящий документ поступил на проверку помощнику подписанта, после проверки его необходимо распечатать и передать на подпись подписанту в бумажном виде.
  

5.4. Согласование исходящего документа руководителем

• 
  В папке «Входящие» открыть задание: «Согласовать: Письмо исходящее …»;
  
• 
  Ознакомиться с проектом документа (проект документа приложен к заданию, расположен в области вложений, в правой части карточки документа);
  
• 
  По кнопке Выполнить выбрать один из результатов рассмотрения:
  

• 
  Согласовано – документ согласован и дальше следует по маршруту согласования;
  
• 
  Согласовано с замечаниями – документ согласован, замечания необходимо внести в область ред. текста или к заданию приложить файл с замечаниями. Документ следует дальше по маршруту согласования;
  
• 
  Не согласовано – документ не согласован, замечания внесены в область ред. текста или к заданию приложен файл с замечаниями, и документ следует дальше по маршруту согласования;
  
• 
  На доработку – замечания внесены в область ред. текста или к заданию приложен файл с замечаниями, документ отправляется инициатору на доработку;
  
• 
  Назначить доп. согласующих – для документа назначается дополнительный круг лиц, участвующий в согласовании. Подробнее о назначении дополнительных согласующих и их действиях в СЭД см. п.5.5.
  

5.5. Назначение дополнительных согласующих и согласование документа дополнительными согласующими.

• 
  В карточке задания «Согласовать: Письмо исходящее» выполнить задание с результатом «Назначить доп. согласующих»;
  
• 
  Ответить «Да» на запрос системы «Действительно выполнить задание с результатом «Назначить доп. согласующих» (рис. 9);
  
• 
  Заполнить диалоговое окно «Параметры маршрута»:
  
  • 
    Выбрать ФИО доп. согласующих из справочника Работники как показано на рис. 10 и рис. 11;
    
  • 
    Для сохранения внесенных изменений нажать кнопку Ок на форме «Параметры маршрута»;
    
  • 
    Сразу после этой операции СЭД сформирует задание на согласование для первого в списке дополнительного согласующего.
    

• 
  Открыть поступившее задание «Согласовать: …» (рис.12);
  
• 
  В области вложения документов ознакомится с электронными документами (Письмо, Приложения к письму);
  
• 
  Выполнить задание с выбранным результатом (Панель инструментов  Выполнить  Согласовано/Согласовано с замечаниями/Не согласовано).
  

5.6. Подписание исходящего документа в бумажном виде и внесение сведений о подписании документа в СЭД

• 
  Открывает поступившее задание «Подписать: …»;
  

• 
  В области вложения документов знакомится с электронными документами (Письмо, Приложения к письму);
  
• 
  После проверки (см. п 5.3) распечатывает документ на фирменном бланке и передает его на подпись подписанту в бумажном виде;
  
• 
  Выполняет задание с результатом:
  
  • 
    «Подписано» (Панель инструментов  Выполнить  Подписано) В случае если документ подписан инициатор получает уведомление о подписании документа.
    
  • 
    «На доработку» в случае если документ не подписан. Документ возвращается инициатору на доработку. При этом обязательно заполняется область ред. текста с указанием замечаний и причин возврата документа. (Панель инструментов  Выполнить  На доработку).
    
  • 
    «Не подписано» (Панель инструментов  Выполнить  Не подписано). В случае если документ отправлен ошибочно не тому подписанту либо утратил свою актуальность (надобность). При этом обязательно заполняется область ред. текста с указанием причин отказа в подписании документа. Инициатор получает уведомление об отказе в подписании.
    

5.7. Регистрация и отправка документа

• 
  Открыть поступившее задание «Зарегистрировать: …»;
  
• 
  В области вложения документов ознакомиться с электронными документами (Письмо, Приложения к письму) (рис.13);
  
• 
  Проверить наличие всех виз и подписи;
  
• 
  Зарегистрировать документ:
  

• 
  Кликнуть правой кнопкой мыши на документе в области вложений Открыть карточку  кнопка РКК (рис.14);
  

• 
  Проверить корректность заполненных реквизитов РКК;
  
• 
  Заполнить реквизит «Дело» (Для писем во внешние организации журнал «Регистрация исходящей корреспонденции»);
  
• 
  Значение реквизита «Регистрационный номер» не изменять (АВТОНОМЕР). При сохранении система сгенерирует новый порядковый номер документа;
  
• 
  Заполнить реквизиты: «Кол-во листов», «Кол-во листов приложения» и «Кол-во экземпляров»;
  
• 
  Для сохранения изменений нажать кнопку «Сохранить» (рис. 15);
  
• 
  Поставить регистрационный номер на бумажный документ;
  
• 
  Прикрепить отсканированный подписанный исходящий документ к РКК (РКК  «сканировать»);
  
• 
  Выполнить задание (Панель инструментов  Выполнить  Зарегистрирован).
  

• 
  Почта. Регистратор передаёт бумажный подписанный и зарегистрированный документ в УДиОВ для отправки документа по почте.
  
• 
  Электронная почта. Регистратор отправляет сканированный подписанный документ по электронной почте, указанной в справочнике организаций. Бумажный подписанный документ передается в УДиОВ для почтовой отправки. Инициатор несет ответственность за достоверные контактные данные, которые он предоставляет регистратору.
  
• 
  Факс. Отправляет инициатор. Инициатор распечатывает отсканированный документ из СЭД и отправляет по факсу.
  
• 
  Нарочно. Инициатор сам забирает бумажный подписанный документ по месту подписания.
  
• 
  Автоматическая электронная доставка. Часть исходящих документов, адресованных в Министерство образования и науки Российской Федерации, отправляются через систему электронного взаимодействия с Министерством образования и науки Российской Федерации. Должен ли документ быть отправлен по системе электронного взаимодействия с Министерством образования и науки Российской Федерации, определяет сотрудник, назначенный ответственным за работу с данной системой в Управлении по делопроизводству и общим вопросам.
  

5.8. Создание приложения к исходящему документу (письму)

• 
  В РКК Исходящего документа нажимает кнопку «Эл. документы» (рис. 16).
  
• 
  В появившемся окне (рис. 17) создает документ из файла.
  

• 
  В диалоговом окне «Создание электронного документа из файла» (рис. 18) заполняет поля обозначенные *, нажимает кнопку ОК.
  

• 
  В карточке «Документы произвольной формы» (рис.19) проверяет, заполненные автоматически поля обозначенные *, вносит дополнительную информацию, нажимает кнопку Сохранить.
  

5.9. Печать конверта исходящего письма

• 
  Перейти в РКК исходящего документа Компоненты  Канцелярия  (Закладка: Список)  Исходящие РКК  Открыть РКК документа (рис. 20);
  
• 
  Нажать кнопку Отчеты Конверт со штрих-кодом для почты России (рис. 21);
  
• 
  В открывшемся диалоговом окне выбрать формат конверта;
  
• 
  Распечатать заполненный конверт средствами MS Word (рис. 22).
  

6. Заключительные положения

7. Лист согласования

8. 
   Лист рассылки
   

8. Лист регистрации изменений

Приложение

1. Схема процесса работы с исходящими документами В СЭД