Муниципальное автономное дошкольное образовательное учреждение городского округа Королев Московской области «Детский сад общеразвивающего вида № 40 « Яблонька»
«Утверждаю»
Заведующая МАДОУ д/с №40
___________И.А.Чегодаева
Приказ №76 от « 26 »декабря 2014 г.
ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке учета, хранения и уничтожения бланков строгой отчетности
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок работы АДОУ д/с №40, далее – МАДОУ « Детский сад № 40», с целью порядка учета, хранения и уничтожения бланков строгой отчетности.
1.2. Цель настоящего Положения – защита персональных данных работников и воспитывающихся от несанкционированного доступа и разглашения. Персональные данные являются конфиденциальной, строго охраняемой информацией.
1.3. Настоящее Положение разработано в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Постановлением Правительства от 06.05.2008 N 359
2.Учет бланков квитанций
Бланки квитанций формы А-7 относятся к бланкам строгой отчетности.
В зависимости от организационной и территориальной структуры страховщика учет, хранение и уничтожение бланков квитанции формы А-7 могут быть определены отдельным положением или могут быть включены в общее положение о порядке учета, хранения и уничтожения бланков строгой отчетности. Положение подлежит утверждению приказом руководителя организации.
Приказом руководителя также назначаются работник, ответственный за учет, хранение, прием и выдачу бланков, и лица, его замещающие.
Основанием для принятия бланков на учет является акт приемки бланков. Акт приемки бланков составляется в соответствии с накладными, квитанциями и другими документами, сопровождающими отгрузку бланков.
Учет бланков квитанций ведется по сериям и номерам в книге по учету бланков. Листы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером, а также скреплены печатью. Сведения в книгу по учету бланков вносятся в соответствии с первичными документами, подтверждающими движение бланков квитанций. К первичным документам могут быть отнесены акты приемки бланков, акт приема-передачи бланков квитанций структурным подразделениям и страховым посредникам, реестры (акты) испорченных бланков квитанций, акт об уничтожении бланков квитанций, документы, подтверждающие кражу, хищение и прочую утрату бланков квитанций, и т.п.
Ведение книги и сохранность бланков квитанций осуществляются ответственным работником.
При получении бланков из типографии ответственный работник сверяет общее количество бланков и их номера с накладной. Бланки принимаются работником в присутствии комиссии в день их поступления. Основанием для принятия бланков на учет является акт приемки бланков. Акт приемки бланков составляется в соответствии с накладными, квитанциями и другими документами, сопровождающими отгрузку бланков.
Передача бланков квитанций структурным подразделениям (филиалам, агентствам, отделам продаж), страховым посредникам оформляется актом приемки-передачи бланков квитанций. Передачу бланков квитанций осуществляет ответственный работник, прием - материально ответственное лицо.
Возврат неиспользованных бланков квитанций подотчетными лицами осуществляется по акту приема-передачи.
Актами также оформляются испорченные бланки квитанций, подлежащие передаче в организацию. Испорченные или неправильно заполненные бланки прилагаются к отчету о выполненной работе за тот период, когда они выписаны. Испорченные бланки подлежат перечеркиванию.
В случае утери, хищения бланков квитанций подотчетные лица представляют ответственному работнику заявление с указанием обстоятельств их утери, хищения и прочие документы, прямо или косвенно подтверждающие обстоятельства дела. Страховая организация в соответствии с действующим Положением может констатировать недействительность испорченных, утраченных, украденных бланков квитанций путем издания приказа руководителя.
По мере накопления испорченных бланков в организации создается комиссия по их уничтожению. Комиссией составляется акт об уничтожении, где приводится список бланков (номер и серия), подлежащих уничтожению. Непосредственное уничтожение бланков может осуществляться силами сотрудников организации или по договору со сторонней организацией путем сжигания или разрезания на мелкие фрагменты.
Для осуществления контроля и обеспечения дисциплины внутренними документами и договором со страховым посредником может быть определен порядок представления отчетов страховщику о переданных, испорченных и утраченных бланках квитанций, предусмотрены лимит на единовременную выдачу бланков квитанций и применение санкций в случае их утраты, порчи и т.п.
3. Хранение бланков квитанций
Система мер по организации хранения бланков строгой отчетности должна обеспечивать сохранность бланков и контроль их физического состояния.
Неоформленные и испорченные бланки хранятся в приспособленных для этого помещениях с надлежащей системой охраны, сигнализации и пожарной безопасности. Хранилище оборудуется металлическими стеллажами, металлическими шкафами, сейфами и т.п.
В рабочее время хранилище закрывается на ключ, по окончании рабочего дня место хранения бланков опечатывается или опломбировывается.
Доступ в хранилище возможен только в присутствии ответственного работника.
4. Инвентаризация
В целях контроля состояния бланков квитанций проводится их инвентаризация. Порядок инвентаризации и ее периодичность устанавливаются приказом руководителя. Организация осуществляет плановую и внеплановую инвентаризацию неиспользованных и испорченных бланков. Для проведения инвентаризации создается комиссия, которая проверяет порядок ведения книги учета бланков - полноту заполнения, соответствие данных первичным документам и наличие остатков неиспользованных и испорченных бланков. Инвентаризация использованных бланков осуществляется одновременно с инвентаризацией находящихся в кассе наличных денежных средств и кассовых документов.
5.Организация передачи в бухгалтерию оформленных квитанций и порядок
их приема
При приме квитанций сотрудник бухгалтерии должен проверить их оформление по следующим признакам:
соответствие формы квитанции типовой форме и ее принадлежность (серия, номер и т.д.) организации;
достоверность сведений, отраженных в квитанции, полнота заполнения, наличие подписей.
6. Контроль за надлежащим использованием бланков квитанций и их оформлением
Контроль за надлежащим использованием бланков осуществляется по следующим направлениям:
сохранность бланков полисов;
отсутствие подчисток и исправлений;
соответствие сумм, указанных в квитанциях, суммам, отраженным в кассовых отчетах и реестрах, сдаваемых в бухгалтерию.
Контроль за надлежащим использованием бланков и подтверждение соответствия сумм принятых наличных (в том числе по платежным картам) денежных средств суммам, указанным в оформленных квитанциях, предшествует их передаче в архив.
Контроль за оформлением квитанций должен осуществляться для обеспечения полноты, своевременности и достоверности отражения операций с денежной наличностью по договорам страхования.
Определим основные вопросы, подлежащие контролю.
7. Передача в архив оформленных квитанций
Для подтверждения учетных данных прошлых лет необходимо обеспечить надлежащее хранение оформленных квитанций.
Организация должна разработать единые правила хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.За нарушение порядка хранения документов на руководителя организации может быть наложен административный штраф в соответствии со статьей 15.11 КоАП РФ. Перед сдачей дел в архив следует провести проверку их фактического наличия. По окончании срока хранения в архиве использованные квитанции уничтожаются. Уничтожение проводится по истечении месяца со дня проведения последней инвентаризации использованных бланков квитанций. Уничтожение оформляется актом о списании, составленным комиссией. Оформленные и принятые к учету квитанции подлежат хранению в специальных помещениях или закрывающихся шкафах, обеспечивающих их сохранность. Использованные бланки квитанций упаковываются в мешки и опечатываются. Упакованные мешки систематизируются. По окончании календарного года они передаются в архив по описи, где хранятся не менее пяти лет. Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной порядковой нумерацией. Опись составляется в трех экземплярах и включает: порядковый номер дела; индекс дела; заголовок дела; дату дела; количество листов в деле; срок хранения дела. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения,
Ведение учетных баз данных
Учетные базы данных ведутся для отражения движения квитанции от момента отгрузки до момента передачи в архив и получения оперативных сведений о состоянии и месте нахождения квитанции.Учетная база данных должна действовать во взаимосвязи с другими информационными системами и позволять исключать возможность повторного (дублированного) учета. Учетная база данных формируется на основании подтверждающих документов - документов, сопровождающих операцию. Для обеспечения единообразия заполнения и ведения учетной базы данных разрабатывается инструкция, описывающая содержание каждого реквизита и организацию ведения учета базы данных. На основании базы данных может проводиться инвентаризация и сверка бланков, находящихся на ответственном хранении у страховых посредников. |
